Concept: kasbeheer
De uiteindelijke maatstaf van een bedrijf is contanten. Met Workday Cash Management kunnen bedrijven de coördinatie en het beheer van kasstroomactiviteiten automatiseren. Workday automatiseert ook beheer- en controleactiviteiten, zoals afstemming van bankrekeningoverzichten, en biedt ingesloten bedrijfsinformatie.
Workday Cash Management bestaat uit hulpprogramma's voor bankgegevens, afrekeningen en bankafstemming waarmee u de inkomende en uitgaande kasstromen voor uw organisatie kunt beheren en optimaliseren.
Dit diagram illustreert de kasstroom die Workday in- en uitgaat:
- Facturen, onkostendeclaraties, salarisgegevens en betalingen stromen Workday Cash Management in en uit voor transacties met goederen, services en personen.U ontvangt leveranciersfacturen, onkostendeclaraties, salarisgegevens en klantbetalingen. U verzendt klantfacturen, vergoedingen voor onkostendeclaraties, salarisbetalingen en leveranciersbetalingen. Deze transacties worden geboekt op de bankrekeningen in uw geregistreerde Workday-bankiersysteem.
- U voert betalingen voor deze transacties uit via de verwerking van afrekeningen.Betalingsstromen tussen de bankrekeningen bij de financiële instelling en de verwerking van afrekeningen in Workday. Voor verschuldigd geld kunt u de verwerking van cheques uitvoeren of elektronische of andere betalingsmethoden gebruiken.
- U stemt bankrekeningoverzichtsregels af met rekeningtransacties via bankafstemmingsverwerking.U kunt bankrekeningoverzichten handmatig invoeren of uploaden naar Workday voor afstemming.
- Zowel afrekeningen als bankafstemming produceren boekingsgegevens die Workday Cash Management doorgeeft aan Workday Financial Accounting.
- Als u uw kasgegevens wilt weergeven en analyseren, kunt u op elk gewenst moment rapporten maken binnen en tussen hulpprogramma's voor bankieren, afrekeningen en bankafstemming.
Workday Cash Management omvat meerdere gebieden:
Bankgegevens
Met de bankhulpprogramma's van Workday maakt u financiële instellingen, filialen voor die instellingen en de bankrekeningen die uw bedrijf daar aanhoudt. U kunt zowel bewaarder- als bronbankrekeningen maken. Rekeningoverboekingen, opnamen van ongeldige cheques en rapporten geven u meer controle over uw contanten.
Zie Bankgegevensvoor meer informatie.
Afrekeningen
Met de afrekeningsverwerking in Workday kunt u verschillende items samen als één eenheid betalen: onkostendeclaraties; leveranciersfacturen; ad-hocbetalingen; salarisadministratie; klantfacturen, betalingen en restituties; en intercompany items. Met het dashboard
voor afrekeningen
kunt u snel al uw recente activiteiten voor afrekeningsruns beheren, analyseren en erover rapporteren. Als u afrekeningen wilt uitvoeren, maakt u eerst afrekeningsruns om betalingen en openstaande items te groeperen. Vervolgens kunt u de afrekeningsrun weergeven, bewerken en verwerken. U kunt de verwerking zo instellen dat deze automatisch wordt uitgevoerd, of u kunt een voorbeeldmodus gebruiken om deze weer te geven en vervolgens handmatig uit te voeren. Met behulp van routeringsregels kunt u definiëren dat betalingen voor bepaalde transactietypen afkomstig zijn van specifieke rekeningen. De betalingstypen omvatten directe storting, contanten en cheques. Met rapporten kunt u facturen en betalingen zoeken en uw cheque- en rekeningregisters weergeven.Zie Afrekeningenvoor meer informatie.
Bankafstemming
Gebruik Workday-bankafstemmingsverwerking om bankrekeningoverzichten af te stemmen met rekeningtransacties. U kunt de overzichten handmatig invoeren, ze uploaden met een webservice-integratie of een snelle invoermethode gebruiken waarmee een voorlopig bankrekeningoverzicht wordt gemaakt op basis van uw records.
Voor bankrekeningoverzichten die u invoert of uploadt, vergelijkt u transacties handmatig of automatisch met overzichtsregels en stemt u verschillen af. Als u elke periode veel transacties moet afstemmen, kunt u in totaal tijd besparen met de extra instellingen die vereist zijn om automatische afstemming uit te voeren. Automatische afstemming biedt ook voorgestelde matches. Vervolgens kunt u automatisch ad-hoctransacties maken voor items op eerste melding, zoals bankkosten, als er geen bijbehorende transacties voor de overzichtsregels zijn. Met handmatige afstemming kunt u overzichtsregels en rekeningrecords afstemmen die een een-op-veel- of veel-op-een-relatie hebben.
Met de methode voor snelle invoer matcht u een voorlopig bankrekeningoverzicht op basis van uw eigen records met het afgedrukte of elektronische bankrekeningoverzicht en stemt u het bankrekeningoverzicht af. Wanneer u klaar bent, is de afstemming voltooid en vastgelegd in Workday. U hoeft alleen uw bankrekeningen te maken. Deze methode is efficiënt voor kleine aantallen transacties.
Welke afstemmingsmethode u ook gebruikt, Workday biedt aanvullende mogelijkheden. U kunt ad-hoctransacties maken om bankrekeningoverzichtsregels af te stemmen die geen matchende rekeningtransactie hebben. Gebruik het dashboard
voor afstemming van bankrekeningoverzichten
voor snelle toegang tot recente bankafstemmingen en analyses. Andere rapporten bieden meer inzicht in bankrekeningoverzichten, rekeningen en afstemmingsverwerking.Zie Bankafstemmingvoor meer informatie.
Algemene oplossingen
Naast de hulpprogramma's voor kasbeheer kunt u gemeenschappelijke oplossingen instellen, indien van toepassing:
- Met meerdere valuta'skunt u zakelijke transacties vastleggen en verwerken die plaatsvinden in andere valuta's dan de basisvaluta van het opnamebedrijf.
- Met worktags kunt u transacties taggen om hun zakelijke doeleinden duidelijk te maken, hun gemeenschappelijke relaties vast te stellen en een multidimensionale weergave van uw bedrijf te bieden om rapportage te vereenvoudigen.U kunt primaire salderingsworktags aan bankrekeningen koppelen met behulp van een kassalderingsregel. Wanneer u kastransacties afrekent, genereert Workday worktagsalderingsposten met nauwkeurige saldi voor kassaldocontroles of financiële rapporten.
- Met de analyse van bankkostenkrijgt u wereldwijd inzicht in de bankkosten, kunt u onnauwkeurige prijzen opsporen en met uw financiële instellingen onderhandelen over optimale serviceovereenkomsten.
- Met Kaspositiekunt u uw dagelijkse kaspositie bepalen op basis van bankrekeningsaldi en externe kasstromen.
- Met liquiditeitsprognoses met Worksheetskunt u kasstroomprognoses maken voor weergave in rapporten en dashboards. U kunt Worksheets gebruiken om wat-als-scenario's te modelleren met behulp van operationele transacties, bankrekeningoverzichtstransacties en externe kasactiviteiten als kasprognosegegevens. U kunt de kasprognoserapporten gebruiken om uw toekomstige kasactiviteiten weer te geven voor het maken van prognoses en beslissingen over financierings- en investeringsbehoeften.
- Met intercompanyboekingen kunt u zakelijke gebeurtenissen met gerelateerde bedrijven beheren en erover rapporteren.
- Met integratieskunt u financiële gegevens van derden uploaden naar Workday en gegevens tussen systemen verzenden.