Concetto: Generazione di documenti dinamici

È possibile creare modelli e personalizzarli per generare documenti in modo dinamico come contratti di lavoro e lettere di offerta. È possibile utilizzare un processo aziendale Workday per rivedere i documenti generati e distribuirli agli utenti per la firma elettronica.

Utilizzare l' attività

Creazione documento

per creare modelli, quindi build il contenuto di ogni modello utilizzando blocchi di testo composti da testo RTF e dati variabile . È anche possibile applicare un layout personalizzato a un documento generato dinamicamente.

Aggiungere uno step Generazione azione
documento a un processo aziendale per generare un documento dinamico da un modello selezionato.

Aggiungere uno step Revisione documenti
allo stesso processo aziendale per distribuire il documento generato dinamicamente agli utenti appropriati. È necessario configurare lo step Generazione documento prima dello step Revisione documenti
.

Per visualizzare un documento generato e aggiunto al File documento collaboratore utilizzando uno step Revisione documenti
, è necessario appartenere a un gruppo di sicurezza con accesso al segmento che protegge il modello associato.

È possibile associare una regola condizionale a un layout personalizzato e utilizzare le regole condizione per determinare quali layout personalizzati vengono utilizzati Workday per visualizzare o stampare i documenti generati. Esempio: creare una lettera di offerta che utilizzi layout personalizzati diversi in base alle caratteristiche della posizione. Il layout personalizzato per il documento generato Workday utilizzato quando il programma viene eseguito solo quando la condizione è soddisfatta.

Se si aggiungono layout personalizzati alla griglia, è necessario selezionare una regola condizionale da associare a ogni layout personalizzato.

Non è possibile utilizzare la stessa regola condizionale più di una volta per lo stesso layout personalizzato.

È possibile selezionare solo regole condizione disponibili nel contesto del documento. La regola condizionale deve essere una condizione processo aziendale .

Se non si aggiungono layout personalizzati alla griglia, il Workday utilizza il layout predefinito per il documento generato.

Il layout predefinito del documento generato
è un layout predefinito di Workday con un periodo di conservazione dei documenti predefinito di 3650 giorni (10 anni) dalla data di generazione dinamica del documento. Per evitare la perdita di documenti, aggiornare il layout predefinito del documento generato
utilizzando l' attività

Modifica layout modulo aziendale predefinito

e modificare il campo

Compensazione scadenza documento risultante (in giorni)

per soddisfare i requisiti aziendali e legali. È anche possibile creare e collegare un layout modulo aziendale personalizzato al documento con un campo

Compensazione scadenza documento risultante (in giorni)

popolato.

Quando si ricevere lo step Generazione azione
documento in Mie attività , il layout del file PDF Workday valutato in base a:

La decorrenza del documento.

La prima regola condizionale della griglia che restituisce Vero. Se nessuna regola condizione restituisce Vero, il Workday utilizza il layout predefinito per il documento generato.

Il Workday valuta il layout del file PDF una sola volta e lo utilizza ogni volta che si stampa il file PDF , dallo step Generazione azione
documento o dallo step Revisione documenti
.