설정 고려사항: 경비
이 주제는 Workday 경비의 구성 및 사용을 계획할 때 참고하면 결정하는 데 도움이 됩니다. 설명하는 내용은 다음과 같습니다.
- 설정하는 이유
- 다른 Workday 솔루션과의 연계
- 다운스트림 영향 및 제품 간 인터랙션
- 시큐리티 요구사항 및 비즈니스 프로세스 구성
- 구현 전에 고려할 질문 및 제한사항
다음을 참조하십시오.
- 기타 설정 고려사항: 특정 기능에 대한 세부내용
- 태스크 가이드: 특정 구성 세부내용
정의
Workday 경비를 사용하면 회사와 수취인의 경비를 관리하고 통제할 수 있습니다.
Workday 경비를 사용하여 다음을 구성하고 관리할 수 있습니다.
- 지급 옵션
- 경비율 테이블
- 경비 항목
- 경비보고서
- 지출승인
- 가지급금
- 신용카드
- 출장 예약 기록
다음의 경비를 처리할 수 있습니다.
- 후보자
- 임시고용직
- 외부 위원
- 지원자
- 학생
- 근무자
Workday 경비는 수취인이 경비를 빠르고 쉽게 관리할 수 있도록 경비를 중앙에서 관리하는
Expenses Hub
를 제공합니다.비즈니스 이점
- 셀프서비스 사용자가 경비를 효율적으로 관리할 수 있도록 태스크와 리포트를 중앙 집중화합니다.
- 이동 중에 경비를 신속하게 작성하여 환급 속도를 높입니다.
- 수동 문서 프로세스를 제거합니다.
- 머신러닝을 사용하여 경비보고서에 변이값, 중복 항목 및 부정확한 항목이 있는지 평가합니다.
- 경비 거래 데이터를 자동으로 계산하여 정확도를 높이고 수동 입력을 줄입니다.
- 태스크를 위임하여 워크로드를 관리합니다.
- 국제 및 지역 과세 규정과 환급 요건을 준수합니다.
- 지출 한도를 설정하여 출장 및 접대 비용을 관리합니다.
다음과 같은 경우 데이터를 빠르게 교환하고 보고할 수 있습니다.
- Workday 경비를 HCM(Human Capital Management)과 같은 다른 Workday 제품과 함께 사용하는 경우 - 예: 경비 항목을 생성하여 수당 플랜과 연결할 수 있습니다.
- 예산 대비 실제 지출에 대한 인사이트를 제공하는 분석 및 리포트 사용
사용 사례
- 일일 최대 금액을 적용하여 지출을 제한합니다.
- 컴플라이언스를 위해 경비보고서를 감사합니다.
- 환급 금액 계산에 도움이 되는 요율을 정의합니다.
- 신용카드 및 출장 예약 제공자로부터 데이터를 가져오고 처리합니다.
- 회사, 관계회사, 모바일 및 복수 통화 경비보고서를 처리합니다.
- 회사 및 조직 전반의 지출을 추적, 분석 및 보고합니다.
다음을 사용하여 지출을 관리하고 통제할 수도 있습니다.
- 수당 플랜, 예산 점검 및 약정 회계
- 커스텀 검증, 과세 규정 및 Worktag
- 지출승인
다음에 대한 비용을 결제하고 환급할 수 있습니다.
- 가지급금 신청
- 법인 신용카드 거래
- 본인 부담 거래
고려할 질문
질문 | 고려사항 |
|---|---|
경비 수취인에게 어떻게 환급하시겠습니까? | 다음을 수행하도록 지급 옵션을 설정할 수 있습니다.
지급 방법 선택 옵션에 규칙을 적용하여 지급 방법 또는 지급 분배를 결정할 수도 있습니다. |
경비 환급 금액을 계산할 때 요율은 어떻게 사용합니까? | 경비 항목을 평가하는 경비율 테이블 및 규칙을 구성하여 다음을 수행할 수 있습니다.
