設定の考慮事項: 一時的な支払

機能の概要

Workday では、一時的な支払を使用して、標準の請求および買掛金処理以外で、一時金の支払や不定期の支払を行うことができます。たとえば以下のような内容があります。

持分投資。

利息の支払。

内国為替または外国為替の振替。

合併と買収 (M&A) の支払。

給与計算ベンダーへの支払。

税金支払。

賃金差し押さえの支払。

業務上のメリット

一時的な支払を使用すると、以下が可能になります。

請求書の作成や承認なしで一時金の支払を行う。

"一時的な支払" ビジネスプロセスを使用して時間的制約のある支払を処理し、支払承認プロセスを効率化する。

タイムシートの遅延や調整、支払漏れなど、臨時給与計算の要件に適合する。

ユースケース

次の操作ができます。

決済後に自動的に非アクティブになる 1 回限りの一時的な支払先を作成する。

共通の属性を持つ一時的な支払を作成するための一時的な支払のテンプレートを設定することにより、手作業によるエラーを最小限に抑え、一時的な支払の作成を効率化できるようにする。

1099 MISC レポートや 1099 NEC レポートなどの年度末の給与税レポートに、対象となる一時的な支払を含める (米国)。これにより、1099 支払先と IRS に対して完全で正確な税金支払データを発行できます。

考慮すべき質問事項

質問	考慮事項
ユーザーが特定の銀行口座に対してのみ一時的な支払を作成できるようにするため、銀行口座へのユーザーアクセスをどのようにセキュリティ保護しますか？	セグメントセキュリティグループを設定して、銀行口座へのアクセスを制限できます。セキュリティグループのメンバーのみが、一時的な支払を作成する際に、自身のセキュリティレベルで許可された銀行口座を選択できます。例: マネージャとアナリストに対して銀行口座のセキュリティセグメントを定義します。マネージャはすべての銀行口座にアクセスして一時的な支払を開始できますが、アナリストはセキュリティセグメントにリストされている銀行口座のみを選択できます。
ユーザーが指定の支出カテゴリに対してのみ一時的な支払を作成できるようにするため、支出カテゴリへのユーザーアクセスをどのようにセキュリティ保護しますか？	セグメントセキュリティグループを設定して、一時的な支払の支出カテゴリおよび支出カテゴリ階層へのアクセスを制限できます。セキュリティグループのメンバーのみが、一時的な支払を作成する際に、自身のセキュリティレベルで許可された支出カテゴリを選択できます。例: 買掛金勘定担当者がサプライヤ請求書用に指定された支出カテゴリに対する一時的な支払を作成するのを制限します。担当者は、特定の支出カテゴリのみを使用して、一時的な支払取引を通じて支出を処理できます。
1 回限りの一時的な支払先をどのように設定しますか？	一時的な支払先を作成する際に "一回限りの支払先" チェックボックスをオンにして、初回使用後に支払先を非アクティブにします。一時的な支払が決済されると、1 回限りの一時的な支払先は自動的に非アクティブになります。
Workday では一時的な支払の処理中に、一時的な支払先の決済情報が変更されることをどのように防止していますか？	一時的な支払を送信すると、一時的な支払先の住所と決済銀行口座の情報は保持されます。一時的な支払先に行われる更新が、送信済みおよび承認済みの一時的な支払に影響しないように、この情報はロックされます。これは以下のことに役立ちます。一時的な支払先が一時的な支払を確実に受け取る。一時的な支払での不正なアクティビティを防止する。正常な取引についてレポートを作成する。

