Considerazioni sulla configurazione: Pagamenti ad hoc
Questo argomento è utile per prendere decisioni in merito alla configurazione e all'utilizzo dei pagamenti ad hoc. Vengono illustrati gli aspetti seguenti:
- Perché effettuare la configurazione.
- Come si inserisce nel quadro generale di Workday.
- Effetti a valle e interazioni tra prodotti.
- Requisiti di sicurezza e configurazioni dei processi aziendali.
- Domande e limitazioni da considerare prima dell'implementazione.
Per i dettagli completi sulla configurazione, fare riferimento alle istruzioni sull'attività.
Di che cosa si tratta
Nel sistema è possibile utilizzare pagamenti ad hoc per effettuare pagamenti una tantum o pagamenti non frequenti al di fuori dei processi di fatturazione e debiti standard. Alcuni esempi sono:
- Investimenti in capitale netto
- Pagamenti di interessi
- Bonifici interni o in valuta estera
- Pagamenti per fusioni e acquisizioni
- Pagamenti ai fornitori di servizi di gestione paghe
- Pagamenti di imposte
- Pagamenti per pignoramenti salariali
Vantaggi per l'azienda
I pagamenti ad hoc consentono di:
- Effettuare pagamenti una tantum senza dover creare e approvare fatture.
- Elaborare pagamenti urgenti utilizzando processi aziendali di pagamento ad hoc, semplificando il processo di approvazione dei pagamenti.
- Soddisfare i requisiti della gestione paghe fuori ciclo per fogli ore tardivi o rettificati oppure per mancati pagamenti.
Casi d'uso
È possibile:
- Creare destinatari di pagamenti ad hoc monouso che si disattivano automaticamente dopo il regolamento.
- Configurare modelli di pagamento ad hoc per creare pagamenti ad hoc con attributi comuni, consentendo di ridurre al minimo gli errori manuali e semplificare la creazione di pagamenti ad hoc.
- Includere i pagamenti ad hoc applicabili nelle dichiarazioni fiscali di fine esercizio della gestione paghe, come i report 1099 MISC e 1099 NEC (USA). Ciò consente di inviare dati di pagamento delle imposte completi e accurati ai destinatari del pagamento 1099 e all'Internal Revenue Service (IRS).
Domande e considerazioni
Domanda | Considerazioni |
|---|---|
In che modo si protegge l'accesso degli utenti ai conti bancari in modo che gli utenti possano creare pagamenti ad hoc solo per determinati conti bancari? | È possibile configurare gruppi di segmenti di sicurezza per limitare l'accesso ai conti bancari. Solo i membri dei gruppi di sicurezza possono selezionare i conti bancari consentiti per il rispettivo livello di sicurezza durante la creazione di pagamenti ad hoc.
Esempio: si definiscono segmenti di sicurezza con i conti bancari per manager e analisti. I manager possono accedere a tutti i conti bancari per avviare pagamenti ad hoc, ma gli analisti possono selezionare solo i conti bancari elencati nel loro segmento di sicurezza. |
In che modo si protegge l'accesso degli utenti alle categorie di spesa in modo che gli utenti possano creare pagamenti ad hoc solo per le categorie di spesa designate? | È possibile configurare gruppi di segmenti di sicurezza per limitare l'accesso a categorie di spesa e a gerarchie di categorie di spesa con pagamenti ad hoc. Solo i membri dei gruppi di sicurezza possono selezionare le categorie di spesa consentite per il rispettivo livello di sicurezza durante la creazione di pagamenti ad hoc.
Esempio: si decide di limitare la capacità dello specialista della contabilità fornitori di creare pagamenti ad hoc per le categorie di spesa designate per le fatture fornitore. Lo specialista può utilizzare solo le categorie di spesa consentite per elaborare le spese tramite transazioni con pagamenti ad hoc. |
Come si configura un destinatario di pagamento ad hoc monouso? | Quando si crea un destinatario di pagamento ad hoc, selezionare la casella di controllo Destinatario pagamento monouso per disattivare il destinatario di pagamento dopo il primo utilizzo.
