Concetto: Step Revisione documenti

Utilizzare l'attività

Creazione documento

per aggiungere documenti al sistema. L'attività consente di:

Caricare un documento direttamente come allegato.
Creare un modello per un documento generato dinamicamente.
Collegamento a un documento in un sito esterno.
Verificare che il contenuto e l'URL del sito esterno siano aggiornati.

È consigliabile evitare di utilizzare gli allegati per elaborare le informazioni di identificazione personale (PII). Impossibile cancellare gli allegati.

Ogni step

Revisione documenti

consente di distribuire più documenti statici e un documento generato.

Quando si configura uno step

Revisione documenti

in una definizione di processo aziendale e si abilita l'opzione

Allegato obbligatorio

, per lo step è richiesto un documento. Dopo che un documento è stato aggiunto durante lo step

Revisione documenti

e l'evento è stato completato, annullato o revocato, l'amministratore del processo aziendale può selezionare

Processo aziendale

Gestione allegati

dal menu delle azioni correlate dell'evento per gestire gli allegati. L'amministratore del processo aziendale può rimuovere il documento. Tuttavia, quando un documento è obbligatorio, l'amministratore del processo aziendale deve aggiungere un altro documento per sostituirlo.

Il sistema consente di:

Ottenere conferme o firme elettroniche dai collaboratori per i documenti.
Abilitare o richiedere a un collaboratore di caricare un documento nel sistema.
Aggiungere condizioni per determinare quando un documento è disponibile per la revisione.
Creare report sullo stato dei documenti in un processo aziendale.
Consente di visualizzare tutti i documenti caricati nella scheda
Documenti
del record di processo completo del processo aziendale.

I documenti caricati dai collaboratori sono disponibili nel File documento collaboratore solo quando il collaboratore li ha firmati elettronicamente e il processo aziendale di distribuzione è correlato al collaboratore. Esempio:

Assunzione

,

Inserimento in azienda

e

Richiesta congedo

.

Il sistema acquisisce le seguenti informazioni quando si firma elettronicamente un documento senza utilizzare un tipo di integrazione firma elettronica:

Il collaboratore che ha inoltrato lo step
Revisione documenti
.
La data e l'ora in cui è stata inoltrata l'attività Mie attività.

Il sistema registra queste informazioni nel Record processo completo dello step del processo aziendale e anche nel File documento collaboratore per i processi aziendali relativi al collaboratore. Il sistema non archivia gli indirizzi IP degli utenti che inoltrano le attività Mie attività.

Per motivi di verifica, gli indirizzi e-mail che terminano con .edu e altri domini assegnati dall'istituto possono causare problemi quando si tenta di firmare documenti tramite Adobe nello step

Revisione documenti

. Se un firmatario non è in grado di accedere o firmare un documento, è consigliabile fornire un indirizzo e-mail dell'account diverso o firmare il documento al di fuori di Workday ed elaborare il documento manualmente.

È possibile includere l'output del report come parte di uno step

Revisione documenti

selezionando un report personalizzato o standard dall'elenco di valori

Documento

.

È possibile selezionare un solo documento di tipo di output report per step

Revisione documenti

. Quando si seleziona un documento di tipo output report, è possibile selezionare le opzioni Criteri report, Tipo di output e Condivisione output report. È anche possibile selezionare Tag report e specificare un utente di sistema con accesso al report per generare l'output del report.

Specificare un utente di sistema nella scheda

Esegui come utente

per fornire l'accesso corretto per la generazione di report quando si configura lo step

Revisione documenti

con un report e:

Inoltrare lo step al gruppo di sicurezza Candidato (solo self service).
Utilizzare un tipo di integrazione della firma elettronica.

È possibile condividere l'output del report con altri utenti in gruppi di sicurezza con vincoli. Quando il processo aziendale raggiunge lo step

Revisione documenti

, il report viene eseguito utilizzando l'autorizzazione del destinatario nello step

Revisione documenti

. Il sistema archivia il documento risultante nel File documento collaboratore per il destinatario.

Gli utenti autorizzati appartenenti a un gruppo di sicurezza configurato nello step

Revisione documenti

possono accedere all'output del report nel File documento collaboratore del destinatario quando il destinatario:

Conferma o firma l'output del report.
Oggetto dell'evento del processo aziendale.

Se si accede a Workday come proxy, non è possibile accedere all'output del report nel File documento collaboratore del destinatario. Solo gli utenti autorizzati possono accedere alla scheda

Documenti

del record di processo completo dell'evento del processo aziendale padre.

Il sistema consente di reindirizzare uno step

Revisione documenti

solo da determinati processi aziendali. Per questi processi aziendali, è possibile consentire agli utenti di rifiutare uno step

Revisione documenti

. Quando gli utenti rifiutano, il sistema reindirizza i documenti a un gruppo di sicurezza configurato per la revisione. Il responsabile della valutazione sceglie se spostare i documenti allo step successivo o rinviarli a uno step precedente per la revisione. Esempio: modifiche a una lettera di offerta o a un contratto di lavoro.

Utilizzare il report

Opzioni di configurazione processo aziendale

per verificare che un processo aziendale abiliti il reindirizzamento per gli step

Revisione documenti

.

