Impostare i piani periodi di gestione paghe e rilevazione presenze e assenze

Administrator Guide

Esaminare le considerazioni sulla configurazione per i piani periodi.

Quando si utilizzano Workday Payroll e Rilevazione presenze e assenze, determinare se creare piani periodi condivisi per entrambi.a

Criteri di sicurezza:

Dominio Set Up: Payroll - Pay Group Specific
nell'area funzionale Core Payroll.

Dominio Set Up: Payroll Interface
nell'area funzionale Payroll Interface.

Impostazione: pagamento su richiesta

Dominio Set Up: Period Schedule
nell'area funzionale Projects.

Dominio Set Up: Time Tracking
nell'area funzionale Time Tracking.

È possibile definire periodi consecutivi per l'elaborazione della gestione paghe e il monitoraggio delle ore, ad esempio settimanali o mensili. Quando le date dei periodi di tempo e dei periodi di paga corrispondono, è possibile utilizzare lo stesso piano per la gestione paghe e il monitoraggio delle ore. I gruppi paga con la stessa frequenza possono utilizzare lo stesso piano periodi.

È possibile impostare piani periodi esistenti per il pagamento su richiesta per definire quando i collaboratori possono richiedere il pagamento anticipato e la funzione di rettifica automatica della data di pagamento per i fine settimana.

Per i pagamenti una tantum, è consigliabile creare pagamenti su richiesta per uno o più collaboratori invece di creare più piani per periodi brevi.

Assicurarsi di avere almeno un periodo nel piano periodi con date precedenti alla decorrenza delle prime transazioni Workday Payroll o HR.

Quando si hanno requisiti specifici oltre alle date di pagamento o alle date di tracciabilità ore, è possibile creare un campo personalizzato utilizzando l'attività

Creazione oggetto personalizzato

. Quindi è possibile:

Aggiungere il campo a un piano periodi, ad esempio per una data limite per l'assunzione.

Aggiungere il campo a uno o più periodi di paga, ad esempio per una data limite per la gestione paghe. I periodi non ereditano gli oggetti personalizzati definiti a livello di piano periodi.

È possibile utilizzare i seguenti servizi Web per caricare o recuperare i piani periodi:

