Considerazioni sulla configurazione: Gruppi paga
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dei gruppi paga. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inseriscono nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
I gruppi paga sono tipi di organizzazione che definiscono quali collaboratori e componenti paga elaborare nei calcoli della gestione paghe e retroattiva e la frequenza dei pagamenti. È possibile assegnare gruppi paga ai ruoli dell'azienda per controllare chi può configurare ed eseguire la gestione paghe e a quali collaboratori il ruolo può accedere.
Vantaggi per l'azienda
L'utilizzo dei gruppi paga riduce l'elaborazione manuale, consentendo di elaborare un insieme di collaboratori selezionati in un'unica gestione paghe o in un'esecuzione di gestione paghe retroattiva. Il sistema offre anche la flessibilità di limitare l'accesso ai risultati della gestione paghe tramite la sicurezza configurabile nei gruppi paga.
Casi d'uso
Definire l'idoneità per gli utili e le trattenute da calcolare per i collaboratori di diverse divisioni, reparti, aziende o organizzazioni di supervisione:
- Con piani periodi diversi, ad esempio settimanali, bisettimanali o mensili.
- In diversi paesi
- Di cui si desidera gestire la gestione paghe in ruoli diversi nell'organizzazione.
Perfezionare i calcoli creando anche gruppi paga per sottoinsiemi di collaboratori, ad esempio:
- Aspiranti che ricevono in anticipo i bonus alla firma.
- Collaboratori cessati che ricevono una paga successiva alla cessazione
- Per la gestione paghe per Canada, Francia, Regno Unito e Stati Uniti, i collaboratori con incarichi non pagati.
- Per la gestione paghe per Canada, Francia, Regno Unito e Stati Uniti, esentare e non esentare i collaboratori di tutte le aziende.
Selezionare le categorie di esecuzione per il gruppo paga per indicare i tipi di collaboratori da elaborare, ad esempio i collaboratori cessati o i collaboratori in congedo.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Per la gestione paghe per il Canada e gli Stati Uniti, quali impieghi hanno i collaboratori che vengono elaborati nella gestione paghe?
| I collaboratori con impiego singolo possono appartenere a un solo gruppo paga. Un collaboratore può avere più gruppi paga quando:
|
Quanti gruppi paga si desidera elaborare nella stessa esecuzione di gestione paghe? | Quando i gruppi paga condividono lo stesso piano periodi e lo stesso paese, è possibile elaborarli insieme in gruppi di esecuzione paga. Quando si utilizzano le funzionalità di Workday Payroll, selezionare i gruppi di esecuzione paga anziché i singoli gruppi paga.
Esempio: Configurare la sicurezza per:
|
Come si desidera assegnare i gruppi paga ai collaboratori? | È possibile assegnare gruppi paga:
Per la gestione paghe per Australia, Regno Unito e Francia, è possibile assegnare un collaboratore a un solo gruppo paga. |
In che modo si desidera che il sistema proponga i gruppi paga per i collaboratori? | È possibile configurare:
Il servizio Web Assegnazione gruppo paga non fa riferimento alle regole di assegnazione o alle limitazioni di posizione impostate nel tenant. È necessario inoltrare il gruppo paga per ogni collaboratore. |
Per la gestione paghe per il Canada, quali sono i requisiti di rendicontazione per i collaboratori che trasferiscono i gruppi paga?
| Il sistema popola i dati del record di impiego (ROE) per i collaboratori:
È possibile creare un ROE per tali collaboratori accedendo all'attività Creazione dati ROE per eventi . |
Chi deve avere accesso a quali gruppi paga? | Basare i gruppi paga in base ai ruoli specifici a cui si desidera associarli. Esempi: partner gestione paghe, ruoli personalizzati. È possibile assegnare uno o più partner gestione paghe a uno o più gruppi paga.
Gli amministratori della gestione paghe possono accedere e gestire tutti i gruppi paga dell'organizzazione. Configurare i gruppi di sicurezza per determinare chi può visualizzare i gruppi paga e i relativi membri. È anche possibile creare gruppi di sicurezza più avanzati per combinare i fattori e limitare l'accesso in base a tali combinazioni. Esempio: creare gruppi di sicurezza per concedere a un amministratore finanziario e a un partner di gestione paghe l'accesso a un gruppo paga. |
Quanti paesi vengono elaborati nella gestione paghe? | Creare un gruppo paga per ogni paese che si desidera elaborare perché:
Quando si elabora un'azienda la cui valuta è diversa dalla valuta del gruppo paga, il sistema utilizza il tasso di cambio predefinito. |
Qual è il piano di gestione paghe? | Creare un gruppo paga per ogni frequenza di pagamento, perché è possibile assegnare un solo piano periodi per gruppo paga e categoria di esecuzione. È possibile selezionare un'altra opzione:
|
Suggerimenti
Per ottenere prestazioni ottimali, configurare:
- Idoneità dettagliata del gruppo paga su guadagni e trattenute quando si elaborano più gruppi paga. Questa configurazione consente di limitare i calcoli a un sottoinsieme di collaboratori nel gruppo paga selezionato.
