設定の考慮事項: 経費管理
このトピックを、[機能] の設定と使用をプランニング際の決定に役立てることができます。以下について説明します。
- 設定する理由
- Workday のその他の部分への適合
- 下流への影響と製品間インタラクション
- セキュリティ要件とビジネス プロセス設定
- 実装前に考慮しておく質問事項と制限事項
設定の全詳細については、タスクの詳細な説明を参照してください。
機能の概要
経費管理では、リアルタイム データを使用して経費を作成および送信するための、再設計されたインターフェイスと自動化されたワークフローが提供されます。これには、経費レポートの自動作成、領収書とクレジットカード取引のリアルタイムのマッチング、拡張されたリアルタイム レポート機能が含まれます。
経費管理は
、既存の経費
管理とは別のサブスクリプションです。経費管理
サブスクリプションを購入すると、経費管理
機能と元の経費管理
機能の両方に完全にアクセスできます。すでに経費
お客様を利用している場合、既存のワークフローとルールを維持することはできますが、自動化された機能にアクセスするには経費管理
サブスクリプションを購入する必要があります。業務上のメリット
経費管理で
は、以下のことが可能です。
- 経費の作成と提出のプロセス全体を最初から最後まで効率化する。
- 経費レポートを自動的に作成し、領収書をクレジットカードの請求金額と照合することで、時間と労力を節約する。
- 取引がクリアされるまで何日も待ち状態ではなく、リアルタイムのクレジットカードデータを使用することで、即時の支出に関するインサイトにアクセス可能。
- 自動照合を使用して重複支払を回避し、リアルタイム アラートを送信することで、エラーや不正のリスクを最小限に抑える。
- 機械学習を使用して過去の行動に基づいて経費を自動的に分類することで、データの精度を向上させる。
- 関連経費が特定の移動に自動的にグループ化されるため、出張追跡が簡素化され、出張は整理が容易になります。
- 社員がカードを使用するとすぐにインスタント モバイル通知を送信して、社員が自分のレポートにアクセスできるようにする。
ユース ケース
- Workday がリアルタイムのクレジットカード承認通知を受信すると、機械学習を使用して経費レポート行とデフォルトの経費アイテムを自動的に作成する。
- 法人クレジットカードが使用されたら、すぐにモバイル プッシュ通知をカード保持者に送信する。
- 経費カード管理者とクレジットカード管理者に会社の支出に関するリアルタイムのレポートを提供し、事前の予算管理と迅速な不正検出の検出を可能にする。
- 経費行のステータスをリアルタイムで追跡し、レポートを作成する。
- 出張日に基づいて経費属性を整理し、自動入力する。
- "経費アクティビティ" ページから、立替払経費やその他の自動化されていない経費タイプの手動経費を直接作成します。
- アップロードされた領収書を今後のクレジットカード取引に自動的に対応付けて、データを単一の経費レポート行に統合。
- 航空運賃カードのクリア データに基づいて、関連経費を特定の移動に自動的にグループ化します。
考慮すべき質問事項
質問 | 考慮事項 |
|---|---|
すべての社員が経費管理機能にアクセスできるようにしますか？ | 引き続き、 経費管理 を導入し、制限事項セクションで説明されている複雑さに対処できます。ハイブリッド インターフェイス アプローチを採用することで、ユーザーは当初の経費レポートのインターフェイスと機能にアクセスしながら、経費管理でまだサポートされていない複雑なタスクや要件を実行できます。また、セキュリティ グループ設定を使用して、経費管理インターフェイスを、米国拠点の社員など特定のサブ母集団に制限することもできます。 |
デフォルトのストラテジーでは、利用先カテゴリ コード マッピングが最も重要ですか？ | Workday、機械学習モデルで経費アイテムを自動入力できない場合の予備として、利用先カテゴリ コード マッピングが使用されます。正確なマッピングにより、履歴トランザクション データが制限されていても、シームレスなエクスペリエンスが確保されます。マッピングが適切に管理されていないと、空白のフィールドが多くなり、ユーザーの手作業が多くなります。 |
カード保持者は支出に関するモバイル プッシュ通知をいつ受信する必要がありますか？ | カードが使用されたらすぐに通知が送信されるようにWorkday を設定できます。即時のアラートにより、ユーザーは販売時点で受領書を取得するようプロンプト、データの精度が向上し、送信の遅延が軽減されます。これらを無効にすると、領収書の紛失やリンクされていない取引が巻に発生する可能性があります。 |
