Considerazioni sulla configurazione: Verifica budget
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo della verifica del budget. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché configurarlo
- Come si inserisce nel resto di Workday
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Che cos'è
La funzionalità di verifica del budget di Workday confronta automaticamente le transazioni con i piani finanziari e i budget posizione. Il sistema gestisce le transazioni fuori budget:
- Si avvisa che la transazione supera il budget disponibile e non supera la verifica del budget.
- Ignorando la verifica del budget. La transazione visualizza lo stato della verifica del budget comeNon obbligatorio.
- Inoltrare automaticamente la transazione. La transazione visualizza lo stato della verifica del budget comeSuperato.
Quando una transazione supera la verifica del budget, viene visualizzato anche lo stato della verifica del budget come
Ignorato.
Vantaggi per l'azienda
È possibile aiutare l'organizzazione a:
- Utilizzare i fondi in modo efficiente.
- Assicurarsi di non esaurire il budget durante il periodo fiscale.
- Ridurre lo sforzo manuale nella gestione delle transazioni fuori budget.
Casi d'uso
È possibile utilizzare la verifica del budget per:
- Controllare le transazioni rispetto ai budget di assegnazione per limitare la spesa ai prodotti e ai servizi consentiti dagli sponsor.
- Prendere decisioni in base al budget disponibile dopo aver verificato le transazioni di dotazione di personale.
- Consentire ai responsabili della valutazione della verifica del budget di richiedere valori sostitutivi e ai responsabili dell'approvazione autorizzati di concederli.
Domande e considerazioni
Domande | Considerazioni |
|---|---|
Con quale precisione si desidera applicare la verifica del budget? | È possibile configurare la verifica del budget per gestire le transazioni fuori budget:
|
In che modo è necessario configurare la verifica del budget per i budget in una relazione padre-figlio virtuale? | È possibile configurare la verifica del budget per limitare le spese in eccesso a livello di padre, figlio o entrambi. Esempio: si configura la verifica del budget per limitare le spese in eccesso a livello padre, mentre si dispone di una configurazione più permissiva a livello figlio. Le transazioni eccedenti il budget a livello figlio verranno superate a condizione che non superino la somma del budget nel livello padre. |
Come si desidera gestire le transazioni di credito? | È possibile configurare la verifica del budget in modo che la transazione venga superata automaticamente. La transazione non supera la verifica del budget con stato Non superato - Budget insufficiente quando:
|
Quando è necessario includere le registrazioni prenotate nella verifica del budget? | È possibile includere registrazioni prenotate nella verifica del budget per riservare fondi per le transazioni che influiscono sullo stesso budget. Il sistema riserva questi fondi dopo che una transazione ha superato la verifica del budget, ma prima che il processo aziendale venga completato tramite la registrazione a giornale. Il sistema non include automaticamente le registrazioni prenotate nella verifica del budget. |
In che modo è possibile determinare quando una transazione è soggetta a verifica del budget? | Quando il budget include dimensioni strutturate facoltative, il sistema controlla solo i membri dimensione inclusi e il resto dei membri dimensione nel pass transazione come Non obbligatorio . Quando la dimensione struttura facoltativa è impostata su Includi tutti i membri , qualsiasi membro della dimensione nella transazione è soggetto alla verifica del budget. |
Suggerimenti
È consigliabile:
- Configurare la contabilità pre-impegni per tenere traccia di pre-impegni, impegni e importi effettivi per le transazioni di autorizzazione di spesa, approvvigionamento e gestione paghe.
- Utilizzare una configurazione di verifica del budget più clemente per i piani e i budget figlio e una configurazione rigorosa per il piano padre. È possibile configurare il sistema in modo che venga avvisato quando la transazione supera il budget a livello di figlio e blocchi la spesa in eccesso a livello di padre.
Requisiti
Affinché il sistema possa trovare la struttura del piano e le righe del piano corrette per la verifica della transazione, i worktag delle transazioni devono:
- Includere tutti i membri dimensione struttura obbligatori in una struttura del piano.
- Abbinare esattamente i worktag in una riga del piano nella struttura del piano.
Se si configura la contabilità pre-impegni in una data successiva:
- Per le transazioni di spesa e approvvigionamento, è necessario chiudere prima tutti gli ordini di acquisto aperti.
- Per le transazioni di gestione paghe, è necessario creare pre-impegni di gestione paghe iniziali. Escludere i periodi di gestione paghe completati in modo che il sistema crei pre-impegni solo per i periodi di gestione paghe in corso o futuri. Se non si escludono i periodi di gestione paghe completati, il sistema crea pre-impegni per l'intero anno. Il sistema inizia a liquidare i pre-impegni dopo la prima gestione paghe dell'anno.
Limitazioni
È possibile configurare solo fino a 50 righe di opzioni di controllo budget.
Il sistema non utilizza le seguenti dimensioni strutturate per abbinare una transazione alla struttura del piano e alle righe del piano per la verifica del budget di dotazione di personale:
- Famiglia professionale
- Gruppo famiglia professionale
- Profilo impiego
Tenant
Nessun impatto.
Criteri di sicurezza
Gli utenti con accesso al dominio
Set Up: Budget General
nell'area funzionale Budgets possono configurare il controllo del budget per piani e budget.Quando si utilizzano valori sostitutivi della verifica del budget, configurare il gruppo di sicurezza Responsabile approvazione eccezioni per verifica budget.
Processi aziendali
È possibile aggiungere i seguenti processi aziendali come sottoprocesso ai processi aziendali Financial e Staffing:
- Verifica budget (finanziario)
- Verifica budget (dotazione di personale)
È possibile configurare il sottoprocesso
Verifica budget (dotazione di personale)
per confrontare le transazioni di dotazione di personale per le posizioni sia nella gestione degli impieghi sia nella gestione delle posizioni rispetto al piano finanziario. Per migliorare le performance, è consigliabile configurare il processo aziendale
Verifica budget (finanziario)
con uno step Esecuzione verifica budget
di tipo batch/job
. Creare un ruolo specifico per eseguire questo step batch/job
con:
- Un profilo che non viene eseguito in un browser.
- Una password senza scadenza.
Generazione di report
Origine dati report | Considerazione |
|---|---|
Righe piano per Financial Reporting
| Consente di creare report nelle righe del piano per i piani e i budget. |
Righe registrazione per Financial Reporting
| Consente di creare report personalizzati su pre-impegni, impegni e importi effettivi quando si utilizza la contabilità pre-impegni. |
Integrazioni
Nessun impatto.
Connessioni e touchpoint
Quando si utilizza la contabilità pre-impegni, il sistema registra le registrazioni a giornale nei mastri dopo che i seguenti tipi di transazione hanno superato la verifica del budget:
- Spese
- Gestione paghe
- Approvvigionamento
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse che aiutano a comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.