ステップ: ACA フォーム 1094-C および 1095-C の設定
ACA レポートを設定します。
Workday では、IRS 1094-C および 1095-C のレポート要件に準拠できます。以下が可能です。
- 以下に該当する医療補償プランを特定します。
- 自家保険、または全額資金配分されている。
- 最低必要補償の提供 (MEC)。
- 提供最小値の補償範囲 (MVC)。
- 1094-C および 1095-C の要件に基づいて社員グループを定義します。
- 会社別にフォーム 1094-C オプションを設定します。
- "ACA Eligible Large Employer (ALE)" グループを作成します。
- 4980H のセーフ ハーバー資格ルールを作成します。
- 4980H のセーフ ハーバーを設定する。
- 記入済みのフォーム 1094-C および 1095-C を生成し配布する。
- 単一法人 (SLE) 企業の ACA データを処理します。
フォーム 1094-C および 1095-C を設定する前に、コンプライアンス要件を理解してください。Workday では、フォーム 1094-C および 1095-C を作成することができますが、コンプライアンスに関して責任を負いません。
詳細については、次を参照してください。
- "福利厚生プランの編集"タスクにアクセスします。医療補償プランについては、"米国 ACA オプション"セクションで以下を選択します。
- 資金配分方法:
- このチェックボックスは、プランがACA 最低補償金額を提供する場合に選択します。
- ACA 最低必要補償が社員、配偶者、扶養家族に適用されるか。条件付きで配偶者補償を提供することもできます。
セキュリティ: "Benefits" 業務分野の "Set Up: Benefits" ドメイン。 - (任意)"福利厚生の資格ルールの作成"タスクにアクセスします。4980H セーフ ハーバー対応の社員の資格を決定する。4980H のセーフ ハーバー設定を作成する場合は、1 つ以上の ACA 4980H のセーフ ハーバー資格ルールを作成してください。ACA 1094-C および 1095-C の処理の対象となる従業員グループは、フルタイム ステータスに基づいて決定されます。ACA 1095-C 調整の資格ルールを作成する際に、そのグループを含めたり除外したりできます。セキュリティ: "Benefits" 業務分野の "Set Up: Benefits" ドメイン。
- (任意)"ACA 4980H のセーフ ハーバー設定の作成" タスクにアクセスします。4980H のセーフ ハーバーを、選択した社員グループと、前のステップで作成した 4980H 資格ルールと照合します。これらの 4980H のセーフ ハーバーが対象の社員グループに適用される月を示します。セキュリティ:"Benefits" 業務分野の "ACA (ACA) Administration"ドメイン。
- "Create ACA ALE Group"タスクにアクセスします。該当する大規模雇用主 (ALE) は、単一のエンティティまたは関連エンティティのグループとして指定できます。単一法人とは、雇用主識別番号または指定政府エンティティが割り当てられた会社のことです。関連エンティティのグループは、親会社とその子会社です。各法人はフォーム 1094-C を IRS に提出する必要があります。各アラート グループは、1 暦年および 1 つ以上の指定された月に対し、1 つ以上の会社に関連付けられます。このデータは、Form 1094-C の自動入力に使用されます。"Maintain ACA ALE Member Order"タスクを使用して、すべての ALE グループの ALE メンバーをソートし、IRS に送信します。セキュリティ:"Benefits" 業務分野の "ACA (ACA) Administration"ドメイン。
- "1094-C 合計とフルタイム社員数 (月別) の計算" タスクにアクセスします。SLE の場合、数は主要な会社にロールアップされます。セキュリティ: "Benefits" 業務分野の"Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)"ドメイン
- 1094-C 企業設定情報を定義します。
- (任意)"ACA 1094-C Form/Box Tester"レポートと"ACA 1095-C Form/Box Tester"レポートにアクセスします。Workday で ACA ALE グループを使用している場合、ACA 1094-C Form/Box Tester にはACA メンバーのソート順が表示されます。順序は"Maintain ACA ALE Member Order"タスクを使用してソートします。テスターには、"Create ACA 1095-C/1094-C Data"タスクの実行で最後に作成されたデータではなく、Workday で最も更新されたデータが表示されます。データの訂正が完了したら、"Create ACA 1095-C/1094-C Data"タスクにアクセスして、記入済みのフォームを作成します。セキュリティ:
- "Benefits" 業務分野の"ACA (ACA) Administration" ドメイン。
- "Benefits" 業務分野の"Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)"ドメイン