Piano periodi put

Recupero piani periodi

Accedere all'attività

Creazione piano periodi

L'attività contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Utilizzo	Selezionare Gestione paghe e rilevazione presenze e assenze
Giorno di paga normale	Il sistema riporta il Giorno di paga normale nelle dichiarazioni retributive legali dei dipendenti. Il sistema riporta il numero del piano periodi impostato per la categoria di esecuzione regolare del gruppo paga di un dipendente. Per creare valori per questo campo, selezionare Creazione giorno paga regolare gestione paghe .
Giorno di paga normale	Questo campo è solo per gli Stati Uniti.
Rettifica automatica data pagamento	Immettere i valori nei seguenti campi per modificare le date di pagamento che cadono nei fine settimana o nei giorni festivi in un giorno feriale: Sabato Per impostazione predefinita, viene visualizzato zero, a indicare che al momento non è presente alcuna rettifica automatica per le date di pagamento del fine settimana. Immettere un valore per rettificare una data di pagamento di sabato. Esempio: immettere -1 per spostare le date di pagamento da sabato al venerdì precedente. Domenica Per impostazione predefinita, viene visualizzato zero, a indicare che al momento non è presente alcuna rettifica automatica per le date di pagamento del fine settimana. Immettere un valore per rettificare una data di pagamento domenicale. Esempio: immettere -2 per spostare le date di pagamento al venerdì precedente. Calendario festività Selezionare un calendario festivo per evitare che le date di pagamento cadano nei giorni festivi. È possibile selezionare solo 1 calendario festività alla volta. Rettifica automatica nei giorni festivi Selezionare una delle seguenti opzioni: Dopo le festività Prima delle festività Quando si generano manualmente nuovi periodi in un piano periodi esistente, le date di pagamento vengono rettificate e ignorate automaticamente le festività a seconda dell'opzione selezionata. Se si modifica l'impostazione di rettifica automatica delle festività da Dopo le festività a Prima delle festività in un piano periodi esistente collegato ad eventi di calendario, le date di pagamento non vengono rettificate automaticamente. È necessario rettificare manualmente le date di pagamento. È possibile aggiungere date di pagamento che si verificano nei giorni festivi per periodi aggiuntivi non visualizzati nel piano periodi. Il sistema non rettifica automaticamente queste date di pagamento. Per aggiungere il calendario delle festività, utilizzare l'attività Modifica piano periodi aggiuntivi .
Calcolo gestione paghe continua	(Facoltativo) Viene visualizzato quando si abilita il calcolo continuo della gestione paghe nel tenant. È possibile pianificare un orario predefinito per: Eseguire un calcolo completo per aprire ogni periodo di paga. Interrompere la creazione di nuovi job di calcolo continuo per il periodo. È possibile modificare il calcolo completo e gli orari di arresto automatico di singoli periodi.
Paga su richiesta	(Facoltativo) Viene visualizzato quando si dispone dell'accesso di sicurezza al dominio Set Up: Pay On-Demand e l'utilizzo della gestione paghe è identificato nel piano periodi. Giorni dopo la data inizio periodo per aprire le richieste : quando si immette il numero di giorni in questo campo, il sistema inserisce la data effettiva nel campo Richieste aperte nella sezione Paga su richiesta del Piano periodi. Giorni dalla data fine periodo alle richieste di chiusura : quando si immette il numero di giorni in questo campo, il sistema inserisce la data effettiva nel campo Richieste di chiusura della sezione Paga su richiesta del Piano periodi. Rettifica automatica data pagamento - Completare per evitare che le date di pagamento cadano in un fine settimana. La data di pagamento di una richiesta di pagamento su richiesta è determinata dai seguenti campi: Compensazione predefinita Sabato Domenica Compensazione predefinita indica il numero di giorni che il sistema aggiunge alla data della richiesta Pagamento su richiesta per determinare la Data pagamento. Se la Data pagamento derivata dalla Compensazione predefinita cade di sabato o di domenica, il valore nei campi Sabato o Domenica viene aggiunto alla Data pagamento. Esempio: si configurano i seguenti campi: Scostamento predefinito = 1 Sabato = 2 Domenica = 1 Un collaboratore inoltra una richiesta di pagamento su richiesta sabato 1/1. La Compensazione predefinita di 1 indica una Data pagamento di domenica, 1/2. Tuttavia, poiché 1/2 cade di domenica e il valore per la domenica è 1, la Data pagamento effettiva è lunedì 1/3. Per impedire l'elaborazione delle richieste di pagamento su richiesta quando un periodo di paga interseca un anno di calendario, modificare manualmente le date delle Richieste aperte per tali periodi di paga.
Periodi	Immettere la Data inizio periodo , la Data fine periodo e, quando è diversa dalla data di fine periodo, la Data pagamento gestione paghe . Dopo aver salvato il piano periodi, è possibile configurare il sistema in modo che selezioni una data di pagamento in base a un numero di giorni successivo alla data di fine periodo. Selezionare Modifica piano periodi dal menu delle azioni correlate del piano periodi e immettere un valore per il campo Valore predefinito giorni di compensazione data pagamento . Rettificare le date di pagamento che cadono in un giorno festivo.
Valore sostitutivo data registrazione	Immettere una data compresa tra la data di inizio periodo e 31 giorni dopo la data di fine periodo. A seconda della configurazione, il sistema imposta la nuova data sostitutiva come data contabile iniziale per le seguenti registrazioni automatiche in ciclo e fuori ciclo: Importi effettivi marginali Supplemento su richiesta Sostituzione su richiesta Importi effettivi gestione paghe Rettifiche contabili gestione paghe Esempio: per il mese di agosto, la data di inizio del periodo è il 17/08/2020 e la data di fine del periodo è il 30/08/2020. È quindi possibile selezionare una data contabile che rientri nell'intervallo 17/08/2020 e 30/09/2020. Quando si seleziona la casella di controllo Fuori ciclo - Usa data pagamento come data registrazione dalla sezione Contabilità gestione paghe dell'attività Modifica configurazione tenant - Gestione paghe e si immette anche un Valore sostitutivo data registrazione nel piano periodi, il sistema utilizza la data sostitutiva come data contabile per i pagamenti fuori ciclo

Selezionare

Modifica

piano periodi

dal menu delle azioni correlate del piano periodi.

