設定の考慮事項: 購買アイテムのワークシート

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このトピックの内容は、購買アイテムの一括更新タスクの設定および使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。

設定する理由

Workday のその他の部分への適合

下流への影響と製品間インタラクション

セキュリティ要件とビジネスプロセス設定

実装前に考慮しておく質問事項と制限事項

設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。

機能の概要

ワークシートを使用すると、組織のポリシーに沿った購買アイテムのリクエスト、作成、一括更新に対するワークフローを定義できます。

業務上のメリット

購買アイテムのデータ入力を合理化することで、データの整合性の確保と直感的なデータ入力が可能になります。これにより、大量のアイテム情報を簡単に Workday にロードできるようになります。

ユースケース

この機能を使用して、以下のことができます。

新規および既存のアイテムの情報を一度に最大 1,000 件管理する

ワークシートテンプレートのフィールドとプロンプトをカスタマイズして、アイテム情報の管理を簡略化する

ビジネス全体の各部門が新しい購買アイテムをリクエストできるようにする

従業員のリクエストに応じて、新しいアイテムを処理するために必要な情報を取得する

優先サプライヤのアイテム調達依頼ソーシングルールを設定して一括管理する

考慮すべき質問事項

質問	考慮事項
ユーザーが新しいアイテムをリクエストするときに、カスタムの質問票に回答してもらいますか？	質問票を有効にして、使用することを検討してください。新しい購買アイテムのリクエストに対して一括管理に必要な質問票のタイプを検討します。 "質問票の作成" タスクで質問票を作成できます。作成したら、購買アイテムリクエストタイプに質問票を追加します。購買アイテムリクエストのレビューアに、質問票の回答を閲覧するための "Questionnaire Results" ドメインへのセキュリティ権限があることを確認してください。
購買アイテムの更新、新しい購買アイテムの追加、またはその両方のリクエストタスクを設定しますか？	"購買アイテムリクエストタイプ" では、特定のタイプのアイテムリクエストに対してさまざまなワークブックテンプレートを設定できます。 "購買アイテムリクエストタイプ" オプションについて検討してください。購買アイテムの一括更新 : 既存の購買アイテムを一括更新します。新しい購買アイテムのリクエスト : 新しいアイテムを作成して、別の部門の要件を満たします。
新しいアイテム情報の関連レビュープロセスはありますか？	"調達理由の管理" タスクで拒否理由を設定すると、レビューアが購買アイテムリクエストを拒否した場合の理由を追跡および分析できます。表示調達理由の設定。アイテムリクエストのレビューアは、エラーのあるワークブックをリクエスト者に送り返して修正してもらうこともできます。その際、すでに設定されている既存の情報は失われません。
患者に請求可能なアイテムに対して一括更新を設定しますか？	"患者負担情報" ワークシートテンプレートタイプを使用して、以下のような患者負担情報を一括設定できます。会社購買アイテム ID 収益センター購買アイテム情報テンプレートに以下のプロンプトを追加するように Workday を設定することもできます。 HCPCS 患者に請求可能
複数の購買アイテムリクエストを一度にキャンセルする必要がありますか？	"購買アイテムリクエストの一括キャンセル" タスクを使用して、ステータスが "ドラフト" または "処理中" になっている購買アイテムリクエストを検索して一括キャンセルできます。例: 社員が退職したため、残った未完了アイテムリクエストをクリーンアップする必要があるとします。
アイテム管理に外部アイテムカタログを利用していますか？	Workday に統合された外部アイテムカタログを検索してアクセスするように、購買アイテムリクエストテンプレートを設定できます。個々のアイテムを検索するテンプレート、または特定のアイテム ID のリストを使用してアイテムを一括検索できるテンプレートを作成できます。

推奨事項

ワークシートテンプレートを作成する前に、設定する購買アイテムリクエストタイプとビジネスプロセスを慎重に検討してください。

同じワークブックテンプレート内で同じフィールドを 2 回選択しないでください。

ビジネスプロセスでは、"関連手続き" アクションステップを分けて、アイテムの在庫拠点、PAR 備品置場、調達依頼テンプレートの更新を従業員に促すことができます。

要件

ビジネスプロセスの各エンリッチメントステップについて、対応するエンリッチメントテンプレートを "購買アイテムリクエストタイプ" に設定する必要があります。

購買アイテムの患者負担情報と患者負担情報ワークシートにアクセスするには、

"テナント設定の編集 - 財務会計"

