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최종 업데이트: 2023-06-23
설정 고려사항: 지출승인

설정 고려사항: 지출승인

이 주제는 지출승인의 구성 및 사용을 계획할 때 참고하면 결정하는 데 도움이 됩니다. 설명하는 내용은 다음과 같습니다.
  • 설정하는 이유
  • 다른 Workday 솔루션과의 연계
  • 다운스트림 영향 및 제품 간 인터랙션
  • 시큐리티 요구사항 및 비즈니스 프로세스 구성
  • 구현 전에 고려할 질문 및 제한사항
전체 구성 세부내용은 태스크 상세 가이드를 참조하십시오.

정의

지출승인은 수취인이 예상 경비에 대한 사전 승인을 요청하는 데 사용할 수 있는 경비 거래입니다. 수취인이 선택한 경비 항목에 따라 다음을 입력할 수 있습니다.
  • 예상 지출일
  • 설명
  • 예상 금액
  • 지출승인 라인

비즈니스 이점

  • 지출승인에 대한 질문서를 추가함으로써 Workday 외부에서 경비 정보를 수집할 필요가 없습니다.
  • 승인된 지출승인에 약정 회계를 사용하여 향후 경비를 예측합니다.
  • 사전 승인을 사용하여 지출 관리를 강화하고 경비 정책 컴플라이언스를 개선합니다.
  • 수취인이 출장 경비를 더 유연하게 관리할 수 있습니다.
  • 약정 금액 및 미결 가지급금 금액을 추적하여 정확한 예산 잔액을 조회합니다.

사용 사례

  • 다른 근무자 및 외부 위원(예: 초청 연사)을 대신하여 지출승인을 생성합니다.
  • 근무자가 미결 잔액을 상환하기 위해 제출하는 지급에서 가지급금 상환을 생성합니다.
  • 승인된 지출승인에서 신규 경비보고서를 생성하여 승인된 금액 및 가지급금에서 공제합니다.
  • 가지급금이 포함된 지출승인을 경비보고서에 연결합니다.
  • 출장이 발생하기 전에 예상 출장 경비에 대한 승인을 요청합니다.
  • 지출승인 잔액이 0이 될 때까지 여러 경비보고서에 1개의 지출승인을 사용합니다.

고려할 질문

질문
어떤 경비 정보를 추적하시겠습니까?
감사 목적으로 추가 경비 세부내용을 수집하기 위해 근무자에게 지출승인에 라인을 추가하도록 요구할 수 있습니다. 별도로 구성하지 않는 한 Workday는 지출승인 라인을 요구하지 않습니다.
다음 작업도 가능합니다.
  • 경비 항목 속성: 수취인이 지출승인에 대한 추가 정보를 제공할 수 있도록 합니다.
  • 경비율 테이블 기준 경비 항목: Workday가 약정 지출의 합계를 계산하는 데 사용하는 정보를 수취인이 제공하도록 합니다.
  • 질문서: 수취인으로부터 커스텀 설문조사 데이터를 수집합니다.
지출승인 금액을 어떻게 관리하고 추적하시겠습니까?
초과지출을 방지하고 지출승인 금액의 청산을 관리하기 위해 다음을 구성할 수 있습니다.
  • 예산 점검: 지출승인 거래 예산 옵션을 관리하고 예산 결과를 조회합니다. 예를 들면 예산 초과 거래를 방지할 수 있습니다.
  • 약정 회계: 지출승인 약정 금액을 추적합니다. 발생 거래부터 지출승인까지의 지출을 관리할 수 있습니다. 각 원장에서 약정을 생성할 수도 있습니다.

권장사항

  • 경비 항목에 대한 가이드 내용을 추가하여 경비 수취인이 지출승인을 완료하는 데 도움이 되는 기타 정보를 제공합니다.
  • 공제 또는 최대 금액을 자동으로 계산하려면 지출승인에 사용할 경비 항목의 경비율 테이블을 구성합니다.
  • 근무자가 지출승인에 가지급금을 요청할 수 있도록 약정 회계를 구성합니다.
  • 근무자가 지출승인 라인에서 예산 날짜를 선택할 수 있도록 실제 원장에 표시할 약정 회계 및 예산 날짜를 구성합니다.
  • 지출승인에 경비 항목 속성을 표시하거나 필수 항목으로 지정하여 근무자가 라인 레벨에서 추가 세부내용을 포함하도록 합니다.

