Concetto: Generazione di documenti dinamici

È possibile creare modelli e personalizzarli per generare documenti in modo dinamico, ad esempio contratti di lavoro e lettere di offerta. È possibile utilizzare un processo aziendale di Workday per rivedere i documenti generati e distribuirli agli utenti per la firma elettronica.

Utilizzare l'attività

Creazione documento

per creare modelli, quindi creare il contenuto di ogni modello utilizzando blocchi di testo composti da RTF e dati variabili. È anche possibile applicare un layout personalizzato a un documento generato dinamicamente.

Aggiungere uno step Generazione azione
documento a un processo aziendale per generare un documento dinamico da un modello selezionato.

Aggiungere uno step Revisione documenti
allo stesso processo aziendale per distribuire il documento generato dinamicamente agli utenti appropriati. È necessario configurare lo step Generazione documento prima dello step Revisione documenti
.

Per visualizzare un documento generato e aggiunto al File documento collaboratore utilizzando uno step Revisione documenti
, è necessario appartenere a un gruppo di sicurezza con accesso al segmento che protegge il modello associato.

È possibile associare una regola condizionale a un layout personalizzato e utilizzare le regole condizionali per determinare quali layout personalizzati vengono utilizzati dal sistema per visualizzare o stampare i documenti generati. Esempio: creare una lettera di offerta che utilizzi layout personalizzati diversi in base alle caratteristiche della posizione. Il layout personalizzato per il documento generato viene utilizzato quando il programma viene eseguito solo quando la condizione è vera.

Se si aggiungono layout personalizzati alla griglia, è necessario selezionare una regola condizionale da associare a ogni layout personalizzato.

Non è possibile utilizzare la stessa regola condizionale più di una volta per lo stesso layout personalizzato.

È possibile selezionare solo regole condizionali disponibili nel contesto del documento. La regola condizionale deve essere una condizione del processo aziendale.

Se non si aggiungono layout personalizzati alla griglia, il sistema utilizza il layout predefinito per il documento generato.

Il layout predefinito documento generato
è un layout predefinito di Workday con un periodo di conservazione dei documenti predefinito di 3650 giorni (10 anni) dalla data di generazione dinamica del documento. Per evitare la perdita di documenti, aggiornare il layout predefinito del documento generato
utilizzando l'attività

Modifica layout modulo aziendale predefinito

e modificare il campo

Compensazione scadenza documento risultante (in giorni)

per soddisfare i requisiti aziendali e legali.

Quando si riceve lo step Generazione azione
documento in Mie attività, il layout del file PDF viene valutato in base a:

La decorrenza del documento.

La prima regola condizionale della griglia che viene valutata come vera. Se nessuna regola condizionale viene valutata come vera, il sistema utilizza il layout predefinito per il documento generato.

Il layout del file PDF viene valutato una sola volta e viene utilizzato ogni volta che si stampa il file PDF, dallo step Generazione azione
documento o dallo step Revisione documenti
.