È possibile configurare i documenti per Adobe Sign nello step

Revisione documenti

selezionando

E-Sign di Adobe Sign

come

Tipo di integrazione firma elettronica

. Il periodo di conservazione dei dati per Adobe è indipendente da Workday. È consigliabile impostare il periodo di conservazione su almeno 6 settimane. In caso contrario, alla scadenza del periodo di conservazione, i documenti verranno cancellati da Adobe storage cloud e non potranno più essere recuperati da Workday.

Non è possibile aggiungere regole condizionali a un documento configurato per Adobe Sign.

Non è possibile delegare, ma è possibile riassegnare gli step

Revisione documenti

configurati per l'utilizzo di Adobe Sign. È possibile visualizzare questi step nel report

Attività processo aziendale non delegate

.

Quando si riassegna uno step

Revisione documenti

configurato per l'utilizzo di Adobe Sign:

Il sistema rimuove l'attività Mie attività da Mie attività dell'assegnatario iniziale e disabilita l'URL di firma.
Adobe genera un URL firma per il nuovo assegnatario.
Il sistema aggiunge l'elemento Mie attività con l'URL della firma appena generato alle Mie attività del nuovo assegnatario.
Il sistema aggiorna il record del processo completo e il file del documento del collaboratore in modo che il nuovo assegnatario sia il firmatario del documento, se lo firma.
Il sistema sostituisce l'assegnatario iniziale con il nuovo assegnatario nell'attività
Verifica stato firma elettronica
.

Non è possibile riassegnare un'attività quando tutti i ruoli in un gruppo di firme non sono assegnati. Assegnare il ruolo, quindi accedere all'attività

Riavvio revisione documenti

per riavviare il processo. La riassegnazione non viene conservata dopo l'esecuzione

del riavvio revisione documenti

. Il sistema riporta l'attività in Mie attività dell'assegnatario iniziale.

Tutti gli utenti a cui si riassegna l'attività devono avere un indirizzo e-mail nel sistema. Più di un firmatario nello step non può utilizzare questo indirizzo e-mail. Non è possibile riassegnare un'attività:

Più di una volta.
A un utente che fa già parte di un gruppo di firme per quello step.
Da un utente che fa parte di un gruppo di firme precedente per quello step.
in cui un utente ha firmato ma non ha ancora inoltrato un documento.

Quando si fa avanzare manualmente uno step

Revisione documenti

configurato per Adobe Sign, il sistema disabilita l'URL di firma e annulla il documento con Adobe.

Se si seleziona l'opzione

Rimuovi documenti in attesa di firma elettronica quando il documento viene annullato

nell'attività

Modifica configurazione tenant - Processi aziendali

, il sistema rimuove il documento dal server Adobe.

Quando si fa avanzare manualmente un processo aziendale fino al completamento dello step

Revisione documenti

configurato per Adobe Sign, il documento non viene inviato al server Adobe e Adobe non genera un URL di firma.

Quando si firma elettronicamente un documento utilizzando Adobe Sign, Adobe memorizza l'indirizzo IP nel registro delle firme.

Se sono presenti più documenti in un singolo step Revisione documenti, non è possibile firmare elettronicamente ogni documento utilizzando Adobe Sign.

Quando l'amministratore carica più file da inviare in un'unica distribuzione, può verificarsi l'unione dei file a seconda della configurazione di Adobe Sign. Ciò significa che, quando si configurano più documenti in un singolo step

Revisione documenti

, il sistema aggiunge le firme elettroniche solo all'ultimo documento della serie visualizzato al momento della firma. Se si desidera una firma in ogni pagina, è consigliabile aggiungere tag di firma Adobe a ogni documento dello step per assicurarsi che ogni documento che richiede una firma ne abbia una (per ulteriori informazioni, consultare la documentazione di Adobe Sign relativa ai tag di testo). Adobe Sign offre varie opzioni di configurazione per la firma di più documenti in un'unica transazione. Per ulteriori informazioni su questa funzionalità, fare riferimento direttamente alla documentazione di Adobe.

Quando si unisce un candidato a un collaboratore e il candidato ha un'attività

Revisione documenti

in attesa, l'attività

Revisione documenti

in attesa viene rimossa se si utilizza

la firma elettronica di Adobe Sign

come

tipo di integrazione firma elettronica

. Dopo l'unione, è consigliabile utilizzare l'attività

Revisione documenti

per aggiungere nuovamente lo step.

È possibile configurare DocuSign nello step

Revisione documenti

selezionando

E-Sign by DocuSign

come

Tipo di integrazione firma elettronica

.

Non è possibile aggiungere regole condizionali a un documento configurato per la firma elettronica di DocuSign.

È possibile delegare un processo aziendale in cui sono configurati step

Revisione documento

con E-Sign by DocuSign. L'utente delegato riceve una notifica Mie attività e può cambiare account, ma non può firmare i documenti.

Esempio: in Mie attività, un manager può passare da un account a un collaboratore che ha uno step

Revisione documenti

in cui è configurato E-Sign by DocuSign ed è in attesa di azione. Il manager può visualizzare l'elemento Mie attività, ma non può firmare il documento.

Quando si fa avanzare manualmente un processo aziendale fino al completamento dello step

Revisione documenti

configurato per DocuSign, il sistema non invia il documento al server DocuSign e DocuSign non genera un URL di firma.