Creare una fattura fornitore senza ordine di acquisto

Administrator Guide

Configurare il processo aziendale Evento fattura fornitore
e i criteri di sicurezza nell'area funzionale Supplier Accounts.

Per creare fatture fornitore senza ordine di acquisto in Supplier Invoice Workbench, impostare il dominio Security: Process: Supplier Invoice - Invoice Workbench
nell'area funzionale Supplier Accounts.

È possibile creare una fattura fornitore non basata su un ordine di acquisto. A volte vengono denominate fatture fornitore autonome o transazioni di ordini non di acquisto. È possibile immettere dettagli sulla fattura, i termini di pagamento e le imposte. Potrebbe essere necessario registrare una fattura fornitore autonoma per i pagamenti di utenze, passività fiscali e altri scenari.

(Facoltativo) Accedere all'attività Modifica dettagli contabilità aziendale
e selezionare l'opzione Fattura fornitore
dall'elenco di valori Consenti registrazioni contabili per data di approvazione
per utilizzare la data di approvazione come data di registrazione nelle fatture cliente e nelle rettifiche o per ordinare i numeri di sequenza dei documenti in base alla data di registrazione.

Criteri di sicurezza: dominio Set Up: Company Accounting
nell'area funzionale Common Financial Management.

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Creazione fattura fornitore

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Workbench fatture fornitore

La sezione

Informazioni fattura

contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Azienda	Selezionare l'azienda responsabile dei pagamenti delle fatture.
Fornitore	Selezionare uno dei fornitori disponibili per l'uso con l'azienda o la gerarchia di aziende selezionata.
Connessione per rimessa	Se il fornitore dispone di una connessione predefinita per la rimessa, questa viene visualizzata in questo campo. È possibile aggiornare il valore predefinito in base alle esigenze.
costante	Il valore predefinito è la valuta preferita del fornitore, se specificata nel fornitore; in caso contrario, è la valuta aziendale. È possibile modificare la valuta in una qualsiasi delle valute accettate definite per il fornitore.
Data fattura	Se sono stati definiti i termini di pagamento per questo fornitore, la Data fattura controlla la data di scadenza. Esempio: i termini di pagamento sono Net 30 . La Scadenza sarà di 30 giorni dopo la data della fattura. Se la data è in un periodo chiuso, il sistema contabilizza le registrazioni nel periodo disponibile successivo.
Valore sostitutivo data registrazione	Immettere una data in un periodo contabile aperto. Questo campo viene visualizzato quando si abilita Consenti contabilità in arretrati per fattura fornitore nell'attività Modifica dettagli contabilità aziendale . A seconda di come si configura la contabilità aziendale, il valore sostitutivo data registrazione potrebbe essere facoltativo o obbligatorio. Esempio: si fornisce un servizio, ma la fattura non viene creata fino al periodo contabile successivo, quindi si seleziona la data del servizio come data di sostituzione contabile.
Importo totale controllo	Immettere un importo se si conosce la fattura totale e si desidera assicurarsi che l' Importo totale fattura calcolato corrisponda alle aspettative.
Importo nolo Altre spese	Ripartire i costi di spedizione dall'intestazione della transazione alle righe. Aggiungere una categoria di spesa idonea per la ripartizione di noli e altre spese ad almeno una riga, come impostato nell'attività Gestione categorie di spesa . Esempio: si acquista un'apparecchiatura di grandi dimensioni e si ha una riga per l'apparecchiatura stessa e un'altra per l'installazione.
Costi d'importazione in imposta	Selezionare questa opzione per includere gli importi Importo nolo e Altre spese nel calcolo totale delle imposte. Per includere questi importi è inoltre necessario: Selezionare un'Opzione imposta predefinita tra Calcolo imposta autofatturata o Calcolo imposta dovuta a fornitore . Includere una o più righe della fattura con una Categoria di spesa configurata per ripartire il nolo, altre spese o entrambi. Configurare un'assoggettamento fiscale per le righe che sono imponibili. Accedere all'attività Modifica opzioni conto fornitore per selezionare la casella di controllo per impostazione predefinita quando si creano fatture per aziende specifiche. Consultare Nota sulla versione della funzionalità 2052R2: Calcolo dell'imposta sui costi d'importazione nelle fatture fornitore.

