Aandachtspunten bij de configuratie: formulier I-9 voor externe aanstelling
Dit onderwerp bevat informatie die van pas kan komen als u de configuratie en het gebruik van formulieren I-9 voor aanstelling op afstand planning . Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsproces .
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Definitie
Met Formulier I-9 voor aanstelling op afstand kunt u externe werknemers in staat stellen een externe geautoriseerde vertegenwoordiger aan te wijzen om sectie 2 van formulier I-9 in te vullen, waardoor het aanstellingsproces op afstand wordt gestroomlijnd.
Belangrijkste voordelen
- Meer flexibiliteit bij het beheren en invullen van formulieren I-9 voor externe werknemers.
- Werknemers kunnen een externe geautoriseerde vertegenwoordiger aanwijzen om sectie 2 van het formulier I-9 in te vullen.
Gebruiksscenario's
- HR-partners of -beheerders kunnen het proces voor aanstelling op afstand configureren om te bepalen wie een externe geautoriseerde vertegenwoordiger kan opgeven om sectie 2 van formulier I-9 in te vullen.
- Werknemers kunnen opgeven wie hun externe geautoriseerde vertegenwoordiger is.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Hebt u afzonderlijke bedrijfsprocessen ' Formulier I-9 invullen' nodig voor externe en met instructeur werknemers? Wat als u de E-Verify integratie gebruikt? | Wanneer u de E-Verify integratie gebruikt, moet u bepalen of u één bedrijfsproces ' Formulier I-9 invullen ' wilt maken voor met instructeur medewerkers en externe werknemers. U moet ook voorwaarde gebruiken om onderscheid te maken tussen de twee groepen werknemers. Als u E-Verify gebruikt, hebt u voorwaarde nodig om te bepalen of voor een formulier I-9 gegevensverificatie voor E-Verify vereist is.
U kunt ook twee afzonderlijke bedrijfsprocessen maken: één voor externe werknemers en één voor met instructeur werknemers. Uw bedrijfsproces voor externe werknemers moet ook voorwaarde gebruiken om te bepalen of voor formulier I-9 gegevensverificatie voor E-Verify vereist is. |
Wie wilt u helpen bij het begeleiden van het aanstellingsproces op afstand? | Met Workday kunt u de relaties met externe geautoriseerde vertegenwoordigers bepalen die werknemers kunnen selecteren om sectie 2 van formulier I-9 in te vullen. Geautoriseerde vertegenwoordigers moeten extern zijn aan uw organisatie. Voorbeeld: familielid, vriend, notaris.
U kunt ook een rol bepalen , zoals een HR-partner, die sectie 1 en sectie 2 van formulier I-9 kan beoordelen. Deze persoon kan de gegevens van de externe geautoriseerde vertegenwoordiger bewerken , het formulier ter correctie terugsturen, de koppeling opnieuw verzenden en formulier I-9 verzenden. |
Wie wilt u inschakelen om een externe geautoriseerde vertegenwoordiger te selecteren voor het invullen van formulier I-9 voor aanstelling op afstand? | U kunt het selectievakje Geautoriseerde vertegenwoordiger voor HR-rollen selecteren in de taak Instellingen voor formulier I-9 onderhouden inschakelen om HR-rollen in staat te stellen een externe geautoriseerde vertegenwoordiger aan te wijzen die sectie 2 van formulier I-9 kan invullen.
De instellingen zijn van toepassing op al uw externe formulieren I-9:
|
Aanbevelingen
Wanneer u de
E-Verify
integratie gebruikt, maakt u een voorwaarderegel in uw bedrijfsproces 'Formulier I-9
invullen' die gebruikmaakt van het rapportveld 'E-Verify gebeurtenis gemaakt door'
. De voorwaarderegel bepaalt of voor het formulier I-9 gegevensverificatie is vereist voor E-Verify.Vereisten
Geen invloed.
Beperkingen
U kunt alleen de relatieopties configureren die de werknemer kan selecteren om zijn of haar externe geautoriseerde vertegenwoordiger aan te wijzen. Als u wilt dat werknemers een specifieke persoon gebruiken om sectie 2 van de werknemer te voltooien, kunt u de gegevens van die persoon opgeven. De werknemer kan de gegevens van die persoon invoeren wanneer hij of zij zijn of haar externe geautoriseerde vertegenwoordiger aanwijst.
Tenant
Geen invloed.
Beveiliging
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Proces: extern formulier I-9 in het functionele gebied 'Onboarding'. | Biedt gebruikers toegang tot taken voor het invullen van een formulier I-9 voor aanstelling op afstand. |
Persoonsgegevens opschonen in het functionele gebied 'System'. | Biedt toegang tot taken waarmee u gegevens uit formulier I-9 en de gegevens van de geautoriseerde vertegenwoordiger kunt opschonen . |
Set Up: Configure Optionele velden in het functionele gebied 'System'. | Biedt toegang om bepaalde velden in het formulier I-9 te verbergen of te vereisen voor aanstelling op afstand. |
Set Up: System in het functionele gebied 'System'. | Beveiligt de taak waarmee u de e-mailsjabloon kunt maken die wordt gebruikt voor de e-mail die naar de externe geautoriseerde vertegenwoordiger wordt verzonden. |
Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications in het functionele gebied 'System'. | Beveiligt de melding voor e-mail die naar de externe geautoriseerde vertegenwoordiger wordt verzonden. |
Set Up: Tenant Setup - HCM in het functionele gebied 'System'. | Beveiligt taken waarmee u relaties met externe geautoriseerde vertegenwoordigers, tekst voor e- melding , bevestigingstekst en de bedrijfsnaam en het adres van sectie 2 kunt configureren. |
Worker Data: I-9 Forms in het functionele gebied 'Onboarding'. | Biedt toegang tot rapportvelden die u in aangepaste rapporten kunt gebruiken. |
Bedrijfsprocessen
U kunt de stap gezamenlijke deelname voor
extern formulier I-9 beheren
configureren in het bedrijfsproces'Formulier I-9 voltooien'
. Als u meerdere stappen 'Extern formulier I-9 beheren'
en 'Formulier I-9 beoordelen'
gebruikt, moeten de stappen vóór uw voltooiingsstap komen.Rapportage
Geen invloed.Integraties
Met de
E-Verify
integratie kunt u:
- Verzend de gegevens uit formulier I-9 naar de E-Verify service om de gerechtigdheid voor het dienstverband te verifiëren.
- Resultaten voor de verificatie van gerechtigdheid voor dienstverbanden, inclusief foto's. De databases van het Department of Homeland Security (DHS) en de Social Security Administration (SSA) bieden enkele van deze resultaten.
Relaties en interacties
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit naar Workday Community.