Considerazioni sulla configurazione: Delega
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dei processi aziendali di delega. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
La delega consente agli utenti di concedere a un'altra persona la possibilità di avviare processi aziendali per suo conto o di eseguire azioni sugli elementi Mie attività. Gli utenti possono impostare una data di inizio e di fine per coprire un periodo specifico oppure possono delegare ad hoc.
La delega è diversa dalla riassegnazione di un'attività. La riassegnazione sposta definitivamente la responsabilità di un'attività da una persona a un'altra. La delega non rimuove la responsabilità (proprietà) dell'attività dal titolare dell'attività originale, ma consente all'utente di eseguire attività per conto del titolare dell'attività originale.
Vantaggi per l'azienda
La delega consente agli utenti di condividere la responsabilità dei propri processi aziendali tra colleghi, subordinati e superiori, a seconda della configurazione del tenant. La delega garantisce che le attività non vengano bloccate quando un utente non è disponibile.
Casi d'uso
- Delegare attività di processo aziendale. (Esegui le mie attività per mio conto): un manager in congedo può delegare gli elementi di Mie attività, come l'approvazione delle richieste di PTO, al proprio manager che può quindi approvare eventuali richieste di PTO in arrivo.
- Avvio del processo aziendale delegato (Inizio per mio conto): un utente in trasferta di lavoro può impostare un periodo di delega per fare in modo che un delegato crei le note spese per suo conto mentre è fuori sede.
- Delegare una singola attività: un utente può delegare a un collaboratore l'approvazione di una nota spese specifica per suo conto.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
A chi si desidera che gli utenti possano delegare un'attività? | È possibile configurare l' elenco di valori Utenti che possono delegare attività a nell'attività Modifica configurazione tenant - Processo aziendale per determinare a chi un utente può delegare un'attività. La casella di controllo Date fine obbligatorie si applica alle deleghe Mie attività e non alle deleghe per attività singola. |
Quali elementi Mie attività si desidera delegare a qualcun altro? | Quando si delegano tutti i processi aziendali nell'attività Gestione delegazioni , il delegato può accedere a tutti gli elementi Mie attività su cui il delegante può intervenire in Mie attività. È possibile che non si desideri che un delegato visualizzi e acceda ad alcuni elementi di Mie attività. |
Si desidera che il delegante mantenga la visibilità sulle attività che ha delegato? | Quando si abilita la casella di controllo Mantieni accesso alle attività delegate in Mie attività nell'attività Gestione delega , le attività verranno visualizzate in Mie attività durante il periodo di delega. Quando si aggiunge una nuova configurazione di delega o si aggiorna una configurazione esistente e si selezionano le opzioni Per tutti i processi aziendali e Per processo aziendale , il sistema abilita automaticamente la casella di controllo Mantieni accesso alle attività delegate in Mie attività . |
Si desidera abilitare la delega solo per processi aziendali specifici? | Valutare la possibilità di configurare i criteri di sicurezza dei singoli processi aziendali che si desidera abilitare per la delega selezionando la casella di controllo Consenti delega processo aziendale nella sezione Limitazioni criteri . |
Si desidera che i delegati possano creare report per conto dei deleganti? | Tenere presente che quando si delega la creazione di un elemento, il delegato ha accesso a tutto lo storico per tale elemento. Esempio: quando si delega la creazione delle note spese, il delegato può copiare tutte le note spese esistenti. |
Creare, recuperare e aggiornare in blocco le configurazioni delle deleghe? | Valutare la possibilità di utilizzare i seguenti servizi Web per semplificare la configurazione della delega dei processi aziendali eliminando le immissioni manuali:
I servizi Web consentono all'organizzazione di risparmiare tempo, ridurre gli errori e migliorare l'efficienza operativa, consentendo aggiornamenti precisi e mirati delle deleghe dei collaboratori. |
Suggerimenti
È consigliabile testare a fondo il workflow della delega in un ambiente non di produzione prima di configurare la delega nell'ambiente di produzione.
