概念: ビジネス プロセス
Workday のビジネス プロセスは、目的のビジネス目標を達成するために開始、実行、完了する一連のタスクです。ビジネス プロセスを開始すると、タスクが担当ロール (セキュリティ グループへのメンバーシップに基づいてタスクを完了できるユーザー) に転送され、ビジネス プロセス全体でセキュリティ ルールとビジネス ルールが適用されます。
適切なロールを持つユーザーであれば誰でもビジネス プロセスを開始できます。開始されると、各ステップが処理される際には、担当ロールのユーザーに通知が送信され、各ステップが完了するとフィードバックが提供されるため、次のステップに進むことができます。ビジネス プロセスのステップには条件付きを指定できます。
すべてのビジネス プロセスは、ビジネス プロセス定義に基づいています。最初にビジネス プロセスを定義せずに Workday でビジネス プロセスを作成することはできません。Workday のデフォルトのビジネス プロセスは定義されたものであり、ニーズに合わせてカスタマイズできます。このビジネス プロセスを任意の監督組織にコピーし、必要に応じて調整することで、組織ごとに同じビジネス プロセスの異なるバージョンを作成できます。ビジネス プロセス ロジックは継承されるため、下位組織のカスタム定義が指定されていない限り、下位組織では上位組織のビジネス プロセス定義が使用されます。
ビジネス プロセスにデフォルト定義がない場合は、
"ビジネス プロセス定義 (デフォルト定義) の作成
" タスクを使用してデフォルト定義を作成および設定できます。"ビジネス プロセス タイプと使用中のデフォルト定義"
レポートには、使用中のデフォルトのビジネス プロセスが表示されます。"ビジネス プロセス設定オプション"
レポートには、ビジネス プロセスに関連付けることができる組織タイプが表示されます。例
"採用"
は、以下の 2 ステップのシンプルなビジネス プロセスです。- 適切なロール (マネージャや HR パートナーなど) を持つ担当者が Workday で"社員の採用" タスクを完了することにより、ビジネス プロセスを開始します。
- 適切なロール (マネージャや HR パートナーなど) を持つ担当者に"報酬の申請"ステップが転送され、候補者の報酬が申請されます。
最終ステップ (この場合は
"報酬の申請
") または指定された完了ステップが実行されると、ビジネス プロセスは 完了します
。ビジネス プロセス定義
ビジネス プロセス定義は、ビジネス プロセスを構成するステップ (タスク) と、トランザクションの完了を担当するロールのリストです。
ビジネス プロセスのパフォーマンスを最適にするために、ビジネス プロセス定義のステップ数を制限することをお勧めします。
ビジネス プロセスでは、手動以外の連続するステップが最大 72 までサポートされています。非手動ステップとは、ユーザーの操作なしでシステムによって自動的に処理されるステップのことです。例: 必須ではないステップ、
インテグレーション
ステップ、または レポート
ステップ。手動以外のステップが 72 連続して含まれるビジネス プロセスがある場合は、ビジネス プロセス定義を評価してこれらの連続ステップの数を減らすか、条件付きステップを指定してルール ベースのビジネス プロセス定義を設定することをお勧めします。Workday には、ビジネス プロセスを読み取り専用のグラフィカル ビューで表示します。このグラフ ビューを使用すると、設計の伝達、設計の確認、ワークフローの変更の確認が可能になります。ビジネス プロセスの図を表示するには、
"ビジネス プロセス定義
の表示" ページで "図
の表示" をクリックするか、ビジネス プロセスの関連アクション メニューから を選択します。ビジネス プロセス定義を編集する際に、既存のステップのステップ タイプを変更することはできません。ステップ タイプを変更する場合は、ビジネス プロセス定義でステップを削除し、新しいステップ タイプで新しいステップを追加できます。
ビジネス プロセス定義をコピーまたはリンクする場合、元のビジネス プロセス作成日より前の有効日を設定することはできません。
Workday でビジネス プロセスのリストを表示するには、以下を行います。
- "ビジネス プロセス定義" レポートを実行します。
- 監督組織の関連アクションとして を選択します。選択された組織に関連付けられたビジネス プロセスが表示されます。
監査レポートでは、ビジネス プロセスのインスタンスにタグを付けることができます。これにより、テナント内のビジネス プロセス設定の変更 (ビジネス プロセス定義に対する変更など) を追跡してレポートを作成できます。検証タグは、動的なビジネス プロセスには適用できないことに注意してください。その結果、動的なビジネス プロセスの
変更履歴レポート
には、変更履歴エントリは作成されません。"孤立したビジネス プロセス定義の非アクティブ化
" タスクを使用すると、アクティブではあるが孤立しているビジネス プロセス定義をフィルタして非アクティブ化できます。つまり、ビジネス プロセス定義では以下のように処理されます。
- デフォルト定義として設定されていない。
- 組織が関連付けられていない。
- ルール ベースのビジネス プロセス定義の一部ではない。
"孤立したビジネス プロセス定義の非アクティブ化
" タスク の "非アクティブ化するビジネス プロセス定義"
フィールドに、非アクティブ化できるビジネス プロセス定義が孤立したビジネス プロセス定義が表示されます。"確認
" チェックボックスをオンにしてから OK を
選択すると、リストされているビジネス プロセス定義は非アクティブ化されます。このフィールドにビジネス プロセス定義が表示されていない場合に、"確認
" チェックボックスをオンにした場合、テナントには変更は行われません。手動で進展可能なビジネス プロセス タイプの特定のステップについては、"
進展させない"
を設定できます。この機能を使用して、ユーザーが承認なしでイベントを完了ステップに進展させることができる場合における不正のリスクを排除できます。ビジネス プロセス定義で重要なステップを " 進展しない"
に設定すると、イベントが誤って手動進展されるリスクも軽減されます。ビジネス プロセス イベントの " 手動進展
" 関連アクション、または "ビジネス プロセスの
一括操作の管理" タイプを介して、"進展しない"
に指定されているステップから、またはそのステップを介してイベントを進展させることはできません。この機能は、セキュリティ グループに割り当てることができるステップでのみ使用できます。レポート
ステップを除き、セキュリティ グループに割り当てることができないステップは、"進展しない"
として設定できません。ビジネス プロセスとセキュリティ