推奨事項

機能	推奨事項
カスタム検証	一時的な支払に対するカスタム検証を設定する場合は、サプライヤ請求書で使用するのと同じワークタグ検証を実施することを検討してください。一時的な支払の作成は、サプライヤ請求書の入力に類似しています。
添付ファイルの追加または削除	任意のステータスの一時的な支払に対して添付ファイルの追加や削除を行うには、以下のいずれかの関連アクションに対するドメインアクセスを設定します。添付ファイルの追加 : "一時的な支払の添付ファイルの追加" タスクを使用して、添付ファイルをアップロードします。添付ファイルの追加/変更 : "一時的な支払の添付ファイルの追加/変更" タスクを使用して、添付ファイルをアップロードまたは削除します。例: 完了または照合調整した一時的な支払に関連ドキュメントを追加します。最初にキャンセル、照合調整取消、ビジネスプロセス承認のための再送信を行う必要はありません。
一時的な支払のテンプレート	共通の属性を持つ一時的な支払を繰り返し行う場合は、一時的な支払のテンプレートを使用することをお勧めします。事前定義されたテンプレートの値は、そのテンプレートを使用して作成された新しい一時的な支払に自動入力されます。 "テンプレートからの一時的な支払の作成" タスクを使用して、テンプレートから直接支払を行うことができます。追加テンプレートを作成するには、一時的な支払のテンプレートをコピーして調整します。
会社間の一時的な支払	代行の会社間取引で一時的な支払を作成できます。最初に、会社間プロファイルを使用して、親会社とその関連会社を設定します。一時的な支払を作成する際に、ヘッダーセクションに支払会社を入力します。この会社はデフォルトで行レベルに設定されますが、プロファイルで定義された会社間の連携に変更できます。例: ヘッダーの会社である米国の Global Modern Services Inc. が、行レベルの会社であるカナダの Global Modern Services Ltd. の代行で一時的な支払を行います。一時的な支払を決済すると、以下の会計結果が生成されます。米国の Global Modern Services Inc. には、現金の出金と、カナダの会社からの会社間債権がある。カナダの Global Modern Services Ltd. には、米国の会社への会社間債務がある。

要件

一時的な支払に電子支払方法を使用する場合、支払先の決済銀行口座情報が必要になります。

支払先プロファイルに決済銀行口座の詳細を入力していない場合は、一時的な支払の作成時にこの情報を入力する必要があります。

制限

一時的な支払のテンプレートでは、複数の一時的な支払行がサポートされていません。異なる支出カテゴリの支払を複数の行に分割するには、テンプレートから一時的な支払を作成する際に行を追加します。

テナント設定

従業員のセキュリティグループを設定して、一時的な支払に使用できる銀行口座と支出カテゴリを制限できます。従業員は、自身のセキュリティレベルで許可されている銀行口座と支出カテゴリのみを選択できます。

セキュリティ

"Banking and Settlement" 業務分野の以下のドメイン

ドメイン	考慮事項
Process: Ad Hoc Payee	一時的な支払の一時的な支払先を作成、編集、表示できます。一時的な支払先は、1 回限りの一時的な支払に使用できます。
Process: Ad Hoc Payee - Activate/Inactivate	支払先の関連アクションを使用して、一時的な支払先をアクティブ化または非アクティブ化できます。
Process: Ad Hoc Payment – Add Attachment Process: Ad Hoc Payment – Add/Change Attachment	任意のステータスの一時的な支払について、添付ファイルを追加または削除できます。ユーザーは、一時的な支払における以下の関連アクションのいずれかにアクセスできます。添付ファイルの追加添付ファイルの追加/変更
Process: Ad Hoc Payment – Access Worker Process: Ad Hoc Payment – CORE Process: Ad Hoc Payment (NEW) Process: Ad Hoc Payment – View	一時的な支払を表示、作成、編集できます。 "Process: Ad Hoc Payment – Access Worker" ドメインへのアクセス権がある場合、一時的な支払の作成または編集時に、社員を支払先として選択できます。 "支払先" ドロップダウンリストで、 "検索" フィールドに社員の氏名を入力できます。このドメインを使用すると、一時的な支払に関する Web サービスで社員を支払先として使用することもできます。
Process: Ad Hoc Payment Settlement	一時的な支払を決済し、関連レポートを表示できます。一時的な支払の "Print Check" 関連アクションを使用して、小切手を直接印刷することもできます。
Process: Ad Hoc Payment Reporting	次のレポートを使用できます。一時的な支払のテンプレートの検索支払の検索このドメインは、カスタムの一時的な支払レポートに使用するレポートデータソースとフィルタへのアクセスも許可します。
Set Up: Ad Hoc Payment Template	テンプレートを作成して、共通の属性を持つ一時的な支払を複数作成するプロセスを簡略化できます。