推奨事項
経費管理
をサブスクライブする前に、支払Workdayが使用されなくなったクレジットカード取引とクイック経費をクリアすることをお勧めします。有効にすると、バックログ内のすべてのアイテムについて、Workdayの照合と作成が自動的に試行されます。これらを事前に管理することで、無関係なデータや履歴データのドラフト レポートが世代ないようになります。また、クレジットカード取引が自動で処理されるため、取引が期限切れになると、新しい取引ではなく、処理Workdayのクレジットカード取引に基づいて既存の通知を更新し、トリガすることをお勧めします。
新規"
。利用利用先カテゴリ コード マッピングは最新の状態に保ち、信頼性の高い予備として機能させます。Workday は、機械学習モデルが高精度の候補を提示できない場合に、これらのマッピングを使用してデフォルトの経費アイテムを提供します。
要件
経費管理
サブスクリプションを購入する必要があります。導入する前に、 Workday機能が有効になっていることを確認してください。
- クレジットカード取引の利用先カテゴリ コード マッピング。
- 法人カード機能による支払。
- 領収書スキャン
- Expense Item Defaulting for Receipts
- クレジット カード取引の経費アイテムのデフォルト
- 経費ハブ
制限事項
経費管理
サブスクリプションを購入すると、経費管理
機能と当初の経費管理
機能の両方に完全にアクセスできます。ユースケースが以下に該当する場合、当初の
経費管理の
機能が体験されます。
- レート テーブルまたは出張日誌のある経費
- 各経費に複数の添付ファイル。
- 単位ベースの手当プラン
- デフォルトの出張プロファイルデータ
- 経費作成時のデフォルトの出席者
- 経験を委任する。
- 税務機能。
- 日単位で発生する経費。
- 事前申請へのリンク。
- 手動経費の自動明細化。
- 出席者データの自動入力。
- 出張予約レコードを経費レポート行に追加する。
- 経費で業務上の目的コードを指定する。
- 別の会社に経費を請求する。
- 副ポジション"" への経費の請求。
- 終了検証を表示する。
社員の一部がリストされている制限のいずれかが発生した場合でも、
経費管理
を導入し、ハイブリッド インターフェイス アクセスで制限を管理できます。ユーザーはその制限の中で、経費
でまだサポートされていない複雑なタスクや要件を実行できます。管理、またはセキュリティ グループ設定を使用して、経費管理を特定のサブ母集団に制限します。テナント設定
経費管理
サブスクリプションを購入する必要があります。セキュリティ
ドメイン | 考慮事項 |
|---|---|
Self Service: Automated Expenses
| "Expenses"業務分野のこのドメインは、自動化された経費作成、移動の追跡、および手動による経費作成のインターフェイスを保護します。 |
経費のサードパーティ設定
| このドメインは、Astrada などのWorkdayサブプロセッサと Webhook を設定および管理する能力を保護します。これはクレジットカードをリアルタイムで承認する場合に必須です。 |
レポート
以下のレポート データ ソースとフィールドを使用して、経費アクティビティを分析できます。"クレジット カード承認" レポートデータ ソース、承認からの支出をリアルタイムで追跡できます。"経費レポート行のステータス" レポート フィールドには、"経費アクティビティ" ページの行の現在のステータスが表示されます ("マッチングのレビュー"、"情報が必要"、"送信準備完了" など)。"ML Defaulted Expense Item" レポート フィールドは、機械学習によって経費アイテムがデフォルトに設定された行を識別します。
インテグレーション
インテグレーション | 考慮事項 |
|---|---|
クレジット カード承認 | Mastercard および Visa 取引のクレジットカード承認データをリアルタイムで受け取るには、ネットワーク登録プロセスを完了する必要があります。 |
関連性のある機能
経費管理はサブプロセッサである Astrada と連携して、Mastercard および Visa 取引のリアルタイムのクレジットカード承認データをWorkdayに取り込みます。
Workday が提供する Touchpoints Kit とリソースは、テナント内の構成の関係を理解するのに役立ちます。詳細は、Workday Community の Workday Touchpoints Kit Overview を参照してください。