Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Administrator Guide
Laatst bijgewerkt: 2026-04-03
Automatische afrekeningsruns plannen

Automatische afrekeningsruns plannen

  • Maak de onbetaalde openstaande items en betalingen in behandeling die u moet afrekenen.
  • Stel in Workday een intercompany profiel in voor het afrekenen van intercompany betalingen.
  • Beveiliging: een van deze domeinen in het functionele gebied 'Bankieren en afrekenen':
    • Proces: afrekeningsrun plannen
    • Proces: afrekening
U kunt een schema voor Workday definiëren om een afrekeningsrun te maken en betalingen af te rekenen voor onbetaalde openstaande items en betalingen in behandeling.
U kunt:
  • Plan afrekeningen alleen op werkdagen, met uitzondering van weekenden en officiële feestdagen.
  • De datum van de afrekeningsrun wordt gepostdateerd na de geplande afrekeningsrun. Voorbeeld: u stelt een toekomstige afrekeningsrundatum in zodat er meer tijd is om financiering op uw bronbankrekeningen te financieren voordat de banken leveranciersbetalingen uitvoeren.
  • Plan het maken van de afrekeningsrun in de conceptmodus, zodat u deze kunt beoordelen en bewerken voordat u deze verwerkt.
  1. Open de taak
    'Afrekeningsrun plannen
     '.
  2. Vul het tabblad
    'Aanmaak afrekeningsrun'
     in:
    Optie Omschrijving
    Valuta
    Deze valuta kan verschillen van de bankrekeningvaluta, maar de bankrekeningen in de bankrouteringsregel moeten deze accepteren.
    U kunt meerdere valuta's selecteren bij het zoeken naar items of betalingen die u aan de afrekeningsrun wilt toevoegen. De betalingen worden in Workday afgerekend met de valuta van elke transactie. Als u meerdere of alle valuta's wilt selecteren, schakelt u afrekeningsruns met meerdere valuta's in de taak '
    Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'
     in.
    Weergegeven valuta
    De valuta van de afrekeningsrun voor afrekeningsruns in één valuta.
    Voor afrekeningsruns met meerdere valuta's geeft Workday het totaal van de inkomende of uitgaande betalingen van de afrekeningsrun in deze valuta weer, terwijl betalingen worden afgerekend met de valuta van de transactie. U kunt de standaardvaluta van het bedrijf wijzigen in een andere valuta die aan de bankrekening van het bedrijf is gekoppeld.
    Datumverschuiving afrekeningsrun (minimum)
    Voer een aantal dagen tussen nul en 90 in om de afrekeningsrun te verplaatsen naar een latere datum dan het maken van de afrekeningsrun.
    Het aantal dagen dat u invoert, is een minimumverschuiving. De werkelijke verschuiving kan langer zijn, omdat de afrekeningsrundatum bovendien wordt vertraagd door Workday om het volgende over te slaan:
    • Feestdagen wanneer u een feestdagenkalender selecteert op het tabblad
      Schema
       .
    • Dagen in het weekend waarop u het
      selectievakje 'Alleen weekdagen voor afrekeningsrun voor
       tegenboeking' inschakelt.
    Voorbeeld: u plant een afrekeningsrun op een vrijdag met:
    • Een verschuiving van twee dagen.
    • Het selectievakje
      'Alleen weekdagen voor afrekeningsrun voor tegenboeking'
       is ingeschakeld.
    • Een feestdagenkalender waarin maandag als feestdag is opgegeven.
    Workday:
    • Hiermee wordt de datum van de afrekeningsrun berekend als zondag.
    • Verplaatst het vervolgens naar maandag om het weekend over te slaan.
    • Verplaatst deze vervolgens naar dinsdag om de feestdag over te slaan.
    Automatisch filters selecteren
    Workday omvat alle onbetaalde openstaande items en betalingen in behandeling die voldoen aan de filtercriteria voor afrekening voor:
    • Organisatie
    • Valuta
    • Uitvoeringsdatum
    U kunt desgewenst selecties toevoegen aan of verwijderen uit de afrekeningsrun voordat u de run verwerkt. Voor het Verenigd Koninkrijk is de afrekeningsrundatum de BACS-verwerkingsdatum.
    Betalingen namens andere bedrijven opnemen
    Selecteer deze optie om betalingsaanvragen van andere bedrijven voor deze betalingscategorieën af te rekenen en betalingen te doen namens de andere bedrijven:
    • Betalingen kasvoorschot
    • Transacties met onkostencreditcard
    • Onkostendeclaraties
    • Aanvragen voor overige betalingen
    • Leveranciersfacturen
    Beschikbare bedrijven zijn gebaseerd op uw intercompany profiel. Deze optie is niet beschikbaar als u betalingen afrekent voor een bedrijfshiërarchie.
    Als u een aangepast filter met opgegeven criteria en bedrijven gebruikt, moet u deze optie selecteren.
    Afrekeningsrun als concept bewaren
    Met deze optie wordt het maken van de afrekeningsrun gepland, maar opgeslagen als concept. Na de geplande datum en tijd kunt u de afrekeningsrun zoeken, beoordelen, bewerken en het proces handmatig starten als u klaar bent.
    Negatieve betalingen uitsluiten
    Selecteer deze optie om negatieve betalingen, zoals niet-toegepaste kredietaanpassingen, uit te sluiten van verwerking in de afrekeningsrun.
    Alle negatieve betalingen worden gegroepeerd op bedrijf, betalingscategorie en valuta in één rij en zijn gemarkeerd als uitgesloten in de taak
    'Afrekeningsrun weergeven
     '.
