Étapes : définir les frais de recouvrement des remboursements
Les attributions d'aide financière ou les contrats d'organisme de financement étudiant peuvent être réduits pour diverses raisons. Ces changements peuvent inclure une modification attendue des cotisations familiales ou des modifications de l'éligibilité à une aide financière. Lorsque les attributions ou les contrats sont réduits après l'émission d'un remboursement, Workday récupère le trop-perçu via les frais existants et, si nécessaire, des frais de récupération du remboursement. Vous pouvez configurer des frais de recouvrement de remboursement pour permettre à Workday de récupérer les fonds excédentaires lorsque le montant de la récupération dépasse les frais existants.
Lorsque vous utilisez le regroupement d'écritures, Workday crée des groupes de transactions de frais étudiants pour les frais de récupération de remboursements.
- Créez un élément de frais étudiants avec letypeRécupération de remboursementet associez-le à une entité universitaire. Tous les établissements doivent avoir des éléments de frais pour le recouvrement des remboursements.
- Ajoutez les frais de récupération de remboursement à un groupe de priorité.
- Configurez les règles d'imputation comptable et les dimensions pour les transactions de récupération de remboursements.
Lorsque vous réduisez les montants de l'aide financière ou des contrats d'organisme de financement étudiant, Workday tente de récupérer le montant réduit (différence) dans l'ordre suivant :
- De la part non lettrée de la source du règlement.
- De la part de la source du paiement imputée aux frais.
- De la part de la source du paiement émise sous forme de remboursement. Dans ce cas, Workday impute des frais de récupération du remboursement pour le montant recouvré.
Workday détaille les frais de recouvrement du remboursement dans l'ajustement de paiement, et non séparément. Vous pouvez les consulter dans les onglets
Paiement
, Ajustement
ou Charges et paiements restant
dus.Exemple 1 : remboursement complet, aucun frais existant
Scénario : Erin reçoit une attribution d'aide financière de 1 500 USD. Tous les frais semestriels sont déjà payés avec d'autres fonds. Par conséquent, l'intégralité des 1 500 USD lui est remboursée directement.
Réduction de l'attribution : après le remboursement, l'attribution est réduite à 0 USD.
Recouvrement de remboursement : comme il n'existe aucun frais sur son compte, Workday impute des frais de recouvrement de 1 500 USD pour récupérer le montant.
Exemple 2 : remboursement partiel, frais existants suffisants pour la récupération
Scénario : Kevin reçoit une bourse de 1 500 USD, qui paie ses frais de scolarité de 1 000 USD. Il lui reste un excédent de 500 USD qui lui sera remboursé.
Réduction de l'attribution : après le remboursement, la bourse est réduite à 800 USD, ce qui crée une différence de 700 USD.
Récupérer un remboursement : pour recouvrer 700 USD, Workday impute un ajustement des frais de formation. Dans la mesure où les frais existants couvrent une partie du montant, Workday n'impute pas les frais de récupération du remboursement.
Exemple 3 : remboursement partiel, frais existants insuffisants pour un recouvrement complet
Scénario : sony reçoit une subvention de 1 500 USD, qui paie ses frais de scolarité de 1 000 USD. Les 500 USD restants lui sont remboursés.
Écrêtement sur l'attribution : après le remboursement, la subvention est réduite à 250 USD, ce qui crée une différence de 1 250 USD.
Récupérer un remboursement : Workday impute un ajustement des frais de formation de 1 000 USD et des frais de recouvrement de 250 USD pour récupérer le montant total.
Exemple 4 : attributions multiples, remboursement partiel, frais existants insuffisants pour la récupération complète
Scénario : Amanda reçoit deux attributions totalisant 1 500 USD (une subvention de 600 USD et une bourse de 900 USD). Ces attributions lui paient 1 000 USD pour les frais de scolarité (600 USD de la subvention et 400 USD de la bourse), ce qui lui reverse 500 USD.
Réduction de l'attribution : après le remboursement, la bourse est réduite à 300 USD, ce qui crée une différence de 600 USD.
Récupérer un remboursement : comme ses frais existants ne couvrent que 400 USD, Workday impute un ajustement des frais de formation de 400 USD et des frais de recouvrement de 200 USD pour récupérer l'intégralité des 600 USD.