La sezione

Termini e imposte

contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Termini di pagamento	È possibile modificare i termini.
Data sconto	Calcolato automaticamente in base ai Termini di pagamento con uno sconto per il pagamento anticipato e alla Data fattura .
Valore sostitutivo scadenza	Selezionare una scadenza diversa se è presente un'eccezione ai termini.
Pagamento separato	Selezionare questa opzione per pagare la fattura separatamente durante un ciclo di regolamento. È possibile popolare questa casella di controllo in tutte le fatture di un fornitore selezionando la casella di controllo Pagamenti sempre separati nei dettagli del pagamento fornitore o nella connessione predefinita per la rimessa.
Tipo pagamento sostitutivo	Selezionare un tipo di pagamento se è presente un'eccezione ai termini.
Scopo pagamento paese di origine	Selezionare un codice scopo di pagamento se il paese che invia il pagamento della fattura richiede un codice scopo. Questo campo viene visualizzato quando si abilitano Codici scopo pagamento nell'attività Modifica configurazione tenant - Dati finanziari . Consultare Procedura: Impostare i codici scopo pagamento.
Scopo pagamento paese di destinazione	Selezionare un codice scopo di pagamento se il paese che riceve il pagamento della fattura richiede un codice scopo. Questo campo viene visualizzato quando si abilitano Codici scopo pagamento nell'attività Modifica configurazione tenant - Dati finanziari . Consultare Procedura: Impostare i codici scopo pagamento.
Codice di inoltro bancario	Selezionare un codice di routing bancario mappato a un conto bancario da cui regolare i pagamenti per la fattura. Per abilitare l'elenco di valori, è necessario configurare almeno una regola di routing bancario che utilizzi un codice di routing bancario attivo. Consultare Impostare i codici di instradamento bancario.
Opzione fiscale predefinita	Il sistema compila: Questo valore viene ricavato dai dettagli contabili dell'azienda. L'opzione di imposta nella riga dell'intestazione, ma è possibile sostituirla a livello di riga. Il sistema viene compilato automaticamente
Codice imposta predefinito	Il sistema compila il codice imposta predefinito dal profilo del fornitore. Se il codice imposta predefinito non è impostato o se si desidera sostituirlo, selezionare un codice imposta. Il sistema compila il codice imposta a livello di riga dall'intestazione, ma è possibile sostituirlo.
Codice ritenuta d'acconto predefinito	Il sistema compila il codice della ritenuta d'acconto predefinito dal profilo del fornitore. Se il codice della ritenuta d'acconto predefinito non è impostato o si desidera sostituirlo, selezionare un codice ritenuta d'acconto. Il codice della ritenuta d'acconto viene inserito nella riga dell'intestazione, ma è possibile sostituirlo a livello di riga.
Importo imposta	Se si sceglie di calcolare le imposte, Workday mostra la somma degli importi delle imposte calcolati nelle righe dell'imponibile, in base al codice imposta specificato per ogni riga. Per sostituire l'importo calcolato, è possibile modificare l'imposta per aliquota d'imposta calcolata nella scheda Imposta . Se si sceglie di immettere l'imposta dovuta al fornitore, immettere l'importo dell'imposta per la transazione. È necessario disporre di almeno una riga con assoggettamento fiscale imponibile e abilitata per la ripartizione. L'imposta ripartita tra le righe corrisponde al solo importo indetraibile per la transazione e la somma non sempre corrisponde all'importo di intestazione. Se si immette un valore negativo, il sistema assegna l'importo dell'imposta a una riga negativa o a costo zero.
Importo ritenuta d'acconto	Il sistema calcola la ritenuta d'acconto dalle righe della fattura quando gli importi delle imposte hanno un punto di realizzazione al momento della fattura. Questo totale non include gli importi delle imposte che hanno un punto di realizzazione al momento del pagamento. Per sostituire l'importo calcolato, è possibile modificare l'imposta calcolata in base all'aliquota d'imposta nella scheda Imposte .
Aggiorna imposte	Fare clic per ricalcolare l'imposta visualizzata nell'intestazione quando si aggiorna l'imposta in una riga della fattura. Il sistema ricalcola automaticamente anche l'intestazione dell'imposta quando si inoltra o si salva per dopo.

