Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-03-13
Klantfacturen maken

Klantfacturen maken

  • Configureer het bedrijfsproces en het beveiligingsbeleid van de
    klantfactuurgebeurtenis
     in het functionele gebied 'Klantrekeningen'.
  • Als u de factuur naar een aangewezen goedkeurder wilt routeren, configureert u de beveiligingsgroep 'Goedkeurders' in de stappen 'Goedkeuring' en 'Beoordelen' van het bedrijfsproces '
    Klantfactuurgebeurtenis
     '.
  • Als u factuurtypen gebruikt, configureert u wettelijke factuurtypen op land.
  • Als u een aaneengesloten factuurnummer gebruikt, configureert u regels voor de volgnummergenerator en schakelt u de functionaliteit voor aaneengesloten volgnummers in.
  • Configureer intercompany profielen voor intercompany transacties. ZieIntercompany profielen definiëren .
  • Beveiliging:
    Proces: Klantfactuur - Core
     en
    Rapporten: Bijlagen met referenties voor klantfactuur - Leveranciersfactuur
     in het functionele gebied Klantaccounts.
Met een klantfactuur kunt u een verkoopgebeurtenis vastleggen en debiteurenboeking maken. U kunt een klantfactuur maken voor:
  • Verzending van goederen.
  • Levering van een service.
  • Factureringsschema.
  • Projecten, abonnementen of lidmaatschappen.
  1. Open de taak
    Klantfactuur maken
     .
  2. Houd bij het invullen van de
    factuurgegevens
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Bedrijf
    Het bedrijf is de eigenaar van de factuur. U kunt deze gebruiken als parameter om standaardbronbelasting toe te wijzen.
    Factureren van-adres
    Verzenden van-adres
    Deze prompts worden alleen weergegeven als u de optie 'Factureren van' en 'Verzenden van-adres' hebt ingeschakeld in de taak
    'Klantrekeningopties bewerken'
     voor het bedrijf ''.
    Workday vult automatisch de volgende items in:
    • Factureren van-adres wanneer het primaire adres van het bedrijf momenteel wordt gebruikt voor facturering.
    • Verzenden van-adres wanneer het primaire adres van het bedrijf momenteel wordt gebruikt voor verzending.
    Wanneer u:
    • Als u het bedrijf verwijdert, worden de prompts verborgen.
    • Als u het bedrijf wijzigt, worden de prompts opnieuw ingevuld op basis van de nieuwe bedrijf .
    • Als u het adres bewerkt dat wordt weergegeven in de prompt voor het factureren van- of verzenden van-adres in het bedrijf , worden de prompts opnieuw ingevuld op basis van het nieuwe adres.
    Klant
    Uw klantselectie vult andere factuurgegevens in op basis van de klantdefinitie, zoals de belastingcode, de betalingsvoorwaarden en het betalingstype. Voor toezeggingen kunt u in dit veld een sponsor selecteren in plaats van een klant.
    Factuurdatum
    Deze datum wordt gebruikt om de factuur naar de eerste openstaande grootboekperiode te boeken. Als er geen openstaande grootboekperiode wordt gevonden, wordt de status ingesteld op
    Fout
     .
    Boekingsdatum
    De boekingsdatum die u invoert, moet in een huidige of vorige openstaande boekingsperiode vallen. Voorbeeld: u levert een service, maar u maakt de factuur pas in de volgende boekingsperiode. Vervolgens kunt u de diensttijddatum als boekingsdatum selecteren.
    Afhankelijk van hoe u de bedrijf configureert, kan de boekingsdatum optioneel of vereist zijn.
    Deze datum is standaard gelijk aan de
    factuurdatum
     . U kunt het ook configureren voor het volgende:
    • Goedkeuringsdatum
       door de taak
      voor het bewerken van bedrijfsboekingsgegevens
       te openen.
    • Achterstallige boekingen
       door de taak
      voor het bewerken van bedrijfsboekingsgegevens
       te openen en de prompt '
      Achterstallige boekingen toestaan'
       in te stellen op
      Klantfactuur
       .
    Wettelijk factuurtype
    Selecteer een landspecifieke wettelijke factuur als u factuurtypen gebruikt om uw facturen te categoriseren in overeenstemming met overheidsvereisten.
    Het veld wordt alleen weergegeven als u een wettelijke factuur hebt geconfigureerd voor het bedrijf in een specifiek land.
