Considerazioni sulla configurazione: Input gestione paghe

Administrator Guide

Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dei dati della gestione paghe. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:

Perché effettuare la configurazione.

Come si inserisce nel quadro generale di Workday.

Effetti a valle e interazioni tra prodotti.

Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.

Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.

Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.

Di che cosa si tratta

Gli input di gestione paghe consentono di aggiungere, rettificare o sostituire i calcoli della gestione paghe. È possibile scegliere una delle seguenti modalità:

Aggiungere o sottrarre un importo dal risultato di un componente paga.

Sostituire il risultato di un componente paga con un valore diverso.

È possibile creare un input una tantum o un input continuativo che si ripresenti in ogni periodo di paga.

Vantaggi per l'azienda

Gli input di gestione paghe aumentano la precisione nei calcoli della gestione paghe, consentendo di rettificare un calcolo per un singolo collaboratore o più collaboratori contemporaneamente. È possibile utilizzare i dati della gestione paghe per:

Incorpora dati da origini esterne, offrendo maggiore flessibilità nei calcoli della gestione paghe.

Assegnare tipi di dati non numerici ai calcoli correlati, inclusi testo, data e valore booleano.

Casi d'uso

Rettificare o fornire informazioni su ore o assenze da un'origine esterna.

Rettificare le voci paga storiche.

Rettificare i calcoli e gli importi delle imposte.

Immettere gli utili e le trattenute una tantum o continuativi.

Fornire importi di bonus o incentivi da fonti esterne.

Per la gestione paghe per Canada, Irlanda, Regno Unito e Stati Uniti:

Immettere informazioni sui rimborsi del prestito.

Fornire le tariffe calcolate da un'origine esterna.

Per la gestione paghe per la Francia:

Aggiungere le regolarizzazioni dell'imposta sul reddito.

Specificare gli importi dei pagamenti IJSS.

Fornire dettagli sulle indennità di trasporto.

