設定の考慮事項: ビジネス プロセス
このトピックの内容を、ビジネス プロセスの設定および使用を計画する際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
多くのアプリケーションの基盤として、Workday ビジネス プロセスは、セキュリティ グループおよび組織階層のメンバーシップに基づいて、認可済ユーザーにタスクを送信します。また、条件付きロジックを設定し、ローカライズされたコンテンツを使用してビジネス プロセスをグローバルに拡大することもできます。
業務上のメリット
Workday ビジネス プロセス:
- 設定可能なプロセス フローを設定できるようにすることで、人、アプリケーション、サービスを簡単に接続することができます。
- 管理者が、IT スタッフやその他のコンサルティング リソースによるサポートなしに、ビジネス プロセスのあらゆる側面を設定できるようになります。
- 550 を超える事前設定されたビジネス プロセスをコピーして変更できるようにすることで、時間を節約し、導入を迅速化できます。
- ワークフローの一部としてサードパーティ アプリケーションと簡単にインテグレーションすることにより、各意思決定の担当者が最新のデータにアクセスできるようにします。
- ビジネス プロセスの完了後に変更履歴を入力する。
- ビジネス プロセス通知を使用して、ビジネス プロセスの参加者とのコミュニケーションを迅速化する。
- ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーを使用して、参加可能なユーザーとそのユーザーが実行できるアクションを決定します。
ユース ケース
ビジネス プロセスでは、以下を行うためのさまざまなシナリオをカバーできます。
- あらゆる種類のリクエストまたは承認を標準化し、追跡する。
- 組織内のさまざまなポジションに対して個別の採用ビジネス プロセスを作成します。
- 購買リクエストを計画から完了まで追跡し、そのプロセスの各取引を誰が完了したかを記録できるようにします。
- 質問票を配布して結果を収集することで、組織内の変化や変化を追跡します。
- レビューおよび電子署名用のドキュメントを配布して、契約プロセスを自動化する。
- 学生の入学出願の評価を自動化する。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
Workday ビジネス プロセスを使用して自動化したい手続きはどのようなものですか？ | 独自のビジネス プロセスを作成することも、特定の業務用に Workday が提供するデフォルトのビジネス プロセスをコピーしてカスタマイズすることもできます。例: "採用"、"戸籍氏名の変更"、および "職務の変更" のデフォルトのビジネス プロセス定義。 |
どのようなタイプの電子署名を使用しますか？ | Workday には、独自の電子署名オプションと、Adobe Sign および DocuSign が用意されています。 |
どのようなタイプのリクエスト、承認、リクエスト レポートが役に立ちますか？ | 組織全体で申請プロセス (例: 購買、社員の休暇、建物のメンテナンス) を統合し、電話、E メール、メッセージ、またはレビューで送信された申請を排除できます。 "リクエスト" ビジネス プロセスを使用すると、Workday 提供のレポートとカスタム レポートが提供されます。 |
どのようなタイプのビジネス プロセス通知が役立ちますか？ | ビジネス プロセス全体のステータス (例: 完了、却下)、またはビジネス プロセスがステップを入力または終了したときにトリガされる通知を作成できます。
ビジネス プロセスで通知の遅延を設定して、カスタム通知の送信時に遅延を設定することもできます。 |
どのような種類のレポートが必要ですか？ | 完了したビジネス プロセスについてレポートを作成したり、変更の監査証跡を提供したり、アクション待ちのビジネス プロセスについてレポートを作成したりすることができます。 |
推奨事項
デフォルトのビジネス プロセス定義を任意の監督組織にコピーし、必要に応じて調整します。異なる組織に対して同じビジネス プロセスの異なるバージョンを作成できます。ビジネス プロセス ロジックは継承されるため、下位組織のカスタム定義が指定されていない限り、下位組織では上位組織のビジネス プロセス定義が使用されます。
ビジネス プロセスのパフォーマンスを最適にするために、ビジネス プロセス定義のステップ数を制限することをお勧めします。
ビジネス プロセスでは、手動以外の連続するステップが最大 72 までサポートされています。非手動ステップとは、ユーザーの操作なしでシステムによって自動的に処理されるステップのことです。例: 必須ではないステップ、
インテグレーション
ステップ、または レポート
