Overwegingen bij instellen: toezeggingstaken
U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en gebruik van toezeggingstaken. Het volgende wordt uitgelegd:
- Wat ze zijn.
- De samenhang tussen deze functionaliteit en de rest van Workday.
- Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.
- Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.
- Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.
Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.
Definitie
Toezeggingstaken in Workday zijn taken waarmee u uw toezeggingen kunt beheren en onderhouden. Enkele voorbeelden van toezeggingstaken zijn tussentijdse of definitieve voortgangsrapporten, financiële rapporten en rapporten over uitvindingen.
Belangrijkste voordelen
Taken toekennen:
- Hiermee kunt u de datums voor elke taak instellen ten opzichte van het toezeggingsschema of de contractperiode.
- Hiermee kunt u alle toezeggingstaken beheren die aan een toezegging in een lijst zijn gekoppeld.
- Kunnen dienen als mijlpalen om uw sponsor te factureren of als beëindigingstaken.
- Herinner toegewezen gebruikers eraan wanneer taken bijna vervallen of te laat zijn met behulp van berichtmeldingen.
- Automatisch routeren naar geselecteerde rollen voor beoordeling en goedkeuring met behulp van het bedrijfsproces'Toezeggingstaakgebeurtenis'.
Gebruiksscenario's
- Als onderdeel van uw toezeggingsverplichting moet u een projectspecifieke taak opgeven voordat u de sponsor factureert. U maakt de bijbehorende toezeggingstaak in Workday en configureert deze als een factureringsmijlpaal.
- Uw hiërarchische organisatie vereist dat u elk kwartaal een voortgangsrapport indient om uw werk te demonstreren. U maakt een toezeggingstaak voor een voortgangsrapportage die elke drie maanden wordt uitgevoerd.
- U moet een definitief federaal financieel rapport maken voordat u een toezegging kunt sluiten. U maakt een taak voor het toekennen van definitieve financiële rapporten en configureert deze als een beëindigingstaak.
Belangrijke vragen
Vragen | Overwegingen |
|---|---|
Hebt u toezeggingen met hetzelfde sponsor- en toezeggingstype of dezelfde doelcode? | Toezeggingen met dezelfde sponsor, hetzelfde toezeggingstype en dezelfde doelcode hebben vaak dezelfde lijst met vereisten waaraan moet worden voldaan. U kunt lijstsjablonen voor toezeggingstaken maken die bestaan uit de taken die vereist zijn voor specifieke sponsors, toezeggingstypen en doelcodes. Vervolgens kunt u de sjablonen gebruiken om snel taaklijsten voor toezeggingen te maken voor alle toezeggingen met dezelfde vereisten. |
Wat zijn uw rapportagevereisten? | Toezeggingstaken kunnen alle taken zijn die uw sponsor of organisatie moet uitvoeren om uw toezegging te behouden. De algemene taaktypen die u kunt configureren als toezeggingstaken zijn:
Wanneer u een toezeggingstaak voltooit, kunt u uw rapporten aan de taak toevoegen voor record- en auditdoeleinden. |
Wanneer moet u aan elke vereiste voldoen? | Als u de begin-, eind- en vervaldatums voor uw toezeggingstaak wilt instellen, kunt u de taaktijdlijn opgeven ten opzichte van:
|
Wie is verantwoordelijk voor het voltooien en beoordelen van elke taak? | U kunt de toezeggingstaak toewijzen aan een rol in de toezegging, toezeggingsorganisatie of toezeggingsregelorganisatie. Als uw toezegging deel uitmaakt van een toekenning, kunt u deze ook toewijzen aan een rol voor de toekenning.
U kunt toezeggingstaken routeren naar beoordelaars en goedkeurders door het bedrijfsproces Toezeggingstaakgebeurtenis te configureren. U kunt ook alle goedkeuringsaanvragen naar één medewerker routeren door de beveiligingsgroep 'Eigenaar contract toekennen' te selecteren. |
Gebruikt u rapporten als factureringsmijlpalen of afsluitingstaken? | Als u een taak hebt die u moet voltooien voordat u de sponsor factureert, kunt u de taak definiëren als een factureringsmijlpaal. Workday zorgt ervoor dat de factureringstermijnen niet kunnen worden gefactureerd totdat de taak voor factureringsmijlpaal is voltooid. Voorbeelden van factureringsmijlpalen zijn:
Als u een taak hebt die u moet voltooien voordat u een toezegging sluit, kunt u de taak definiëren als beëindigingstaak. Aan het einde van de levensduur van de toezegging kunt u Workday-rapporten gebruiken om de status van de resterende beëindigingstaken te controleren om er zeker van te zijn dat ze zijn voltooid. Voorbeelden van beëindigingstaken zijn:
|
Aanbevelingen
We raden u het volgende aan:
- Stel meldingen in voor uw toezeggingstaken om toegewezen gebruikers te laten weten wanneer een taak vervalt.