    Factuurtype
    Als u de taak
    voor het bewerken van de indelingsregel voor de klantfactuur
     hebt geconfigureerd om de indeling te variëren op basis van het factuurtype, kan uw selectie de factuurindeling bepalen. Voorbeeld: u wilt mogelijk dat projectfacturen een andere indeling hebben dan goederenfacturen.
    Factureren aan-adres
    Dit veld wordt weergegeven wanneer u een klant invoert. Het primaire bedrijfsadres wordt automatisch ingevuld op het tabblad
    Adressen en contactpersonen
    Contactgegevens:
     van het klantprofiel. Als u geen primair zakelijk adres definieert, blijft dit veld leeg.
    Factureren aan-contactpersoon
    Dit veld wordt ingevuld op basis van:
    Adressen en contactpersonen
    Contactpersonen klant
     tabblad in het klantprofiel. Als u hier geen standaardcontactpersoon voor factureren definieert, blijft dit veld leeg.
    Deze contactpersonen zijn de e-mailontvangers voor klantfacturen.
    U kunt de standaardwaarden overschrijven met andere opties in de prompt, indien beschikbaar.
    Verzenden aan-klant
    Verzenden aan-adres
    Deze velden worden alleen weergegeven als de
    verzenden aan-bedrijfsconnecties
     voor de facturerende klant zijn ingesteld in het
    verbindingsoverzicht
     in het klantprofiel.
    Nadat u een verzenden aan-klant hebt geselecteerd, worden in de prompt
    Verzenden aan-adres
     alle verzendadressen weergegeven van de
    contactgegevens
     van de verzenden aan-klant die:
    • Als de ingangsdatum gelijk is aan of eerder is dan de huidige datum.
    • U hebt toegang tot.
    Workday past het
    verzenden aan-adres
     en de belastingregel voor het land van bestemming toe voor de sollicitatie. Als er geen adres is met een verzendgebruik, retourneert de prompt het primaire bedrijfsadres.
    Deze functie is niet van solliciteren op (aanvraag) / solliciteren naar (functie) op sponsors.
    Gerelateerde facturen
    In de prompt worden alle gecrediteerde facturen weergegeven die nog niet opnieuw zijn gefactureerd voor deze combinatie van bedrijf en klant. U kunt slechts één factuur tegelijk selecteren.
    Aanpassingen
    Wordt weergegeven als u een
    gerelateerde factuur
     selecteert. Dit veld bevat de bijbehorende creditaanpassing voor die gerelateerde factuur.
  3. Houd bij het invoeren van
    aanvullende gegevens
     voor de factuur rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Factureerbaar project
    (Optioneel) Selecteer een factureerbaar project dat is gerelateerd aan het bedrijf of de klant. Het veld
    'Worktags'
     in de koptekst wordt automatisch gevuld met de aan het project gerelateerde worktags. Het veld
    'Factureerbaar project'
     op de factuurregel wordt ook automatisch ingevuld.
    Als u dit veld leeg laat, kunt u een factuur koppelen aan meer dan één project op factuurregelniveau.
    Referentietype
    Selecteer een referentietype op basis van de vereiste voor het land waarin u zaken doet.
    Dit veld wordt dynamisch weergegeven wanneer het adres van het bedrijf en het factuuradres van de klant zich beide in een van deze landen bevinden:
    • Boleto Bancário (Brazilië)
    • BPAY (Australië)
    • ESR (Zwitserland)
    • FIK-nummer (Denemarken)
    • KID-nummer (Noorwegen)
    • OCR-nummer (Zweden)
    • OGM-VCS (België)
    • Viitenumber (Estland)
    • Viitenumero (Finland)
    Referentienummer
    Wanneer u een type internationale referentie selecteert, moet u een ondersteunend
    referentienummer
     invoeren.
    Vervaldatum
    Deze datum wordt automatisch berekend op basis van de factuurdatum en betalingsvoorwaarden. U kunt deze datum handmatig overschrijven door een nieuwe datum in te voeren in het veld '
    Overschrijving vervaldatum'
     .
    Documentkoppeling
    Als u ondersteunende documenten of afbeeldingen opslaat in een externe opslagplaats, voert u de URL naar die locatie in. Nadat u de transactie hebt opgeslagen, geeft Workday de URL weer als een live-hyperlink naar de afbeelding. Goedkeurders kunnen naar dit document verwijzen voordat ze de transactie goedkeuren.
