설정 고려사항: 학생 경비보고서
이 주제는 학생의 경비 보고 구성 및 사용을 계획할 때 참고하면 결정하는 데 도움이 됩니다. 설명하는 내용은 다음과 같습니다.
- 이유
- 다른 Workday 솔루션과의 연계
- 다운스트림 영향 및 제품 간 인터랙션
- 시큐리티 요구사항 및 비즈니스 프로세스 구성
- 구현 전에 고려할 질문 및 제한사항
전체 구성 세부내용은 태스크 상세 가이드를 참조하십시오.
정의
Workday를 사용하여 학생을 대신하여 경비보고서를 생성하고 제출하여 발생한 경비를 학생에게 환급할 수 있습니다.
비즈니스 이점
- 학생 경비를 분석하고 보고하여 지출을 더 세부적으로 관리할 수 있습니다.
- 특별 목적 지급과 같은 수동 해결방법을 제거하고 학생이 아닌 수취인 유형을 사용할 필요가 없습니다.
- 학생 경비보고서만 특정 리뷰어 및 승인자에게 전달하여 환급을 신속하게 처리합니다.
- 학생 경비를 한 곳에서 관리하여 데이터 중복을 줄일 수 있습니다.
사용 사례
- 외부 학생 및 정규등록 학생을 대신하여 경비보고서를 처리합니다.
- 법인 신용카드 거래를 재지정하여 거래를 학생 경비보고서에 포함합니다.
- 근무자가 학생 경비만 처리하고 보고할 수 있도록 학생 데이터에 대한 접근 권한을 제한합니다.
고려할 질문
질문 | 고려사항 |
|---|---|
근무자에게 필요한 시큐리티 권한은 무엇입니까? | 근무자가 학생 경비 데이터에만 액세스할 수 있도록 세그먼트화된 시큐리티를 구성할 수 있습니다. 세그먼트화된 시큐리티를 사용하는 경우 근무자에게 다음과 같이 적용됩니다.
세그먼트화된 시큐리티를 활성화하지 않으면 제약조건이 있는 근무자와 제약조건이 없는 근무자가 모든 수취인 유형의 경비 데이터에 액세스할 수 있습니다. |
학생에 대해 어떤 지급 옵션을 사용할 수 있습니까? | 지급 옵션에서 경비 지급이 옵션으로 설정된 학생을 대신해서만 경비보고서를 제출할 수 있습니다.
다음을 수행할 수 있습니다.
학생에게 여러 Workday 프로필이 있는 경우 1개 프로필에서 지급 옵션을 업데이트하면 다른 프로필이 자동으로 업데이트됩니다. |
법인 신용카드로 지불하는 학생 경비는 어떻게 관리합니까? | 학생이 법인 신용카드로 경비를 지불하는 경우 학생에게 신용카드 거래를 수동으로 재지정할 수 있습니다.
그러면 학생 경비보고서에 재지정된 거래가 표시되므로 이를 선택하여 포함할 수 있습니다. |
권장사항
- 정확한 재무 거래를 위해 학생 경비보고서에 Worktag를 수동으로 추가합니다.
- 법인 신용카드로 지불한 경비가 학생 경비보고서에 표시되도록 신용카드 거래를 학생에게 재지정합니다.
- 이름이 같은 학생이 여러 명인 경우 올바른 학생의 경비를 청구할 수 있도록 경비보고서에 고유한 학생 ID를 입력합니다.
- Workday에 학생의 직원 프로필도 있는 경우, 회계처리 및 승인 문제를 방지하기 위해 학생 기반 경비에 학생 프로필을 사용해야 합니다.
요구사항
시큐리티에 제약조건이 있는 근무자가 학생 데이터에 액세스할 수 있도록 하려면 해당 근무자를 관련 학생 학사조직에 지정합니다.
학생의 지급 옵션에서 경비 지급을 설정한 경우에만 학생을 대신하여 경비보고서를 제출할 수 있습니다.
제한사항
학생은 Workday에서 본인의 경비보고서를 생성할 수 없습니다.
학생에 대한 지출승인 및 가지급금은 지원되지 않습니다.
테넌트 설정
영향이 없습니다.
시큐리티
도메인 | 고려사항 |
|---|---|
Personal Data 기능 영역의 External Student Data: Student ID
|
외부 학생의 ID에 액세스할 수 있습니다. |
Staffing 기능 영역의 External Student Data: Student Public Reports
|
외부 학생의 공개 정보에 액세스할 수 있습니다.
