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Ultimo aggiornamento: 2024-03-08
Considerazioni sulla configurazione: Approvvigionamento multiazienda

Considerazioni sulla configurazione: Approvvigionamento multiazienda

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dell'approvvigionamento multiazienda. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
  • Perché effettuare la configurazione.
  • Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
  • Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
  • Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
  • Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

A livello del tenant, è possibile abilitare la configurazione multiazienda per richieste e ordini di acquisto. Questa configurazione centralizza l'approvvigionamento, permettendo di ordinare per conto di altre aziende con un singolo documento.
Il sistema supporta automaticamente la presenza di più aziende nelle fatture fornitore.

Vantaggi per l'azienda

È possibile creare richieste e ordini di acquisto consolidati per beni, servizi e servizi per progetto per conto di altre aziende. Questa procedura aziendale riduce il numero di ordini di acquisto inviati ai fornitori e consente di risparmiare tempo durante la riconciliazione.

Casi d'uso

  • Richiesta di beni e servizi per più società con 1 sola richiesta.
  • Trasmissione di ordini per più società tramite 1 solo ordine di acquisto, con semplificazione del workflow.
  • Abbinamento tra le fatture multiazienda e gli ordini di acquisto multiazienda, per la creazione di report accurati.
  • Le spese e i beni per le diverse aziende vengono registrati in modo accurato a livello di riga e di intestazione, riducendo il carico di lavoro per la contabili.

Domande e considerazioni

Domande
Considerazioni
In che modo l'azienda utilizza i contratti fornitore per l'approvvigionamento?
Quando si consolidano le richieste per più contratti fornitore a livello del tenant, è possibile creare un contratto fornitore per una gerarchia che include le aziende per le quali si esegue l'approvvigionamento.
Per le transazioni multiazienda prive di consolidamento nei contratti fornitori, il calcolo prezzo del contratto nell'intestazione è valido per tutte le aziende nella riga.
In che modo l'azienda utilizza la modalità interaziendale?
Creare una relazione tra le aziende che prenderanno parte alle transazioni multiazienda.
È possibile creare questa relazione nell'attività
Modifica profilo interaziendale
.
Configurare come capogruppo l'azienda autorizzata a rifornirsi.
Come si modificano e approvano le righe delle transazioni di spesa?
È possibile modificare le aziende nelle righe richiesta durante il processo di creazione e approvazione. Non è possibile modificare le aziende a livello di riga nelle attività di sourcing.
L'azienda utilizza Workday Inventory?
Per Workday Inventory non è possibile modificare l'azienda nella riga relativa al rifornimento o alle richieste di rifornimento deposito a ripristino.
Per gli ordini di tipo rifornimento:
  • Configurare l'azienda che emette ordini per conto della sede nelle attività
    Gestione centro gestione magazzino
     e
    Gestione deposito a ripristino
    .
  • È possibile aggiungere solo righe richiesta e righe ordine di acquisto relative al magazzino o ad aziende proprietarie del deposito a ripristino.
Per configurare l'azienda autorizzata a rifornirsi nelle sedi di stoccaggio, l'azienda deve essere configurata anche come capogruppo nell'attività
Modifica profilo interaziendale
.
Come funzionano le registrazioni contabili per le transazioni multiaziendali?
Nell'attività
Creazione insieme di regole registrazione contabile
, configurare le seguenti regole di registrazione contabile:
  • Crediti interaziendali
     che viene registrata per la capogruppo.
  • Debiti interaziendali
     che viene registrata per le aziende figlie.
È possibile visualizzare le registrazioni contabili per le transazioni di approvvigionamento multiazienda nelle seguenti schede, che elencano nell'ordine di acquisto o nella richiesta le registrazioni contabili per ogni singola azienda:
  • Visualizzazione registrazioni per ordine di acquisto
  • Visualizzazione registrazioni per richiesta
È possibile visualizzare tutte le registrazioni liquidate, ma per visualizzare le registrazioni automatiche di un'azienda è necessario disporre delle autorizzazioni di sicurezza per l'azienda.

Suggerimenti

  • Selezionare le opzioni
    Richiesta
     e
    Ordine di acquisto
     dall'elenco valori
    Abilita elaborazione multiazienda
     nell'attività
    Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
    .
  • Per calcolare rapidamente le fatture da ricevere per le aziende nelle righe ordine di acquisto, utilizzare una gerarchia di tutte le aziende nell'attività
    Creazione fattura da ricevere
    .

