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Ultimo aggiornamento: 2025-03-14
Considerazioni sulla configurazione: Data inizio utilizzo effettivo iscrizione

Considerazioni sulla configurazione: Data inizio utilizzo effettivo iscrizione

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della Actual Enrollment Usage Start Date (AEUSD) per un periodo accademico. Questo argomento spiega:
  • Perché effettuare la configurazione.
  • L'impatto a valle e il suo inserimento nel resto del sistema.
  • Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

La Data inizio utilizzo iscrizione effettiva (AEUSD) è un controllo data critico in Workday per i periodi accademici standard. In base a questo controllo della data, il sistema determina quando interrompere l'utilizzo dello stato di carico previsto di uno studente e iniziare a utilizzare lo stato di carico effettivo per l'elaborazione del sostegno finanziario, che influisce sul costo di frequenza, sull'imballaggio, sull'erogazione e su altri processi a valle.

Vantaggi per l'azienda

Quando si utilizza AEUSD, è possibile:
  • Calcolare correttamente lo stato di caricamento previsto di uno studente e il relativo stato di caricamento effettivo dell'iscrizione.
  • Determinare i valori dello stato di caricamento per l'elaborazione del sostegno finanziario, consentendo al sistema di utilizzare l'iscrizione prevista fino alla data di inizio effettiva dell'iscrizione.
  • Garantire un'elaborazione accurata degli aiuti finanziari per COA, imballaggio per merito, imballaggio per necessità ed esborso.

Caso d'uso

Nell'esempio illustrato di seguito, il sistema rettifica automaticamente il pacchetto di aiuti finanziari di uno studente nel AEUSD per tenere conto della modifica dello stato di caricamento.
Prerequisiti:
  • Impostare AEUSD per il 16 gennaio.
  • Impostare le reazioni per la creazione di pacchetti per esigenze e meriti.
  • Abilitare un
    Motivo reazione
     su
    Auto
     e un
    Controllo data revisione manuale
     per
    Inizio utilizzo effettivo iscrizione
     per il motivo di reazione Stato caricamento periodo accademico (POS).
Data
Evento
1° gennaio
Un amministratore del sostegno finanziario esegue il report
Esecuzione processi di servizi finanziari per studenti per studente
 per creare l'istanza di pacchetto iniziale per uno studente iscritto a tempo pieno.
9 gennaio
Lo studente modifica il proprio stato di caricamento in A
metà tempo
.
16 gennaio
Quando l'AEUSD viene raggiunto alle 00:00:
  • Il valore del campo
    Iscrizione effettiva
     cambia da
    No
     a
    Sì
     nel piano di frequenza dello studente.
  • Il sistema Reaction Framework di Workday coinvolge e riconfeziona lo studente con un pacchetto di aiuti finanziari modificato a causa della modifica del suo stato di caricamento.

Domande e considerazioni

Domanda
Considerazioni
Quale AEUSD si desidera utilizzare?
  • Dopo l'aggiunta/eliminazione
     : i pacchetti premio rimangono basati sull'iscrizione prevista e stabili fino a quando l'iscrizione effettiva non viene stabilita in modo più sicuro. Al termine del periodo di aggiunta/eliminazione, il sistema rivaluta il COA e i pacchetti degli studenti in base all'iscrizione effettiva. Gli istituti con programmi tradizionali possono trarre vantaggio da questo approccio.
    • A tale scopo, impostare il valore AEUSD dell'istituto sulle 00:00 del giorno successivo all'ultimo giorno del periodo di aggiunta/eliminazione.
  • Prima dell'esborso
     : considerare quando si verificano le date di erogazione in relazione all'AEUSD. Se si desidera che i fondi vengano erogati in base all'iscrizione effettiva, è necessario utilizzare il riproporzionamento dell'esborso di Workday o assicurarsi che il sistema esegua il riconfezionamento sull'iscrizione effettiva prima della data di erogazione. Gli istituti con programmi tradizionali possono trarre vantaggio da questo approccio.
    • A tale scopo, impostare AEUSD dell'istituto alle 00:00 del primo giorno di erogazione per il periodo accademico. Ciò garantisce che il sistema rivaluta il certificato di autenticità e i pacchetti degli studenti in base all'iscrizione effettiva appena prima dell'erogazione dell'esborso nella stessa esecuzione notturna dell'orchestrazione degli impieghi.
  • Prima della fatturazione
     : in Workday, Dati finanziari studenti utilizza gli importi forfettari dello studente come aiuto finanziario previsto ai fini della fatturazione. Ciò significa che quando il pacchetto dello studente si basa sull'iscrizione prevista a tempo pieno, l'aiuto previsto riflette questo e non si basa sull'iscrizione effettiva in quel momento o su eventuali regole di riproporzionamento dell'erogazione. Gli istituti con modelli di iscrizione fluttuanti nella loro popolazione, come i community college, possono trarre vantaggio dal basare gli aiuti previsti sull'iscrizione effettiva.
    • A tale scopo, impostare il valore AEUSD dell'istituto alle 00:00 del giorno della fatturazione. In questo modo il sistema rivaluta il certificato di autenticità e i pacchetti degli studenti in base all'iscrizione effettiva appena prima che venga eseguita la fatturazione.

Suggerimenti

  • Configurare sempre l'AEUSD per i periodi accademici standard (autunno, primavera ed estate). Sebbene il sistema consenta di configurare questo controllo della data per periodi o moduli non standard, l'AEUSD non viene applicato a tali periodi. Quando non si configura questo controllo della data per un periodo accademico standard, il sistema AEUSD utilizza per impostazione predefinita la data di inizio standard del periodo accademico standard.
  • Imballare inizialmente gli studenti prima dell'AEUSD manualmente o tramite Student Nightly Job Orchestration per garantire che il framework di reazione sia in grado di rilevare eventuali modifiche allo stato del caricamento e riconfezionare gli studenti interessati nell'AEUSD.
  • Per i periodi accademici futuri in cui l'AEUSD finale non è noto, immettere una data provvisoria, quindi rettificarla in modo più vicino all'AEUSD.

Requisiti

Affinché l'elaborazione AEUSD venga eseguita correttamente nel framework di reazione, è necessario utilizzare il motivo reazione POS (Academic Period) nei seguenti criteri di reazione:
  • COA
  • Imballaggio per merito
  • Imballaggio necessario

Limitazioni

  • La funzionalità AEUSD ha effetto solo sugli studenti immatricolati; non influisce sui candidati perché non possono iscriversi ai corsi. Ciò significa che il sistema non rimuove i pacchetti di aiuti finanziari dei candidati in base alla mancata iscrizione dopo l'AEUSD.
  • Il sistema elabora il controllo data AEUSD solo per periodi accademici standard e non per periodi o moduli non standard.
  • In corrispondenza e dopo l'AEUSD, non è possibile apportare modifiche all'AEUSD di un periodo accademico con record esistenti. Verificare che la data impostata sia corretta prima di essa.

Configurazione del tenant

Nessun impatto.

Criteri di sicurezza

Nessun impatto.

Processi aziendali

Nessun impatto.

Report

Nessun impatto.

Integrazioni

Nessun impatto.

Connessioni e touchpoint

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.