요구사항

  • 회사 및 수취인에 대한 지급 옵션 규칙을 구성하여 근무자에게 가지급금을 지급하는 방법을 결정합니다.
  • 근무자가 지출승인을 경비 라인에 연결하고 특정 지출승인 라인을 청산하면 회계처리를 생성하도록 약정 회계를 구성합니다.
  • 근무자가 경비보고서에서 지출승인을 선택할 수 있도록 가지급금을 결제합니다.

제한사항

  • 수취인은 환급 통화와 다른 통화로 가지급금 및 지출승인을 요청할 수 없습니다.
  • 부정확한 회계처리를 방지하기 위해 특정 조건에서만 지출승인을 취소하고 마감할 수 있습니다. 예를 들어 지출승인이
    진행중
     또는
    완료
     상태의 결제 실행과 연결되어 있으면 취소할 수 없습니다.
  • Workday는 근무자로부터 가지급금 상환을 수령할 때 회계처리를 생성하지 않습니다. 은행 예금 또는 급여 공제를 사용하여 별도의 분개를 생성해야 합니다.
  • Workday는 지출승인에서 출장 일지를 지원하지 않습니다. 지출승인에 일일 경비 항목을 사용하면 Workday가 금액을 정확하게 계산할 수 없습니다.
  • 약정 회계를 활성화한 경우에만 지출승인 라인을 경비보고서 라인에 연결할 수 있습니다.
  • 지출승인을 복사하여 새로운 지출승인을 생성할 수 없습니다. Workday는 지출승인 헤더 세부내용만 복사합니다.

테넌트 설정

테넌트 설정 편집 - 재무
태스크를 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
  • 지출승인의 일련번호를 구성합니다.
  • 근무자가 지출승인 요청에서 가지급금 신청을 제출할 수 있도록 합니다.
  • 조직에서 고객에게 근무자 경비를 청구하지 않는 경우 지출승인에서
    청구가능
     확인란을 숨깁니다.
  • 수취인에게 지출승인이 없는 경우 경비보고서에서 지출승인 옵션을 숨깁니다.

시큐리티

Expenses 기능 영역의 다음 도메인
도메인
고려사항
Manage: Expense Advance Repayment
기능
  • 가지급금 상환을 생성합니다.
  • 가지급금 비용처리 상환의 수령 기록에 액세스합니다.
Process: Expense Report Payment/Settlement
기능
  • 경비 지급에 액세스하고 금액을 결제합니다.
  • 관련 결제 리포트를 조회합니다.
Process: Spend Authorization
회사 기반 역할 또는 제약조건이 없는 역할이 지정된 사용자가 지출승인 및 관련 리포트를 관리할 수 있습니다.
사용자가 지출승인 액션을 더 세부적으로 제어할 수 있도록 하위 도메인을 구성할 수도 있습니다.
Process: Spend Authorization Mass Close
기능
  • 한 번에 여러 지출승인을 마감합니다.
  • 지출승인을 마감하여 경비보고서 라인에 연결하고 잔액을 청산하는 등의 추가 액션을 방지합니다.
  • 일괄 마감 요청과 관련된 리포트를 조회합니다.
Reports: Organization Spend Authorization Reporting
조직 기반의 역할이 지정된 사용자가 지출승인 및 지출승인 라인 리포트를 조회할 수 있습니다.
Self-Service: Spend Authorization
기능
  • 지출승인 요청에 액세스하고, 지출승인 요청을 편집 및 마감합니다.
  • 지출승인과 관련된 리포트를 조회합니다.

