Overwegingen bij instellingen: budgetcontrole

U kunt dit onderwerp gebruiken om beslissingen te nemen bij het plannen van uw configuratie en het gebruik van budgetcontrole. Hier wordt het volgende uitgelegd:

Waarom moet u dit instellen?

Hoe het past in de rest van Workday.

Downstreameffecten en productoverschrijdende interacties.

Beveiligingsvereisten en bedrijfsprocesconfiguraties.

Belangrijke vragen en beperkingen waarmee u rekening moet houden bij de implementatie.

Raadpleeg de taakinstructies voor de volledige configuratiedetails.

Wat het is

De budgetcontrolefunctie in Workday controleert uw transacties automatisch op basis van uw financiële plannen en arbeidsplaatsbudgetten. Transacties met budgetoverschrijdingen worden in Workday als volgt verwerkt:

Waarschuwing dat de transactie het beschikbare budget overschrijdt en de budgetcontrole niet doorstaat.

Budgetcontrole overslaan. De transactie geeft de budgetcontrolestatus weer als Niet vereist
.

De transactie wordt automatisch doorgegeven. De transactie geeft de status van de budgetcontrole weer als Geslaagd
.

Wanneer een transactie door de budgetcontrole komt, wordt de budgetcontrolestatus ook weergegeven als Geslaagd.

Belangrijkste voordelen

U kunt uw organisatie helpen bij het volgende:

Hun fondsen efficiënt gebruiken.

Zorg ervoor dat uw budget niet opraakt tijdens uw boekingsperiode.

Minder handmatige inspanningen bij het afhandelen van transacties met budgetoverschrijdingen.

Gebruiksscenario's

U kunt budgetcontrole gebruiken om:

Beheer transacties met toekenningsbudgetten om uitgaven te beperken tot de producten en services die uw sponsors toestaan.

Neem aanstellingsbeslissingen op basis van uw beschikbare budget nadat u de personeelsbeheertransacties hebt gecontroleerd.

Schakel budgetcontrolebeoordelaars in om overschrijvingen aan te vragen en schakel geautoriseerde goedkeurders in om deze overschrijvingen toe te kennen.

Belangrijke vragen

Vragen	Overwegingen
Hoe strikt wilt u de budgetcontrole afdwingen?	U kunt budgetcontrole configureren om transacties met budgetoverschrijdingen af te handelen door: Voorkomen dat de transacties worden doorgegeven totdat u ze herziet of het plan of budget wijzigt. Tolerantiebedragen gebruiken zodat uw transactie alleen mislukt wanneer het tolerantiebedrag boven het budget wordt overschreden. Wanneer uw transactie het budget overschrijdt met minder dan het tolerantiebedrag, waarschuwt Workday u, maar staat het toe. Een transactie automatisch doorgeven, zelfs als het budget wordt overschreden. Het controleren van een transactie overslaan, zelfs als de budgetcontrole zou zijn mislukt.
Hoe moet u de budgetcontrole configureren voor budgetten in een virtuele bovenliggende/onderliggende relatie?	U kunt budgetcontrole configureren om te hoge uitgaven op het bovenliggende, onderliggende of beide niveaus te beperken. Voorbeeld: u configureert de budgetcontrole om overbestedingen op het bovenliggende niveau te beperken terwijl u een soepelere configuratie hebt op het onderliggende niveau. Transacties met budgetoverschrijdingen op het onderliggende niveau worden doorgegeven zolang ze het budgetbedrag op het bovenliggende niveau niet overschrijden.
Hoe wilt u credittransacties afhandelen?	U kunt de budgetcontrole configureren om de transactie automatisch door te geven. Uw transactie slaagt niet in de budgetcontrole met de status Mislukt - onvoldoende budget wanneer: Uw transactie overschrijdt uw budget. U configureert deze optie niet.
Wanneer moet u gereserveerde journalen opnemen in de budgetcontrole?	U kunt gereserveerde journalen in de budgetcontrole opnemen om middelen te reserveren voor transacties die van invloed zijn op hetzelfde budget. Workday reserveert deze fondsen nadat een transactie de budgetcontrole heeft doorstaan, maar voordat het bedrijfsproces is voltooid met het boeken van het journaal. Workday neemt gereserveerde journalen niet automatisch op in de budgetcontrole.
Hoe kunt u bepalen wanneer voor een transactie een budgetcontrole moet worden uitgevoerd?	Als uw budget optionele gestructureerde dimensies heeft, controleert Workday alleen de opgenomen dimensieleden en de rest van de dimensieleden op de transactiepas als Niet vereist . Wanneer de optionele gestructureerde dimensie is ingesteld op Alle leden opnemen , wordt elk dimensielid in de transactie onderworpen aan een budgetcontrole.