    Wanneer u dit selectievakje inschakelt, wordt in Workday het volgende weergegeven:
    • Hiermee worden de resultaten van de salaristerugboeking uitgesloten van de afrekeningsrun.
    • Hiermee worden belastingen precies teruggeboekt zoals ze oorspronkelijk zijn berekend en worden ze uitgesloten van de afrekeningsrun.
    Dynamische datum voor leveranciersbetaling
    Selecteer de leveranciersbetalingsdatum die u wilt gebruiken voor de afrekeningsrun.
    • Als de kortingsdatum van de leveranciersfactuur in het verleden ligt, wordt de vervaldatum van de leveranciersfactuur als betalingsdatum gebruikt.
    • Als de vervaldatum van de leveranciersfactuur in het verleden ligt, wordt de datum van de afrekeningsrun als betalingsdatum gebruikt.
    Een afrekeningsrun kan leveranciersbetalingen met verschillende betalingsdatums bevatten. De bank voert leveranciersbetalingen uit op basis van de betalingsdatum, niet op basis van de datum waarop u het betalingsbestand verzendt.
    Workday groepeert ook leverancierskredietaanpassingen op basis van de waarde van de betalingsdatum die u hebt geselecteerd. U kunt het selectievakje '
    Aanpassingen leverancierskrediet toepassen op verschuldigde eerste betaling'
     in de taak
    'Tenantinstellingen bewerken - financiële gegevens'
     inschakelen om tijdens de afrekening automatisch creditaanpassingen van leveranciersfacturen toe te passen op de factuurbetalingen. Workday verrekent creditnota's in behandeling met leveranciersfacturen, ongeacht hun vervaldatums.
    Datum afrekeningsrun verschuiven naar alleen weekdagen
    Schakel dit selectievakje in om te voorkomen dat de datum van de afrekeningsrun op een dag in het weekend valt.
    Wanneer u dit selectievakje inschakelt en de berekende datum van de afrekeningsrun in een weekend valt, wordt de datum naar de volgende weekdag verplaatst. Wanneer u een feestdagenkalender selecteert op het tabblad
    Schema
     , wordt de datum verplaatst naar de volgende weekdag die geen feestdag is.
    Als u het selectievakje '
    Feestdagen aanpassen aan weekdagen'
     op het tabblad
    'Schema'
     inschakelt, wordt niet gegarandeerd dat de datum van de afrekeningsrun op een weekdag valt, omdat de optie alleen van invloed is als de uitvoering van de afrekeningsrun in Workday is gepland.
  3. Vul het tabblad
    Schema
     in.
    Als u afrekeningsruns alleen op werkdagen wilt plannen, met uitzondering van weekends en officiële feestdagen, configureert u de opties
    voor de feestdagenkalender
     .
    Opties die u op dit tabblad configureert, zijn van invloed op de datum waarop afrekeningsruns automatisch worden gemaakt. Ze hebben geen invloed op de verschuivingsberekening voor de afrekeningsrundatum.
U kunt het schema van de afrekeningsrun bekijken in het rapport
'Geplande runs weergeven
 '. U kunt het ook bijwerken door de optie
Toekomstig proces plannen
Bewerken
 te selecteren in het menu met gerelateerde acties van het juiste geplande proces in de kolom
Aanvraagnaam
.
Wanneer de geplande datum en tijd zijn bereikt, wordt een afrekeningsrun gemaakt op basis van uw selectiecriteria en:
  • Hiermee wordt de afrekeningsrun opgeslagen als concept.
  • Hiermee wordt het bedrijfsproces '
    Gebeurtenis voor afrekeningsrun'
     automatisch gestart en worden de onbetaalde openstaande items en in behandeling zijnde betalingen afgerekend.
Nadat de afrekeningsengine de betalingen heeft voltooid, worden de boekingsposten gegenereerd die aan elke betaling zijn gekoppeld en worden deze naar de financiële boekhouding van Workday verzonden. Als de grootboekperioden voor de afrekeningsrun zijn gesloten of de status '
Sluiting in uitvoering'
 hebben, worden betalingen geboekt naar de eerstvolgende openstaande grootboekperiode. Als er geen openstaande grootboekperiode beschikbaar is, wordt de status van het betalingsjournaal gewijzigd in
Fout
 .
Nadat u de afrekeningsrun hebt gestart, kunt u:
  • De gebeurtenis voor de afrekeningsrun goedkeuren.
  • Voor elektronische betalingen:
    • De betalingsvrijgave goedkeuren.
    • Voltooi en keur eventuele aanvullende bedrijfsprocesstappen
      voor betalingsvrijgavegebeurtenissen
       goed.
    • Upload betalingsbevestigingen voor betalingen met de betalingsstatus
      In afwachting van bevestiging
       .
    • Controleer of u de betalingsintegratiebestanden correct hebt geleverd.
  • Voor betalingen per cheque:
    • Voltooi de afdruktaken in
      Mijn taken
       om het afdrukken van de cheque te starten wanneer u klaar bent.
    • Voltooi en keur eventuele aanvullende bedrijfsprocesstappen
      voor het afdrukken van cheques
       en
      het afdrukken van betalingen goed
       .
Gebruik het rapport
Afrekeningsruns zoeken
 om een conceptafrekeningsrun te bewerken. Wijzig indien nodig de
naam van de afrekeningsrun
 of
de betalingsdatum
. De betalingsdatum is de datum van de afrekening die wordt weergegeven op cheques en adviezen voor betalingen die in de run zijn opgenomen. Voor elektronische betalingen is de betalingsdatum de datum waarop u de afrekeningsrun verwerkt.