금액 및 백분율을 기준으로 경비율 테이블을 사용하여 환급 금액을 계산할 수 있습니다. 경비 누적계산기를 사용하여 거리 기반 경비와 같이 시간 경과에 따른 경비 항목의 증분 증가를 추적할 수도 있습니다. |
경비 수취인에게 환급하려면 어떤 세부내용이 필요합니까? | 헤더 레벨에서 정보를 수집하도록 경비보고서를 구성할 수 있습니다. 예: 업무 목적 및 메모
다음 항목의 라인 레벨에서 더 구체적인 세부내용을 요청하거나 필수 항목으로 지정할 수 있습니다.
다음을 사용할 수 있습니다.
|
특정 근무자가 다른 근무자를 대신하여 경비보고서를 생성할 수 있도록 하시겠습니까? | 근무자가 다음을 대신하여 경비보고서를 생성할 수 있게 설정할 수 있습니다.
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어떤 경비 보고 방법을 구성해야 합니까? | 비즈니스 요구사항에 따라 다음과 같은 다양한 경비 보고 방법을 설정할 수 있습니다.
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경비보고서의 인쇄 레이아웃 서식을 어떻게 지정하시겠습니까? | Workday 기본제공 옵션을 사용하여 경비보고서를 인쇄할 수 있습니다.
Workday Studio의 Report Designer를 사용하여 다음을 위한 인쇄 레이아웃을 맞춤 설정할 수도 있습니다.
|
지출의 사전승인을 어떻게 관리하시겠습니까? | 근무자가 경비 발생 전에 지출승인을 요청할 수 있게 설정하거나 요청하도록 필수로 지정할 수 있습니다.
다음 작업도 수행할 수 있습니다.
|
경비카드를 어떻게 설정하시겠습니까? | 다음을 설정할 수 있습니다.
다양한 회사 청구 계정 유형을 사용하여 근무자 신용카드의 지급의무자를 지정할 수 있습니다. 근무자가 다음을 수행할 수 있게 설정할 수도 있습니다.
|
근무자가 경비보고서에 출장 데이터를 추가하려면 어떻게 해야 합니까? | 여행사로부터 출장 예약 기록을 다운로드하여 Workday로 가져올 수 있습니다.
출장 예약 기록을 가져오면 근무자가 경비보고서에 다음 항목을 추가할 수 있습니다.
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근무자 경비에서 어떤 세금 정보를 수집하시겠습니까? | 경비보고서에서 과세 규정을 구성하고 세금을 적용할 수 있습니다. 그러면 Workday가 경비 항목에 대한 세금을 계산하므로, 다음 항목에 대한 일부 또는 전체 금액을 환급받을 수 있습니다.
|
권장사항
- 근무자가 경비 정책을 준수하는 데 도움이 되도록 경비보고서의 가이드 내용을 구성합니다.
- 신용카드 또는 여행사와 통합하려면 Workday 전문 서비스 또는 컨설턴트에게 문의합니다.
- 지출승인 트랜잭션에 약정 회계를 사용하여 초과지출을 방지합니다.
- Workday 경비를 설정하기 전에 회사의 경비 정책을 리뷰하고 표준화하여 컴플라이언스를 보장합니다.
- 수취인에게 빠르게 환급하기 위해 환급 프로세스를 간소화하는 구성을 사용합니다. 예: 근무자가 모바일 디바이스에서 간편처리 경비를 청구할 수 있게 설정할 수 있습니다.
요구사항
근무자가 경비보고서를 제출할 수 있도록 하려면 하나 이상의 경비 항목과 환급 유형을 설정합니다.
제한사항
다음만 수행할 수 있습니다.
- 특정 국가에 거주하는 근무자에 한해서만 모바일 영수증 스캔을 사용하도록 설정할 수 있습니다.
- 경비 지급에 대해 지급 환경설정 규칙을 1개만 설정할 수 있습니다.
경비보고서 영수증 및 첨부파일에 대한 인증 문서 보관은 지원하지 않습니다.