Aanbevelingen

Workday raadt u het volgende aan:

Configureer toezeggingsboeking om toezeggingen, verplichtingen en werkelijke waarden bij te houden voor uitgaveautorisatie, inkoop en salaristransacties.

Gebruik een soepelere configuratie voor budgetcontroles voor uw onderliggende plannen en budgetten en een strikte configuratie voor uw bovenliggende plan. U kunt Workday configureren om u te waarschuwen wanneer uw transactie het budget op onderliggende niveau overschrijdt en overbestedingen op het bovenliggende niveau te blokkeren.

Vereisten

Om ervoor te zorgen dat Workday de juiste planstructuur en planregels vindt om uw transactie te controleren, moeten uw transactieworktags:

Alle vereiste gestructureerde dimensieleden in een planstructuur opnemen.

Exact matchen met de worktags op een planregel in de planstructuur.

Als u de boeking van de verplichtingen later configureert:

Voor uitgave- en aanschaftransacties moet u eerst alle openstaande inkooporders sluiten.

Voor salarisadministratietransacties moet u initiële salarisverplichtingen maken. Voltooide salarisperioden uitsluiten, zodat Workday alleen toezeggingen maakt voor lopende of toekomstige salarisperioden. Als u voltooide salarisperioden niet uitsluit, maakt Workday toezeggingen voor het hele jaar. Workday begint met de liquidatie van de vastleggingen na de eerste salarisadministratie van het jaar.

Beperkingen

U kunt maximaal 50 regels voor budgetbeheeropties configureren.

Workday gebruikt deze gestructureerde dimensies niet om een transactie af te stemmen op een planstructuur en planregels voor de personeelsbudgetcontrole:

Functiefamilie

Functiefamiliegroep

Functieprofiel

Tenant

Geen gevolgen.

Beveiliging

Gebruikers met toegang tot het domein Instellen: budget algemeen
in het functiegebied Budgetten kunnen budgetbeheer voor plannen en budgetten configureren.

Wanneer u overschrijvingen voor budgetcontroles gebruikt, configureert u de beveiligingsgroep Goedkeurder voor overschrijving uitzonderingen budgetcontrole.

Bedrijfsprocessen

U kunt de volgende bedrijfsprocessen als subproces toevoegen aan uw bedrijfsprocessen Financieel en Personeelsbeheer:

Budget controleren (financieel)

Budget controleren (personeelsbeheer)

U kunt het subproces Budget controleren (personeelsbeheer)
configureren om uw personeelsbeheertransacties voor zowel functiebeheer- als arbeidsplaatsbeheerfuncties te vergelijken met uw financiële plan.

Voor betere prestaties raden we u aan het bedrijfsproces Budget controleren (financieel)
te configureren met een batch-/
taaktype Budgetcontrole uitvoeren
. Maak een rol die specifiek is bedoeld om deze batch-/taakstap
uit te voeren met:

Een profiel dat niet in een browser wordt uitgevoerd.

Een wachtwoord dat niet verloopt.

Rapportage

Rapportgegevensbron	Overweging:
Planregels voor financiële rapportage	Gebruik deze optie om rapporten te maken voor de planregels voor uw plannen en budgetten.
Journaalregels voor financiële rapportage	Gebruik deze optie om aangepaste rapporten voor toezeggingen, verplichtingen en werkelijke waarden te maken wanneer u vastleggingsboeking gebruikt.

Integraties

Geen gevolgen.

Relaties en interacties

Wanneer u toezeggingsboeking gebruikt, boekt Workday journaalposten naar uw grootboeken nadat deze transactietypen de budgetcontrole hebben doorstaan:

Onkosten

Salarisadministratie

Procurement

Workday biedt een Touchpoints Kit met bronnen om u inzicht te geven in configuratierelaties in uw tenant. Meer informatie over de Workday Touchpoints Kit vindt u in Workday Community.

Stappen: budgetcontrole voor uitgavetransacties configureren

Stappen: arbeidsplaatsbudgetten controleren

Reference: Budget Check Transactions

The Next Level: controle over uw uitgaven met budgetcontrole voor financiële plannen