외부 학생의 지급 옵션을 관리하려면 이 도메인과 Manage: Payment Election 도메인을 사용합니다. |
Expenses 기능 영역의 Manage: Payment Election
|
외부 학생을 대신하여 지급 옵션을 관리할 수 있습니다.
외부 학생의 지급 옵션을 관리하려면 이 도메인과 External Student Data: Student Public Reports 도메인을 사용합니다.
Workday 학생 재무를 사용하지 않는 경우 이 도메인을 사용합니다. |
Student Financials 기능 영역의 Manage: Student Payment Elections
| 정규등록 학생을 대신하여 지급 옵션을 관리할 수 있습니다.
Workday 학생 재무를 사용하는 경우 이 도메인을 사용합니다. |
Expenses 기능 영역의 Process: Expense Reports
| 경비보고서 및 관련 리포트를 관리할 수 있습니다.
근무자가 경비 태스크 및 리포트에서 학생 데이터에만 액세스할 수 있도록 이 도메인에서 세그먼트화된 시큐리티를 구성할 수 있습니다. |
Student Financials 기능 영역의 Self-Service: Student Financials
|
학생이 본인의 지급 옵션을 관리할 수 있습니다. |
Student Core 기능 영역의 Student Data: Student ID
|
Workday에서 학생 ID에 액세스할 수 있습니다. |
Student Core 기능 영역의 Student Data: Student Profile
|
Workday에서 학생 정보에 액세스할 수 있습니다. |
비즈니스 프로세스
리뷰 및 승인을 위해 학생 경비보고서를 라우팅하도록
경비보고서 이벤트
비즈니스 프로세스를 구성할 수 있습니다.Expense Report Pay To is Student
리포트 필드를 사용하여 학생 경비보고서만 특정 리뷰어 및 승인자에게 라우팅할 수 있습니다.리포트
리포트 | 고려사항 |
|---|---|
신용카드 거래 찾기
| 학생에게 재지정한 신용카드 거래를 조회하는 데 사용합니다. |
경비보고서 찾기
| 학생을 대신하여 생성한 경비보고서를 조회하는 데 사용합니다. |
조직별 경비보고서 라인 찾기
| 학생의 경비보고서 라인을 조직별로 조회하는 데 사용합니다. |
환급액이 마이너스인 경비보고서 찾기
|
개인경비를 법인 신용카드로 지불한 학생의 환급액이 마이너스인 경비보고서를 조회하는 데 사용합니다. |
지급내역 찾기
| 학생 경비 지급내역을 조회하는 데 사용합니다.
|
세그먼트화된 시큐리티를 활성화하면 다음 리포트 데이터 소스를 사용하여 학생 경비 데이터만 포함하는 커스텀 리포트를 생성할 수 있습니다.
- Expense Reports for Company
- Expense Report Lines and Itemizations
- Expense Report Lines for Company
통합
웹서비스 | 고려사항 |
|---|---|
Get Expense Reports
| 학생 경비보고서 데이터를 검색하는 데 사용합니다.
세그먼트화된 시큐리티를 활성화하면 이 웹서비스를 사용하여 학생의 경비 데이터만 검색할 수 있습니다. |
Get Payments
| 학생 경비 지급 데이터를 검색하는 데 사용합니다. |
Get Settlement Run Custom Filters
Put Settlement Run Custom Filter | 학생 결제 실행을 위해 생성한 커스텀 필터의 데이터를 업로드하고 검색하는 데 사용합니다. |
Submit Expense Report for Non-Worker
| 데이터를 업로드하여 학생의 경비보고서를 제출하는 데 사용합니다.
세그먼트화된 시큐리티를 활성화하면 이 웹서비스를 사용하여 학생의 경비 데이터만 업로드할 수 있습니다. |
Submit Settlement Run
| 데이터를 업로드하여 학생 경비를 결제하고 환급하는 데 사용합니다. |
관계 및 터치포인트
기능 | 고려사항 |
|---|---|
회계처리 | 승인된 경비보고서와 연결된 회계처리 분개장에 학생 Worktag가 자동으로 생성됩니다. |
지급 옵션 | 학생을 대신하여 경비보고서를 제출하려면 학생 지급 옵션에서 경비 지급을 옵션으로 추가합니다. |
결제 | 다음을 생성할 수 있습니다.
|
Workday에서는 테넌트 전반의 구성 관계를 이해하는 데 도움이 되는 리소스가 포함된 Touchpoints Kit를 제공합니다. Workday Community에서Workday Touchpoints Kit에 대해 자세히 알아보십시오.