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Administrator Guide
Ultimo aggiornamento: 2025-01-24
Aggiungere documenti a Workday

Aggiungere documenti a Workday

Criteri di sicurezza: dominio
Document Library
 nell'area funzionale System.
È possibile utilizzare l'attività
Creazione documento
 per:
  • Caricare il documento nel sistema come allegato.
  • Fornire un collegamento diretto a un documento su un sistema esterno.
  • Creare un modello per un documento generato dinamicamente.
È consigliabile non utilizzare gli allegati per elaborare le informazioni di identificazione personale (PII). Impossibile cancellare gli allegati.
  1. Accedere all'attività
    Creazione documento
     .
  2. L'attività contiene i seguenti elementi:
    Opzione Descrizione
    Nome
    I nomi dei documenti Adobe (inclusa l'estensione del file) devono contenere meno di 250 caratteri e i nomi dei documenti DocuSign devono essere composti da un massimo di 95 caratteri.
    È necessario rispettare questi limiti di caratteri per evitare problemi di recupero dei documenti nel sistema. Adobe e DocuSign troncano i nomi dei documenti che superano il limite massimo di caratteri, causando nomi non corrispondenti tra il provider della firma elettronica e Workday. È inoltre necessario evitare di utilizzare soluzioni alternative per immettere un nome che supera il limite massimo dopo la creazione di un documento (ad esempio, utilizzando l'attività
    Modifica documento
     ).
    Categoria
    È possibile utilizzare i gruppi di sicurezza basati su segmento per limitare le categorie di documenti visualizzate nell'elenco di valori.
    Link
    Aggiornare l'URL nel sistema quando il contenuto di un sito Web esterno cambia.
    Modello
    Selezionare
    un'Origine
     dall'elenco di valori. L'origine è in genere il tipo di processo aziendale utilizzato dal sistema per distribuire il documento generato dinamicamente.
    Selezionare o creare, quindi ordinare i blocchi di testo che compongono il documento generato.
    Nella scheda
    Layout
     , selezionare il
    Layout predefinito
     da associare al documento.
    Il sistema popola automaticamente il campo
    Layout predefinito
     con
    Layout predefinito documento generato
    . Si tratta di un layout predefinito di Workday con un periodo di conservazione dei documenti predefinito di 3650 giorni (10 anni) dalla data di generazione dinamica del documento. Per evitare la perdita di documenti, aggiornare
    il layout predefinito del documento generato
     utilizzando l'attività
    Modifica layout modulo aziendale predefinito
     e modificare il campo
    Compensazione scadenza documento risultante (in giorni)
     per soddisfare i requisiti aziendali e legali.
    È possibile selezionare
    Crea regola condizionale
     dall'elenco
    di valori
     Regola per creare una nuova regola condizionale per un blocco di testo o un layout.
    Selezionare la casella di controllo
    Proteggi contenuto generato
     se si desidera che il contenuto del documento sia visibile solo agli utenti autorizzati ad eseguire lo step
    Generazione documento
     . Immettere anche un motivo per la modifica dei criteri di sicurezza del documento.
Dal menu delle azioni correlate del documento, selezionare
Storico documento
 per visualizzare uno storico delle versioni del documento.
È possibile utilizzare Object Transporter per eseguire la migrazione dei documenti da un tenant a un altro. Esempio: è possibile testare i documenti nel tenant sandbox, quindi eseguirne la migrazione al tenant di produzione.