설정 고려사항: 경비 관리

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설정 고려사항: 경비 관리

이 주제 [기능]의 구성 및 사용을 계획 때 참고하면 결정하는 데 도움이 됩니다. 설명하는 내용은 다음과 같습니다.

설정하는 이유

다른 Workday 솔루션과의 연계

다운스트림 영향 및 제품 간 인터랙션

시큐리티 요구사항 및 비즈니스 프로세스 구성

구현 전에 고려할 질문 및 제한사항

전체 구성 세부내용은 태스크 상세 가이드를 참조하십시오.

정의

경비 관리는 실시간 데이터를 사용하여 경비를 생성하고 제출하는 방식을 간소화하는 재설계된 인터페이스와 자동화된 워크플로를 제공합니다. 여기에는 경비보고서 자동 생성, 영수증과 신용 카드 거래의 실시간 매칭, 향상된 실시간 보고 기능 등이 포함됩니다.

경비 관리

는 기존

경비

구독과 별개입니다.

경비 관리

구독을 구매하면

경비 관리

기능과 기존

경비

기능에 모두 액세스할 수 있습니다. 이미

경비

고객, 고객사 인 경우, 기존 워크플로와 규칙을 유지할 수 있지만, 자동화된 기능에 액세스하려면

경비 관리

구독을 구매해야 합니다.

비즈니스 이점

경비 관리를

사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

경비 생성과 제출 프로세스의 처음부터 끝까지의 과정을 모두 간소화합니다.

경비보고서를 자동으로 생성하고 영수증을 신용 카드 청구 금액과 매칭하여 시간과 노력을 절약합니다.

트랜잭션이 지워질 때까지 기다리지 않고 실시간 신용 카드 데이터를 사용하여 즉각적인 지출 인사이트 에 액세스합니다.

중복 지급 및 실시간 알림을 방지하는 자동 매칭 기능을 사용하여 오류 및 부정행위의 위험을 최소화합니다.

머신러닝 사용하여 과거 행동 패턴을 기준으로 경비를 자동으로 분류하여 데이터 정확도를 높입니다.

관련 경비를 특정 출장으로 자동 그룹화하여 출장 추적을 간소화하여 출장자를 더 쉽게 구성할 수 있게 합니다.

직원이 카드 사용하는 즉시 모바일로 인스턴트 알림을 보내어 리포트를 최신 상태로 유지할 수 있습니다.

사용 사례

Workday 에서 실시간 신용 카드 승인 알림을 수신하면 머신러닝 사용하여 경비보고서 라인 및 기본 경비 항목을 자동으로 생성합니다.

법인 신용 카드 사용된 경우 카드 소유자에게 즉시 모바일 푸시 알림이 전송됩니다.

경비 및 신용 카드 관리자는 기업 지출에 대한 실시간 리포트를 통해 선제적으로 예산을 관리하고 부정행위를 더 신속하게 감지할 수 있습니다.

경비 라인의 실시간 상태를 추적하고 보고합니다.

출장일을 기준으로 경비 속성을 구성하고 자동으로 입력합니다.

경비 활동

페이지에서 본인 부담 비용 및 기타 자동화되지 않은 경비 유형에 대한 수동 경비를 생성합니다.

업로드된 영수증을 수신 신용 카드 거래와 자동으로 매칭하고 데이터를 단일 경비보고서 라인으로 병합 .

항공운임 카드 정산 데이터를 기반으로 관련 경비를 특정 출장으로 자동 그룹화합니다.

고려할 질문

질문	고려사항
모든 직원이 경비 관리 기능에 액세스할 수 있게 하시겠습니까?	제한 사항 섹션에 설명된 대로 경비 관리를 배포하고 복잡성을 관리할 수 있습니다. 하이브리드 인터페이스 접근 방식을 사용하면 사용자가 원래의 경비보고서 인터페이스와 기능에 계속 액세스하여 경비 관리에서 아직 지원하지 않는 복잡한 태스크나 요건을 완료할 수 있습니다. 시큐리티 그룹 구성을 사용하여 경비 관리 인터페이스를 미국 직원과 같은 특정 하위 그룹으로 제한할 수도 있습니다.
기본 설정 전략에 가장 중요한 사용처 카테고리 코드 매핑은 무엇입니까?	머신러닝 모델이 경비 항목 입력할 수 없는 경우 Workday 사용처 카테고리 코드 매핑을 대체 항목으로 사용합니다. 정확한 매핑 덕분에 거래 이력 데이터가 제한되는 경우에도 원활한 경험을 보장합니다. 매핑을 제대로 유지관리하지 않으면 공백 필드가 더 많아져 사용자의 수작업이 증가합니다.
카드 소유자가 지출에 대한 모바일 푸시 알림을 받아야 하는 경우는 언제입니까?	카드 사용하는 즉시 알림을 전송하도록 Workday 구성할 수 있습니다. 사용자는 즉각적인 알림을 통해 판매 시점에 영수증을 캡처하도록 프롬프트 데이터 정확도가 향상되고 제출 지연이 줄어듭니다. 이 기능을 비활성화하면 영수증 분실 및 거래 링크가 해제되는 권 많아질 수 있습니다.