    Workday valideert de koppeling om ervoor te zorgen dat deze een geldig URI-patroon (Uniform Resource Identifier) heeft, zoals gedefinieerd door uw beveiligingsbeheerder. Dit proces biedt aanvullende beveiliging om schadelijke inhoud in externe koppelingen te voorkomen.
    Als u een geldige URI wilt toevoegen, stelt u het
    Koppelingstype
     in op
    Klantfactuurdocumentkoppeling
     in de taak '
    Validatie externe koppeling onderhouden
     '. Wanneer de locatie van de externe inhoud verandert, moet u de URL in Workday bijwerken.
  4. Houd bij het invullen van de
    gegevens over het bedrag
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Valuta
    Als u een specifieke valuta in het klantprofiel hebt gedefinieerd, wordt het veld automatisch ingevuld met de toegewezen valuta.
    U hebt de mogelijkheid om deze te wijzigen in een van de geaccepteerde valuta's.
    Toegepast vooruitbetaald bedrag
    Hiermee wordt het bedrag weergegeven dat al op deze factuur is toegepast. Dit bedrag is het vooruitbetaalde bedrag dat wordt verrekend met de termijnfacturen die in het factureringsschema zijn gemaakt. Workday verrekent automatisch het vooruitbetaalde bedrag en maakt een negatief bedrag op de factuurregel.
    Naam belastingservice
    Wordt weergegeven wanneer u een integratie voor belastingservices van derden configureert met de optie 'Niet-rapportage' voor het bedrijf ''. ZieConcept: integraties van externe belastingservices .
    Belastingbedrag
    Het totale belastingbedrag voor de klantfactuur, berekend door Workday of geïmporteerd uit een belastingservice-integratie van derden.
    Minus bedrag bronbelasting
    Hiermee wordt berekend wanneer de
    bronbelastingcode
     als
    realisatiepunt
     '
    Factuur'
     heeft.
    Standaardbelastingcode
    Wordt weergegeven wanneer u geen belastingintegratie van derden configureert voor het bedrijf ''.
    U kunt een belastingcode voor Workday selecteren die u in de overschrijving van factuurregels wilt invullen. U kunt ook de standaardbelastingcode overschrijven die Workday in uw belastingconfiguratie en factuurgegevens invult.
    Voor facturen zonder verzenden aan-klant vult Workday automatisch de belastingcode van de factureren aan-klant in.
    Wanneer u een verzenden aan-klant en -adres selecteert, wordt de belastingcode uit de standaardtransactiebelastingregel voor het land van bestemming toegepast.
    U kunt uitzonderingsregels configureren om de standaardselectie voor bedrijven en klanten op klantfacturen te overschrijven.
    Belasting bijwerken
    Wordt weergegeven wanneer u geen belastingintegratie van derden configureert voor het bedrijf ''.
    Klik om de belastingen opnieuw te berekenen. Als u
    op 'Verzenden'
     klikt, worden ook de belastingen berekend.
  5. Houd bij het invullen van het tabblad
    Factuurregels
     rekening met het volgende:
    Optie Omschrijving
    Bedrijf
    Als u intercompany transacties inschakelt, hebt u meer dan één keuze.
    Verkoopitem
    Wanneer u een verkoopitem selecteert, worden enkele van de andere velden automatisch ingevuld op basis van de verkoopitemdefinitie.
    In het filter
    'Aanbevolen
     ' worden automatisch maximaal vijf aanbevelingen voor verkoopitems ingevuld wanneer u aanbevelingen voor machine learning inschakelt voor
    verkoopitems
     in de taak
    'Aanbevelingen voor machine learning onderhouden'
     .
    Goederencode
    Als u opties voor deze prompt wilt weergeven, moet u eerst goederencodetypen configureren en goederencodes toevoegen. Zie Stappen: goederencodes maken .
    U kunt slechts één actieve code per goederencodetype selecteren.
    Opbrengstcategorie
    De opbrengstcategorie koppelt het item aan de bijbehorende boekingsregels voor boekingen die het boekingsgedrag bepalen. Het biedt ook aanvullende details voor rapportages.
    Wanneer u een verkoopitem selecteert, wordt dit veld automatisch ingevuld.
