Overwegingen bij instellingen: projecttracking
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van projecttracking. Het volgende wordt uitgelegd:
- Redenen om deze functionaliteit in te stellen.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Projecttracking biedt u toegang tot een beperkte set functies voor projecten en stelt u in staat projecten te maken die specifiek zijn bedoeld voor het bijhouden van tijd en onkosten.
We raden u aan 'Projecttracking' te gebruiken als u het volgende niet nodig hebt:
- Factureerbare projecten maken.
- Kapitaalprojecten maken.
- Gebruik geavanceerd resourcebeheer.
Belangrijkste voordelen
U kunt 'Projecttracking' gebruiken om de onkosten en aan uw projecten gewerkte tijd vast te leggen, te beheren en erover te rapporteren.
Gebruiksscenario's
U kunt Projecttracking gebruiken om:
- Projecten maken en beheren.
- Houd werk bij met projectplannen.
- Medewerkers aanstellen voor projecten met resourceplannen.
- De ingevoerde tijd voor projecten bijhouden en rapporteren (alleen tijdregistratie).
- Projectkosten bijhouden en rapporteren (alleen onkosten).
Belangrijke vragen
Onderwerpen | Vragen | Overwegingen |
|---|---|---|
Project-ID's | Wilt u een aangepaste notatie gebruiken voor uw project-ID's? | U kunt een aangepaste notatie voor project-ID's instellen in de taak 'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens '. |
Project maken | Hoe definieert u de gemeenschappelijke veldwaarden voor uw projecten? | Om de consistentie te behouden en gegevensinvoer te verminderen, kunt u deze taken gebruiken om projectveldwaarden te definiëren:
Gebruikers kunnen deze waarden vervolgens selecteren wanneer ze een project maken of bijwerken. |
Project maken | Hoe wilt u dat gebruikers nieuwe projecten maken? | U kunt het maken van een nieuw project aanzienlijk vereenvoudigen door gebruikers in staat te stellen bestaande projecten te kopiëren. Als u deze functie wilt inschakelen, configureert u de initiërende actie Project kopiëren in het beveiligingsbeleid voor het bedrijfsproces 'Project maken' . |
Resourceplannen: | Hoe wilt u resourceplannen maken? | Wanneer u een resourceplan voor een projecthiërarchie maakt, nemen alle projecten die dezelfde hiërarchie delen hetzelfde resourceplan over. Gebruik deze methode om tijd te besparen voor uw gebruikers als de projecten binnen een hiërarchie altijd hetzelfde resourceplan gebruiken. Wanneer u een resourceplan voor een afzonderlijk project maakt, wordt het resourceplan alleen voor dat project gebruikt. Gebruik deze methode als uw resourceplannen per project verschillen. |
Resourceplannen: | Hoe wilt u de categorieën voor projectrollen definiëren? | Als u waarden opgeeft voor de projectrolcategorieën , kunnen projectmanagers de projectrollen op de resourceplanregels ordenen. |
Resourceplannen | Wilt u handmatige goedkeuring vereisen voor nieuwe of gewijzigde resourceplanregels? | Project- en resourcemanagers kunnen wijzigingen in resourceplanregels handmatig goedkeuren. Configureer het bedrijfsproces 'Resourceplanregel project' om het goedkeuringsproces in te schakelen. |
Resourceplannen: | Hoe wilt u resourceplangegevens vastleggen die uniek zijn voor uw organisatie? | U kunt aangepaste objecten configureren om Workday uit te breiden en te voldoen aan uw unieke vereisten voor resourceplannen. |
Projectresources | Hoe wilt u goedkeuringen voor nieuwe projectmedewerkers beheren? | Project- en resourcemanagers kunnen medewerkers handmatig goedkeuren wanneer ze nieuwe projecttoewijzingen hebben. Stel het bedrijfsproces ' Medewerker aanvragen ' in om het goedkeuringsproces in te schakelen. |