권장사항

경비 관리를

구독하기 전에 Workday 이 폐지된 신용 카드 거래와 간편처리 경비를 지우는 것이 좋습니다. 이 옵션을 활성화하면 Workday 자동으로 백로그의 모든 항목을 매칭하고 해당 항목의 리포트 라인을 생성하려고 시도합니다. 이 선지급을 관리하면 관련이 없거나 과거 데이터에 대한 초안 리포트가 세대 되지 않습니다.

또한 신용 카드 거래는 자동으로 처리되므로 거래가 더 이상 발생하지 않도록 하므로 신규 거래가 아닌 Workday 중인 신용 카드 거래를 기반으로 트리거 되도록 기존 알림을 업데이트하는 것이 좋습니다.

의 상태가 신규
입니다.

신뢰할 수 있는 대체 자료로 사용할 수 있도록 사용처 카테고리 코드 매핑을 최신 상태로 유지합니다. Workday 머신러닝 모델이 신뢰도가 높은 추천을 제공할 수 없는 경우 기본 경비 항목에 이러한 매핑을 사용합니다.

요구사항

경비 관리

구독을 구매해야 합니다.

구현하기 전에 다음 Workday 기능이 활성화되어 있는지 확인하십시오.

신용 카드 거래의 사용처 카테고리 코드 매핑

법인 신용카드로 결제 기능

수령증 스캔 중

수령증에 대한 경비 항목 기본 설정

신용카드 거래에 대한 경비 항목 기본 설정

경비 허브

제한사항

경비 관리

구독을 구매하면

경비 관리

기능과 기존

경비

기능에 모두 액세스할 수 있습니다.

원래의

경비

기능은 다음과 같은 사용 케이스 에 사용할 수 있습니다.

경비율 테이블 또는 출장 일지가 있는 경비

각 경비에 대해 2개 이상의 첨부파일

단위 기반 수당 플랜

기본 출장 프로필 데이터

경비를 생성할 때 참석자를 기본값으로 사용

위임 경험

세금 기능이 지원됩니까?

일일 경비

지출승인에 연결

수동 경비에 대한 자동 항목별 기재

참석자 데이터 자동입력

경비보고서 라인에 출장 예약 기록 추가합니다.

경비에 업무 목적 코드 지정

다른 회사 에 경비 청구

기타 포지션 () 에 경비를 청구합니다.

종료 검증 표시

직원 중 일부가 아래 나열된 제한 사항 중 하나를 경험하게 되더라도 귀사는

경비 관리를

구현하고 하이브리드 인터페이스 액세스를 통해 제한 사항을 관리할 수 있습니다. 하이브리드 인터페이스 액세스에서는 사용자가 원본 경비보고서 뷰에 액세스하여 아직

경비

에서 지원하지 않는 복잡한 태스크나 요건을 완료할 수 있습니다. 관리로 이동 하거나, 시큐리티 그룹 구성을 사용하여 경비 관리를 특정 하위 그룹으로 제한합니다.

테넌트 설정

경비 관리

구독을 구매해야 합니다.

시큐리티

도메인	고려사항
Self Service: Automated Expenses	Expenses 기능 영역 의 이 도메인 자동 경비 생성, 출장 추적, 수동 경비 생성 인터페이스에 보안을 설정합니다.
경비 3rd Party 구성	이 도메인 Astrada와 같은 Workday 보조 처리장치를 통해 Webhook을 구성하고 관리하는 능력 에 보안을 설정합니다. 실시간 신용 카드 승인에 필수 .

리포트

다음 리포트 데이터 소스 및 필드를 사용하여 경비 활동을 분석할 수 있습니다. Credit Card Authorizations 리포트 데이터 소스 사용하여 승인을 통한 실시간 지출을 추적할 수 있습니다. Expense Report Line Status 리포트 필드는 경비 활동 페이지에 있는 라인의 현재 상태(예: 매칭 리뷰, 정보 필요, 제출 준비완료)를 제공합니다. ML Defaulted Expense Item 리포트 필드는 머신러닝 경비 항목 기본값으로 사용한 라인을 식별합니다.

통합

통합	고려사항
신용카드 승인	MasterCard 및 Visa 거래에 대한 실시간 신용 카드 승인 데이터를 수신하려면 네트워크 등록 프로세스를 완료해야 합니다.