- Gruppi paga per elaborare un massimo di 150.000 collaboratori.
- Regole di assegnazione automatica per ogni gruppo paga.
Quando si carica lo storico a seguito di un'acquisizione, creare un gruppo paga per i collaboratori pagati dall'organizzazione acquisita. Questo gruppo paga consente di tenere separati i collaboratori per il controllo fino a quando non si conferma che i dati caricati sono accurati. Dopo aver completato la verifica, è possibile spostarli nei gruppi paga appropriati nella nuova organizzazione.
Per la gestione paghe per il Canada e gli Stati Uniti, per evitare risultati imprevisti derivanti dai calcoli di retroazione, riproporzionamento e Fair Labor Standards Act (FLSA) durante l'aggiornamento dei gruppi paga, non modificare:
- Date di assegnazione gruppo paga Revocare invece l'assegnazione originale e riassegnare il gruppo paga con la nuova data.
- Le assegnazioni dei gruppi paga dopo l'apertura di un periodo quando i componenti paga hanno un metodo di riproporzionamento di calcoloNessuno dei precedenti.
Requisiti
Informazioni su come configurare la sicurezza configurabile in Workday.
Assegnare aziende ai collaboratori.
Limitazioni
- Non è possibile eliminare gruppi paga o gruppi di esecuzione paga dopo averli inclusi in un'esecuzione gestione paghe. Inoltre, non è possibile eliminare o modificare il piano periodi o le categorie di esecuzione da tali gruppi paga. È possibile disattivare i gruppi paga dopo aver spostato tutti i collaboratori in un altro gruppo paga.
- Quando i collaboratori trasferiscono i gruppi paga durante un periodo paga, il sistema non applica i criteri di idoneità dei collaboratori utilizzati per elaborare un componente paga una sola volta per periodo paga.
- Il sistema non supporta le modifiche retroattive dei gruppi paga o le modifiche dei gruppi paga per i collaboratori con cambi di impiego principale con data futura.
- Per completare o annullare completamente i calcoli della gestione paghe o della gestione paghe retroattiva per un gruppo paga, eseguire questa operazione a livello di gruppo paga. Esempio: l'annullamento dei risultati retroattivi per ogni singolo collaboratore non aggiorna lo stato del calcolo della paga retroattiva del gruppo paga suNon ancora iniziato.
- Non è possibile utilizzare lo stesso gruppo paga sia per l'interfaccia gestione paghe che per Workday Payroll. Se per i gruppi paga esterni è selezionata la casella di controlloUtilizzata nell'interfaccia gestione paghe, non è possibile deselezionarla. Per utilizzare una configurazione di gruppo paga esterno in Workday Payroll, creare un nuovo gruppo paga con la casella di controllo deselezionata.
- La gestione paghe per Australia, Francia e Regno Unito non supporta più impieghi. Quando i collaboratori hanno più impieghi, assegnano solo la loro posizione principale a un gruppo paga.
- Per la gestione paghe per il Canada, il sistema non calcola il ROE canadese per i collaboratori che vengono trasferiti a un gruppo paga nel periodo corrente.
Configurazione del tenant
Nell'attività
Modifica configurazione tenant - Gestione paghe
è possibile abilitare:
- Quali paesi sono disponibili per la selezione nell'elaborazione della gestione paghe durante la creazione dei gruppi paga.
- Workday per elaborare le differenze retroattive da un altro gruppo paga nel gruppo paga principale dei collaboratori.
Criteri di sicurezza
È possibile creare gruppi di sicurezza basati su ruolo (senza vincoli). È quindi possibile selezionare i ruoli associati durante la creazione di gruppi paga per controllare chi può accedere ai dati di gestione paghe correlati.
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Set Up: Payroll - Pay Group Specific nell'area funzionale Core Payroll. | Consente agli utenti di configurare:
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Set Up: Tenant Setup - Payroll nell'area funzionale System. | Consente agli utenti di configurare:
|
Worker Data: Payroll (Pay Group Specific) nell'area funzionale Core Payroll. | Consente agli utenti di visualizzare i collaboratori con un indirizzo di lavoro principale in un paese diverso dal paese del gruppo paga. |
Processi aziendali
Processo aziendale | Considerazioni |
|---|---|
Assegnazione gruppo paga
| È possibile configurare questo processo aziendale come sottoprocesso di:
Quando si configurano le regole di assegnazione automatica dei gruppi paga, è anche possibile aggiungere lo step di azione Revisione assegnazione gruppo paga al processo aziendale Assegnazione gruppo paga . Consente agli amministratori della gestione paghe di rivedere il gruppo paga proposto e di sostituirlo secondo necessità. Quando si configura il processo aziendale per il completamento automatico del Gruppo paga proposto , lo step di revisione viene ignorato. |
Create Position
| Quando si impostano ricerche di personale per pre-impegni e impegni, configurare il sottoprocesso Assegnazione gruppo paga per limitazione posizione in questo processo aziendale per:
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Report
I risultati paga mostrano il gruppo paga a cui appartengono i collaboratori al momento del calcolo della gestione paghe, anche quando i collaboratori cambiano gruppo paga dopo l'esecuzione.
