Concetto: Gestione cassa
La misura veramente significativa di un'azienda è la cassa. Con Workday Cash Management, le aziende possono automatizzare il coordinamento e il controllo delle attività legate al flusso di cassa. Il sistema automatizza anche le attività amministrative e di controllo, come la riconciliazione degli estratti conto bancari, fornendo al contempo funzioni di business intelligence incorporate.
Workday Cash Management è costituito da strumenti per i servizi bancari, di regolamento e di riconciliazione bancaria che consentono di gestire e ottimizzare gli afflussi e i deflussi di cassa per l'organizzazione.
Questo diagramma illustra il flusso di cassa in entrata e in uscita del sistema:
- Fatture, note spese, dati gestione paghe e flussi di pagamenti in entrata e in uscita da Workday Cash Management per le transazioni relative a beni, servizi e persone.È possibile ricevere fatture fornitore, note spese, dati gestione paghe e pagamenti dei clienti. È possibile inviare fatture cliente, rimborsi di note spese, pagamenti di gestione paghe e pagamenti fornitore. Queste transazioni vengono registrate nei conti bancari del sistema di gestione bancaria del sistema.
- I pagamenti per queste transazioni vengono effettuati tramite l'elaborazione di regolamenti.Flusso di pagamenti tra i conti bancari presso l'istituto finanziario e l'elaborazione dei regolamenti da parte del sistema. Per il denaro dovuto, è possibile eseguire la stampa degli assegni oppure utilizzare pagamenti elettronici o forme di pagamento di altro tipo.
- Le righe degli estratti conto bancari vengono riconciliate con le transazioni conto tramite l'elaborazione delle riconciliazioni bancarie.È possibile inserire manualmente o caricare (consigliato) estratti conto bancari nel sistema per la riconciliazione.
- Sia i regolamenti che le riconciliazioni bancarie producono dati contabili che Workday Cash Management trasmette a Workday Financial Accounting.
- Per visualizzare e analizzare i dati di cassa, è possibile creare report all'interno di ciascuno strumento per i servizi bancari, di regolamento e di riconciliazione bancaria e tra più di tali strumenti in qualsiasi momento.
Workday Cash Management comprende più aree:
Servizi bancari
Gli strumenti per i servizi bancari offerti dal sistema consentono di creare istituti finanziari, filiali per tali istituti e conti bancari dell'azienda presso di esse. È possibile creare conti bancari sia di deposito sia di origine. Trasferimenti di conti, registrazioni di assegni invalidati e report offrono un maggiore controllo sull'attività di cassa.
Per i dettagli, consultare Servizi bancari.
Regolamenti
L'elaborazione dei regolamenti disponibile nel sistema consente di pagare diverse voci come un'unica unità: note spese, fatture fornitore, pagamenti ad hoc, gestione paghe, fatture, pagamenti e rimborsi cliente e voci interaziendali. Il dashboard
Regolamento
consente di gestire, analizzare e creare report velocemente per tutte le attività recenti dei cicli di regolamento. Per eseguire i regolamenti, creare innanzitutto cicli di regolamento per raggruppare i pagamenti e le partite aperte. Si potrà quindi visualizzare, modificare ed elaborare i cicli di regolamento. È possibile impostare l'elaborazione per l'esecuzione automatica oppure utilizzare una modalità di anteprima per visualizzarla ed eseguirla manualmente. Le regole di routing consentono di indicare che i pagamenti effettuati per determinati tipi di transazione vengano prelevati da conti specifici. I tipi di pagamento includono accredito diretto, contanti e assegno. I report facilitano l'individuazione di fatture e pagamenti e la visualizzazione di assegni e registri conti.Per i dettagli, consultare Regolamenti.
Riconciliazione bancaria
Per riconciliare estratti conto bancari con transazioni conti, utilizzare l'elaborazione delle riconciliazioni bancarie del sistema. È possibile immettere manualmente gli estratti conto, caricarli con l'integrazione di un servizio Web o utilizzare un metodo di immissione rapida che crea un estratto conto bancario preliminare dalle registrazioni.
Per gli estratti conto bancari immessi o caricati, le transazioni vengono confrontate manualmente o automaticamente con le righe dell'estratto conto e le differenze vengono riconciliate. Se si hanno molte transazioni da riconciliare in ogni periodo, la configurazione aggiuntiva necessaria per eseguire la riconciliazione automatica può far risparmiare tempo. La riconciliazione automatica offre anche corrispondenze suggerite. È quindi possibile creare automaticamente transazioni ad hoc per voci di prima nota, come le commissioni bancarie, per le quali non sono presenti transazioni corrispondenti nelle righe degli estratti conto. La riconciliazione manuale consente di riconciliare le righe dell'estratto conto e le registrazioni dei conti con una relazione uno-a-molti o molti-a-uno.
Per il metodo di immissione rapida, si abbina un estratto conto bancario preliminare basato sulle proprie registrazioni all'estratto conto bancario stampato o elettronico e si esegue la riconciliazione. Al termine, la riconciliazione è completata e viene registrata nel sistema. L'unica configurazione richiesta è la creazione dei conti bancari. Questo metodo è efficiente per quantità limitate di transazioni.
Indipendentemente dal metodo di riconciliazione utilizzato, il sistema offre funzionalità aggiuntive. È possibile creare transazioni ad hoc per riconciliare eventuali righe dell'estratto conto bancario per le quali non è presente alcuna transazione conto. Usare il dashboard
Riconciliazione estratti conto bancari
per accedere rapidamente alle riconciliazioni bancarie recenti e ai relativi dati analitici. Altri report forniscono ulteriori informazioni su estratti conto bancari, conti e processi di riconciliazione.Per i dettagli, consultare Riconciliazione bancaria.
Soluzioni comuni
Oltre agli strumenti di gestione cassa, è possibile impostare soluzioni comuni, ove applicabili:
- Multivalutaconsente di registrare ed elaborare transazioni aziendali in valute diverse da quella di base della società della registrazione.
- I worktag consentono di contrassegnare le transazioni per chiarirne gli scopi aziendali, stabilire le relazioni comuni e fornire una visualizzazione multidimensionale dell'azienda per semplificare la creazione di report.È possibile associare worktag di saldo principali a conti bancari utilizzando una regola di saldo di cassa. Quando si regolano le transazioni di cassa, il sistema genera voci di saldo per worktag per riflettere i saldi precisi per i controlli del saldo di cassa o i report finanziari.
- Analisi commissioni bancarieconsente di ottenere visibilità globale sui costi bancari, identificare imprecisioni nel calcolo dei prezzi e negoziare accordi di servizio ottimali con gli istituti finanziari.
- Posizionamento di cassaconsente di determinare la posizione di cassa giornaliera in base ai saldi conti bancari e ai flussi di cassa esterni.
- Previsioni di cassa con Worksheetsconsente di creare previsioni dei flussi di cassa da visualizzare in report e dashboard. È possibile utilizzare Worksheets per modellare scenari ipotetici utilizzando transazioni automatiche, transazioni di estratti conto bancari e attività di cassa esterne come dati di previsione di cassa. È possibile utilizzare i report previsioni di cassa per visualizzare le attività di cassa future, effettuare proiezioni e prendere decisioni sulle esigenze di finanziamento e investimento.
- ContabilitàInteraziendaleconsente di gestire e creare report su eventi aziendali che coinvolgono aziende correlate.
- LeIntegrazioniconsentono di caricare i dati finanziari di terze parti nel sistema e di inviarli tra diversi sistemi.