Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2023-06-23
Stappen: e-mail instellen voor klantfactuurdocumenten

Stappen: e-mail instellen voor klantfactuurdocumenten

Nadat u klantfactuurdocumenten hebt afgedrukt, kunt u het klantfactuurdocument afzonderlijk of met de bijbehorende bijlagen e-mailen. Om e-mailen naadloos te laten verlopen, moet u:
  • Schakel e-mailen in uw tenant in.
  • Schakel bijlagen voor e-mail in uw tenant in.
  • Automatische e-mailing van facturen inschakelen.
Workday verzendt automatisch e-mails naar de primaire contactpersoon van een klant. Als u documenten naar specifieke contactpersonen voor facturering wilt e-mailen en andere typen documentlevering dan de standaardtypen wilt gebruiken, voert u deze stappen uit om uw omgeving te configureren.
  • Configureer documentleveringstypen voor een bepaalde leveringsmethode.
  • Maak documentleveringsregels om het leveringstype toe te wijzen aan het gewenste integratiesysteem, als u dat hebt.
  • Klantdocumenten toewijzen aan contactpersonen voor facturering van die klant.
  • Wijs het type documentlevering toe aan klantdocumenten in het klantprofiel.
  2. Open de taak
    Tenantinstellingen bewerken - meldingen
     .
    Selecteer voor de rij
    Aangepaste bedrijfsprocesmeldingen
     van het bovenliggende meldingstype Bedrijfsprocessen de
    optie Directe e-mail
     in het veld
    Standaardmeldingskanalen
     .
    Beveiliging:
    instellen: tenantinstellingen - BP en meldingen
    in het functiegebied Systeem.
  3. Open de taak
    Tenantinstellingen bewerken - systeem
     .
    Schakel in de sectie
    Systeeminstellingen
     het
    selectievakje Bijlagen in e-mails
     toestaan in.
    Beveiliging:
    instellen: tenantinstellingen - systeem
    in het functiegebied Systeem.
  5. (Optioneel) Open de taak
    Typen documentlevering onderhouden
     .
    Maak documentleveringstypen en koppel deze aan de gewenste door Workday geleverde leveringsmethoden voor documenten.
    Wanneer uw
    leveringstype
     is gekoppeld aan de
    leveringsmethode
     van
    Integratie
    , stelt u de documenttypen in op Alleen
    klantfactuur
    .
    Workday koppelt de
    leveringsmethode
     van
    Post
     en
    E-mail
     automatisch aan respectievelijk
    de leveringstypen
    Post
     en
    E-mail
     . U kunt deze standaardinstellingen niet wijzigen of instellen op inactief.
    Beveiliging:
    • Instellen: domein Klantrekeningen
       in het functionele gebied Klantrekeningen.
    • Instellen: domein Sponsoraccounts
      in het functionele gebied Subsidiebeheer.
  6. (Optioneel) Open de taak
    Documentleveringsregels onderhouden
     .
    Voor elektronische facturen maakt u regels voor documentlevering en wijst u het
    type documentlevering
     toe aan het gewenste
    integratiesysteem
    .
    Als u de externe belastingcodes wilt toepassen op elektronische facturen, geeft u de
    lijst met externe belastingcodes
     voor het integratiesysteem op.
    De details van de documentlevering worden in Workday weergegeven in het rapport
    Leveringsregel integratiedocument weergeven
     .
    Beveiliging: domein
    Instellen: klantrekeningen
     in het functionele gebied Klantrekeningen.
  7. (Optioneel) Als elektronische facturen gevolgen hebben voor de belastingcode van derden, maakt u lijsten met externe belastingcodes en wijst u deze toe aan interne belastingcodes in Workday.
  8. (Optioneel) Configureer de contactpersonen voor facturering en vervolgens de documentlevering voor een bepaalde klant, zodat deze de factuurdocumenten van de klant kan ontvangen. Wanneer u geen contactpersonen voor facturering configureert, verzendt Workday de e-mail naar de primaire contactpersoon. Zie Stappen: adressen en contactpersonen van klanten instellen.
Klantfacturen afdrukken en e-mailen.