    In het promptfilter
    'Aanbevolen'
     worden automatisch maximaal vijf aanbevelingen voor opbrengstcategorieën ingevuld wanneer u aanbevelingen voor machine learning inschakelt voor de
    opbrengstcategorie
     in de taak
    'Aanbevelingen voor machine learning onderhouden'
     .
    Prijs per eenheid
    Wordt ingevuld op basis van het verkoopitem. Als de valuta's voor het verkoopitem en de factuur verschillen, wordt deze waarde automatisch geconverteerd naar de valuta van de factuur.
    Workday gebruikt de huidige valutaconversiekoers zoals gedefinieerd in uw tenant.
    Vrijgegeven in factuurregels
    De factuurregels die vrijgegeven inhoudingsbedragen op een klantfactuur beschrijven. ZieStappen: inhouding voor klantfacturen maken .
    Berekend bedrag
    De hoeveelheid vermenigvuldigd met de prijs per eenheid. Voor verkoopitems met bulkprijsstelling gebruikt Workday deze berekening: (prijs per eenheid x hoeveelheid)/prijs per eenheid voor hoeveelheden van = berekend bedrag.
    Als u voor vooruitbetaalde facturen een bedrag invoert dat groter is dan de ontvangen vooruitbetalingen, kunt u de factuur niet maken.
    Contractregel
    Als u de factuur op basis van een contract of project genereert, biedt Workday verschillende opties voor het contractregeltype. Het stuurt de facturerings- en opbrengstencyclus aan.
    Uitgestelde opbrengsten
    Voor facturen die aan een contract zijn gekoppeld, wordt het selectievakje automatisch ingeschakeld als er uitgestelde opbrengsten zijn voor de gekoppelde
    contractregel
     .
    Workday schakelt het selectievakje ook automatisch in wanneer het
    verkoopitem
     uitgestelde opbrengsten heeft.
    Sjabloon opbrengstenverantwoordingsschema
    Dit veld wordt weergegeven als u het selectievakje
    Uitgestelde opbrengsten
     op de factuurregel inschakelt. Selecteer een optie om de regel te koppelen aan een bestaande
    sjabloon voor een opbrengstenverantwoordingsschema
     voor het genereren van termijnen.
    Verzenden van-adres
    Deze prompt wordt in Workday weergegeven wanneer u de optie 'Factureren van' en 'Verzenden van-adres' hebt ingeschakeld in de taak
    'Opties klantrekening bewerken'
     voor het bedrijf ''.
    Het verzenden van-adres wordt automatisch ingevuld wanneer het primaire adres van het bedrijf op de factuurregel momenteel wordt gebruikt voor verzending.
    Wanneer u:
    • Selecteer hetzelfde bedrijf in de sectie
      'Factuurgegevens'
       . In
      'Factuurregels '
       ' vult Workday hetzelfde verzenden van-adres in.
    • Als u het verzenden van-adres uit de sectie
      'Factuurgegevens'
       verwijdert, wordt voor elke nieuwe factuurregel die u toevoegt een lege prompt voor
      het verzenden van-adres
       ingevuld.
    • Als u het bedrijf uit
      de factuurregels
       verwijdert, wordt de prompt verborgen.
    • Als u het bedrijf van de factuurregel wijzigt, wordt de prompt opnieuw ingevuld op basis van de nieuwe bedrijf .
    Klant voor verzending en
    Verzenden aan-adres
    Voor elke factuurregel kunt u de verzendende klant en het bijbehorende adres wijzigen in elke verbinding die u definieert in het
    verbindingsoverzicht
     voor een bepaalde klant.
    De verzenden aan-adressen die in de prompt worden weergegeven, zijn afkomstig van de verzenden aan-klant.
    Als u gesegmenteerde beveiliging toepast, worden de verzenden aan-klanten en adressen alleen weergegeven voor gebruikers met toegang tot de klanten.
    Als u op de factuurregel naar een
    contractregel
     verwijst, worden de verzenden aan-klant en het adres op die regel gewist.
    Deze functie is niet van solliciteren op (aanvraag) / solliciteren naar (functie) op sponsors.
    Belastbaarheid
    Hiermee wordt aangegeven of de factuurregel belastbaar is. Wanneer u de belastbaarheid configureert als onderdeel van een belastingregel voor een verkoopitem, wordt dit veld automatisch ingevuld. Als er geen toepasselijkheid aan het item is gekoppeld, past Workday de belastingregel voor het land van bestemming toe. Als u de belastingregels voor het verkoopitem en het land niet hebt geconfigureerd, wordt de belastbaarheid automatisch ingevuld op basis van het verkoopitem of de opbrengstcategorie.