테넌트 설정
테넌트 설정 편집 - 재무
태스크를 사용하여 Workday 경비에 대한 테넌트 전체 옵션을 구성할 수 있습니다.경비 옵션
섹션을 구성하여 다음을 수행할 수 있습니다.- 승인상태의 경비보고서 라인에 대해 고객에게 청구
- 해외 경비에 대한 과세 기본 설정 관리
- 경비보고서에서 세금 비활성화
- 근무자가 가지급금을 신청할 수 있도록 설정
- 조직이 근무자 경비를 고객에게 청구하지 않도록 설정
- 출장 종료일 전에 예약된 출장 예약 기록 경비처리
- 근무자가 특정 프로젝트 Worktag를 선택하지 못하도록 제한
- 완전삭제된 근무자의 재무 데이터를 유지할 연수 지정
태스크를 사용하여 다음을 지정할 수도 있습니다.
- 예산 책정을 위해 경비보고서 레벨 또는 경비 라인 레벨에서 날짜에 따라 금액을 청구할지 여부 지정 - 예: 경비 라인이 여러 회계기간에 걸치지 않도록 하기 위해 전체 경비보고서 날짜에 대해 금액을 청구할 수 있습니다.
- 경비보고서 및 지출승인의 시퀀스 ID
시큐리티
기능 영역의 도메인 시큐리티 정책
리포트에 액세스하여 경비에 대한 모든 시큐리티 도메인을 조회할 수 있습니다.다음과 같은 시큐리티 도메인을 구성할 수 있습니다.
도메인 | 고려사항 |
|---|---|
Expenses 기능 영역의 Set Up: Payment Election
| 지급 옵션에 대한 처리 세부내용을 설정하는 데 사용합니다. |
Expenses 기능 영역의 Set Up: Expense Item
| 근무자가 경비 거래에 사용할 경비 항목을 설정하는 데 사용합니다. |
Expenses 기능 영역의 Access Expense Item (Segmented)
| 세그먼트 기반 시큐리티를 구성하여 경비 항목에 대한 접근 권한을 제어하는 데 사용합니다.
예: 일련의 경비 항목을 영업 부서의 직원에게만 표시합니다. |
Expenses 기능 영역의 Self-Service: Expense Report
| 경비보고서를 작성하고 제출하는 데 사용합니다. |
Expenses 기능 영역의 Self-Service: Spend Authorization
| 경비가 발생하기 전에 지출승인 요청을 제출하는 데 사용합니다. |
Expenses 기능 영역의 Process: Expense Report Work Area
| 경비보고서 작업 영역 리포트에서 처리 대기 중인 경비보고서를 유지관리하는 데 사용합니다. |
System 기능 영역의 Set Up: Tenant Setup - Financials
| Workday 경비에 대한 테넌트 전체 옵션을 구성하는 데 사용할 수 있는 Set Up: Tenant Setup - Financials 하위 도메인에 액세스하는 데 사용합니다. |
비즈니스 프로세스
비즈니스 프로세스 | 고려사항 |
|---|---|
경비보고서 이벤트
| 이 리포트를 통해 다음을 수행합니다.
|
관계회사간 경비보고서 이벤트
| 이 리포트를 통해 다음을 수행합니다.
|
지출승인
| 이 리포트를 통해 다음을 수행합니다.
|
지출승인 일괄 마감 이벤트
| 조직에서 더 이상 경비보고서를 처리할 필요가 없는 경우 여러 개의 미사용 지출승인을 마감하는 데 사용합니다. |
리포트
리포트 및 대시보드 | 고려사항 |
|---|---|
경비 감사 작업 영역 리포트 | 리포트 및 지급 카테고리별로 경비를 조회하고 리포트와 그래프를 사용하여 지출을 분석합니다. |
경비보고서 작업 영역 리포트 | 미처리 액션이 있는 경비보고서를 조회합니다. 이 리포트를 사용하여 경비보고서를 리뷰, 반송(보완요청) 및 승인할 수 있습니다. |
경비 관리 대시보드 | 다음과 같은 정보를 조회하는 데 사용합니다.