ビジネスプロセス

以下のビジネスプロセスを設定して、一時的な支払とテンプレートをレビューおよび承認できます。

一時的な支払イベント

一時的な支払のテンプレート

レポート

レポート	考慮事項
一時的な支払のテンプレートの検索	このレポートを使用して、一時的な支払のテンプレートを検索およびレビューします。関連アクションを使用して、以下を実行できます。テンプレートをコピーして、別のテンプレートを作成する。承認のために送信されたテンプレートまたはすでに承認されているテンプレートを変更する。 "ドラフト" ステータスのテンプレートを編集する。承認済みのテンプレートから一時的な支払を作成する。
支払の検索	"一時的な支払" 支払カテゴリでフィルタを適用して、組織に該当するすべての一時的な支払を検索します。
一時的な支払先の表示	組織用に作成されたすべての一時的な支払先の詳細を表示します。一時的な支払先の関連アクションを使用して、一時的な支払先をアクティブ化または非アクティブ化することもできます。
一時的な支払の支出カテゴリのセキュリティセグメントの表示	従業員が一時的な支払を作成する際に使用できる支出カテゴリと支出カテゴリ階層を含むセキュリティセグメントを表示します。
1099 Data Audit - Ad Hoc Payments with 1099 Payees and non-1099 Spend Categories	1099 支払先について、支出カテゴリが 1099 以外の一時的な支払行が表示されます (米国)。支払先とそれに対応する支払を年度末の税レポートに含めるには、1099 フォームカテゴリを支出カテゴリと支出カテゴリ階層にマッピングします。その他の 1099 支払先の支払はすべて、追跡されてカテゴリなしとして分類されます。
1099 Data Audit – Ad Hoc Payments with 1099 Spend Categories and non-1099 Payees	1099 支払先以外について、支出カテゴリが 1099 の一時的な支払行が表示されます。一時的な支払とそれに対応する支払先を年度末の税レポートに含めるには、1099 MISC または 1099 NEC の税務当局フォームタイプを支払先に割り当てます。

カスタムレポートを作成するには、以下のレポートデータソースとフィルタを使用することをお勧めします。

レポートデータソースまたはフィルタ	考慮事項
"Ad Hoc Payees" データソース	組織の一時的な支払先を表示します。
"Ad Hoc Payments" データソース	組織の一時的な支払を表示します。結果をフィルタするために、会社または会社階層を入力するよう求められます。
"Ad Hoc Payment Lines" データソース	組織の一時的な支払行を表示します。結果をフィルタするために、会社または会社階層を入力するよう求められます。
"Ad Hoc Payment Template" データソース	組織の一時的な支払のテンプレートを表示します。結果をフィルタするために、会社、金融口座、レポート通貨を入力するよう求められます。
"Bank Account for Ad Hoc Payment Template" データソースフィルタ	一時的な支払のテンプレートをフィルタするために使用される金融口座のリスト。
"Company for Ad Hoc Payment Template" データソースフィルタ	一時的な支払のテンプレートをフィルタするために使用される会社のリスト。
"Currency for Ad Hoc Payment Template" データソースフィルタ	一時的な支払のテンプレートをフィルタするために使用される通貨のリスト。

インテグレーション

以下の Web サービスを使用して、一時的な支払、一時的な支払のテンプレート、一時的な支払先について、インポート、作成、更新を一括で行えます。

Web サービス	考慮事項
Get Ad Hoc Payees	指定した条件を使用して、Workday から一時的な支払先を取得します。その後、サードパーティシステムにその支払先をエクスポートできます。
Put Ad Hoc Payee	一時的な支払に使用する一時的な支払先をインポートして作成します。
Get Ad Hoc Payments	指定した条件を使用して、Workday から一時的な支払を取得します。その後、サードパーティシステムにその支払をエクスポートできます。
Submit Ad Hoc Payment	一時的な支払を追加または更新します。その後、レビューおよび承認のために "一時的な支払イベント" ビジネスプロセスを介して変更イベントを送信します。
Cancel Ad Hoc Payment	Workday システムまたは Workday 以外のシステムから一時的な支払を一括キャンセルします。
Correct Ad Hoc Payment	一時的な支払を一括訂正します。
Get Ad Hoc Payment Templates	指定した条件を使用して、Workday から一時的な支払のテンプレートを取得します。その後、サードパーティシステムにそのテンプレートをエクスポートできます。
Put Ad Hoc Payment Template	一時的な支払のテンプレートをインポートして作成します。
Submit Ad Hoc Payment Template	一時的な支払のテンプレートを追加または更新します。その後、レビューおよび承認のために "一時的な支払のテンプレート" ビジネスプロセスを介して変更イベントを送信します。
Submit Ad Hoc Payment from Template	一時的な支払のテンプレートを使用して、一時的な支払を作成します。その後、"一時的な支払イベント" ビジネスプロセスにその支払を送信します。