タスクで以下のフィールドを有効にする必要があります。

医療補償オプションを有効にする

患者負担情報を有効にする

制限事項

購買アイテムのワークシートテンプレートをいったん使用すると、そのテンプレートから "テンプレートタイプ" を削除することはできません。

購買アイテムのワークシートの機能は、以下をサポートしていません。

カタログアイテム

テナント設定

"Edit – Tenant Setup Financials"

タスクで

"ID Generator for Purchase Items"

フィールドおよび

"ID Generator for Purchase Item Event"

フィールドを設定すると、以下のビジネスプロセスを使用して作成または変更された購買アイテムに ID 番号が自動的に追加されます。

購買アイテム一括更新リクエスト

購買アイテムリクエスト

購買アイテムイベント

セキュリティ

次のドメインとそのセキュリティポリシーを設定します。

ドメイン	考慮事項
Access Purchase Item Request Type (Segmented)	ユーザーのロールに基づいて、購買アイテムリクエストタイプへのアクセスをユーザーに許可します。最初に、 "購買アイテムリクエストタイプセキュリティセグメントの作成" タスクで作成したセグメントにセキュリティグループを関連付ける必要があります。
Drive	有効にすると、ワークシートへのアクセスが許可されます。
Maintain: Patient Charge	購買アイテムにおける患者負担の指定を設定するためのアクセスを許可します。
Process: Purchase Item Request	レビューアおよび承認者に、すべての購買アイテムリクエストを編集するアクセスを許可します。
Set Up: Purchase Item Request	管理者に、購買アイテムのワークシートテンプレートを設定するアクセスを許可します。
Self-Service: Purchase Item Request	ユーザーに、自分の購買アイテムリクエストへのアクセスを許可します。
Worksheets	アイテム情報を追加するユーザーに、ワークシートへのアクセスを許可します。ワークシートを使用して、購買アイテムリクエストを作成、編集、表示できます。

"Process: Purchase Item Request" ドメインで、以下のサブドメインを設定することもできます。

Process: Purchase Item Request - Cancel

Process: Purchase Item Request - Create/Edit

Process: Purchase Item Request - Reporting

Process: Purchase Item Request - View

ビジネスプロセス

次のビジネスプロセス (セキュリティ権限は "Procurement" 業務分野) を設定し、購買アイテムリクエストを承認のために転送します。

"購買アイテム一括更新リクエスト" では、

"購買アイテムの一括更新"

タスクを開始アクションとして使用します。

"新しい購買アイテムリクエスト" では、

"新しい購買アイテムのリクエスト"

タスクを開始アクションとして使用します。

レビューア用に以下のアクションステップを追加し、My タスクに表示します。

Enrich Purchase Items

リクエストされたアイテムに追加のレビューが必要かどうか評価

レビューが必要な購買アイテム変更の評価

Review Purchase Items

レポート

考慮事項	レポート
購買アイテムの属性に対して行われた変更を追跡します。	アイテム変更ログ
従業員が使用できるアイテムリクエストのタイプと関連タスクを表示します。	購買アイテムリクエストタイプの表示
完了または処理中の購買アイテムの一括更新を表示します。	購買アイテム一括更新リクエストの表示
完了または処理中の購買アイテムのリクエストを表示します。	新しい購買アイテムリクエストの表示
従業員とアイテム管理者は、アイテムリクエストを検索して、購買アイテムリクエストを表示、編集、キャンセルできます。	View Purchase Items Request
このレポートを使用して、購買アイテムリクエストのアイテムのエラーまたは例外を表示します。	アイテム例外の表示
ユーザーは自分が作成したリクエストや、委任されたリクエストを検索できます。	My 購買アイテムリクエスト
Workday テナントで購買アイテムリクエストを検索します。	購買アイテムリクエストの検索

カスタムレポートの作成には、

"購買アイテムリクエスト"

レポートデータソースおよび次のビジネスオブジェクトを使用できます。

Item Requisition Sourcing Rules

購買アイテムの変更

購買アイテムリクエスト

購買アイテムリクエストタイプ

サプライヤアイテム詳細

Supplier Sourcing Rules Changes

インテグレーション

影響はありません。

タスク	考慮事項
任意のフィールドの設定	このタスクを使用して、以下のビジネスプロセスに接続されているタスクのフィールドを非表示にしたり、必須にしたりすることができます。購買アイテム一括更新リクエスト購買アイテムリクエスト
調達理由の管理	このタスクを使用して、購買アイテムリクエストの却下理由を定義できます。その後、レビューアがアイテムリクエストを却下した理由を My タスクでレポートできます。購買アイテム一括更新リクエストのレビュー新しい購買アイテムリクエストのレビュー表示調達理由の設定。