Requisiti

Per abilitare la modalità multiazienda per le richieste, abilitarla per gli ordini di acquisto.
Nell'attività
Modifica profilo interaziendale
 creare una relazione interaziendale tra le aziende per le quali si esegue l'approvvigionamento. Selezionare come capogruppo l'azienda autorizzata a rifornirsi.
È necessario disporre di autorizzazioni di sicurezza per l'azienda a livello di intestazione per utilizzare l'attività
Messa a magazzino
 e visualizzare i seguenti documenti:
  • Ordine di acquisto
  • Ricevuta
  • Richiesta
  • Fatturare

Limitazioni

Non è possibile disabilitare questa funzionalità una volta che sono presenti richieste di acquisto multiazienda o ordini di acquisto attivi.
Non è possibile modificare le aziende nelle righe ordine nelle attività di sourcing o dopo l'che si approva l'ordine di acquisto. Inoltre non è possibile modificare le aziende nelle righe dei seguenti documenti:
  • Ricevimenti
  • Resi
  • Fatture
Non è possibile modificare l'azienda negli ordini di tipo rifornimento.
Per utilizzare l'attività
Messa a magazzino
 è necessario disporre di autorizzazioni di sicurezza per l'azienda a livello di intestazione.
Nell'attività
Riporto documenti di approvvigionamento
, la scheda
Saldi
 e i seguenti campi sono vuoti quando un'azienda ha una valuta nella riga documento diversa da quella nell'intestazione:
  • Importo fatturato
  • Importo totale
  • Importo totale OA

Configurazione del tenant

Nell'attività
Modifica configurazione tenant - Dati finanziari
, selezionare
Richiesta
 e
Ordine di acquisto
 dall'elenco valori
Abilita elaborazione multiazienda
.

Criteri di sicurezza

Per visualizzare e modificare i documenti multiazienda, è necessario disporre delle autorizzazioni di sicurezza per l'azienda nell'intestazione. È anche possibile visualizzare tutte le registrazioni a giornale liquidate, ma per visualizzare le registrazioni automatiche di un'azienda è necessario disporre delle autorizzazioni di sicurezza specifiche per tale azienda.
È possibile inoltrare le approvazioni in base alle aziende a livello di riga quando si aggiungono i seguenti sottoprocessi ai processi aziendali richiesta e ordine di acquisto:
  • Evento interaziendale di richiesta
  • Evento interaziendale ordine di acquisto
Per ogni azienda in un documento multiazienda, il sistema visualizza le righe che necessitano di revisione per i responsabili della valutazione assegnati in Mie attività.

Processi aziendali

Per inoltrare le transazioni alla revisione e all'approvazione in base alle aziende specificate nelle righe richiesta:
  1. Configurare il processo aziendale
    Evento di richiesta
     e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Procurement.
  2. Configurare il processo aziendale
    Evento interaziendale di richiesta
     e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Procurement.
  3. Aggiungere lo step azione
    Avvio evento interaziendale di richiesta
     al processo aziendale
    Evento di richiesta
    .
Per inoltrare le transazioni per la revisione e l'approvazione in base alle aziende specificate nelle righe ordine di acquisto:
  1. Configurare il processo aziendale
    Evento ordine di acquisto
     e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Procurement.
  2. Configurare il processo aziendale
    Evento interaziendale ordine di acquisto
     e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Procurement.
  3. Aggiungere lo step azione
    Avvio evento interaziendale ordine di acquisto
     per il processo aziendale
    Evento ordine di acquisto
    .

Report

È possibile utilizzare report di Workday o report personalizzati per i seguenti documenti con più aziende:
  • Ordine di modifica
  • Ordine di acquisto
  • Richiesta
  • Fattura fornitore

Integrazioni

I seguenti servizi Web supportano i documenti di approvvigionamento con più aziende:
  • Get Purchase Orders
  • Get Purchase Order Change Orders
  • Get Receipts
  • Get Returns
  • Get Supplier Invoices
  • Submit Purchase Order
  • Submit Purchase Order Change Order
  • Submit Receipt
  • Submit Supplier Invoice

Connessioni e touchpoint

Funzionalità
Considerazioni
Creazione di ricevimenti
Per visualizzare e modificare i ricevimenti multiazienda, è necessario disporre delle autorizzazioni di sicurezza per l'azienda nell'intestazione.
Messa a magazzino
Per utilizzare l'attività
Messa a magazzino
, è necessario disporre delle autorizzazioni di sicurezza per l'azienda specificata nell'intestazione della ricevuta.
Gli articoli vengono messi a magazzino automaticamente in base alle aziende presenti nelle righe di ricevimento.
Rifornimento magazzino
Le aziende sono disponibili in sola lettura nei documenti multiazienda per il rifornimento.
Per le transazioni di rifornimento, l'azienda viene inserita nella riga in base alla configurazione dell'azienda autorizzata a rifornirsi nell'attività
Gestione centro gestione magazzino
.
Per le transazioni di rifornimento deposito a ripristino, l'azienda viene inserita nella riga in base alla configurazione dell'azienda per approvvigionamento nell'attività
Gestione deposito a ripristino
.
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.