Concept: toezeggingstaken
Toezeggingstaken zijn taken die u wilt voltooien en bijhouden om uw toezegging te behouden. Door toezeggingstaken in Workday te beheren, kunt u voldoen aan de verplichtingen van uw toezeggingscontract en financiering voor uw toezegging verkrijgen. U kunt rollen toewijzen, vervaldatums instellen, de status bewaken en bijlagen toevoegen aan elke toezeggingstaak. U kunt ook berichtmeldingen voor toegewezen gebruikers instellen.
Typen toezeggingstaken
In Workday kunt u uw eigen typen toezeggingstaken definiëren en deze ordenen in groepen voor toezeggingstaaktypen. Omdat close-out- en niet-closeout-taken een verschillend cadans hebben, raadt Workday u aan voor elk van hen afzonderlijke sjablonen toe te wijzen voor dezelfde sponsor, hetzelfde toezeggingstype en dezelfde doelcode.
Taaklijsten voor toezegging
Met een lijst met toezeggingstaken kunt u:
- Beheer al uw toezeggingstaken op één plek.
- Identificeer de toezeggingstaken die niet zijn voltooid.
- Open uw toezeggingstaken vanuit de toezegging.
U kunt een lijstsjabloon voor toezeggingstaken gebruiken om de lijsten met toezeggingstaken te maken of deze handmatig te maken.
Sjablonen voor toezeggingstakenlijst
Met sjablonen voor toezeggingstaken kunt u op basis van vergelijkbare vereisten lijsten maken voor toezeggingstaken voor dezelfde combinatie van:
- Sponsor
- Toezeggingstype:
- Doelcode
Wanneer u de datums in de lijstsjabloon voor toezeggingstaken configureert, geeft u deze op ten opzichte van toezeggingsschema's, zoals de toezeggingscontractperiode of het boekingsinterval. Wanneer u de sjabloon aan een toezegging koppelt, berekent Workday de werkelijke datums voor u op basis van het werkelijke schema voor de toezegging.
Factureringsmijlpalen
Wanneer u toezeggingstaken configureert als factureringsmijlpalen, stelt Workday de status van de bijbehorende factureringstermijnen in op
Mijlpaal in behandeling
. Wanneer u toezeggingstaken voltooit en goedkeurt, worden de factureringstermijnstatuswaarden bijgewerkt naar Beschikbaar
, zodat u de sponsor kunt factureren.Afsluitingstaken
Als u toezeggingstaken als beëindigingstaken configureert, kunt u ze in rapporten zoeken en voltooien voordat u een toezegging sluit.
Bedrijfsproces
Wanneer een aan een taak toegewezen gebruiker een toezeggingstaak voltooit met de taak
'Toezeggingstaken voltooien
', stuurt Workday de toezeggingstaak naar beoordelaars via het bedrijfsproces 'Toezeggingstaakgebeurtenis
'. U kunt de status van het bedrijfsproces bekijken via de taak 'Toezeggingstaken onderhouden
'.Berichtmeldingen
U kunt berichtmeldingen configureren om aan een taak toegewezen gebruikers eraan te herinneren wanneer hun toezeggingstaken bijna vervallen of te laat zijn. De berichtmeldingen bevatten een koppeling naar de taak
'Toezeggingstaken voltooien
' waartoe toegewezen gebruikers toegang hebben om alle toezeggingstaken weer te geven die in afwachting zijn van hun acties.Toezeggingstaken voltooien
Een toezeggingstaak als voltooid markeren:
- De aan de taak toegewezen gebruiker heeft toegang tot de taak'Toezeggingstaken voltooien'om het bedrijfsproces'Toezeggingstaakgebeurtenis'te starten en de toezeggingstaak te routeren voor beoordeling en goedkeuring.
- De toezeggingstaakmanager heeft toegang tot de taak'Toezeggingstaken onderhouden'om de status en voltooiingsdatum van de toezeggingstaak bij te werken en bijlagen handmatig toe te voegen.