Domande e considerazioni

Domande	Considerazioni
Quanti dati della gestione paghe si prevede di immettere?	Quando sono disponibili solo pochi input, è possibile immetterli facilmente tramite l'interfaccia utente. Quando sono presenti più dati di gestione paghe, è possibile: Utilizzare il servizio Web Import Payroll Input per creare integrazioni o utilizzare gli EIB per caricare in blocco i dati della gestione paghe. Creare una cartella di lavoro per i dati della gestione paghe per aggiungere e modificare i dati della gestione paghe in un foglio di calcolo. I dati immessi nella cartella di lavoro aggiornano automaticamente i dati immessi nella gestione paghe di Workday. I dati della gestione paghe immessi in Workday non aggiornano automaticamente la cartella di lavoro; per visualizzare tali aggiornamenti, rigenerare la cartella di lavoro.
Chi gestirà i dati della gestione paghe?	È possibile eseguire le seguenti operazioni: Gli amministratori della gestione paghe per aggiungere informazioni sulla gestione paghe tramite attività, un processo aziendale o EIB. I partner di gestione paghe di fornire dati specifici per l'input gestione paghe, creando una cartella di lavoro per l'input gestione paghe. Creare un modello in cui selezionare i campi per i quali un utente può immettere i dati. Generare quindi una cartella di lavoro che i partner di gestione paghe possono utilizzare per immettere i dati. È anche possibile bloccare e sbloccare le cartelle di lavoro per impedire l'immissione di dati in orari specifici. Esempio: durante un calcolo della gestione paghe. Gli amministratori non della gestione paghe per terminare i dati della gestione paghe continuativa dei collaboratori nell'ambito di una cessazione.
In che modo si desidera impedire agli utenti di aggiungere dati alla gestione paghe per se stessi?	Le attività di Workday impediscono automaticamente agli utenti di aggiungere o modificare i pagamenti per se stessi. Gli utenti possono aggiungere dati di gestione paghe solo per se stessi utilizzando un servizio Web. Per evitare che ciò avvenga, selezionare la casella di controllo Servizi Web gestione paghe - Non consentire aggiunta/aggiornamento per collaboratore come self service nell'attività Modifica configurazione tenant - Gestione paghe .
Aggiungere a un importo calcolato o sostituire un importo calcolato?	Per aggiungere un importo calcolato, creare un input di rettifica gestione paghe. Il sistema continua a visualizzare il calcolo iniziale e crea una voce aggiuntiva per aumentare o diminuire un pagamento. Per sostituire completamente un importo calcolato, creare un input di gestione paghe sostitutivo. Il sistema sostituisce l'importo calcolato con l'importo immesso per la gestione paghe.
Come si desidera modificare le informazioni provenienti da un'altra area di prodotti Workday, ad esempio Rilevazione presenze e assenze, o fornire informazioni da un'origine esterna?	È possibile creare: Un input di gestione paghe sostitutivo per i componenti paga che si basano sugli input di gestione paghe per il loro valore. Un input di rettifica gestione paghe quando si modificano gli importi provenienti da Workday. È possibile utilizzare valori sostitutivi o di rettifica in entrambi i casi, ma gli input di gestione paghe di rettifica visualizzano sia l'importo originale sia la rettifica. Quando si crea un input di rettifica per un componente paga che si basa sui dati della gestione paghe per il suo valore, il sistema visualizza un risultato pari a zero per l'importo del componente paga originale.
Si desidera sostituire un intero pagamento?	È possibile utilizzare i dati della gestione paghe per sostituire un importo relativo a un calcolo relativo a ricavi, trattenute o componenti paga per un singolo risultato in ciclo. Per sostituire un intero risultato di gestione paghe, valutare la possibilità di creare un pagamento sostitutivo su richiesta o manuale.
Si stanno rettificando i pagamenti della retribuzione?	Per le rettifiche ai pagamenti una tantum della retribuzione, è consigliabile modificare il pagamento una tantum della retribuzione. Il sistema imposta tutti i calcoli della gestione paghe associati su Richiede ricalcolo . Se si decide di utilizzare un input gestione paghe per rettificare un pagamento una tantum, immettere un input di rettifica gestione paghe anziché un valore sostitutivo. Apportare le modifiche appropriate anche ai pagamenti una tantum in Retribuzione.
Quali tipi di dati si desidera utilizzare per la gestione paghe?	È possibile assegnare uno dei seguenti tipi di valore di input a un calcolo correlato immesso tramite l'input della gestione paghe: Booleano Data Testo Numerico Se si seleziona Testo, è necessario aggiungere anche una tabella di ricerca valori di input. Quando si crea un calcolo correlato, è possibile immettere un Valore predefinito dello stesso tipo di dati del tipo di valore di input.
Si sta aggiungendo un pagamento per un collaboratore trasferito a livello internazionale (CAN, IRL, Regno Unito, USA)?	È possibile creare un pagamento finale su richiesta anziché un input della gestione paghe.
È necessario calcolare imposte specifiche per la gestione paghe (USA)?	Quando si attiva e si configura la mappatura delle sedi fiscali, il sistema determina le imposte da calcolare in base ai worktag delle sedi nella gestione paghe. Quando si include un worktag sede in una gestione paghe, il sistema risolve le imposte associate alla sede, indipendentemente dalle scelte fiscali del collaboratore.

Suggerimenti

Quando si aggiungono dati di gestione paghe, specificare gli ID batch in modo da poterli eliminare in blocco in caso di errore. Dopo aver completato un risultato di gestione paghe che utilizza un ID batch, non è più possibile eliminare l'ID batch.

Quando si rettificano le informazioni da Rilevazione presenze e assenze, modificare le informazioni all'origine anziché utilizzare i dati della gestione paghe, quindi ricalcolare la gestione paghe. In questo modo è possibile garantire che:

Le rettifiche future ai dati Rilevazione presenze e assenze non determinano pagamenti in eccesso o in difetto.

I saldi delle assenze sono accurati per il pagamento alla cessazione.

