Creare righe di spesa
- Creare voci di spesa.
- Creare note spese per collaboratore, non collaboratore o aspirante.
- Configurare il processo aziendaleEvento nota spesee i criteri di sicurezza nell'area funzionale Expenses.
Quando si creano righe di spesa, è possibile specificare i dettagli e allegare file e immagini da dispositivi mobili per giustificare le transazioni di spesa.
- Accedere alla nota spese a cui si desidera aggiungere righe.
- Nella schedaRighe di spesafare clic suAggiungiper selezionare il tipo di spesa da includere nella riga di spesa.
- (Facoltativo) Aggiungere allegati alle righe di spesa.
- L'attività contiene i seguenti elementi:
Opzione Descrizione Tasso di cambioDisponibile solo quando si modifica la valuta.Viene utilizzato il tasso di cambio più recente per il tipo di tasso di cambio. È possibile sostituire manualmente il tasso di cambio popolato.Se si scaricano i dettagli della riga da una transazione elettronica con carta di credito, viene utilizzato il tasso di cambio della transazione per la riga di spesa.Importo convertitoDisponibile solo quando si modifica la valuta.L'Importo convertitoè l'importo rimborsabile nella valuta convertita. Il sistema moltiplica l'Importo totaleper ilTasso di cambio.Per calcolare l'importo rimborsabile, il sistema utilizza laValuta predefinitaconfigurata nel tenant anziché ilTasso di cambiose:- Si sovrascrive il tasso di cambio.
- Si configura un valore diImporto massimoin una tabella dei limiti di rimborso spese.
AziendaDisponibile solo se l'azienda consente l'elaborazione interaziendale delle note spese.Selezionare un'azienda a cui addebitare la riga diversa dall'azienda indicata nell'intestazione.Non è possibile modificare l'Aziendase:- La riga di spesa riguarda una spesa personale.
- Alla nota spese è collegata un'autorizzazione di spesa o una contabilità pre-impegni.
- L'Aziendaè associata a un worktag Progetto d'investimento.
WorktagPer classificare e trovare più facilmente le transazioni, utilizzare i worktag come parole chiave. Configurare i tipi di worktag consentiti nell'attivitàGestione utilizzo worktag. Quando si seleziona un tipo di worktag con worktag correlati, il sistema popola automaticamente le transazioni con i relativi valori.Se abilitati per la voce di spesa, è possibile sostituire manualmente i worktag correlati e selezionarli da un elenco di valori configurati.Per le spese fatturabili, è possibile selezionare i worktag a cui associarle, ad esempio un progetto o un cliente.DettagliQuando si inseriscono più righe in una tabella dei limiti di rimborso spese con accumulatori, il sistema accumula gli importi dalle righe della tabella e li aggiunge al totale della voce di spesa.Codice impostaDisponibile solo quando si seleziona la casella di controlloAbilita imposte.Vengono utilizzate le regole fiscali definite per un paese per popolare il codice imposta in base all'Area geografica trasfertao alPaese. Modificare il codice imposta, se necessario, per fare in modo che venga garantito l'importo imposta corretto per la riga e che corrisponda alla ricevuta.Se la voce selezionata non include l'attributo per l'area geografica della trasferta o il paese, selezionare manualmente il codice imposta.Importo impostaDisponibile solo quando si seleziona la casella di controlloAbilita imposte.L'Importo impostaconsente di calcolare l'imposta in base al codice imposta e all'assoggettamento fiscale associati alla voce di spesa.L'Importo totalee ilCodice impostadeterminano l'Importo impostasulla riga di spesa.Se l'Importo impostanon corrisponde alla ricevuta, il revisore può correggerlo.FatturabileSelezionare se la riga di spesa è fatturabile a un progetto o a un cliente.
Quando si crea una nuova riga di spesa o si esce dalla riga corrente, il sistema:
- Salva i dettagli della riga di spesa corrente.
- Aggiorna i totali nell'intestazione della nota spese e la salva.
Dettagliare le righe della nota spese.