- Maak afzonderlijke lijstsjablonen voor toezeggingstaken voor beëindigingstaken en niet-afsluitingstaken.
Vereisten
Voordat u uw lijsten met toezeggingstaken maakt, doet u het volgende:
- Stel een toezegging in met een geconfigureerd toezeggingsschema.
- Wijs rollen toe aan medewerkers die verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van de toezeggingstaken.
Beperkingen
U kunt slechts twee sjablonen voor toezeggingstaken gebruiken om de lijst met toezeggingstaken voor een toezegging te maken, één sjablonen voor beëindigingstaken en één sjablonen voor niet-afgesloten taken. Als u de sjabloon voor een lijst met toezeggingstaken wilt wijzigen, moet u eerst de toezeggingstaken die met de sjabloon zijn toegevoegd uit de lijst met toezeggingstaken verwijderen.
Tenantinstellingen
Geen invloed.
Beveiliging
Domein | Overwegingen |
|---|---|
Instellen: domein 'Subsidiebeheer' in het functionele gebied 'Subsidiebeheer' |
|
Proces: domein 'Toezeggingstaken' in het functionele gebied 'Subsidiebeheer' | Maak de lijst met toezeggingstaken voor uw toezegging. |
Bedrijfsprocessen
Stel het bedrijfsproces
Toezeggingstaakgebeurtenis
in om elke toezeggingstaak ter goedkeuring naar de juiste beoordelaar en de eigenaar van het toezeggingscontract te routeren.Rapportage
Rapporten | Overwegingen |
|---|---|
Toezeggingstaken met vervaldatum komende 90 dagen
| Gebruik dit rapport om toezeggingstaken te identificeren die in de komende 90 dagen vervallen. |
Toezeggingstaken met vervaldatum de komende 90 dagen of te laat
| Gebruik dit rapport om toezeggingstaken te identificeren die binnenkort vervallen of te laat zijn. |
Status toezeggingstaak
| Gebruik dit rapport om de status van toezeggingstaken weer te geven en taken te identificeren die niet zijn voltooid. |
Toezeggingstaken zoeken
| Met dit rapport kunt u alle toezeggingstaken in een toezeggingsgroep weergeven. |
Taakstatus voor mijn toezeggingen
| Gebruik dit rapport om de toewijzingen en vervaldatums van uw toezeggingstaak weer te geven. |
Sjabloon toezeggingstakenlijst weergeven
| Gebruik dit rapport om de details van bestaande sjablonen voor toezeggingstakenlijsten weer te geven. |
Integraties
Webservices | Overwegingen |
|---|---|
Sjablonen voor toezeggingstakenlijst ophalen
| Hiermee kunt u één of alle sjablonen voor toezeggingstaken laden en ophalen. U kunt deze webservice gebruiken om een lijstsjabloon voor een toezeggingstaak te kopiëren voordat u deze wijzigt voor een andere sponsor, een ander toezeggingstype of een andere doelcode. |
Statuswaarden toezeggingstaak ophalen
| Hiermee kunt u één of alle toezeggingstaken laden en ophalen. |
Toezeggingstaaktypegroepen ophalen
| Hiermee kunt u de toezeggingstaaktypegroep van een toezeggingstaaktype laden en ophalen. |
Toezeggingstaken voor toezegging plaatsen
| Hiermee kunt u een toezeggingstaak voor een specifieke toezegging maken of bijwerken. |
Toezeggingstaken ophalen
| Hiermee kunt u toezeggingstaken laden en ophalen die voldoen aan de aanvraagcriteria, of alle toezeggingstaken. |
Toezeggingstaak plaatsen
| Gebruik deze optie om één toezeggingstaak te maken, bij te werken of te verwijderen. |
Status toezeggingstaak toevoegen
| Gebruik deze optie om de status van een toezeggingstaak toe te voegen of bij te werken. U kunt dit rapport ook gebruiken om de volgorde van de status van een toezeggingstaak te wijzigen. |
Toezeggingstaaktypegroep plaatsen
| Gebruik deze optie om een groep toezeggingstaaktypen toe te voegen of bij te werken. |
Relaties en interacties
Workday biedt een Touchpoints Kit met informatiebronnen die inzicht geven in de configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.