Considerazioni sulla configurazione: Registrazione automatica gestita per azienda estesa
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della registrazione automatica gestita per l'azienda estesa. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
La registrazione automatica gestita per l'azienda estesa consente alle persone esterne all'organizzazione di registrarsi per creare un account di formazione per l'azienda estesa.
È possibile creare URL di registrazione automatica specifici per l'affiliazione e distribuirli ai potenziali corsisti dell'azienda estesa, in modo che si registrino per creare un account. Dopo l'approvazione dell'account, possono accedere a Workday Learning come corsisti dell'azienda estesa. Il sistema li aggiunge automaticamente all'affiliazione associata all'URL.
Vantaggi per l'azienda
Con l'autoregistrazione gestita, le organizzazioni possono:
- Risparmiare tempo e risorse consentendo ai potenziali corsisti dell'azienda estesa di registrarsi per i propri account.
- Snellire una parte del processo di inserimento in azienda per i corsisti dell'azienda estesa.
Casi d'uso
Eseguire l'onboarding di grandi volumi di corsisti dell'azienda estesa da appaltatori o fornitori terzi.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
In che modo si limitano gli utenti che possono registrare un account? | Chiunque acceda all'URL di registrazione automatica può registrare un account. Per limitare le registrazioni, configurare il processo aziendale Richiesta di creazione corsista azienda estesa con uno step di approvazione da parte dell'amministratore, in modo che gli amministratori possano approvare o rifiutare le registrazioni di nuovi account.
Per evitare addebiti per gli account di formazione dell'azienda estesa aggiunti, è consigliabile limitare la registrazione. |
È possibile limitare il numero di utenti che possono effettuare la registrazione automatica? | Il sistema limita automaticamente il numero di registrazioni automatiche all'ora in base al numero di corsisti dell'azienda estesa nel tenant. Sono consentite fino a 500 registrazioni automatiche all'ora quando si ha un massimo di 5.999 corsisti dell'azienda estesa attivi o inattivi. Il limite orario aumenta di 100 registrazioni automatiche all'ora ogni 1.000 corsisti dell'azienda estesa aggiuntivi. Il limite orario massimo è di 1.000 registrazioni automatiche.
Esempio:
È possibile immettere un limite orario personalizzato nell'attività Modifica configurazione tenant - HCM .
Per motivi di sicurezza, è consigliabile utilizzare il valore predefinito o immettere un limite personalizzato inferiore al valore predefinito. |
In che modo è possibile gestire gli URL di registrazione automatica? | È possibile creare un URL di registrazione automatica per ogni affiliazione di azienda estesa, disattivare gli URL o pianificare date di attivazione e scadenza e visualizzare e generare report sugli URL di registrazione automatica inattivi nel sistema. |
I docenti esterni possono registrare un account proprio? | Solo i corsisti dell'azienda estesa possono effettuare una registrazione automatica. Tuttavia, è possibile attivare il ruolo di docente esterno per gli utenti di learning esterni creati tramite registrazione automatica. |
Quale sarà la data di attivazione per i corsisti dell'azienda estesa creati tramite registrazione automatica? | Il sistema imposta la data di attivazione sulla data in cui il corsista dell'azienda estesa ha inoltrato la registrazione dell'account. Per la data di attivazione, viene utilizzato il fuso orario del tenant. Nel caso non sia disponibile, il sistema utilizza il fuso orario standard del Pacifico (PST). |
Cosa succede quando sono presenti registrazioni automatiche duplicate? | Se il potenziale corsista di un'azienda estesa ha una registrazione automatica in attesa e tenta di inoltrarne un'altra, viene visualizzato un messaggio di errore che invita a contattare l'amministratore. Se il corsista dell'azienda estesa esistente inoltra una registrazione automatica e il processo aziendale Richiesta di creazione corsista azienda estesa è configurato per consentire agli amministratori di rivedere le richieste duplicate, gli amministratori ricevono un'attività che consente loro di confrontare le informazioni sull'utente della richiesta e quello esistente e di rifiutare o dar seguito alla richiesta. Quando la richiesta viene inoltrata, il sistema sostituisce le informazioni sull'utente esistenti con le informazioni richieste. |
In che modo si configurano la lingua e il formato del nome per la pagina di registrazione automatica visualizzata dai corsisti dell'azienda estesa quando accedono a un URL di registrazione automatica? | Il sistema traduce la pagina di registrazione automatica in una lingua supportata in base alla lingua del browser dell'utente. Dopo l'approvazione dell'account, il corsista dell'azienda estesa riceve le e-mail con il nome utente e la password temporanea nella stessa lingua.
Al momento della registrazione l'utente seleziona anche il paese, cosa che determina la formattazione del nome. |
Suggerimenti
Per evitare che utenti sconosciuti creino degli account, è consigliabile aggiungere step di approvazione dell'amministratore al processo aziendale
Richiesta di creazione corsista azienda estesa
. È inoltre consigliabile utilizzare il valore predefinito o un valore inferiore per il limite orario delle registrazioni automatiche.Requisiti
Configurare il dominio
Manage: Self-Registration
e impostare il processo aziendale Request Extended Enterprise Learner
. Consultare:
Limitazioni
- Quando un utente esistente registra un account, il sistema non lo avvisa che l'e-mail con cui si è registrato è già in uso. Per evitare che ciò accada, è consigliabile distribuire l'URL di registrazione automatica solo ai nuovi utenti.
- L'autoregistrazione gestita supporta solo i componenti Nome e Nome principale. Non supporta i componenti del nome obbligatori aggiuntivi configurati.
Configurazione del tenant
Facoltativamente, è possibile utilizzare l'attività
Modifica configurazione tenant - HCM
per:
- Configurare l'informativa sulla privacy per i corsisti potenziali dell'azienda estesa che si registrano per creare un account. L'informativa sulla privacy è impostata suNessunoper impostazione predefinita.
- Visualizzare o personalizzare il limite orario per le registrazioni automatiche.
Criteri di sicurezza
Nell'area funzionale Extended Enterprise for Learning:
Domini | Considerazioni |
|---|---|
Manage: Self-Registration
| Consente agli utenti di creare, modificare, visualizzare e generare report sugli URL di registrazione automatica. |
Processi aziendali
Processi aziendali | Considerazioni |
|---|---|
Richiesta di creazione corsista azienda estesa
| La registrazione automatica gestita utilizza il processo aziendale Richiesta di creazione corsista azienda estesa per creare nuovi corsisti dell'azienda estesa o modificare quelli esistenti.
Configurare questo processo aziendale prima di distribuire gli URL di registrazione automatica. |
Report
È possibile creare report personalizzati con le seguenti origini dati:
- Extended Enterprise Learners
- External Learning Users
- Self-Registration URLs
Integrazioni
Servizi Web | Considerazioni |
|---|---|
Get Self Registration URLs
| Utilizzare questo servizio Web per recuperare gli URL di registrazione automatica. |
Put Self Registration URL
| Utilizzare questo servizio Web per creare o aggiornare gli URL di registrazione automatica. |
Connessioni e touchpoint
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.