アワード タスクを管理するタスク リストの作成
- 以下を作成します。
- アワード スケジュール
- アワード タスク タイプ
- アワード タスクのステータス
- セキュリティ: "Grants Management" 業務分野の"Process: Award Tasks"ドメイン。
アワード タスク リストは、1 つのアワードについて完了する必要があるすべてのアワード タスクで構成されます。複数のアワード タスクを手動で追跡する代わりに、アワード タスク リストを使用して管理できます。
アワード タスク リストを使用すると、以下が可能になります。
- アワードに関するすべてのタスクを 1 か所にまとめる。
- さまざまな期日に対してさまざまな頻度でタスクをスケジュールする。
- 各タスクにロールを割り当てます。
- タスクの進捗状況を追跡するステータスを割り当てます。
- アワード タスクを分割支払の請求マイルストーンとして設定します。
- "アワード タスクの管理" タスクにアクセスします。
- (任意) 各タスクを手動で作成する代わりに複数のアワード タスクをタスク リストにインポートするには、アワード タスク リストのテンプレートを選択します。テンプレートからアワード タスク リストを作成すると、テンプレートの日付定義とアワード スケジュールに基づいて実際のタスクの日付が計算されます。選択可能なテンプレートに、報奨と同じ計上期間があるか、計上期間グループが割り当てられていません。"推奨テンプレート" プロンプト カテゴリに、アワードと同じ資金提供者、アワードのタイプ、目的コードを共有するテンプレートが自動的に入力されます。
- "OK"をクリックします。
- このタスクの実施にあたっては、以下を考慮してください。
オプション 説明 選定行デフォルトでは、すべてのアワード タスクが主選定行に割り当てられます。請求マイルストーン分割支払請求タイプの請求スケジュールの場合に表示されます。このチェックボックスをオンにすると、報奨タスクが分割支払の請求マイルストーンとして割り当てられます。割当先が請求マイルストーン タスクを完了すると、分割支払請求行のステータスが"マイルストーン待ち"から "使用可能" に更新され、資金提供者にその分割支払を請求できるようになります。日付資金提供者が完全なレポートを受け取れるようにするには、"終了日"より後の "期日"を選択します。割当先がビジネス プロセス外でタスクを完了した場合、"完了日" を実際の完了日で手動更新できます。割当先がビジネス プロセスを介してタスクを完了すると、この日付が承認者がタスクを承認した日付に更新されます。割当先アワード タスクは、グラント、アワード、アワード ヘッダー組織、またはアワード行の組織に対するロールを持つユーザーに割り当てることができます。"割当詳細" ボタンをクリックすると、報奨タスクが割り当てられている特定の従業員を確認できます。アワード タスクのアラートを設定すると、割当先はアラート設定に応じて、今後のマイルストーンやマイルストーンに関する通知を受け取ります。ステータスこのステータスは、デフォルトで"未開始"に設定されます。"Award Task Event" ビジネス プロセスでアワード タスクを承認のために送信すると、このステータスの代わりに"ビジネス プロセスのステータス"が更新されます。ビジネス プロセスが完了すると、この値が、ビジネス プロセスの完了について定義した報奨タスクのステータスに更新されます。添付ファイルレポートのコピーまたは詳細な手順のリストを添付して、割当先がタスクやレポートを完了するのを支援できます。ビジネス プロセスのステータスこの列は以下のように更新されます。- "アワード タスク イベント"ビジネス プロセスが開始した場合は"処理中"。
- 正常完了: ビジネス プロセスが完了します。
- "OK"をクリックし、"完了" をクリックします。
アワードからアワード タスクのリストを表示および管理できるようになりました。
アワード タスクが時間どおりに完了することを監視します。