(Facoltativo)Selezionare

Dati aggiuntivi

Modifica

dal menu delle azioni correlate del piano periodi o di ogni periodo. Selezionare quindi il campo personalizzato dall'elenco di valori

Oggetto personalizzato

Quando si crea un piano periodi condiviso con Workday Time Tracking, definire i collaboratori da assegnare ai fini della rilevazione presenze e assenze:

Espandere la sezione

Rilevazione presenze e assenze

Per

Idoneità collaboratore

selezionare tutte le condizioni che i collaboratori devono soddisfare per assegnare la pianificazione.

È possibile scegliere tra le regole create con l'attività

Creazione regole di idoneità per la rilevazione presenze e assenze

Quando si crea un piano periodi condiviso con Workday Time Tracking, specificare le date disponibili per l'immissione ore:

L'attività contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Immissione ore aperta	La data e l'ora in cui i collaboratori possono iniziare a immettere le ore per il periodo. Lasciare vuoto se non sono presenti limitazioni. È possibile eseguire calcoli solo su un periodo aperto.
Blocco immissione ore	La data e l'ora dopo le quali i collaboratori non possono più immettere ore o modificare le immissioni ore per il periodo. Come best practice, bloccare il periodo per l'elaborazione della gestione paghe. È possibile esentare dal blocco gli amministratori della gestione paghe e altri utenti in modo che possano apportare modifiche dell'ultimo minuto ai blocchi orari durante il periodo di blocco iniziale. Gli utenti esenti devono appartenere a un gruppo di sicurezza basato su utente o ruolo associato al dominio Time Tracking: Exempt from Lockout .
Sblocca per rettifiche	Selezionare questa opzione per sbloccare il periodo al termine della gestione paghe in modo da poter immettere e correggere le ore per il periodo utilizzando: Workday Payroll calcolo paga retroattiva per elaborare automaticamente le correzioni. Rettifiche manuali
Chiudere l'immissione ore	La data e l'ora di chiusura finali per il periodo. Impedisce a tutti gli utenti di apportare ulteriori immissioni ore e correzioni per il periodo di tempo. Quando si seleziona la casella di controllo Consenti trasferimento progetto in periodi chiusi nell'attività Impostazione configurazione fatturazione progetti , gli utenti possono trasferire i blocchi orari del progetto in periodi di immissione ore chiusi. È consigliabile selezionare una data che non superi i tre mesi successivi alla data di fine periodo.

I piani periodi si aprono, bloccano, sbloccano e chiudono sempre nell'ora del Pacifico.

I campi

Richiesta aperta

Richiesta di chiusura

nella sezione

Pagamento su richiesta

vengono popolati automaticamente quando si immette

Giorni dopo data inizio periodo per aprire le richieste

Giorni dalla data inizio periodo per chiudere richieste

. È possibile sostituire queste date.

(Facoltativo) Completare la sezione

Maturazioni CoGe gestione paghe

per creare una maturazione anticipata per il periodo.

Non è possibile aggiornare le opzioni di maturazione quando sono in corso i calcoli della gestione paghe per il periodo.