Anche altri calcoli e report di gestione paghe che utilizzano i dati sono accurati.

I calcoli retroattivi futuri utilizzano i valori modificati.

Per la gestione paghe per Australia, Irlanda e Regno Unito, quando si rettificano i componenti della paga basata su imposte, assicurarsi di aggiungere i dati della gestione paghe per tutti i PCRC correlati.

Per la gestione paghe per la Francia, per modificare i contributi legali, sostituire i valori PCRC delle trattenute Memo invece di modificare la trattenuta dei contributi. La sostituzione delle trattenute per nota consente di mantenere i massimali e gli stipendi lordi coerenti nei calcoli dei contributi. Esempio: per modificare il valore dei contributi AGIRC-ARRCO, sostituire i valori della retribuzione lorda e del tetto massimo della trattenuta Memo - Reference Values for AGIRC-ARRCO [FRA]
.

Per la gestione paghe per gli Stati Uniti, quando si aggiungono dati di gestione paghe per FLSA, utilizzare le date di inizio e di fine corrispondenti al periodo FLSA appropriato.

Requisiti

È possibile elaborare i dati della gestione paghe solo per i collaboratori e i componenti paga configurati per essere inclusi nel processo di gestione paghe nella scheda

Generale

di una categoria di esecuzione.

Per ricevere un input di gestione paghe, i collaboratori devono soddisfare anche l'idoneità del componente paga della competenza o della trattenuta.

Configurare la categoria di esecuzione in modo da includere i collaboratori e i componenti paga appropriati.

Indipendentemente dalla configurazione nella scheda

Non attivo (a ciclo, Sostituzione su richiesta)

per la categoria di esecuzione, il sistema elabora i dati della gestione paghe una tantum per i collaboratori non attivi.

Limitazioni

Una volta elaborato un input di gestione paghe, non è possibile sostituirlo con un nuovo input. Quando un collaboratore dispone di più dati sostitutivi della gestione paghe, il sistema somma gli importi.

Non è possibile aggiornare un input di gestione paghe in corso esistente che si trova in un risultato di gestione paghe completata. Per aggiornare i dati della gestione paghe in corso, terminare i dati della gestione paghe esistenti e crearne uno nuovo.

Quando si eliminano in blocco i dati della gestione paghe, è necessario eliminare singolarmente ogni batch corrispondente a un ID batch. Il sistema non supporta l'eliminazione in batch a selezione multipla.

I processi di gestione paghe retroattivi non aggiornano gli importi di input della gestione paghe esistenti. Quando si crea un input di rettifica gestione paghe, il sistema può rettificare l'importo originale, ma non l'input di rettifica gestione paghe.

Configurazione del tenant

È possibile utilizzare l'attività

Modifica configurazione tenant - Gestione paghe

per:

Impedire agli amministratori della gestione paghe e ai partner di utilizzare i servizi Web per aggiungere dati sulla gestione paghe.

Selezionare la data di fine da suggerire nell'attività per terminare i dati della gestione paghe in corso dei collaboratori nell'ambito di una cessazione. È possibile modificare la data dell'attività.