    Wanneer u derdenbelasting inschakelt voor het bedrijf '', wordt de belastbaarheid ingevuld wanneer de integratie wordt uitgevoerd.
    Belastingcode
    De waarde van de belastingcode wordt in de factuurkop ingevuld. U kunt deze waarde handmatig overschrijven of door het volgende te selecteren:
    • Een
      verkoopitem
       met een belastingcode.
    • Een
      verzenden aan-klant
       en
      verzenden aan-adres
       op de factuurregel. Deze velden worden alleen weergegeven als voor de factureren aan-klant een
      verzenden aan-bedrijfsconnectie
       is geconfigureerd in het
      verbindingsoverzicht
       voor de klant.
    Als u het
    connectieoverzicht
     of de transactiebelastingregels voor een land niet hebt geconfigureerd, wordt de belastingcode automatisch ingevuld op basis van '
    Factureren aan-klant ''
     .
    Wanneer u derdenbelasting inschakelt voor het bedrijf '', wordt de belastingcode ingevuld wanneer de integratie wordt uitgevoerd.
    Berekend belastingbedrag
    Hiermee wordt het belastingbedrag weergegeven dat is berekend door een externe belastingintegratieservice wanneer u de optie 'Niet-rapportage' configureert.
    Het berekende belastingbedrag wordt ingevuld wanneer de belastingintegratie van derden wordt uitgevoerd.
    Bronbelastingcode
    U kunt kiezen uit belastingcodes met realisatiepunten '
    Factuur'
     of
    'Zelf inhouding klantfactuur'
     . Dit veld wordt automatisch ingevuld wanneer u bronbelastingcodes configureert voor de volgende regels:
    • Bronbelastingregel voor land
    • Bronbelastingregel voor item
    Wanneer u bronbelasting van derden inschakelt voor het bedrijf '', wordt de bronbelastingcode ingevuld wanneer de integratie wordt uitgevoerd.
    U kunt geen bronbelastingcode selecteren wanneer u een belastingintegratie voor derden configureert met de niet-rapportageoptie voor het bedrijf ''. ZieConcept: integraties van externe belastingservices .
    Datumtype belastingmoment
    Selecteer het type belastingmomentdatum voor de factuurregel. Het datumtype van het belastingmoment is vereist wanneer u een
    transactiebelastingcode
     opgeeft op een factuurregel.
    • Als u dit veld wilt weergeven, schakelt u het selectievakje
      Datumconfiguratie belastingmoment voor transactiebelastingen inschakelen
       in de taak '
      Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens' in
       .
    • In Workday wordt het datumtype van het belastingmoment automatisch ingevuld met
      de factuur-/aanpassingsdatum
       en wordt gebruikgemaakt van de reguliere transactiebelasting.
    • Wanneer u het selectievakje '
      BTW op betaling'
       in de taak
      'Belastingdetails bedrijf bewerken' inschakelt
       , wordt automatisch het volgende uitgevoerd:
      • Hiermee wordt het datumtype van het belastingmoment ingesteld op
        'Betalingsdatum'
      • Gebruikt transactiebelasting voor betalingen.
    Datum belastingmoment
    Voer een belastingmoment in om de belastingperiode van de transactie te bepalen.
    Dit veld wordt weergegeven wanneer u
    'Leveringsdatum goederen/services'
     selecteert als datumtype voor het belastingmoment.
    Worktags
    Voeg worktags toe aan de factuurregel om:
    • Zoekresultaten maken.
    • Maak het zakelijke doel duidelijk.
    • Multidimensionale rapportage inschakelen.
    Standaardwaarden voor gerelateerde worktags op basis van gegevens die op de factuur zijn geselecteerd. Wanneer gerelateerde worktags van hetzelfde type aanwezig zijn voor zowel verkoopitems als opbrengstcategorieën, heeft de worktag van het verkoopitem voorrang omdat deze specifieker is. De laatste standaardwaarde voor een worktagtype overschrijft alle voorgaande waarden.
    Voor intercompany transacties voegt Workday automatisch de worktag
    'Gekoppelde intercompany eenheid'
     toe, zodat u opbrengsten en onkosten tussen intercompany systemen kunt bijhouden.