Includere:
- StepRevisioneoApprovazionenel processo aziendaleRichiesta modifica delegaquando si desidera che qualcuno riveda le deleghe prima che diventino effettive. Ogni volta che qualcuno configura una delega per un periodo di tempo, viene avviato il processo aziendaleRichiesta modifica delega.
- Uno stepdi approvazionenel processo aziendaleDelega attivitàquando si desidera che qualcuno riveda le deleghe di singole attività prima che diventino effettive. Ogni volta che qualcuno delega una singola attività dalle Mie attività, viene avviato il processo aziendaleDelega attività.
Non configurare gli step del processo aziendale di esclusione dalla funzionalità Mie attività per le attività che vengono spesso delegate.
Evitare di assegnare un numero elevato di deleghe a un singolo utente per evitare problemi di performance.
Requisiti
Nei criteri di sicurezza dei processi aziendali che si desidera rendere disponibili per la delega, è necessario:
- Consentire ai gruppi di sicurezza di delegare l'azione di avvio ad altri nella sezioneChi può avviare il processo aziendale.
- Selezionare la casella di controlloConsenti delega processo aziendale.
L'evento che si desidera delegare deve essere corrente o futuro.
Limitazioni
I delegati potrebbero non avere le stesse autorizzazioni di sicurezza per gli oggetti protetti del delegante. Esempi: campi e attività di report. È consigliabile testare a fondo il workflow della delega in un ambiente non di produzione prima di configurare la delega nell'ambiente di produzione.
Non tutti i processi aziendali consentono la delega. Quando si delega uno step Azione da svolgere e un'attività incorporata in uno step
Azione da svolgere
non consente la delega, l'attività non viene visualizzata nelle Mie attività del delegato come Attività da svolgere.Le impostazioni di delega del tenant si applicano solo agli utenti che richiedono la delega per conto proprio. Quando si abilita gruppi di sicurezza basati su ruolo o su utente per richiedere la delega per conto di altri, queste impostazioni non si applicano.
I delegati possono richiedere la riassegnazione per qualsiasi attività delegata, ma non possono delegare attività delegate a un altro collaboratore.
Quando gli utenti delegano singoli elementi Mie attività, non possono impostare l'inizio e la fine della delega.
Il sistema impedisce a un processo aziendale delegato di accedere a determinate funzionalità di Workday che richiedono la connessione a un altro servizio, tra cui:
- Conversioni in background
- Stampa di moduli aziendali
- Integrazioni (inclusi Reports as a Service, API REST e Workday Studio)
- Report pianificati
- Accesso ai documenti in Miei report
- Soluzioni
Quando uno step del processo aziendale
Azione
, Approvazione
o Impegno
è configurato per essere escluso da Mie attività e si delega l'attività, l'attività non verrà visualizzata nelle Mie attività del delegato o del delegante.Se non è possibile accedere a un'attività delegata che è stata esclusa, i seguenti elementi:
- L'amministratore dei processi aziendali può interrompere la delega accedendo all'attivitàGestione impostazioni delega.
- Il delegato può interrompere la delega tramite delega di singola attività.
Configurazione del tenant
È possibile utilizzare l'attività
Modifica configurazione tenant - Processi aziendali
per:
- Date di fine obbligatorie per la delega. La casella di controlloDate fine obbligatorienon si applica alla delega di attività singola.
- Applicare limitazioni di routing durante la delega. Quando le limitazioni di routing impediscono al sistema di inoltrare un processo aziendale a un delegato, il processo aziendale viene inoltrato a un delegato alternativo. I delegati alternativi non possono avviare un processo aziendale per conto di un delegato. Quando si abilita la casella di controlloApplica limitazioni al routing durante la delegae un delegato approva uno step, il delegato viene considerato un responsabile dell'approvazione precedente. La possibilità di intervenire su uno step viene annullata quando è presente una limitazione di routing per un responsabile approvazione precedente, anche quando si tratta di uno step parallelo allo stepApprovazione. Il delegato non disporrà dell'autorizzazione per completare lo step successivo a causa della limitazione di routing per lo step e ora è un responsabile dell'approvazione precedente.Se si configurano le impostazioni di delega con un delegato alternativo e si deseleziona la casella di controlloApplica limitazioni al routing durante la delega, viene visualizzata una pagina di conferma. Se si deseleziona la casella di controllo, i delegati alternativi verranno rimossi dalle impostazioni di gestione delle deleghe. I delegati alternativi non riceveranno elementi delegati.Se si abilita la casella di controlloApplica limitazioni al routing durante la delega, il campoDelegato alternativonon è obbligatorio nel servizio WebPut Business Process Delega.