Immettere i dettagli nella sezione

Informazioni riferimento fattura

Opzione	Descrizione
Indirizzo destinatario spedizione	Workday utilizza questo indirizzo durante la valutazione delle regole fiscali per determinare il codice imposta e i valori sostitutivi di assoggettamento fiscale per le righe della transazione.
In sospeso	Selezionare per sospendere il pagamento nella fattura.
Documento fornitore ricevuto	Selezionare se il fornitore ha fornito una fattura o un altro documento pertinente.
N. fattura fornitore	Se si riceve il documento fornitore, immetterne il numero di riferimento. Esempio: se il fornitore ha fornito una fattura fornitore, immettere il relativo numero di fattura. La convalida dei duplicati viene abilitata automaticamente per questo campo. Per eseguire la convalida in base alle proprie condizioni, è possibile disabilitare questa opzione utilizzando l'attività Modifica configurazione tenant - Dati finanziari e quindi utilizzare l'attività Gestione convalide personalizzate per stabilire regole condizionali personalizzate per le fatture fornitore.
N. ordine di acquisto esterno	Se si utilizza un sistema di approvvigionamento diverso da Workday, immettere il numero dell'ordine di acquisto.
Contratto fornitore	Selezionare un contratto se l'azienda e il fornitore nel contratto corrispondono alla fattura. Dopo l'approvazione della fattura fornitore, il sistema sottrae l'importo della fattura dal saldo residuo del contratto.
Collegamento al documento	Se si archiviano le immagini del documento in un repository esterno, immettere l'URL del percorso anziché includere l'immagine come file allegato. Il sistema visualizza l'immagine o l'URL come collegamento all'immagine. Ogni collegamento deve iniziare con uno schema URL valido, definito dall'amministratore della sicurezza.
Nota	Quando si stampa un assegno per il pagamento di questa fattura fornitore, il valore immesso qui viene stampato nel campo della nota dell'assegno. Selezionare l'opzione Usa nota fattura in Nota pagamento fornitore predefinita per il fornitore. Utilizzare l'attività Creazione fornitore o Creazione modifica fornitore per configurare la nota fattura. Se più di una fattura per l'assegno al fornitore contiene una nota, il sistema concatena le note nell'assegno.

La scheda

Righe fattura

contiene i seguenti elementi:

