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Documentazione
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Ultimo aggiornamento: 2024-09-20
Procedura: Configurare e gestire le modifiche allo stato degli studenti

Procedura: Configurare e gestire le modifiche allo stato degli studenti

  • Configurare i seguenti processi aziendali e criteri di sicurezza nell'area funzionale Student Records:
    • Evento di licenziamento studente
    • Evento di ritiro istituzionale dello studente
    • Evento congedo studente
    • Evento sospensione studente
  • Criteri di sicurezza: i seguenti domini nell'area funzionale Student Records:
    • Manage: Academic Records
    • Reports: Academic Records
È possibile gestire e registrare le seguenti modifiche allo stato del programma di studio per gli studenti in Workday:
  • Licenziamento
  • Ritiro istituzionale
  • Congedi
  • Sospensione
È anche possibile utilizzare i seguenti servizi Web per caricare le modifiche allo stato degli studenti nel sistema:
  • Importare eventi di licenziamento studente
  • Importare i prelievi istituzionali degli studenti
  • Importare congedi studente
  • Importare sospensioni studenti
Le seguenti modifiche di stato:
  • Applicare a tutti i programmi di studio in corso all'interno dello stesso record accademico.
  • Aggiornare di conseguenza i processi correlati in aree come Financial Aid e Student Financials.
È possibile segnalare una data diversa per la modifica dello stato specificando la
Data di determinazione
. Esempio: uno studente presenta le scartoffie per il congedo medico dopo l'inizio del congedo. Utilizzare la data di determinazione per monitorare il congedo in base alla data di presentazione delle scartoffie.
Il sistema utilizza la data di determinazione per il sostegno finanziario. I calcoli di restituzione del titolo IV devono essere completati entro 30 giorni dalla data di determinazione. Il Department of Education richiede la restituzione dei fondi del Titolo IV non maturati entro 45 giorni dalla data del recesso o dalla data di determinazione, a seconda di quale sia la data successiva.
Quando uno studente ha registrazioni con valutazioni finali assegnate ma non ancora pubblicate, non è possibile modificare lo stato del programma di studio. Gli amministratori dovranno rimuovere o pubblicare i voti in attesa per modificare lo stato dello studente.
  1. Impostare i motivi della modifica dello stato.
  2. (Facoltativo) Configurare i seguenti controlli data nell'attività
    Gestione controlli data periodo accademico
     :
    • Elimina senza fine record
    • Rilascia con fine fascia W
    Queste date definiscono il modo in cui il sistema gestisce le iscrizioni correnti e future di uno studente quando lo stato dello studente cambia.
    Quando non si configurano questi controlli della data, il sistema ritira le registrazioni correnti e assegna una valutazione Ritiro.
  3. Creare questionari per il processo aziendale
    Richiesta congedo per studente
     . I questionari consentono di raccogliere informazioni sui motivi per cui uno studente ha richiesto un congedo.
  4. Dal menu delle azioni correlate di uno studente, selezionare
    Record accademico
     e selezionare una delle seguenti attività:
    Opzione Descrizione
    Avviare il licenziamento per lo studente
    Avvia il processo aziendale
    Evento di licenziamento studente
     .
    Avviare la sospensione per lo studente
    Avvia il processo aziendale
    Evento di sospensione studente
     .
    Richiesta ritiro istituto per studente
    Avvia il processo aziendale
    Evento ritiro istituto studente
     .
    È possibile:
    • Accedere a questa attività per i documenti accademici attivi o i documenti accademici con data futura inattivi.
    • Immettere una
      Data prelievo
      passata o futura .
    Gli studenti possono richiedere un prelievo utilizzando l'attività
    Richiesta prelievo
     e specificare una Data prelievo futura.
    Richiesta congedo per studente
    Avvia il processo aziendale
    Evento congedo studente
     .
    È possibile:
    • Accedere a questa attività per i documenti accademici attivi o i documenti accademici con data futura inattivi.
    • Retrodatare il congedo di uno studente immettendo una
      Data inizio congedo
      precedente .
    Gli studenti possono richiedere un congedo utilizzando l'attività
    Richiesta congedo
     .
    (Facoltativo) Specificare la
    Data di determinazione
     per il report in una data diversa.
Al termine del processo aziendale applicabile, il sistema:
  • Modifica lo stato del programma di studio dello studente alle date specificate.
  • Visualizza lo stato nel report
    Panoramica
     del gruppo di profilo Docenti del profilo studente.
  • Contrassegna lo studente per l'orchestrazione degli impieghi notturni per incorporare l'impatto del sostegno finanziario della sua riattivazione.
Il sistema ritira o annulla anche le registrazioni correnti e future in base ai controlli della data configurati per ogni periodo accademico. Quando la data della richiesta di modifica dello stato è:
  • Prima della data
    di fine eliminazione senza record
     , le registrazioni vengono eliminate.
  • Tra le date
    di abbandono senza fine record
     e
    di abbandono con fascia W
     , il sistema ritira le iscrizioni e le iscrizioni in lista di attesa.
  • Dopo la data
    di fine della fascia W
     , il sistema lascia la registrazione invariata.
Il sistema modifica automaticamente il record di rendicontazione dello studente quando:
  • Lo studente ha più record accademici.
  • Una modifica di stato disattiva il record di report.
È possibile utilizzare il report
Visualizzazione storico programma di studio per studenti
 per controllare lo storico delle transazioni del programma di studio di uno studente.
Per modificare la data di determinazione del licenziamento e della sospensione, è possibile utilizzare:
  • Attività
    Modifica programmi di studio per studente
  • Report
    Aggiornamento in blocco stato studente