Criteri di sicurezza

Dominio	Considerazioni
Drive nell'area funzionale System.	Gli utenti possono accedere all'interfaccia di Drive per visualizzare le cartelle di lavoro di input della gestione paghe. Gli utenti con accesso a questo dominio possono visualizzare tutti i dati in una cartella di lavoro condivisa con loro, indipendentemente dalle altre impostazioni di sicurezza relative ai dati. Non possono modificare i dati nella cartella di lavoro. Esempio: gli utenti possono visualizzare i dati anche se non dispongono dei diritti di accesso all'input della gestione paghe o al gruppo paga specifico a cui si riferisce la cartella di lavoro.
Uno dei seguenti domini nell'area funzionale System: Business Process Administration Manage: Business Process Definitions	Gli utenti possono visualizzare e modificare le definizioni dei processi aziendali, ad esempio i processi aziendali Fine gestione paghe e Cessazione .
Set Up: Payroll (Payroll Input Workbooks) nell'area funzionale Core Payroll.	Gli utenti possono creare, modificare, eliminare e visualizzare i modelli di input della gestione paghe.
Worker Data: Payroll (Payroll Input) nell'area funzionale Core Payroll.	Gli utenti possono aggiungere dati di gestione paghe. Non è possibile limitare l'accesso ai dati della gestione paghe per componente paga. Assicurarsi di fornire l'accesso solo agli utenti che comprendono l'impatto dei dati della gestione paghe su tutti i componenti paga.
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbooks – Workbook) nell'area funzionale Core Payroll.	Gli utenti possono generare una cartella di lavoro di input per la gestione paghe.
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook – Generate) nell'area funzionale Core Payroll.	Gli utenti possono aggiungere o aggiornare i dati della gestione paghe nelle cartelle di lavoro generate.
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook – Lock) nell'area funzionale Core Payroll.	Gli utenti possono bloccare le cartelle di lavoro di input della gestione paghe.
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook – Unlock) nell'area funzionale Core Payroll.	Gli utenti possono sbloccare le cartelle di lavoro di input della gestione paghe.
Worksheets nell'area funzionale System	Gli utenti possono visualizzare tutti i dati in una cartella di lavoro condivisa con loro, indipendentemente dalle altre impostazioni di sicurezza correlate ai dati. Non possono modificare i dati nella cartella di lavoro. Esempio: gli utenti possono visualizzare i dati anche se non dispongono dei diritti di accesso all'input della gestione paghe o al gruppo paga specifico a cui si riferisce la cartella di lavoro.

Processi aziendali

Processi aziendali	Considerazioni
Richiesta dati gestione paghe	Consente di inoltrare richieste di input di gestione paghe per i collaboratori, che il sistema inoltra per la revisione e l'approvazione.
Fine dati gestione paghe	Come sottoprocesso del processo aziendale Cessazione , consente di terminare i dati della gestione paghe in corso dei collaboratori nell'ambito di una cessazione.

Report

Report o dashboard	Considerazioni
Input gestione paghe in corso con ID riferimento	Consente di raccogliere le informazioni necessarie per creare un caricamento EIB che modifichi l'input della gestione paghe continua esistente. Esempi: ID riferimento, ID batch.
Immissione gestione paghe per ID batch	Consente di controllare i caricamenti dei dati della gestione paghe verificando la rettifica e i totali sostitutivi per tutti i dati della gestione paghe per un ID batch specifico.
Dati gestione paghe non elaborati	Utilizzare per identificare i dati della gestione paghe non elaborati.
Tenant Analyzer	Utilizzare la scheda Convalide del report per verificare che l'idoneità del collaboratore sia impostata correttamente per i componenti paga che consentono l'input della gestione paghe.
Visualizzazione dati gestione paghe per collaboratore	Consente di verificare i dati della gestione paghe esistenti per un collaboratore e visualizzare se i dati vengono utilizzati nel calcolo della paga o nei risultati del calcolo paga retroattivo.
Ricerca dati gestione paghe	Consente di visualizzare facilmente i dati della gestione paghe. Quando si esegue il report, il sistema visualizza i seguenti dettagli in ogni riga di input della gestione paghe: N. utilizzi risultati gestione paghe in ciclo N. utilizzi risultati gestione paghe fuori ciclo N. utilizzi retroattivo risultati gestione paghe Righe di input (PCRC e importo) È quindi possibile utilizzare vari criteri di ricerca per filtrare ulteriormente le righe di input della gestione paghe e fare clic sul pulsante di azione in blocco Visualizza dettagli input gestione paghe . Viene generato un report dettagliato di tutti gli input della gestione paghe selezionati. Per accedere al report Ricerca dati gestione paghe , è necessario creare un criterio di sicurezza per il dominio Reports: Payroll Input . Nei criteri di sicurezza aggiungere il gruppo di sicurezza Amministratore gestione paghe con l'autorizzazione di accesso Visualizzazione. Eseguire l'attività Activate Pending Security Policy Changes .