Opzione	Descrizione
Azienda	Valore predefinito per l'azienda a cui appartiene la fattura fornitore. Se l'azienda consente transazioni interaziendali, è possibile selezionare una delle opzioni incluse nel relativo profilo interaziendale.
Item	Per le nuove righe, selezionare l'articolo.
Categoria di spesa	La categoria di spesa collega le voci alle regole di registrazione contabile corrispondenti e fornisce dettagli aggiuntivi per la reportistica. Se si seleziona un articolo, il sistema popola la categoria di spesa assegnata all'articolo e non è possibile modificarla. La categoria di spesa per la riga della fattura richiede il tipo di utilizzo della categoria di spesa Fattura fornitore .
Applicabilità fiscale	Se la riga è imponibile, selezionarne la detraibilità. È possibile utilizzare l'assoggettamento fiscale per filtrare le transazioni nei report. Il sistema popola le opzioni della regola fiscale specifica dell'articolo in base all'indirizzo di spedizione, prima per articolo di acquisto e poi per categoria di spesa. Se non è presente alcuna corrispondenza, viene compilata automaticamente a partire dall'articolo di acquisto. In caso contrario, viene compilato automaticamente a partire dalla categoria di spesa.
Codice imposta	Se l'articolo è imponibile, il codice viene compilato in base al Codice imposta predefinito nell'intestazione, che è possibile sostituire. Per impostare i codici imposta predefiniti, utilizzare l'attività Creazione regola fiscale transazione per paese .
Codice ritenuta d'acconto	Il codice viene compilato in base al Codice ritenuta d'acconto predefinito nell'intestazione, che è possibile sostituire.
Tipo data di esigibilità imposta	Selezionare il tipo della data di esigibilità imposta per la riga fattura e specificare una data di esigibilità imposta se il tipo è Data consegna beni/servizi . Il sistema popola il tipo della data di esigibilità imposta con Data rettifica/fattura a meno che non si selezioni la casella di controllo IVA al pagamento per un'azienda. Se si seleziona la casella di controllo IVA al pagamento nell'attività Modifica dettagli fiscali azienda , il sistema imposta il tipo della data di esigibilità imposta come Data pagamento .
Data punto imposta	Quando si seleziona Data consegna beni/servizi per il tipo di data di esigibilità imposta, è necessario immettere una data di esigibilità fiscale.
Detraibilità fiscale	Il sistema popola automaticamente la percentuale detraibile nella riga della transazione in base all'assoggettamento fiscale e al codice imposta specificati. A questa selezione è possibile applicare valori sostitutivi. Quando si specifica la detraibilità delle imposte, il sistema applica la percentuale detraibile e il metodo di ripartizione all'importo delle imposte per le aliquote all'interno di ciascun codice imposta. Utilizzare l'attività Gestione detraibilità imposte per specificare la detraibilità fiscale di più aliquote d'imposta per ogni codice imposta.
Opzione fiscale	Selezionare Calcolare imposta autofatturata quando i fornitori o i destinatari del pagamento non addebitano le imposte. Questa opzione consente di registrare la passività fiscale in un conto CoGe separato. Altrimenti, selezionare Calcolare imposta dovuta a fornitore per registrare il pagamento delle imposte effettuato al fornitore o al destinatario del pagamento.
Quantità	Per le righe beni, immettere il numero di articoli. Per le righe di servizio, il sistema imposta la quantità su zero.
Costo unitario	In base all'elemento selezionato. Se la valuta per l' Articolo e la fattura sono diverse, il sistema converte questo valore nella Valuta della fattura. Il sistema utilizza il tasso di cambio valuta corrente tra le due valute, come definito per il tipo di tasso di cambio predefinito (che fa parte della configurazione del tenant). Per le righe di servizio, il costo unitario è sempre pari a zero.
Importo totale	Per le righe beni, Quantità moltiplicata per Costo unitario . Se si modifica l' Importo totale , il sistema ricalcola il Costo unitario . Se si modifica il Costo unitario , il sistema ricalcola l' Importo totale . Per le righe di servizio, il sistema compila automaticamente l' Importo totale . È possibile modificare l' Importo da fatturare in base alle esigenze.
Worktag	Per classificare e trovare più facilmente le transazioni, utilizzare i worktag come parole chiave. Configurare i tipi di worktag consentiti nell'attività Gestione utilizzo worktag . Quando si seleziona un tipo di worktag con worktag correlati, il sistema popola automaticamente le transazioni con i relativi valori.
Fatturabile	Viene visualizzato quando la riga della fattura include un worktag di progetto fatturabile. Selezionare quando la riga o il frazionamento è fatturabile al progetto. Questa casella di controllo non influisce sulla contabilità se viene inclusa come dimensione nelle condizioni delle regole di registrazione contabile.
Pagamento anticipato	Selezionare per pagare in anticipo questa riga. Dopo aver selezionato le righe con pagamento anticipato, il sistema seleziona automaticamente Include riga/i pagamento anticipato nella scheda Dettagli pagamento anticipato . Le categorie di spesa per le righe prepagate devono essere: Non tracciabile Tracciabile con il trattamento contabile Spese . Quando l'imposta non è assegnata a una riga di pagamento anticipato, non viene inclusa nella contabilità del pagamento anticipato nelle fatture correlate. Viene invece utilizzata la regola di registrazione contabile Imposta transazione .
Frazionamenti	Fare clic per suddividere le righe per Importo o Quantità . È quindi possibile specificare gli importi o le quantità per il frazionamento, immettere una nota e selezionare worktag specifici per ogni frazionamento riga. È possibile frazionare le righe di servizio solo per importo.