ビジネス プロセス定義内の各ステップは、そのステップの責任者を定義するセキュリティ グループに関連付けられています。また、このビジネス プロセス定義は、以下の操作を許可するユーザーを決定するビジネス プロセス セキュリティ ポリシーによって管理されます。
- ビジネス プロセスを開始します。
- ビジネス プロセス内のアクション ステップを実行します。
- ビジネス プロセス全体でアクションを実行します。
- 承認、訂正、キャンセル、取消ステップ
- タスクの割当変更。
ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーにアクセスして表示した際、以下のビジネス プロセス アクションのいずれかに予期しないセキュリティ グループが存在する場合は、以下に対して設定されているセキュリティ グループとビジネス プロセス アクションを特定する警告メッセージが表示されます。
- 一時的な承認
- 却下
- 拒否 (Web サービス)
- 手動差戻し
- 割当変更のリクエスト
これにより、無効なセキュリティ グループを特定してセキュリティ ポリシーから削除し、ビジネス プロセスで許可されているアクションに適切な個人がアクセスできるようにすることができます。
ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーに 5 つのビジネス プロセス アクションのいずれかに対して設定されている既存の予期しないセキュリティ グループが存在する場合、セキュリティ ポリシーに変更を加えた場合でも、変更を保存できます。予期しないセキュリティ グループに関する警告メッセージが表示されます。警告メッセージが表示された場合は、設定を十分にテストして、データへの意図しないアクセスが発生しないか、ルーティング ルールが期待どおりに機能するかを確認することをお勧めします。
テナントで意図しないデータ アクセスが発生している場合は、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーからセキュリティ グループを削除することをお勧めします。上記のビジネス プロセス アクションのいずれかから予期しないセキュリティ グループを削除して変更を保存すると、セキュリティ グループをそれらのビジネス プロセス アクションに追加し直すことはできなくなります。また、これら 5 つのビジネス プロセス アクション プロンプトでも、セキュリティ グループを検索できなくなります。
ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで予期しないセキュリティ グループを特定するために、
"セキュリティ例外の検証"
レポートにアクセスし、以下のタブで検証エントリを表示できます。
- ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーの例外
- セキュリティ グループの例外
ビジネス プロセスにタグを付け、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーを変更すると、変更履歴エントリが作成されます。
変更履歴レポート
:
- ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーを初めて編集し、変更を加えずに保存すると、レポートに複数のエントリが追加されます。
- ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーに対してセキュリティの変更が行われると、変更をアクティブ化する前でも、変更履歴エントリがレポートに作成されます。
- セキュリティ ポリシー権限プロンプトを更新すると、レポートの"行"列には、ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーのセクションへのパスが表示されますが、変更された実際のプロンプトは指定されません。
テナントに非アクティブなセキュリティ グループがあり、そのセキュリティ グループにビジネス プロセス セキュリティ ポリシーで使用できなくなったアクションが関連付けられている場合、非アクティブなセキュリティ グループを削除できます。以下のドメインの権限を持つすべてのユーザーは、"
使用不可アクションからの非アクティブなセキュリティ グループの削除" タスクにアクセスして、非アクティブなセキュリティ グループ
を削除できます。
- Business Process Administration
- Security Activation
- Security Configuration
"使用不可アクションからの非アクティブなセキュリティ グループの削除"
タスクは、非アクティブなセキュリティ グループを特定して削除するのに役立ちます。"使用不可アクションからの非アクティブなセキュリティ グループの削除"
タスクを実行する前に、"Activate Pending Security Policy Changes" タスク
にアクセスして、既存のセキュリティ変更を確認しアクティブ化することを強くお勧めします。"Remove Inactive Security Groups from Unallowable Actions"
タスクを実行した後は、"Activate Pending Security Policy Changes"
タスクに再度アクセスしてプロセスを完了する必要があります。"Activate Pending Security Policy Changes"
タスクにビジネス プロセス タイプが表示されていない場合は、引き続き処理待ちのセキュリティ ポリシーの変更を確認します。続行する前に、テナントで非アクティブなセキュリティ グループを削除する必要があるかどうかを判断してください。セキュリティ グループを削除して
"セキュリティ例外の検証"
レポートにアクセスすると、このセキュリティ グループは " ビジネス プロセス セキュリティ ポリシーの例外"
タブに表示されなくなります。"使用不可アクションからの非アクティブなセキュリティ グループの削除
" タスクでは、以下の "セキュリティ例外の検証"
レポート タブに表示される可能性のある検証アイテムには対応しません。
- ドメイン セキュリティ ポリシーの例外
- セキュリティ グループの例外
ビジネス プロセス定義の共有
"ビジネス プロセス定義"
データ ソースを使用して、ビジネス プロセス定義に関する情報を主要な利害関係者と共有できます。例: 選択した一連のビジネス プロセス定義を、開始セキュリティ グループ、個々のワークフロー ステップ、各定義を構成するカスタム通知とともに表示するカスタム レポートを作成できます。このレポートは、上級管理職、プロジェクト マネージャ、またはカスタマー マネージャが使用するために共有またはエクスポートできます。"ビジネス プロセス定義"
データ ソースは、"Manage: Business Process Definitions"
セキュリティ ドメインによってセキュリティ保護されています。