Projectresources | Gaat u dynamische resourcepools gebruiken om uw medewerkersgroepen te beheren en de personeelsbeheer voor projecten te vereenvoudigen? | Met dynamische resourcepools kunnen managers groepen medewerkers koppelen aan projecten op basis van vooraf ingestelde medewerkerskwalificaties. Ze kunnen:
De projectmedewerkers in dynamische resourcepools kunnen de tijd en onkosten voor hun projecttoewijzingen invoeren. |
Tijdsinvoer: Alleen voor tijdregistratie. | Wilt u medewerkers in staat stellen hun tijd voor elk project te registreren of alleen voor hun projecttoewijzingen? | U kunt projectmedewerkers in staat stellen om tijd voor elk project vast te leggen zonder dat er een toewijzing voor een resourceplan is. Gebruik de tijdsinvoersjabloon om deze functie in te schakelen. Anders moet u projectmedewerkers aan een resourceplan toewijzen voordat ze tijd voor het project kunnen vastleggen. |
Tijdsinvoer: Alleen voor tijdregistratie. | Welk tijdvenster wilt u dat medewerkers gebruiken wanneer ze hun tijd voor een project registreren? | Medewerkers met een resourceplan kunnen tijd vastleggen voor een project of een projecttaak. Het datumbereik wordt automatisch ingevuld met de begin- en einddatum van het project. Met de taak 'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens bewerken ' kunt u een smaller datumbereik configureren voor medewerkers om hun tijd te registreren. U kunt de datums gebruiken die zijn opgegeven in:
U kunt meerdere bronnen gebruiken om het datumbereik te verfijnen. Medewerkers kunnen alleen tijd vastleggen als de geselecteerde datumbereikwaarden elkaar overlappen. |
Onkosten Alleen voor onkosten. | Wilt u beperken dat projectmedewerkers alleen de aan hen toegewezen projecten in hun onkostendeclaraties kunnen selecteren? | U kunt de projectworktags beperken die medewerkers kunnen selecteren wanneer ze een onkostendeclaratie maken of bewerken. Als u wilt dat medewerkers niet alleen de worktags voor hun projecttoewijzingen hoeven te selecteren, configureert u de sectie Onkosten van de taak ' Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens '. |
Aanbevelingen
We raden u aan het volgende te doen:
- Configureer het bedrijfsproces'Project maken'zodat gebruikers projecten kunnen kopiëren om de tijd die aan gegevensinvoer wordt besteed te verminderen.
- Maak uw resourceplannen op projecthiërarchieniveau wanneer de projecten binnen dezelfde hiërarchie hetzelfde resourceplan gebruiken. Deze configuratie:
- Vermindert de tijd die wordt besteed aan gegevensinvoer.
- Zorgt voor consistentie.
- Voorkomt fouten.
- Configureer dynamische resourcepools om de personeelsbeheer voor projecten te vereenvoudigen.
Vereisten
- Schakel het functionele gebied 'Projecttracking' in.
- Projecthiërarchieën maken.
Beperkingen
Projecttracking heeft een beperkte subset van projectfuncties. U kunt niet:
- Factureerbare projecten maken.
- Kapitaalprojecten maken.
- Gebruik het rapport 'Medewerker zoeken' om personeel voor uw projecten te gebruiken.
- Medewerkers toewijzen aan projecttaken.
- Resourceprognoses maken.
- Maak arbeidskostentarieven of bepaal de arbeidskosten voor het project.
- Projectbudgetten maken.
- Klanten factureren.
Tenantinstellingen
Open de secties
'Projecten'
en 'Onkosten'
in de taak 'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens
' om de projectspecifieke tenantconfiguratieopties weer te geven.Afhankelijk van hoe u Projecttracking configureert in Workday, kunt u:
- Maak een aangepaste notatie voor uw project-ID's.
- Beperk het datumbereik waarin projectmedewerkers de uren die ze aan een project werken kunnen vastleggen.
- De toegang van medewerkers tot de projectworktags beperken voor hun toegewezen resourceplannen. Deze beperking zorgt ervoor dat de medewerkers de juiste projecten voor hun onkostendeclaraties selecteren.