    Factureerbaar project
    Moet matchen met het factureerbare project in de kop als u er een hebt geselecteerd. Anders kunt u verschillende factureerbare projecten aan verschillende factuurregels koppelen.
    U kunt ook de specifieke
    fase
     en
    taak
     selecteren voor het project waaraan de transactie moet worden toegewezen. Wanneer u een factuurregel aan een contractregel koppelt, moeten alle fasen en taken matchen met fasen en taken op de contractregel.
  6. (Optioneel) Gebruik het tabblad
    Belasting
     om een overzicht te bekijken van alle belastingcodes en hun toepasbaarheid zoals opgegeven op de factuurregels.
    Als meerdere regels dezelfde belastingcode hebben, worden ze op dit tabblad geconsolideerd en wordt het totale belastbare bedrag weergegeven.
    Als u dit tabblad wilt bijwerken, klikt u op
    'Belasting bijwerken'
     in de sectie
    'Bedraggegevens
     ' van de factuurkop om deze in te vullen met belastinggegevens uit de factuurregels.
  7. (Optioneel) Voer valutakoersoverschrijvingen in op het tabblad
    Valutakoers
     .
    Voor facturen in vreemde valuta kunt u de conversiekoers aanpassen aan uw bedrijfsbehoeften. De wijzigingen worden in Workday weergegeven in het veld
    'Effectieve valutakoers'
     . De waarde in dit veld is de historische koers die door opbrengstenverantwoordingsboekingen wordt gebruikt om termijnbedragen om te rekenen naar de grootboekvaluta. Als u overschrijvingen invoert, wordt het selectievakje '
    Tariefoverschrijving
     ' ingeschakeld.
    Optie Omschrijving
    Overschrijving type valutakoers
    Overschrijf het koerstype dat wordt gebruikt om de wisselkoers op te zoeken.
    Overschrijving valutakoersdatum
    Overschrijving van de datum op basis waarvan de wisselkoers is opgezocht.
    Handmatige overschrijving valutakoers
    Als u de wisselkoers wilt overschrijven of een koers wilt opgeven wanneer er geen standaardkoers beschikbaar is, voert u een valutakoers in.
    Standaardwaarden
    In deze sectie wordt de standaardvalutakoers voor uw tenant weergegeven op basis van de factuurdatum.
  8. (Optioneel) Open het tabblad
    Betalingsschema
     om betalingsschema's voor de factuur te maken op basis van percentages of vaste bedragen.
    Dit tabblad wordt alleen in Workday geactiveerd als u zich aanmeldt voor de instelling
    'Meerdere vervaldatums voor klantfacturen inschakelen'
     in de taak
    'Klantrekeningopties bewerken'
     .
  9. (Optioneel) Open het tabblad
    Bijlagen
     om de ondersteunende documenten aan de klantfactuur toe te voegen. Schakel het selectievakje
    'Aan klant verstrekken
     ' in als u de bijlage met uw klanten wilt delen. Als u de bijlage ook in het PDF-bestand wilt opnemen, schakelt u ook het selectievakje
    Afdrukken met factuur
     in.
    Als u bijlagen wilt toevoegen vanuit uw onkostendeclaraties of leveranciersfactuurkosten op de klantfactuur, selecteert u de prompt
    Bijlagen in factuur opnemen
     in de taak
    'Factureringsschema voor klantcontract maken'
     . De prompt wordt weergegeven wanneer u
    Transactie
     selecteert als het factureringstype.
    Workday ondersteunt de bestandstypen voor bijlagen die worden vermeld in de taak
    'Tenantinstellingen bewerken - systeem'
     .
    Nadat u de factuur hebt verzonden, kunt u de volgende details bekijken op het tabblad Bijlagen:
    Optie Omschrijving
    Som van afdrukgrootte met factuurbijlagen
    Hiermee wordt de totale grootte weergegeven van alle bijlagen die u samen met de factuur afdrukt.
    U kunt dit veld in het bedrijfsproces
    'E-mailgebeurtenis klantfactuur'
     gebruiken om e-mailmeldingen te configureren.
    Referentie van bijlage
    Hiermee wordt de gerelateerde onkostendeclaratie of onkostendeclaratieregel weergegeven voor de bron van de bijlage ''.
