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Administrator Guide
Ultimo aggiornamento: 2024-11-01
Configurare l'importazione da e-mail per i conti fornitori

Configurare l'importazione da e-mail per i conti fornitori

Configurare il processo aziendale
Evento fattura fornitore
 e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Supplier Accounts.
È possibile utilizzare l'importazione tramite e-mail per consentire a un tenant Workday di ricevere e-mail degli account fornitore in entrata in domini specifici. Quando si abilita l'importazione da e-mail, il sistema esegue automaticamente la scansione delle e-mail alla ricerca di fatture utilizzando l'OCR (Optical Character Recognition). Esempio: quando un fornitore autorizzato inoltra una fattura elettronica, il sistema elabora automaticamente il contenuto dell'e-mail restituendo una richiesta di fattura fornitore.
  1. Abilitare Innovation Services Feature e Machine Learning Data Contributions
    Nella scheda
    Available Services
    , nella categoria
    Cross Application Services
    , selezionare il servizio
    Importazione da e-mail
     per abilitare questa funzione.
    Potrebbe essere necessario eseguire ulteriori passaggi per abilitare questa funzionalità, a seconda del contratto di servizio in abbonamento dell'organizzazione. Per ulteriori informazioni, consultare questo articolo della Community .
  2. Accedere all'attività
    Modifica configurazione tenant - Machine Learning
     .
    Selezionare l'area geografica in cui il sistema ospita i dati utilizzati per il miglioramento e la personalizzazione delle funzionalità di machine learning e analisi.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Tenant Setup - Machine Learning
     nell'area funzionale System.
  3. Accedere all'attività
    Create Security Group
    .
    Creare un gruppo di sicurezza basato su segmento e selezionare i fornitori, i gruppi di fornitori o le categorie di fornitori che si desidera includere nel segmento. I valori inclusi possono essere presenti in più segmenti o escludersi a vicenda. È consigliabile iniziare la creazione dal segmento meno restrittivo e procedere fino a quello più restrittivo.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Security Configuration
     nell'area funzionale System.
  4. Accedere al report
    Criteri di sicurezza del dominio per area funzionale
    .
    Nell'area funzionale System, selezionare il dominio
    Set Up: Inbound Email
     e fare clic su
    Edit Permissions
     per concedere al gruppo di sicurezza segmentato l'accesso al dominio.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Security Configuration
     o
    Security Activation
     nell'area funzionale System.
  5. Accedere all'attività
    Modifica configurazione tenant - Sistema
    .
    Nella sezione
    Configurazione sistema
     , selezionare
    Consenti allegati nelle e-mail
     per assicurarsi che l'importazione e-mail possa ricevere allegati nel tenant.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Tenant Setup - System
     nell'area funzionale System.
  6. Accedere all'attività
    Creazione dominio di destinazione importazione da e-mail
    .
    Creare un dominio di destinazione per l'importazione di e-mail e configurarlo nella configurazione del provider DNS.
    Opzione Descrizione
    Sottodominio
    Immettere il sottodominio per il dominio di importazione da e-mail. Esempio: Fatture
    Dominio
    Immettere il dominio da utilizzare per l'importazione da e-mail. Esempio: GMS.com
    Esempio: se il sottodominio è Fatture e il dominio è GMS.com, il dominio di destinazione dell'importazione da e-mail è Fatture.GMS.com.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Inbound Email
     nell'area funzionale System.
  7. Copiare i valori Canonical Names (CNAME) e Mail Exchange (MX) nell'host DNS.
  8. Accedere all'attività
    Verifica dominio di destinazione importazione da e-mail
    .
    1. Selezionare il dominio di destinazione dall'elenco di valori
      Dominio di destinazione
      .
    2. Fare clic su
      Aggiorna
       per assicurarsi che i valori nella colonna
      Verificato
       della griglia
      Record DNS
       diventino
      Sì
      .
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Inbound Email
     nell'area funzionale System.
  9. Accedere all'attività
    Configurazione impostazioni di importazione da e-mail
    .
    Opzione Descrizione
    Tipo notifica
    Selezionare il tipo di notifica fattura fornitore a cui si desidera collegare il dominio di destinazione.
    Dominio di destinazione
    Selezionare il dominio di destinazione da utilizzare con il tipo di notifica selezionato.
    Mittenti autorizzati
    (Facoltativo) Aggiungere una riga per ogni indirizzo e-mail da cui si desidera che il dominio di destinazione accetti le e-mail in entrata.
    Criteri di sicurezza: dominio
    Set Up: Inbound Email
     nell'area funzionale System.
  10. Configurare la
    scheda Importazione e-mail
     nell'area di lavoro.
Il sistema elabora le e-mail per i tipi di notifica configurati nel tenant di sistema. Il sistema inoltra eventuali allegati e-mail all'OCR per la scansione e la creazione di fatture.
Quando un fornitore autorizzato inoltra una fattura elettronica, il sistema elabora automaticamente il contenuto dell'e-mail come richiesta di fattura fornitore.
Dopo che le e-mail iniziano ad essere inviate tramite il dominio, è possibile accedere al report
Importazione da e-mail in entrata per intervallo date
 per monitorare:
  • Lo stato degli eventi di sistema avviati dalle e-mail in entrata
  • Il tipo di richieste ricevute tramite il dominio
  • Problemi che potrebbero compromettere il processo
Se si disabilita l'Innovation Service Email Ingestion, sarà anche necessario:
  • Eseguire l'attività
    Eliminazione impostazioni di importazione da e-mail
    .
  • Eseguire l'attività
    Eliminazione dominio di destinazione importazione da e-mail
    .
  • Collaborare con l'amministratore IT per rimuovere dalla configurazione DNS le informazioni aggiunte per l'importazione da e-mail.