Report o dashboard | Descrizione |
|---|---|
Controllo - Eccezioni paese per gruppo paga
| Consente di visualizzare i collaboratori con un indirizzo di lavoro principale in un paese diverso dal paese del gruppo paga. |
Storico impieghi
| Consente di visualizzare le assegnazioni dei gruppi paga di tutti i collaboratori. È anche possibile visualizzare le assegnazioni dei gruppi paga di un collaboratore specifico accedendo allo storico impieghi nel profilo del collaboratore. |
Tenant Analyzer
| Verificare le configurazioni dei gruppi paga in base ai suggerimenti di Workday per ottenere le migliori performance visualizzando:
È anche possibile visualizzare altre statistiche per gruppi paga. Esempio: il numero di risultati per gruppo paga può indicare configurazioni di categorie di esecuzione che non soddisfano i suggerimenti di Workday. |
Verifica regola assegnazione automatica gruppo paga
Visualizza gruppi paga | Testare le regole di assegnazione automatica e selezionarle per i gruppi paga. |
È possibile utilizzare le seguenti origini dati report quando si creano report personalizzati per creare report sui gruppi paga:
- Tutti i gruppi paga
- Tutti i dettagli gruppo paga in corso X giorni prima della data pagamento
- Righe risultati posteriori calcolo paga per gruppo paga
- Riepilogo risultati calcolo paga per periodo e gruppo esecuzione paga
- Per Gestione paghe per l'Australia,Collaboratori per gruppi paga AUS
- Per Gestione paghe per la Francia,Collaboratori per gruppi paga FRA
- Per Gestione paghe per il Regno Unito,Collaboratori per gruppi paga del Regno Unito
Integrazioni
Per assegnare gruppi paga a più collaboratori in un'unica operazione, utilizzare il servizio Web
Assign Pay Group
. Il servizio Web è lo step di avvio del processo aziendale Assegnazione gruppo paga
, quindi attiva gli step e le approvazioni del workflow esistente. Per completare automaticamente le assegnazioni, ignorando gli step e le approvazioni, selezionare Elaborazione automatica
nel foglio di calcolo EIB. Connessioni e touchpoint
Funzionalità | Considerazioni |
|---|---|
Registrazioni contabili | Workday Payroll converte la valuta dopo la convalida della paga netta. Quando si impostano gruppi paga e contabilità aziendale su valute diverse, il sistema calcola la gestione paghe nella valuta del gruppo paga e trasferisce i risultati alla contabilità in entrambe le valute. I risultati sono quindi disponibili per la creazione di report. |
Calcoli continui della gestione paghe | Dopo aver abilitato i calcoli di gestione paghe continua nel tenant, il sistema lo esegue per tutti i gruppi paga che hanno:
Quando si abilita il calcolo automatico dei risultati della paga iniziale, il sistema lo esegue solo per i gruppi paga completati entro l'ora di inizio pianificata. |
Per la gestione paghe per la Francia, report DSN
| Per garantire configurazioni di sicurezza appropriate per i report DSN, assegnare lo stesso gruppo paga a tutti i collaboratori dello stesso stabilimento. |
Dati finanziari | È possibile filtrare le righe di registrazione per cercare quelle utilizzando il worktag del gruppo paga di un collaboratore. È anche possibile utilizzare i gruppi paga nei regolamenti in:
|
Input gestione paghe | Quando si aggiungono dati di gestione paghe, è possibile:
|
Buste paga | Per ogni gruppo paga, è possibile configurare quando visualizzare le buste paga nel self service dei dipendenti in base alla data di pagamento. |
Piani periodi
Categorie di esecuzione | Quando si configurano i gruppi paga, definire i piani periodi e le categorie di esecuzione da elaborare. Un gruppo paga può avere più categorie di esecuzione, ma una sola categoria di esecuzione regolare. |
Riproporzionamento | Quando i collaboratori con più impieghi trasferiscono gruppi paga o aziende, il sistema gestisce il riproporzionamento:
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Calcoli paga retroattivi | È possibile configurare un'impostazione a livello di tenant per:
Dopo l'esecuzione della retroazione, è possibile aggiornare il gruppo paga di destinazione a un altro in base all'idoneità del collaboratore. |
Dotazione di personale | È possibile assegnare gruppi paga ai collaboratori durante la gestione di impieghi e posizioni nell'ambito dei processi aziendali di HCM.
Quando si aggiorna la data di assunzione di un collaboratore, è possibile modificare la decorrenza delle assegnazioni dei gruppi paga nell'ambito dell'attività Richiesta correzione data inizio collaboratore. |
Studenti | È possibile identificare i gruppi paga da valutare nella determinazione dei costi lavoro-studio per i collaboratori studenti. |
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.