Créer des règles de regroupement des frais étudiants
Sécurité : domaine
Set Up: Student Charges
dans le domaine fonctionnel Student Financials.Les règles d'agrégation pour les frais étudiants vous permettent de limiter le nombre de fois ou le montant total à facturer à un étudiant pour un élément de frais étudiant particulier. Lorsqu'un élément de frais est associé à une règle de regroupement des frais, Workday agrège chaque frais associé pour un étudiant jusqu'à ce qu'il atteigne la limite de la règle. Lorsqu'un étudiant atteint la limite, la règle empêche Workday de lui facturer à nouveau l'élément de frais.
Exemples :
- Les étudiants peuvent suivre un cours plusieurs fois au cours d'une année universitaire, mais ils n'ont à payer les frais qu'une fois par année universitaire.
- Vous pouvez évaluer les frais jusqu'à 4 fois, ou jusqu'à 400 USD, sur toute la durée de vie d'un étudiant.
Le cas échéant, vous pouvez imputer manuellement des frais ou effectuer des ajustements de frais dépassant les limites agrégées.
Lorsque votre établissement affiche les frais en attente, les frais de cours ne sont pas cumulés.
- Accédez à la tâcheCréer une règle de regroupement des frais étudiants.
- Ajoutez une ligne pour chaque durée sur laquelle calculer des frais étudiants.Exemple : pour facturer des frais une fois par période universitaire et pas plus de deux fois par année universitaire, configurez des lignes distinctes pour limiter la période universitaire et l'année universitaire. Lorsque vous définissez plusieurs lignes, Workday applique la première limite définie pour l'étudiant.Lorsque vous définissez un montant ou un nombre maximum et laissez l'autre champ à la valeur zéro, Workday ignore le zéro. Pour éviter toute confusion, pensez à remplacer le zéro par une valeur que les frais n'atteint jamais, comme 999 ou 999999.Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :
Option Description Nombre maximumSaisissez le nombre maximum de fois que vous pouvez imputer à un étudiant pour la durée.Les types de frais suivants ne sont pas pris en compte dans le nombre maximum :- Ajustements
- Calculs au prorata
- Frais annulés
- Frais du plan de paiement
- Frais d'accord de recouvrement
- Frais de recouvrement des remboursements
Lorsque vous définissez à la fois un nombre maximum et un montant maximum, Workday applique la première limite atteinte.Montant maximumSaisissez le montant maximum que vous pouvez imputer à un étudiant pour la durée.Lorsque des frais dépassent le montant maximum, Workday modifie le montant des frais pour atteindre la limite. Exemple : lorsque des frais de 100 USD dépassent la limite de 75 USD, Workday impute les frais avec un montant de 75 USD. Workday ne modifie pas :- Montants convertis que vous importez.
- Montants des frais qui ont été imputés avant l'ajout d'une règle de regroupement de frais à l'élément de frais associé.
Les types de frais suivants ne sont pas pris en compte dans le montant maximum :- Frais annulés
- Frais du plan de paiement
- Frais d'accord de recouvrement
- Frais de recouvrement des remboursements
Lorsque vous définissez à la fois un nombre maximum et un montant maximum, Workday applique la première limite atteinte.DuréeSélectionnez la période pour laquelle les frais s'agrègent.Lorsqu'un étudiant a plusieurs dossiers universitaires, les frais sont agrégés pour les durées de l'ensemble des dossiers universitaires. Exemple : votre établissement a des frais que les étudiants doivent payer une fois par niveau universitaire et :- Abiail a un dossier de premier cycle actif et un dossier de premier niveau inactif. Les frais des deux dossiers comptant pour le même niveau universitaire, elle ne paie donc les frais qu'une seule fois.
- Carlos a des dossiers universitaires simultanés de premier cycle et de diplôme. Les frais liés à ses dossiers universitaires comptant pour différents niveaux universitaires, il paie donc deux fois les frais.
La règle de regroupement des frais peut être utilisée dans les éléments de frais étudiants.
Vous pouvez utiliser les :
- Le rapportRechercher des règles agrégées de frais étudiantspour afficher la règle de regroupement des frais.
- Le rapportAfficher les règles de regroupement des frais étudiants par étudiantpour consulter les soldes que les étudiants ont cumulés pour les règles qui leur sont appliquées.