È possibile utilizzare le seguenti origini dati report quando si creano report personalizzati sugli input della gestione paghe:

Risultati calcolo paga per organizzazione, collaboratore, periodo e intervallo date (alla data di fine periodo secondario)

Dati della gestione paghe

Input gestione paghe per periodi

Quando si crea un report personalizzato, è possibile recuperare le informazioni sulla gestione paghe per un collaboratore utilizzando il campo di report

Dati gestione paghe con filtri facoltativi

nell'oggetto business Collaboratore
.

Integrazioni

Servizi Web	Considerazioni
Importazione dati gestione paghe Inoltro dati gestione paghe	Utilizzare il servizio Web Import Payroll Input perché è ottimizzato per l'importazione in blocco. È anche possibile utilizzare il servizio Web Submit Payroll Input .
Terminate Employee	Consente di terminare i dati della gestione paghe continuativa dei collaboratori nell'ambito di una cessazione.

Connessioni e touchpoint

Funzionalità	Considerazioni
Calcoli di gross-up (CAN, FRA, IRL, UK, USA)	È possibile utilizzare i dati della gestione paghe per fornire l'importo netto per una competenza o una trattenuta lorda.
Pagamenti su richiesta	Quando si crea un pagamento su richiesta, è possibile caricare i dati della gestione paghe esistenti come valori di pagamento. Il sistema carica tutti i dati di gestione paghe attivi per un collaboratore, indipendentemente dalla categoria di esecuzione o dall'idoneità del componente paga.
Componenti paga	È possibile configurare i componenti paga per consentire o meno l'input della gestione paghe. L'idoneità del collaboratore di un componente paga determina anche se un collaboratore può ricevere un input di gestione paghe. Il sistema fornisce diversi calcoli che fanno riferimento ai dati della gestione paghe che è possibile utilizzare come criteri di idoneità. Esempi: Input gestione paghe (una tantum) esistente per componente paga e Input gestione paghe (costante) esistente per componente paga . Assicurarsi di selezionare l'idoneità appropriata per i dati della gestione paghe che si desidera elaborare. Quando un input della gestione paghe non viene risolto o non è disponibile per l'input, verificare la configurazione del componente paga.
Categorie di esecuzione gestione paghe	La categoria esecuzione gestione paghe determina i componenti paga da elaborare in un'esecuzione gestione paghe, inclusi gli input della gestione paghe. Il sistema fornisce diversi stati di elaborazione che fanno riferimento all'input della gestione paghe che è possibile utilizzare per identificare i collaboratori da elaborare. Esempio: Cessato con dati gestione paghe in corso .
Elaborazione retroattiva	È possibile elaborare i dati della gestione paghe retroattiva per gli utili e le trattenute configurati per il ricalcolo durante un calcolo della gestione paghe retroattiva. I processi di gestione paghe retroattivi non aggiornano gli importi di input della gestione paghe esistenti. Quando si crea un input di rettifica gestione paghe, il sistema può rettificare l'importo originale, ma non l'input di rettifica gestione paghe.
Dotazione di personale	È possibile configurare il processo aziendale Cessazione per consentire agli amministratori non della gestione paghe di terminare le immissioni della gestione paghe in corso.

Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.

Altri effetti

Quando un periodo è suddiviso in più sottoperiodi, il sistema applica le seguenti regole di elaborazione per gli input della gestione paghe:

Per i dati della gestione paghe una tantum: il sistema elabora l'intero input nel sottoperiodo che ha la data di fine dell'immissione.

Per i dati della gestione paghe continuativa: il sistema risolve i dati in ogni sottoperiodo e applica il riproporzionamento, se specificato.

Per il riproporzionamento lordo-netto, è possibile impostare l'idoneità del collaboratore per il componente paga in modo che venga risolto una sola volta per periodo di paga.

Considerazioni sulla configurazione: Paga per i collaboratori cessati

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