ステップ: 顧客請求書ドキュメントのメール送信の設定
顧客請求書ドキュメントを印刷した後、その顧客請求書ドキュメントを単独で、または関連付けられた添付ファイルとともにメール送信できます。メール送信をシームレスなプロセスにするため、以下を実行する必要があります。
- テナントで E メール送信を有効にする。
- テナントでメールへの添付ファイルを有効にする。
- 請求書の自動メール送信を有効にします。
E メールは顧客の主連絡先に自動的に送信されます。デフォルト以外のドキュメント送信タイプを使用して、特定の請求連絡先にドキュメントをメール送信したい場合は、以下のステップを実行して環境を設定します。
- 特定の送信方法のドキュメント送信タイプを設定します。
- ドキュメント送信ルールを作成して、目的のインテグレーション システムがある場合はそれに送信タイプをマッピングします。
- 顧客ドキュメントをその顧客の請求連絡先に割り当てます。
- 顧客プロファイルで、ドキュメント送信タイプを顧客ドキュメントに割り当てます。
- (任意)E メール通知用のメール サーバーを設定します。
- "テナント設定の編集 - 通知"タスクにアクセスします。"ビジネス プロセス" 親通知タイプの "カスタム ビジネス プロセス通知"行で、"Default Notification Channels"フィールドの"即時 E メール"を選択します。セキュリティ: "System" 業務分野の"Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications"
- "テナント設定の編集 - システム"タスクにアクセスします。"システム設定" セクションで"E メール内の添付ファイルを許可" チェックボックスをオンにします。セキュリティ:"System" 業務分野の "Set Up: Tenant Setup - System"
- (任意)"ドキュメント送信タイプの管理" タスクにアクセスします。ドキュメント送信タイプを作成し、Workday 提供の目的のドキュメント送信方法に関連付けます。"送信タイプ" が"インテグレーション"の"送信方法"に関連付けられている場合、"ドキュメント タイプ" を"顧客請求書"のみに設定します。"郵送"および"E メール"の "送信方法"は、それぞれ"郵送"および"E メール"の"送信タイプ"に自動的に関連付けられます。これらのデフォルト設定を変更したり、非アクティブに設定したりすることはできません。セキュリティ:
- "Customer Accounts" 業務分野の "Set Up:Customer Accounts" ドメイン
- "Grants Management" 業務分野の"Set Up: Sponsor Accounts"ドメイン。
- (任意)"ドキュメント送信ルールの管理"タスクにアクセスします。電子請求書の場合は、ドキュメント送信ルールを作成し、"ドキュメント送信タイプ"を目的の"インテグレーション システム"にマッピングします。外部税コードを電子請求書に適用するには、インテグレーション システムの"外部税コード リスト"を指定します。"インテグレーション ドキュメントの送信ルールの表示" レポートにドキュメント送信の詳細が表示されます。セキュリティ:"Customer Accounts" 業務分野の "Set Up:Customer Accounts" ドメイン
- (任意) 電子請求書にサードパーティの税コードの影響がある場合は、Workday で外部税コード リストを作成し、内部税コードにマッピングします。
- (任意) 特定の顧客が顧客請求書ドキュメントを受信できるように、請求連絡先を設定してから、ドキュメント送信を設定します。請求連絡先を設定しない場合、E メールは主連絡先に送信されます。参照 ステップ: 顧客の住所と連絡先の設定。
顧客請求書を印刷してメール送信します。