Beveiliging
Domeinen | Overwegingen |
|---|---|
Bedrijfsprocesbeheer in het functionele gebied Systeem | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen deze bedrijfsprocessen bewerken:
|
Beheren: bedrijfsprocesdefinities in het functionele gebied Systeem | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen deze bedrijfsprocessen beheren:
|
Instellen: projecttracking in het functionele gebied Projecttracking | Een superdomein voor de domeinen instellen in het functionele gebied 'Projecttracking'.Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen projecten configureren. |
Instellen: periodeschema in het functionele gebied 'Projecttracking' | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen de salarisperiodeschema's voor projecten configureren en beheren. |
Instellen: projectdetails in het functionele gebied Projecttracking | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen de configuratie voor projectdetails beheren, inclusief fasen en taken. |
Instellen: risico's en prioriteiten in het functiegebied 'Projecttracking' | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen projectrisico's en -prioriteiten configureren. |
Instellen: dynamische resourcepool in het functionele gebied Projecttracking | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen taken en rapporten gebruiken om dynamische resourcepools te maken, te bewerken, te verwijderen en weer te geven. |
Beheren: projecttracking in het functionele gebied Projecttracking | Een superdomein voor het beheren van domeinen in het functionele gebied 'Projecttracking'. Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen projecten beheren. |
Beheren: projectdetails in het functionele gebied 'Projecttracking' | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen bestaande projecten beheren en weergeven. U kunt de toegang tot de projectplannen en resourceplannen beheren via hun respectieve domeinen. |
Beheren: projectplan in het functionele gebied 'Projecttracking' | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen projectplangegevens beheren en weergeven, inclusief de toewijzing van resources aan projectplantaken. |
Beheren: Naam aangepaste projecttaak in functiegebied Projecttracking | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen de informatie over aangepaste taaknamen bewerken en weergeven. |
Beheren: projectresources in het functionele gebied 'Projecttracking' | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen projectresourceplannen beheren en weergeven. |
Weergeven: project in het functiegebied 'Projecttracking' | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, kunnen projecten weergeven. |
Medewerkersgegevens: projecttracking in het functionele gebied Projecttracking | Gebruikers die zijn beveiligd voor dit domein, hebben toegang tot de projecttraceringsgegevens van een medewerker. Deze gegevens omvatten de rollen van de projectmedewerker en de projectgegevens in het medewerkersprofiel. |
Beoordeel de rollen en activiteiten van teamleden om te zorgen dat de toegang correct is:
Domeinbeveiligingsrollen | Verantwoordelijkheden |
|---|---|
Beheerder voor projecttracking |
|
Beheerder tijdregistratie | Hiermee stelt u projecttijdsinvoer in Workday Time Tracking in. |
Projectmanager |
|
Projectmedewerker | Voert gewerkte uren in Tijdregistratie in door een project of projectplantaak te selecteren. |
Specialist in onkostengegevensinvoer | Hiermee worden onkosten getagd aan een project met behulp van worktags voor het project, de projectfase en de projecttaak. |
Bedrijfsprocessen
Bedrijfsprocessen | Overwegingen |
|---|---|
Regel voor projectresourceplan in het functionele gebied 'Projecttracking'. | Hiermee kunnen projectmanagers:
Heeft een beveiligingsbeleid waarmee u goedkeuringen kunt openstellen voor verschillende beveiligingsgroepen. U kunt ook handmatige verplaatsing naar de volgende stap door een bedrijfsprocesbeheerder inschakelen. |
Medewerker aanvragen in het functionele gebied 'Projecten'. | Hiermee worden wijzigingen in de toewijzingen van medewerkers ingeschakeld. Dit bedrijfsproces is een vereist subproces van het bedrijfsproces 'Resourceplanregel project' . |
Maak een project in het functionele gebied 'Projecttracking'. | Hiermee kunnen beheerders van projecttracking:
Hiermee kunnen projectmanagers:
|
Project bewerken in het functionele gebied 'Projecttracking'. | Hiermee kunnen projectmanagers:
|
Rapportage
Rapport | Overwegingen |
|---|---|
Projecten zoeken
| Met dit rapport kunt u bestaande projecten zoeken. |
Mijn projecten
| Gebruik deze worklet om uw meest gebruikte projecten weer te geven. |
Project weergeven
| Gebruik dit samengestelde rapport als centraal toegangspunt voor het weergeven en bewerken van gegevens over bestaande projecten. |
Tijdlijn projectplan weergeven
| Met dit rapport kunt u het schema voor projectfasen en -taken weergeven op basis van:
|
U kunt deze rapportgegevensbronnen gebruiken om aangepaste rapporten te maken:
- Projecthiërarchieën op het hoogste niveau voor het bedrijfsobject 'Projecthiërarchie'.