Il sistema disattiva automaticamente i destinatari di pagamento ad hoc monouso quando i pagamenti ad hoc vengono regolati. |
In che modo il sistema impedisce di modificare le informazioni di regolamento relative ai destinatari di pagamento ad hoc durante il processo di pagamento ad hoc? | Quando si inoltra un pagamento ad hoc, il sistema conserva l'indirizzo e le informazioni sul conto bancario di regolamento del destinatario del pagamento ad hoc. Il sistema blocca queste informazioni per impedire che eventuali aggiornamenti apportati a tale destinatario influiscano sul pagamento ad hoc inoltrato e approvato.
In questo modo è più agevole:
|
Suggerimenti
Funzionalità | Suggerimenti |
|---|---|
Convalide personalizzate | Se si configurano convalide personalizzate per pagamenti ad hoc, valutare la possibilità di applicare le stesse convalide worktag utilizzate per le fatture fornitore. La creazione di un pagamento ad hoc è simile all'immissione di una fattura fornitore. |
Aggiungere o rimuovere allegati | Per aggiungere o rimuovere allegati a pagamenti ad hoc in qualsiasi stato, configurare l'accesso del dominio a una delle seguenti azioni correlate:
Esempio: aggiungere documenti di supporto a un pagamento ad hoc completato o riconciliato senza dover prima annullarlo, annullarne la riconciliazione e inoltrarlo nuovamente per l'approvazione del processo aziendale. |
Modelli di pagamento ad hoc | Si consiglia di utilizzare un modello di pagamento ad hoc per effettuare pagamenti ad hoc ricorrenti con attributi comuni. Il sistema inserisce automaticamente i valori da un modello predefinito nei nuovi pagamenti ad hoc creati utilizzando il modello. È possibile effettuare un pagamento direttamente dal modello utilizzando l'attività Creazione pagamento ad hoc da modello .
Per creare modelli aggiuntivi, è possibile copiare il modello di pagamento ad hoc e apportare rettifiche. |
Pagamenti interaziendali ad hoc | È possibile creare pagamenti ad hoc per conto di entità interaziendali. Configurare prima la capogruppo e le aziende correlate utilizzando un profilo interaziendale.
Quando si crea il pagamento ad hoc, si immette l'azienda pagante nella sezione dell'intestazione. Questa azienda, impostata a livello di riga per impostazione predefinita, può essere modificata nell'entità correlata interaziendale definita nel profilo. Esempio: l'azienda indicata dell'intestazione, Global Modern Services Inc., USA, effettua un pagamento ad hoc per conto dell'azienda a livello di riga, Global Modern Services Ltd., Canada. Quando si regola il pagamento ad hoc, il sistema genera i seguenti risultati contabili:
|
Requisito
Il sistema richiede le informazioni sul conto bancario di regolamento per un destinatario pagamento quando si utilizzano metodi di pagamento elettronici per pagamenti ad hoc.
Quando non si forniscono i dettagli del conto bancario di regolamento in un profilo destinatario pagamento, è necessario fornire queste informazioni quando si crea un pagamento ad hoc.
Limitazione
In un modello di pagamento ad hoc, il sistema non supporta più di una riga di pagamento ad hoc. Per frazionare i pagamenti per diverse categorie di spesa su più righe, è possibile aggiungere ulteriori righe quando si crea un pagamento ad hoc dal modello.
Configurazione del tenant
È possibile configurare gruppi di sicurezza di collaboratori per limitare i conti bancari e le categorie di spesa che questi possono utilizzare per effettuare pagamenti ad hoc. I collaboratori possono selezionare solo i conti bancari o le categorie di spesa consentite per il loro livello di sicurezza.