다음 작업도 수행할 수 있습니다.
|
최대 금액 초과 경비 리포트 | 개인경비로 식별된 라인 및 기재 항목을 제외하고, 경비 항목에 정의된 최대 금액을 초과하는 경비보고서 라인 및 기재 항목을 조회합니다. |
경비 허브 Worklet | 단일 위치에서 경비 태스크 및 리포트를 조회하고 액세스합니다. |
경비보고서 미제출 직원 리포트 | 다음 기준으로 경비보고서를 제출하지 않은 근무자를 조회합니다.
|
Workday 표준 리포트
에 액세스하여 Workday 경비에 대한 모든 리포트를 조회할 수 있습니다.다음과 같은 리포트 데이터 소스를 사용하여 커스텀 리포트를 생성할 수도 있습니다.
- Expense Reports for Company: 회사 또는 회사 계층의 경비보고서를 조회할 수 있습니다.
- Tax Rate Application: 세금 관련 경비보고서를 조회할 수 있습니다.
통합
웹서비스를 사용하여 Workday 경비에 사용할 데이터를 가져올 수 있습니다. 예를 들어 다음과 같습니다.
- Import Credit Cards
- Import Credit Card Transactions
- Import Expense Rate Tables
- Put Expense Item
- Put Expense Rate Table Rule
- Put Payment Election Option
더 많은 웹서비스는 Workday Community의 웹서비스 디렉토리를 참조하십시오.
통합을 사용하여 다음 제공자로부터 신용카드 데이터를 가져오면 근무자가 경비보고서에 신용카드 데이터를 포함할 수 있습니다.
- American Express(AMEX)
- MasterCard
- Visa
다음을 사용하면 근무자가 출장 예약 기록 데이터를 경비보고서에 포함할 수 있도록 Workday로 가져올 수 있습니다.
- 커스텀 통합을 빌드하는Import Travel Booking Records웹서비스
- Travel Booking Inbound Connector
관계 및 터치포인트
기능 | 고려사항 |
|---|---|
예산 | 예산 점검을 사용하여 다음을 수행할 수 있습니다.
|
위원회 | Workday에서 위원회를 설정하면 비근무자를 대신해서 경비보고서 및 지출승인을 생성하여 경비를 환급할 수 있습니다. |
보상 | 직원이 헬스클럽 멤버십 및 등록금 환급과 같은 비용을 청구할 수 있도록 환급적용 수당 플랜을 생성하고 이를 경비 항목과 연결할 수 있습니다. |
재무회계 | 다음을 추적할 수 있습니다.
|
모바일 | 모바일에서 Workday 경비를 사용하도록 설정하면 근무자가 다음을 수행할 수 있습니다.
|
HCM | Workday 경비는 다음의 데이터를 포함하여 Workday HCM의 회사 및 직원 데이터를 사용합니다.
후보자를 대신하여 경비보고서를 생성하여 인터뷰 프로세스 중에 발생한 경비를 후보자에게 환급할 수도 있습니다. |
급여 | 회사 또는 근무자 지급 옵션을 사용하여 경비 환급 방법을 결정할 수 있습니다. |
프로젝트 | 경비와 함께 프로젝트 추적을 사용하여 근무자가 다음을 수행하도록 할 수 있습니다.
|
결제 | 수취인 경비를 수동으로 결제하거나 Workday가 다음에 대한 결제를 자동으로 생성하고 실행하도록 스케줄링할 수 있습니다.
|
학생 | 근무자에게 학생 데이터에 대한 접근 권한을 부여하여 다음을 수행하도록 할 수 있습니다.
근무자가 학생 경비 데이터에만 액세스할 수 있도록 세그먼트화된 시큐리티를 구성할 수도 있습니다. |
Workday에서는 테넌트 전반의 구성 관계를 이해하는 데 도움이 되는 리소스가 포함된 Touchpoints Kit를 제공합니다. Workday Community에서Workday Touchpoints Kit에 대해 자세히 알아보십시오.