Esempio: Impostare i controlli di budget per l'assegnazione della sovvenzione totale
Questo esempio illustra come creare una struttura virtuale di piano genitore-figlio sovrapposta a un piano di finanziamento esistente, al fine di implementare un controllo di bilancio per l'intera sovvenzione.
Sei uno specialista in contratti di finanziamento per il programma AWD-129 presso l'Università Alma Mater (USA). Il premio ha già un piano di bilancio
AWD-129: Infrastrutture STEM 07/01/2023 (versione 0)
con le seguenti voci:
- Budget per le spese in specifici conti/riepiloghi contabili contenenti questi tag di lavoro:
- Centro di costo: 4280 Scienze naturali
- Fondo: 02 Fondo per programmi sponsorizzati
- Finanziamento: 129 iniziative STEM
- Programma: 111 Scienze
- Totale di 1.430.500 dollari USA per tutti e 3 gli esercizi finanziari.
Desideri che il controllo del budget:
- Mostra lo stato diAvviso (Nessun budget)quando l'importo di una transazione fa sì che la spesa totale superi l'importo preventivato per lo specifico set di tag di lavoro e periodo di budget.
- Mostra lo stato "Errore (Budget insufficiente)"quando l'importo di una transazione fa sì che la spesa totale per la sovvenzione superi l'importo totale stanziato per l'intera durata della sovvenzione.
In una struttura di piano virtuale genitore-figlio per un premio, il:
- La struttura del piano figlio è la struttura del piano del premio.
- La struttura del piano principale è una nuova struttura di piano che si crea copiando e collegandosi alla struttura del piano secondario.
- Creare e approvare il premioAWD-129: Infrastruttura STEM 07/01/2023 (versione 0).
- Aggiungi l'azione"Verifica budget"ai processi aziendali dei tipi di transazione per i quali desideri effettuare la verifica del budget quando si addebitano le spese alle sovvenzioni. Esempio: per verificare il budget delle registrazioni contabili addebitate alle sovvenzioni, aggiungere il passaggioVerifica budgetal processo aziendaleEvento di registrazione contabile.
- Sicurezza:Impostazione: Dominio Bilancio generalenell'area funzionale Bilanci.
- Accedere alla scheda"Piano"del contrattoAWD-129: Infrastruttura STEM 07/01/2023 (versione 0). Se il controllo del budget non è abilitato, configurarlo e abilitarlo:
- Fai clic suModifica opzioni di controllo del budgete seleziona i seguenti valori:Struttura del pianoPremioAziendaAlma Mater University (USA)Nome del pianoAWD-129: Infrastruttura STEM 07/01/2023 (versione 0)
- Fai clic suOKe inserisci i seguenti valori:Abilita il controllo del budgetSelezionaOpzione di verifica del budgetAvvisain modo che il controllo del budget visualizzi un avviso solo quando l'importo della spesa supera l'importo previsto dal piano.Data di valutazioneData di bilancioPeriodi di controllo cumulativiSeleziona questa casella di controllo e scegli l'opzione"Controllo per periodo di inserimento del premio"se desideri che il budget non utilizzato venga aggiunto al periodo corrente.
- Fai clic suOKeFine.
- Fare clic suInvia budgeteOK.
- Crea una struttura di piano principale copiando la struttura del piano secondario:
- Nella schedaPianodi assegnazione, individuare la struttura del pianodi assegnazionee accedere al menu delle azioni correlate per selezionare :Nome:Premio AWD-129 GenitoreNella schedaDimensioni strutturate, rimuovere i valori presenti nei campiSet di contieTipo di conto.Nella grigliaDimensione struttura, rimuovere tutte le righe tranneGranteCompany.
- Fare clic suOK.
- Dal menu delle azioni correlate della struttura del pianoprincipale AWD-129, selezionare .Struttura del Piano per Bambini Virtuali:Assegnazione
- Fare clic suOK.
- Crea un modello di piano per la struttura del piano principale:
- Dal menu delle azioni correlate della struttura del pianoprincipale Award AWD-129, selezionare e selezionare i seguenti valori:CampoValoreStruttura del pianoPremio AWD-129 GenitoreAziendaAlma Mater University (USA)Nome del pianoAssegna il piano genitoriale AWD-129Data di lancio07/01/2023Data di fine30/06/2026Piano collegatoAWD-129: Infrastruttura STEM 07/01/2023 (versione 0)
- Fare clic suOK.
- Abilitare il controllo del budget per la sovvenzione totale sulla struttura del piano principale:
- Dal menu delle azioni correlate della struttura del pianoprincipale Award AWD-129, selezionare e immettere i seguenti valori:Struttura del pianoPremio AWD-129 GenitoreNome del pianoAssegna il piano genitoriale AWD-129
- Fai clic suOKe seleziona questi valori:Abilita il controllo del budgetSelezionaIncludi righe riservate per il giornaleSelezionaConsentire il passaggio delle transazioni di creditoSelezionaOpzione di verifica del budgetControllo, in modo che la verifica del budget visualizzi lo stato"Errore"quando l'importo della spesa supera il budget totale della sovvenzione.Data di valutazioneData di bilancioPeriodi di controllo cumulativiSeleziona questa casella di controllo e seleziona l'opzioneControllo per periodo di inserimento del premio.Tipologie di conti contabili per il controllo del budgetSelezionaDati effettivi,ImpegnoePre-impegno.
- Fai clic suOKeFine.
Quando si crea una transazione di spesa soggetta a verifica di budget (con tag di lavoro specificati nelle righe del piano, inclusi Centro di costo: 4280 Scienze naturali, Fondo: 02 Fondo per programmi sponsorizzati, Sovvenzione: 129 Iniziative STEM, Programma: 111 Scienza) e l'importo della transazione fa sì che l'importo totale della spesa superi:
- Il budget della linea di piano, ma non il budget totale della sovvenzione di 1.430.500 USD, l'attivitàdi revisione del controllo del budgetvisualizza uno stato di controllo del budgetdi Avviso (Nessun budget)con 1 riga nella grigliaPiano con eccezioniper la struttura del piano figlio (Assegnazione).
- Il budget della linea di piano, così come il budget totale della sovvenzione di 1.430.500 USD, l'attivitàdi verifica del budgetvisualizza uno stato di verifica del budget diNon riuscito (Budget insufficiente)con 2 righe nella grigliaPiano con eccezioni, 1 per la struttura del piano figlio (Award) e 1 per la struttura del piano padre (Award AWD-129 Parent).