- Projecthiërarchieën voor het bedrijfsobject Projecthiërarchie.
- Projectrollen voor het bedrijfsobject Projectrol.
- Projectplanfasen voor het bedrijfsobject Projectplanfase.
- Projectplantaken voor het bedrijfsobject Projectplantaak.
Integraties
Webservice | Overwegingen |
|---|---|
Projecten ophalen
| Hiermee worden projecten opgehaald met alle bijbehorende details, waaronder:
|
Projecten zonder afhankelijkheden ophalen
| Hiermee worden projecten opgehaald zonder het resourceplan of de velden Projectgroepen en Afhankelijkheden .U kunt het volgende ophalen:
Alleen gebruiken voor gegevensmigraties. |
Submit Project
| Hiermee maakt u een projectgebeurtenis en verzendt deze ter goedkeuring via het bedrijfsproces 'Project maken' . Vervolgens maakt Workday het nieuwe project na goedkeuring. |
Projectfasen ophalen
| Hiermee worden projectfasen opgehaald. |
Projectfase plaatsen
| Voegt projectfasen toe en werkt deze bij. |
Projectrolcategorieën ophalen
| Hiermee worden projectrolcategorieën opgehaald, waaronder:
|
Projectrolcategorie plaatsen
| Hiermee worden projectrolcategorieën toegevoegd en bijgewerkt. |
Resourceplannen ophalen
| Hiermee worden gegevens over resourceplannen en resourceplanregels opgehaald. |
Resourceplan verzenden
| Verzendt gegevens over resourceplannen en resourceplanregels via het bedrijfsproces 'Resourceplanregel project' . Na goedkeuring worden de resourceplannen en resourceplanregels na goedkeuring bijgewerkt. |
Rollen projectmedewerkers ophalen
| Hiermee worden projectmedewerkersrollen opgehaald, waaronder:
|
Medewerkersrol project toevoegen
| Hiermee worden projectmedewerkersrollen toegevoegd en bijgewerkt. |
Projectplannen ophalen
| Haalt projectplannen op. |
Put Project Plan
| Voegt projectplannen toe en werkt deze bij. |
Projecttaken ophalen
| Hiermee worden projecttaken opgehaald. |
Projecttaak plaatsen
| Hiermee worden projecttaken toegevoegd en bijgewerkt. Alle taaknamen moeten uniek zijn, niet alleen de taak-ID's. |
Periodeschema's ophalen
Alleen voor tijdregistratie. | Hiermee worden de perioden voor tijdsinvoer opgehaald. |
Putperiodeschema
Alleen voor tijdregistratie. | Hiermee worden de perioden voor tijdsinvoer toegevoegd en bijgewerkt. |
Relaties en interacties
Projecttracking werkt samen met de volgende andere gebieden in Workday:
- Managers wijzen medewerkers uit HCM Core toe aan hun projecten.
- Projectmedewerkers kunnen Tijdregistratie gebruiken om hun projecturen in te voeren.
- Managers en projectmedewerkers kunnen Onkosten gebruiken om hun projectkosten bij te houden.
- Beheerders kunnen Tijdregistratie gebruiken om de periodeschema's voor projecten op te geven.
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Ga naar Workday Community voor meer informatie over de Workday Touchpoints Kit.