    Als u een drilldown op deze koppeling wilt uitvoeren, moet u toegang hebben tot de onkostendeclaratie.
  • Wanneer u de factuur verzendt:
    • Workday start het bedrijfsproces
      'Klantfactuurgebeurtenis'
       ter beoordeling en goedkeuring. Als de bedrijfsprocesdefinitie een stap bevat, kunnen beoordelaars de klantfactuur wijzigen voordat ze deze goedkeuren.
    • De factuur wordt in Workday getagd als een directe intercompany factuur wanneer de
      factureren aan-klant
       een bedrijf is dat als klant optreedt.
  • Voor intercompany transacties start Workday ook het bedrijfsproces
    'Intercompany gebeurtenis voor klantfactuur
     starten' wanneer dit is geconfigureerd als stap in het bedrijfsproces '
    Gebeurtenis klantfactuurgebeurtenis
     '. De goedkeuring wordt alleen toegepast op het bedrijf dat is opgegeven in de factuurkop. Wanneer u de goedkeuring weigert, wordt het proces beëindigd.
  • Als u de klantfactuur automatisch wilt afdrukken nadat u een klantfactuur in Workday hebt gegenereerd, bewerkt u het bedrijfsproces
    Klantfactuurgebeurtenis
     en voegt u een nieuwe stap toe.
    • Stel
      Type
       in op
      Service
       en
      geef op
       dat
      klantfactuurservice moet worden afgedrukt
       .
    • Als u de factuur wilt afdrukken met het afdrukruntype
      Definitief
       , voegt u de stap toe na de stap en stelt u de stap in als definitief.
    • Voor elektronische facturering stelt u
      Opgeven in
       op
      Elektronische facturering via documentleveringsregels
       als de stap om de gewenste integratie van elektronische facturen te activeren.
  • U kunt de integratie van elektronische facturen ook automatisch starten door de stap
    Integratie
     toe te voegen aan het bedrijfsproces
    Klantfactuurgebeurtenis
     . Voor deze optie moet u een voorwaarderegel instellen in de stap om ervoor te zorgen dat de integratie van elektronische facturen alleen wordt gestart wanneer Workday een PDF-factuur genereert na de laatste afdrukrun.
  • Als u een PDF-bestand van een klantfactuur automatisch per e-mail wilt verzenden zodra u het document afdrukt, voegt u een nieuwe stap toe en stelt u
    Type
     in op
    Service
     en
    Opgeven
     voor
    e-mailservice voor klantfactuur
     .
  • Als u de markering 'Uitgestelde opbrengsten' gebruikt, wordt de rekeningboekingsregel voor uitgestelde opbrengsten geactiveerd.
  • Workday maakt automatisch operationele journalen in de bedrijf voor goedgekeurde transacties. Als de transactievaluta en de bedrijf verschillen, worden de bedragen geconverteerd naar de bedrijf .
  • Workday verwerkt de boekingen nadat het bedrijfsproces is voltooid en gebruikt de boekingsregel voor debiteurenrekening om verschuldigde klantbetalingen vast te leggen.
  • Wanneer u de factuur afdrukt, bevat Workday de bijlage over de afdrukrun waarop u een drilldown kunt uitvoeren om de details weer te geven.
Na goedkeuring van factuur:
  • Gebruik het rapport
    'Klantfacturen zoeken
     ' om bestaande facturen die u opslaat of verzendt te openen en bij te werken.
  • Als de factuur niet aan een contract is gekoppeld en uitgestelde opbrengsten heeft, maakt u een opbrengstenverantwoordingsschema.
  • U kunt de klantfactuur wijzigen met behulp van de taken 'Aanpassing maken', 'Wijzigen', 'Annuleren', 'Goedgekeurde factuur bewerken', 'Afdrukken' of 'Afschrijving' in het menu met gerelateerde acties.
  • Klantfacturen consolideren.
  • Klantbetaling vastleggen.
  • Facturen per e-mail verzenden.
  • Als u de lijst met door Workday geleverde rapporten en de bijbehorende omschrijvingen wilt weergeven, gaat u naar
    Standaardrapporten van Workday
     en selecteert u de optie
    Klantaccounts
     .
  • Klantfacturen afrekenen. Tijdens het afrekeningsproces worden de gefactureerde betalingen gemaakt en afgerekend. Wanneer het proces is voltooid, worden de boekingsposten voor elke betaling bijgewerkt.