ステップ。手動以外のステップが 72 連続して含まれるビジネス プロセスがある場合は、ビジネス プロセス定義を評価してこれらの連続ステップの数を減らすか、条件付きステップを指定してルール ベースのビジネス プロセス定義を設定することをお勧めします。ビジネス プロセスの目標、開始者のロール、またはその他の条件に基づいてルーティング構造を選択するルール ベースのビジネス プロセスを使用できます。
組織構造を設定して、ビジネス プロセスのルーティング、セキュリティ、分析、レポート作成を最適化します。ビジネス プロセス ステップは以下に基づいて処理されます。
- 組織: 従業員、コスト センター、およびその他のリソースのグループ。
- ロール: 従業員に割り当てられた責務。
- 階層: 組織間の親子関係またはレポート関係を確立する構造的属性。
- 勤務地: 地理的属性
"Tenant Analyzer
" レポートを使用して、Workday の推奨事項に照らしてテナント設定を確認する。"ビジネス プロセスの例外の検証"
レポートを使用して、重大なエラーのあるすべてのビジネス プロセス定義を検索します。要件
以下の使用したいビジネス プロセス定義機能を設定および管理します。
- 承認とアクション
- 関連リンク。
- ルール ベースのビジネス プロセス。
- ステップまたは検証要件の条件ルール。
- "関連手続き" タスクおよびチェックリスト
制限事項
すべてのステップ タイプまたはアクションをどのビジネス プロセスにも関連付けることはできません。
"ビジネス プロセス設定オプション"
レポートにアクセスして、ビジネス プロセスに関連付けることができるステップ タイプとアクションを決定します。テナント設定
"テナント設定の編集 - ビジネス プロセス"
タスクを使用して、以下の設定を管理します。
- 添付ファイル
- コメント
- 委任
- 電子署名
- 終了日
通知の設定を管理するには、
"テナント設定の編集 - 通知"
タスクを使用します。"テナント設定の編集 - システム"
タスクを使用して、ビジネス プロセスのタイムゾーンを管理します。セキュリティ
ビジネス プロセスのセキュリティはドメインに設定されませんが、各ビジネス プロセス定義には独自のビジネス プロセス セキュリティ ポリシーが設定され、以下の操作を許可するユーザーを決定します。
- ビジネス プロセスを開始します。
- ビジネス プロセス内のアクション ステップを実行します。
- ビジネス プロセス全体でアクションを実行します。
- 承認、訂正、キャンセル、取消ステップ
- タスクの割当変更。
ビジネス プロセス定義内の各ステップは、そのステップの責任者を定義するセキュリティ グループに関連付けられています。
ビジネス プロセスのセキュリティ ポリシーを表示するには、ビジネス プロセス定義の関連アクション メニューから を選択します。
ビジネス プロセス
Workday には、さまざまな事前設定済みのビジネス プロセスが用意されています。
"ビジネス プロセス定義"
レポートにアクセスして、テナントのビジネス プロセスを表示します。レポート
レポート
| 考慮事項
|
ビジネス プロセス設定オプション
| ビジネス プロセスに関連付けることができるステップおよびアクションを決定します。 |
イベントの検索
| 以下を基準にビジネス プロセス イベントを検索およびフィルタします。
|
ビジネス プロセスの経過日数
| ビジネス プロセス タイプおよびステップの平均プロセス時間 (日数) を監視する。 |
ビジネス プロセス イベントの関連アクション メニューから、を選択します。 | ビジネス プロセスの詳細にアクセスします。
|
アクション待ちのビジネス プロセス トランザクション
| 以下を対象とするすべてのビジネス プロセスが表示されます。
|
処理待ちのビジネス プロセス通知
| 処理待ちのビジネス プロセス通知を表示する。
リクルーティング業務分野など、業務分野における特定のビジネス プロセスにドリルダウンできます。現在、このレポートを使用して処理待ちのリクルーティング通知を特定している場合は、 "リクルーティング " プロンプト オプションですべてのリクルーティング ビジネス プロセスを選択できます。 |
インテグレーション
インテグレーション プロセス
イベントを開始するビジネス プロセスに、 インテグレーション
ステップを設定できます。このイベントにより、1 つ以上のビジネス プロセスに関連付けられたインテグレーション システムが開始されます。インテグレーションのリストから選択できます。Workday Web サービス (WWS) と REST API は、インテグレーションに役立ちます。
関連性のある機能
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。Workday Touchpoints Kit の 詳細については、Workday Community を参照してください。