Criteri di sicurezza
I seguenti domini nell'area funzionale Banking and Settlement:
Dominio | Considerazioni |
|---|---|
Process: Ad Hoc Payee
| Consente di creare, modificare e visualizzare destinatari di pagamento ad hoc per tali pagamenti. È possibile utilizzare destinatari di pagamento ad hoc per effettuare pagamenti ad hoc una tantum. |
Process: Ad Hoc Payee - Activate/Inactivate
| Consente di attivare o disattivare un destinatario di pagamento ad hoc utilizzando le azioni correlate sul destinatario del pagamento. |
Process: Ad Hoc Payment – Add Attachment
Process: Ad Hoc Payment – Add/Change Attachment | Consente di aggiungere o rimuovere allegati per pagamenti ad hoc, qualunque sia il loro stato. Gli utenti possono accedere a una di queste azioni correlate su un pagamento ad hoc:
|
Process: Ad Hoc Payment – Access Worker
Process: Ad Hoc Payment – CORE Process: Ad Hoc Payment (NEW) Process: Ad Hoc Payment – View | Consente di visualizzare, creare e modificare pagamenti ad hoc.
L'accesso al dominio Process: Ad Hoc Payment – Access Worker consente di selezionare dipendenti come destinatari di pagamento quando si crea o si modifica un pagamento ad hoc. Nell'elenco a discesa Destinatario pagamento è possibile immettere il nome del dipendente nel campo Cerca .Questo dominio consente anche di utilizzare dipendenti come destinatari di pagamento nei servizi Web di pagamento ad hoc. |
Process: Ad Hoc Payment Settlement
| Consente di regolare i pagamenti ad hoc e di visualizzare i relativi report. È anche possibile stampare direttamente gli assegni utilizzando l'azione correlata Print Check su un pagamento ad hoc. |
Process: Ad Hoc Payment Reporting
| Consente di utilizzare questi report:
Il dominio fornisce anche l'accesso alle origini dati report e ai filtri da utilizzare per report di pagamento ad hoc personalizzati. |
Set Up: Ad Hoc Payment Template
| Consente di creare modelli per semplificare il processo di creazione di più pagamenti ad hoc con attributi in comune. |
Processi aziendali
È possibile configurare i seguenti processi aziendali per rivedere e approvare pagamenti e modelli ad hoc:
- Evento pagamento ad hoc
- Modello pagamento ad hoc
Report
Report | Considerazioni |
|---|---|
Ricerca modelli pagamento ad hoc
| Utilizzare questo report per cercare e rivedere i modelli di pagamento ad hoc. È possibile utilizzare le azioni correlate per:
|
Ricerca pagamenti
| Filtrare in base alla categoria pagamento Pagamento ad hoc per cercare tutti i pagamenti ad hoc applicabili all'organizzazione. |
Visualizzazione destinatario pagamento ad hoc
| Visualizza i dettagli di tutti i destinatari di pagamenti ad hoc creati per l'organizzazione. È anche possibile attivare o disattivare destinatari di pagamenti ad hoc utilizzando le azioni correlate su un destinatario di pagamento ad hoc. |
Visualizzazione segmento di sicurezza categoria di spesa ad hoc
| Visualizza i segmenti di sicurezza con le categorie di spesa e le gerarchie delle categorie di spesa disponibili per i collaboratori da utilizzare durante la creazione di pagamenti ad hoc. |
1099 Data Audit - Ad Hoc Payments with 1099 Payees and non-1099 Spend Categories
| Visualizza le righe pagamento ad hoc per i destinatari pagamento 1099 con categorie di spesa diverse da 1099 (USA). Per includere i destinatari pagamento e i pagamenti applicabili nelle dichiarazioni fiscali di fine esercizio, mappare le categorie del modulo 1099 alle categorie e alle gerarchie di spesa.