비즈니스 프로세스

비즈니스 프로세스
고려사항
예산 점검(재무)
예산 점검 초과 또는 실패와 같은 지출승인 거래에 대한 예산 점검 결과를 리뷰하고 승인하도록 구성합니다.
경비보고서 이벤트
지출 금액에 대해 추가 승인이 필요한 경우 지출승인 규칙을 포함하도록 구성합니다.
예: 예상 지출승인이 경비보고서의 총 금액보다 크면 추가 매니저 승인을 필수 항목으로 지정할 수 있습니다.
지출승인
직원, 데이터 입력 전문가 및 경비 파트너가 지출승인을 요청할 수 있도록 구성합니다.
다음과 같은 추가 액션 단계를 구성할 수 있습니다.
  • 예산 점검:
    예산 대비 지출승인 요청을 확인합니다.
  • 내용 입력
    : 승인 전에 직원으로부터 추가 정보를 수집합니다.
  • 환급적용 수당 플랜 지정 제안
    : 지출승인을 요청하는 직원을 위한 수당 플랜을 제안합니다.
지출승인 일괄 마감 이벤트
다음을 수행하도록 구성합니다.
  • 경비 파트너가 지출승인을 일괄 마감할 수 있도록 합니다.
  • 지출승인 일괄 마감 요청을 승인하기 전에 리뷰 프로세스를 진행하도록 합니다.
  • 경비 수취인에게 마감된 지출승인에 대한 커스텀 알림을 전송합니다.

리포트

리포트
고려사항
예산 잔액 리포트
회계처리 분개장에서 경비보고서의 지출승인 약정 및 실제 금액을 조회합니다.
가지급금 찾기
다음을 포함한 가지급금 세부내용을 조회합니다.
  • 미결 잔액 및 가용 잔액
  • 관련 경비보고서
  • 상환 금액 및 날짜
지출승인 찾기
지출 시작일 및 종료일을 기준으로 지출승인을 조회합니다.
  • 잔액
  • 연결된 경비보고서에 대한 회계처리, 청산 및 약정
지출승인 일괄 마감 요청 찾기
각 일괄 마감 요청에서 모든 지출승인 및 세부내용을 조회합니다.
다음 리포트 데이터 소스를 사용하여 대량의 데이터를 집계하고 필터링할 수 있습니다.
  • Cash Advance Payments
  • Cash Advance Repayments
  • Spend Authorizations
  • Spend Authorization Lines
  • Spend Authorization Mass Close Requests

통합

웹서비스
고려사항
Cancel Spend Authorization
지출승인 ID를 제공하는 경우 지출승인을 취소하는 데 사용합니다.
Get Cash Advance Repayments
Put Cash Advance Repayment
이 리포트를 통해 다음을 수행합니다.
  • 가지급금 상환을 추가, 업데이트 또는 제출합니다.
  • 제출된 가지급금 상환을 수집합니다.
Get Expense Items
Put Expense Item
지출승인에 사용할 경비 항목을 구성하고 수집하는 데 사용합니다.
Get Spend Authorizations
제출된 지출승인을 수집하는 데 사용합니다.
Submit Spend Authorization
지출승인을 추가, 업데이트 및 제출하는 데 사용합니다.

관계 및 터치포인트

기능
고려사항
예산
다음을 구성할 수 있습니다.
  • 예산 점검: 지출승인 금액을 관리합니다.
  • 지출승인을 위한 약정
지출승인에 예산을 사용하는 경우 다음과 같이 생성된 회계처리 및 분개장 세부내용을 조회할 수 있습니다.
  • 예산 날짜
  • 약정 및 실제 금액
  • 예약된 예산 금액
재무회계
다음을 구성할 수 있습니다.
  • 가지급금 거래의 기본 계정을 결정하는 계정 전기 규칙
  • 여러 코스트센터 또는 자금의 지출을 추적하는 잔액조정 Worktag 규칙
  • 지출승인 분개장 소스(구성 후 지출승인 영업거래에 매핑)
  • 지출승인 거래에 대한 원장의 약정 회계
뱅킹 및 결제
다음을 수행할 수 있습니다.
  • 지급 카테고리를 구성하여 가지급금 지급에 사용할 계정을 식별합니다.
  • 가지급금에 대한 지급을 생성합니다.
출장 프로필
사용자가 출장 프로필에서 호텔 또는 출장 국가를 구성하면 Workday가 다음과 같이 처리합니다.
  • 호텔 또는 출장 국가가 필요한 경비 항목의 지출승인 라인을 자동으로 입력합니다.
  • 호텔 또는 출장 국가의 경비 항목을 선택하면 경비 항목의
    사용자지정
     폴더가 제공됩니다.
Workday에서는 테넌트 전반의 구성 관계를 이해하는 데 도움이 되는 리소스가 포함된 Touchpoints Kit를 제공합니다. Workday Community에서Workday Touchpoints Kit에 대해 자세히 알아보십시오.