Opzione	Descrizione
Creazione maturazione anticipata	Quando un periodo di paga copre più periodi di rendicontazione, il sistema stima i costi della gestione paghe fino alla fine di un periodo di rendicontazione finanziaria. Workday: Calcola la maturazione a termine come Importo imposta x Somma utili maturati/Totale utili x Rapporto maturazione a termine. Crea la maturazione anticipata come rapporto tra Giorni e Maturazione rispetto a Giorni in Base . Il sistema esclude: Guadagno retroattivo Guadagni con l'opzione Escludi da maturazione anticipata selezionata nella scheda Con data non effettiva dell'attività Modifica guadagno . Spese, se selezionato dall'attività Gestione opzioni contabili gestione paghe . La maturazione a termine non calcola i risultati fuori ciclo per i pagamenti manuali o su richiesta. Per assicurarsi di includere le spese del datore di lavoro nelle maturazioni anticipate, utilizzare il gruppo di componenti paga Employer Paid Benefits per un componente paga. Quando è stata configurata la paga su richiesta per i collaboratori con più impieghi, il sistema calcola le maturazioni anticipate per più da lordo a netto all'interno di un periodo di paga come somma di tutte le imposte legali pagate dal datore di lavoro, inclusi tutti i risultati su richiesta nella paga periodo
Giorni da maturare	Numero di giorni nel periodo di paga per i quali stimare i pagamenti.
Giorni in base	Numero di giorni lavorativi o di calendario in un periodo di rendicontazione finanziario completo, in genere il periodo di paga completa più recente.
Data maturazione	Data in cui creare la maturazione a termine. Questa data utilizzata per la registrazione contabile è in genere l'ultimo giorno del periodo contabile. È anche possibile impostare la data di maturazione corrispondente o successiva alla data di inizio del periodo di paga.
Data storno maturazione	Qualsiasi giorno dopo la data di maturazione. In genere il primo giorno del periodo contabile successivo.

(Facoltativo) Aggiungere una riga alla sezione

Valori sostitutivi data regolamento gestione paghe

per definire date di pagamento diverse per paese. Esempio: definire date sostitutive per paesi con piani bancari diversi per garantire che i pagamenti avvengano nei giorni lavorativi bancari.

Opzione	Descrizione
Paese	Il sistema applica la Data sostitutiva quando il conto bancario che riceve il pagamento si trova in questo paese. È possibile visualizzare il paese del conto bancario nell'attività Conto bancario .
Data sostitutiva	Sostituisce la Data pagamento gestione paghe . Solo per pagamenti in ciclo. Il sistema applica la Data sostitutiva durante il regolamento, ma visualizza la data di pagamento predefinita nei risultati della gestione paghe e nella busta paga.

Il sistema assegna un

Numero periodo

in sequenza a ogni periodo con una data di pagamento nello stesso anno di calendario.

Non è possibile eliminare un periodo designato come primo periodo di elaborazione nel campo

Sostituzione primo periodo di elaborazione

del report

Visualizzazione gruppo paga

Non è possibile eliminare i periodi per i quali sono stati generati risultati di pre-impegno. Se un periodo ha risultati di pre-impegno, viene selezionata la colonna

Impegni

nella sezione

Utilizzato in

della griglia.

Per la Gestione paghe per il Canada, quando si visualizzano o si modificano i piani periodi, il sistema visualizza la scheda

Fattori di annualizzazione canadese

. Elenca i fattori, derivati dai conteggi

N. periodo

, che vengono utilizzati per annualizzare e deannualizzare stipendi e imposte. Per i piani annuali parziali, il sistema utilizza il fattore di annualizzazione per la frequenza dei periodi di paga.

Aggiungere periodi per creare il calendario turni. È possibile:

Aggiungere periodi singolarmente con l'attività

Modifica piano periodi

Generare più periodi con l'attività

Generazione periodi piano periodi

. Per ogni periodo, il sistema popola automaticamente le date pertinenti.

Caricare i periodi con il servizio Web Put Period Schedule
. Immettere tutte le date rilevanti nel foglio di calcolo EIB.

Assegnare i piani periodi di paga ai gruppi paga.

Per assicurarsi che i collaboratori non siano idonei per più di un piano periodi, rivedere periodicamente il report

Controllo - Collaboratori con più piani periodi

Per la gestione paghe per il Regno Unito, accedere al

report Piano periodi - UK Payroll Pay and Tax Period