Il sistema monitora e classifica tutti gli altri pagamenti per destinatari pagamento 1099 come non categorizzati. |
1099 Data Audit – Ad Hoc Payments with 1099 Spend Categories and non-1099 Payees
| Visualizza le righe di pagamento ad hoc con categorie di spesa 1099 per i destinatari pagamento diversi da 1099. Per includere i pagamenti ad hoc e i destinatari pagamento applicabili nelle dichiarazioni fiscali di fine esercizio, assegnare ai destinatari pagamento il tipo di modulo autorità fiscale 1099 MISC o 1099 NEC. |
Si consiglia di utilizzare le seguenti origini dati report e i seguenti filtri per creare report personalizzati:
Filtro o origine dati report | Considerazioni |
|---|---|
Origine dati Ad Hoc Payees
| Visualizza i destinatari dei pagamenti ad hoc per l'organizzazione. |
Origine dati Ad Hoc Payments
| Visualizza i pagamenti ad hoc per l'organizzazione. Vengono richieste le aziende o le gerarchie di aziende per filtrare i risultati. |
Origine dati Ad Hoc Payment Lines
| Visualizza le righe di pagamento ad hoc per l'organizzazione. Vengono richieste le aziende o le gerarchie di aziende per filtrare i risultati. |
Origine dati Ad Hoc Payment Template
| Visualizza i modelli di pagamento ad hoc per l'organizzazione. Vengono richiesti l'azienda, i conti finanziari e la valuta report per filtrare i risultati. |
Filtro origine dati Bank Account for Ad Hoc Payment Template
| L'elenco dei conti finanziari utilizzati per filtrare i modelli di pagamento ad hoc. |
Filtro origine dati Company for Ad Hoc Payment Template
| L'elenco delle aziende utilizzate per filtrare i modelli di pagamento ad hoc. |
Filtro origine dati Currency for Ad Hoc Payment Template
| L'elenco delle valute utilizzate per filtrare i modelli di pagamento ad hoc. |
Integrazioni
È possibile utilizzare i seguenti servizi Web per importare, creare o aggiornare in blocco pagamenti ad hoc, modelli e destinatari di pagamento ad hoc:
Servizio Web | Considerazioni |
|---|---|
Get Ad Hoc Payees
| Recupera destinatari di pagamento ad hoc dal sistema in base ai criteri specificati. È quindi possibile esportare i destinatari pagamento in sistemi di terze parti. |
Put Ad Hoc Payee
| Importa e crea destinatari di pagamento ad hoc da utilizzare per pagamenti ad hoc. |
Get Ad Hoc Payments
| Recupera pagamenti ad hoc dal sistema in base ai criteri specificati. È quindi possibile esportare i pagamenti in sistemi di terze parti. |
Submit Ad Hoc Payment
| Aggiunge o aggiorna un pagamento ad hoc. Quindi, inoltra l'evento di modifica tramite il processo aziendale Evento pagamento ad hoc per la revisione e l'approvazione. |
Cancel Ad Hoc Payment
| Annulla in blocco pagamenti ad hoc da sistemi Workday o di terze parti. |
Correct Ad Hoc Payment
| Esegue la correzione in blocco di pagamenti ad hoc. |
Get Ad Hoc Payment Templates
| Recupera modelli di pagamento ad hoc dal sistema in base ai criteri specificati. È quindi possibile esportare i modelli in sistemi di terze parti. |
Put Ad Hoc Payment Template
| Importa e crea modelli di pagamento ad hoc. |
Submit Ad Hoc Payment Template
| Aggiunge o aggiorna un modello di pagamento ad hoc. Quindi, inoltra l'evento di modifica tramite il processo aziendale Modello pagamento ad hoc per la revisione e l'approvazione. |
Submit Ad Hoc Payment from Template
| Crea un pagamento ad hoc tramite un modello di pagamento ad hoc. Quindi, lo inoltra al processo aziendale Evento pagamento ad hoc . |
Connessioni e touchpoint
È possibile creare pagamenti ad hoc per pagare:
- Collaboratori esterni
- Clienti
- Dipendenti
- Fornitori
- Autorità fiscali
Workday offre un Touchpoints Kit con risorse utili per comprendere le relazioni di configurazione nel tenant. Ulteriori informazioni sul Workday Touchpoints Kit nella Workday Community.