Criteri di sicurezza
Configurare il dominio
Business Process Delegation
nell'area funzionale System.Processi aziendali
È possibile delegare l'azione di avvio su alcuni processi aziendali.
Configurare i criteri di sicurezza per il processo aziendale
Richiesta modifica delega (definizione predefinita)
. Se la definizione predefinita per questo processo aziendale non esiste nel tenant, è necessario crearla.Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Processi aziendali per delega
| Consente di visualizzare un elenco di processi aziendali abilitati per la delega. |
Attività processo aziendale non delegate
| Consente di visualizzare le attività che il sistema non delega a causa di limitazioni di routing. |
Deleghe correnti
| Consente di visualizzare a colpo d'occhio le deleghe correnti e attive per le organizzazioni specificate. È possibile scegliere se includere organizzazioni e manager subordinati nei risultati del report. Il report visualizza:
Il report non include le deleghe scadute. È possibile utilizzare il campo di report Assegnazioni delega nei report personalizzati per visualizzare tutte le deleghe correnti o future assegnate a un collaboratore.Gli utenti con le autorizzazioni di sicurezza, ad esempio i responsabili dell'implementazione, possono ottenere l'ID di riferimento di un'istanza di delega specifica. Nella griglia Delega correnti , selezionare dal menu delle azioni correlate dell'istanza di delega specifica. |
Gestire le impostazioni di delega
| Consente di visualizzare le deleghe correnti e le deleghe passate per un collaboratore. È anche possibile visualizzare i processi aziendali che consentono la delega.
Gli utenti con le autorizzazioni di sicurezza, ad esempio i responsabili dell'implementazione, possono ottenere l'ID di riferimento di un'istanza di delega specifica. Nella griglia Delega correnti , selezionare dal menu delle azioni correlate dell'istanza di delega specifica. |
Mie delegazioni
| Consente di visualizzare le attività completate dal punto di vista dell'utente delegante.
Gli utenti con le autorizzazioni di sicurezza, ad esempio i responsabili dell'implementazione, possono ottenere l'ID di riferimento di un'istanza di delega specifica. Nella griglia Delega correnti , selezionare dal menu delle azioni correlate dell'istanza di delega specifica. |
Visualizza tutte le attività delegate
| Consente di visualizzare un elenco di attività delegate che l'utente delegato può eseguire in base alla data di assegnazione originale per l'utente delegante. |
Visualizzare e gestire le notifiche
| Consente di visualizzare un elenco di notifiche inviate all'utente delegante durante il periodo di validità della delega. |
Visualizza altri processi
| Consente di visualizzare un elenco di processi aziendali delegati e di chi ha eseguito un'azione per tuo conto. |
Visualizza mie assegnazioni delega
| Consente di visualizzare tutti gli step di avvio del processo aziendale delegati da altri. |
Integrazioni
Servizio Web | Considerazioni |
|---|---|
Recupero deleghe processo aziendale
| Consente di recuperare tutte le deleghe configurate. Sono incluse le configurazioni delle deleghe attive e future. Per impostazione predefinita, le deleghe scadute non vengono visualizzate. Tuttavia, è possibile includerli impostando il flag Includi deleghe scadute nella sezione Criteri di richiesta . È anche possibile filtrare la configurazione della delega per processi aziendali specifici specificando i tipi di processo aziendale nella sezione Criteri di richiesta . |
Delega processo aziendale Put
| Consente di creare o aggiornare una configurazione di delega. |
Connessioni e touchpoint
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.