Utilizzare la scheda

Imposta

per rivedere i codici imposta e la loro applicabilità come specificato nelle righe della fattura.

Se più righe condividono l'imposta, questa scheda le consolida e somma l'importo con l'imposta.

Per impostare la spesa fornitore con pagamento anticipato, accedere alla scheda

Dettagli pagamento anticipato

e selezionare un

Tipo ammortamento pagamento anticipato

Opzione	Descrizione
Manuale	Selezionare questa opzione per ammortizzare manualmente l'ammortamento della spesa prepagata in una data futura. Facoltativamente, immettere la Data ammortamento prevista . È possibile utilizzare la Data ammortamento prevista per i report e per creare avvisi personalizzati, ma il sistema non esegue la convalida in base a questa data. I pagamenti di tipo ammortamento pagamento anticipato manuale devono essere regolati e pagati prima di poter ammortizzare la spesa.
Pianificazione	Specificare per definire un piano per l'ammortamento della spesa prepagata a partire dalle rate di un piano di ammortamento fattura fornitore con pagamento anticipato.

Opzione

Descrizione

Manuale

Selezionare questa opzione per ammortizzare manualmente l'ammortamento della spesa prepagata in una data futura. Facoltativamente, immettere la

Data ammortamento prevista

È possibile utilizzare la

Data ammortamento prevista

per i report e per creare avvisi personalizzati, ma il sistema non esegue la convalida in base a questa data.

I pagamenti di tipo ammortamento pagamento anticipato manuale devono essere regolati e pagati prima di poter ammortizzare la spesa.

Pianificazione

Specificare per definire un piano per l'ammortamento della spesa prepagata a partire dalle rate di un piano di ammortamento fattura fornitore con pagamento anticipato.

Utilizzare la scheda

Allegati

per caricare o trascinare i file, ad esempio i documenti di supporto delle fatture fornitore.

Per gli allegati dei documenti aziendali, i tipi di file supportati sono elencati nell'attività

Modifica configurazione tenant - Sistema

Fare clic su

Inoltra

Il sistema crea la fattura fornitore quando si inoltra o si salva. Il numero della fattura viene visualizzato nella parte superiore.

Il sistema avvia il processo aziendale Evento fattura fornitore
per la revisione e l'approvazione. Se la definizione del processo aziendale include uno step di approvazione, i responsabili della valutazione possono modificare la fattura fornitore prima di approvarla.

Quando si visualizza la transazione:

Dettagli riga

viene visualizzata la distribuzione contabile degli importi dei costi totali ripartiti dall'intestazione alle righe e l'

Importo lordo

totale (importo totale netto più imposte ripartite, noli e altre spese). Il sistema utilizza l'importo lordo per:

Immissione Dare della contabilità di spesa

Fatture da ricevere

Verifica del budget delle transazioni di spesa

Costo di acquisizione predefinito durante la registrazione del bene

La scheda

Imposta

mostra la percentuale detraibile e la distribuzione degli importi delle imposte detraibili e indetraibili in base a:

Assoggettamento fiscale

Codice imposta

Importo imponibile

Per le transazioni approvate, il sistema crea automaticamente registrazioni automatiche nella valuta aziendale. Se la valuta della transazione e la valuta aziendale sono diverse, il sistema converte gli importi nella valuta aziendale.

Al termine del processo aziendale Evento fattura fornitore
, il sistema elabora la contabilità per le fatture fornitore:

Le righe non prepagate utilizzano la regola di registrazione contabile Spesa
.

Le righe prepagate utilizzano la regola di registrazione contabile Spesa prepagata
.

Utilizzare il report

Ricerca fatture fornitore

per accedere e aggiornare le fatture esistenti salvate o inoltrate.

Se è stato selezionato Pianificazione
come tipo di ammortamento pagamento anticipato, accedere

a Creazione piano ammortamento spesa prepagata

dal menu delle azioni correlate della fattura fornitore per creare il piano e generare le rate di ammortamento della spesa.

Procedura: Configurare la spesa fornitore prepagata

Modificare i processi aziendali

Riferimenti: Opzioni fiscali