- "Create ACA 1095-C/1094-C Data"タスクにアクセスします。1095-C/1094-C のデータが収集され、このデータから社員の 1095-C フォームを作成できます。データ作成ジョブは、必要に応じて実行できます。データ作成ジョブが実行されるたびに、前回の実行から変更されたデータが上書きされます。1094-C および 1095-C のデータを作成した後は、1095-C データを作成した後で、1094-C 会社設定の連絡先情報を変更できます。"1094-C データのみ更新" チェックボックスをオンにした場合、1095-C データを再作成すると、連絡先情報のみが更新されます。コードなど、他の 1095-C 情報は更新されません。"Create ACA 1095-C/1094-C Data (Corrections)"タスクを使用してデータを更新することができます。1094-C データのみを更新する場合は、"過去に送信したフォームでは 1095-C の訂正を禁止する" チェックボックスをオンにします。未送信の 1095-C フォームの訂正は、チェックボックスのオン/オフに関係なく、必要に応じて生成されます。"View ACA 1095-C Form Data"タスクを使用して、データを確認します。1094-C フォーム データを作成または表示する際には、ALE メンバーのソート順が適用されます。会社が単一法人 (SLE) である場合、SLE 内の複数の会社で働いた社員ごとに 1095-C フォームを 1 つだけ作成します。セキュリティ:
- "Benefits" 業務分野の"Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)"ドメイン
- "Benefits" 業務分野の"Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)"ドメイン
- COBRA 参加者や退職者など、Workday に存在しない扶養家族のデータや、Workday では生成されない必須データをインポートします。2020 税年度から、"Import 1095-C Form Recipients Data" EIB を使用して以下のフィールドに値を入力する必要があります。
- 1 月 1 日時点での社員の年齢。
- 行 14 個人補償の医療費払戻し口座 (ICHR) コード。
- 行 17
- (任意)"社員 1095-C フォームのパブリッシュ" タスクにアクセスします。セルフサービスの社員にフォームをリリースし、PDF を表示および印刷する。セキュリティ: "Benefits" 業務分野の"Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)"ドメイン
- (任意) 社員がモバイル機器でオプションを見つけやすくするため、"1095-C 印刷オプション" オプションを追加します。このオプションは、次の場所に表示できます。
- "福利厚生/支払ハブ" と"ハブの管理"タスク。
- "福利厚生" ワークレット ("ワークレットの設定"タスクを含む)。
セキュリティ: "System" 業務分野の "Set Up: System" ドメイン"福利厚生" ワークレットは、Workday デスクトップでは使用できません。 - (任意)"ACA 1095-C ソート設定の管理" タスクにアクセスします。フィールドのソートと、ファイルを分割する場所を設定します。セキュリティ: "Benefits" 業務分野の"Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C"ドメイン
- "Create ACA 1095-C Forms"タスクにアクセスします。このタスクは、社員と扶養家族のデータが最新で、記入済みのフォームを IRS に送信する準備が整ってからでなければ実行できません。1095-C フォームの作成後に ACA データを変更すると、Workday のデータが送信したフォームと一致しなくなる可能性があります。
- 印刷した 1095-C フォームを IRS に送信するには、"社会保障番号のマスクを解除" チェックボックスをオンにします。このオプションを選択すると、生成された PDF に SSN が表示されます。
- 電子バージョンを受信するアクティブな社員を含めるには、"紙のコピーからオプトアウトした従業員を含める" チェックボックスをオンにします。
セキュリティ: "Benefits" 業務分野の"Process: ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)"ドメイン - IRS にフォーム 1094-C およびフォーム 1095-C のデータを送信します。ステップ: ACA 情報戻り値コネクタの設定を参照してください。
IRS に電子的に送信できる 1094-C および 1095-C フォームが作成されます。従業員がその年に取得した会社ごとに、個別の 1095-C フォームが作成されます。
社員は、"福利厚生/支払ハブ" または "福利厚生" ワークレット (モバイル アプリのみ) で
"Change 1095-C Printing Election"
を選択できます。入力済みの 1095-C フォームを、紙と電子の両方 (PDF) で受領するか、電子コピーのみで受領するように選択できます。作成したフォームと、1094-C および 1095-C のフォーム データを表示します。さらに、以下のレポートにアクセスします。
- 1094-C FTE および合計棚卸し数量の詳細が表示されます。SLE のすべての関連会社の社員情報を表示できます。
- 1095-C フォームの受信者データを表示:
"1095-C フォーム データの削除"
タスクにアクセスして、指定した会社および税年度について選択した 1095-C 受信者データを削除します。以前に送信した 1095-C 受信者データは削除できません。米国の一部の州では、医療補償を確認するために報告が求められます。
"1095-C Eligible Employees by State or Region"
レポートにアクセスして、特定の州または地域における従業員の 1095-C データを表示します。