Concetto: Fatture fornitore

Utilizzare il

Workbench fattura fornitore

per creare fatture che registrino gli eventi di acquisto e creino passività. Le fatture fornitore utilizzano i dati immessi o i valori predefiniti di un ordine di acquisto, un ricevimento, un foglio ore, un registro attività, un contratto fornitore o una fattura cliente. Le fatture riflettono il ricevimento di beni o confermano i servizi forniti, a meno che non vengano pagate in anticipo. Le fatture fornitore con pagamento anticipato consentono di ammortizzare la spesa nei periodi contabili precedenti ai periodi in cui si ricevono i beni o i servizi fatturati.

Le fatture fornitore possono essere create anche con i metodi seguenti:

Manualmente
Copiando una fattura fornitore esistente

Gestire le fatture fornitore dopo averle inoltrate per l'approvazione:

Opzione	Descrizione
Annulla	Consente di annullare le fatture non pagate e le rettifiche delle fatture.
Modifica	Consente di modificare una fattura o una rettifica dopo averla inoltrata ma prima che venga pagata. Per disabilitare le modifiche alle fatture fornitore o alle rettifiche relative a un periodo contabile chiuso, selezionare la casella di controllo Disattiva modifica delle transazioni automatiche nei periodi chiusi nell'attività Modifica dettagli contabilità aziendale . È possibile modificare campi specifici nelle fatture fornitore approvate non pagate senza attivare il processo di riapprovazione, utilizzando le seguenti attività associate al dominio Process: Supplier Invoice - Mass Action : Modifica fattura approvata Modifica in blocco fatture fornitore approvate L'attività Modifica in blocco fatture fornitore approvate consente di modificare i seguenti campi: Scadenza Valore sostitutivo scadenza Tipo pagamento predefinito Tipo pagamento sostitutivo Tipo riferimento Codice gestione Codice di inoltro bancario In sospeso Documento fornitore ricevuto N. fattura fornitore N. OA esterno Tipo fattura legale Collegamento documento Nota
Correggi	Gli amministratori finanziari possono correggere la fattura fornitore dopo che è stata inoltrata. È possibile utilizzare l'attività Correct Supplier Invoice per modificare dettagli come il tipo di ammortamento del pagamento anticipato sulle fatture. Per disabilitare le correzioni alle fatture fornitore o alle rettifiche delle fatture relative a un periodo contabile chiuso, selezionare la casella di controllo Disattiva modifica delle transazioni automatiche nei periodi chiusi nell'attività Modifica dettagli contabilità aziendale .
Rivedi	Inoltrare la fattura fornitore ai fini della revisione aggiungendo uno step di revisione al processo aziendale Evento fattura fornitore . Abilitare le modifiche alla fattura fornitore durante lo step di approvazione.
Approva	Inoltrare la fattura fornitore per l'approvazione aggiungendo uno step di approvazione al processo aziendale Evento fattura fornitore . È possibile approvare o rinviare le fatture senza apportare modifiche alle fatture.
Rettifica	La rettifica è disponibile quando si rinviano le fatture fornitore a partire dalla revisione o dall'approvazione.
Sospendi	Impostare la fattura come non disponibile per il pagamento.
Revoca	Riportare tutti i dati di Workday allo stato in cui si trovavano prima della creazione della fattura. Il ripristino è un processo interno che non può essere configurato dall'utente. Può essere tuttavia visualizzato nella scheda Storico processi della fattura, quando il processo aziendale Evento fattura fornitore viene riavviato dopo la modifica di una fattura già in corso.

È possibile creare una rettifica della fattura per modificare la passività. In genere si riduce la passività, creando una rettifica di tipo nota di credito. I fornitori emettono spesso note di credito per resi, merci danneggiate e adeguamenti dei prezzi. È possibile rettificare una fattura anche per aumentare la passività, creando una rettifica di tipo Nota di debito.

Quando si crea una rettifica di una fattura fornitore a causa di un reso a un fornitore, il sistema:

Ricrea le assegnazioni al documento di approvvigionamento originale.
Aggiorna i saldi della quantità da fatturare e ricevere nell'ordine di acquisto o nel contratto.

Per pagare una fattura o effettuare un pagamento ad hoc, utilizzare l'infrastruttura per i pagamenti di Workday.

Se non si dispone di una fattura fornitore, creare un pagamento ad hoc.

Prima di avviare il processo di pagamento, è possibile controllare i pagamenti da effettuare:

Attività o Opzione	Descrizione o prerequisito
Sospendi pagamento	Impostare una fattura fornitore o una rettifica come non disponibile per il pagamento. Disponibile come azione correlata da una fattura.
Autorizza pagamento	Per consentire i pagamenti delle fatture precedentemente messe in sospensione, rimuovere la sospensione. Disponibile come azione correlata da una fattura.
Crea pagamento ad hoc	Creare una voce di pagamento per il fornitore se non si dispone di una fattura.

Workday supporta l'abbinamento dei fornitori per garantire la fatturazione di quanto ordinato o ricevuto. È possibile configurare le regole condizionali di corrispondenza per abilitare la corrispondenza a 3 o 2 vie. È anche possibile configurare motivi per le eccezioni alle corrispondenze, nonché inoltrare per l'approvazione le eccezioni e le sostituzioni delle corrispondenze.

Per visualizzare i pagamenti del modello 1099 MISC prima di stampare i modelli, utilizzare il report

1099 MISC Report

e analizzare la colonna

Importo totale

. Prima configurare:

Categorie 1099 MISC.
Fornitori come fornitore 1099 MISC.

Le aziende con 250 o più fornitori 1099 MISC devono presentare i moduli in formato elettronico all'IRS. L'attività

Generate 1099 MISC Electronic Filing

crea un file per il caricamento dei report nel sito dell'IRS. È possibile caricare modelli per più aziende utilizzando un singolo trasmettitore.

Per visualizzare i dati dei modelli IRS 1096 prima di stamparli, creare un ciclo di stampa 1099 MISC.

È possibile creare fatture fornitori negative e a costo zero a partire da ordini di acquisto e ricevimenti, ma non è possibile creare rettifiche per le fatture fornitore negative o a costo zero.

Ricordare che le fatture negative non supportano:

La trattenuta, ma è possibile modificare manualmente la trattenuta nella fattura fornitore originale.
La registrazione contabile di fatture che includono articoli di magazzino.

È possibile generare fatture fornitore negative o inviare rate negative anche quando si creano piani e si generano rate da un contratto fornitore.

Per impedire agli utenti di creare fatture fornitore negative o a costo zero, è possibile aggiungere una convalida personalizzata all'attività

Creazione fattura fornitore

.

Per le transazioni di Workday, la transazione automatica è separata dalla registrazione contabile. È possibile completare una transazione automatica anche in caso di errore dei conti configurati o se Workday non riesce a trovare un periodo aperto. Questo processo è trasparente per l'utente operativo.

Pertanto, se si immette una fattura fornitore in un periodo chiuso, il sistema cerca un periodo aperto per immettere la transazione. Il sistema è comunque in grado di elaborare la fattura ed eseguire il pagamento.

Se non viene trovato nessun periodo aperto, viene generato un errore di registrazione contabile della transazione. Un contabile può correggere questo tipo di errore aprendo un periodo e utilizzando l'attività

Correzione registrazioni automatiche con errori

per rielaborare le registrazioni contabili in un periodo aperto.