Éléments de définition : contrats de l'organisme de financement étudiant

Présentation

Les contrats organisme de financement étudiants représentent l'une des façons dont des organisations externes ou des personnes, telles que des agences militaires, des établissements d'enseignement, des institutions internationales ou des programmes de frais payés d'avance, peuvent couvrir une partie ou l'ensemble des frais d'études pour un ou plusieurs étudiants. Il s'agit d'un type de contrat tiers qui peut aider les étudiants à s'acquitter de leurs obligations financières auprès de l'établissement universitaire.

Vous pouvez gérer le financement des organisme de financement et générer des factures directement dans Workday Student. Ce modèle de facturation fonctionne indépendamment de la structure de comptes client de la Gestion financière pour prendre en charge la facturation, la consolidation et la génération de rapports spécifiques aux étudiants.

Avantages pour l'entreprise

Joindre plusieurs remarques et documents directement aux enregistrements de facture .

Automatiser les décaissements et le traitement des paiements.

Automatiser la distribution des facture à l'aide de tâches d'impression et d'envoi par e-mail.

Configurer des règles de calcul différentes pour les différents montants de ligne de contrat .

Configurer plusieurs présentations de formulaire pour les factures organisme de financement étudiant et les factures consolidées de organisme de financement étudiant .

Configurer des échéanciers de décaissements distincts pour les contrats de organisme de financement et les attributions.

Permettre aux étudiants et aux administrateurs d'accéder facilement aux informations de contrat et de paiement.

Bénéficier visibilité sur les conditions des contrat et recevoir des notifications sur les échéances.

Consolider plusieurs factures organisme de financement étudiant dans un seul document pour améliorer la visibilité et faciliter l'impression ou l'envoi par e-mail d'une facture combinée à l' organisme de financement.

Réduire les efforts manuels et les erreurs en copiant les contrats d' organisme de financement étudiant existants sur un nouvel exercice attribution .

Suivre les paiements des organisme de financement .

Cas d'utilisation

Créer des factures consolidées pour des organismes de financement avec des préférences différentes.

Regrouper plusieurs factures étudiants pour un seul organisme de financement dans un document consolidé.

Gérer les contrats pour les bourses d'études, les subventions et d'autres programmes aide financière avec des critères et des règles de décaissement spécifiques.

Gérer différents types d'organisme de financement, notamment des entreprises, des organismes publics et des plans d'épargne formation.

Enregistrer et lettrer les règlements pour la facturation organisme de financement étudiant , en séparant les factures de organisme de financement des factures client .

Questions à se poser

Questions	Éléments à prendre en compte
Avez-vous besoin d'échéanciers de décaissements distincts pour les contrats des organisme de financement et les attributions ?	Vous pouvez utiliser la tâche Créer un calendrier de décaissement ou Créer un calendrier de décaissement pour définir des périodes distinctes pour décaisser les contrats et les attributions de votre organisme de financement .
Utilisez-vous un système tiers pour gérer aide financière?	Lorsque vous utilisez un système tiers pour aide financière et que les fonds du contrat de l'organisme de organisme de financement ont un impact sur aide financière , ne cochez pas la case à cocher No FA Impact dans la tâche Create Student Sponsor Contract . Workday inclut toujours le contrat dans le rapport Aide financière totale . Vous ne pouvez pas effectuer de calculs pour un contrat' organisme de financement dans un système tiers.
Avez-vous besoin d'utiliser des contrats organisme de financement étudiant pour les éléments attribution aide financière ?	Nous vous recommandons d'utiliser la fonctionnalité Workday Financial Aid pour traiter aide financière.
De quelles informations organisme de financement étudiant avez-vous besoin dans un rapport ?	Tenez compte des questions suivantes lors de la création des rapports sur le contrat de organisme de financement étudiant : Quels contrats organisme de financement ont été décaissés ? En cas de décaissement, quels contrats de organisme de financement ont été facturés/payés ? De quelles autres informations avez-vous besoin dans un rapport ?
Voulez-vous recalculer et décaisser les contrats organisme de financement étudiant manuellement ou automatiquement ?	Vous pouvez recalculer et décaisser manuellement des contrats organisme de financement étudiant en utilisant le menu des actions associées du contrat étudiant ou de l' organisme de financement étudiant pour rechercher des tâches individuelles. ConsulterDécaisser les paiements liés au contrat de l'organisme de financement étudiant . Vous pouvez également définir un nouveau calcul et un décaissement automatiques pour une exécution pendant l'orchestration de l'emploi de nuit des étudiants en utilisant la tâche Mettre à jour l'établissement des options Finances Étudiants pour cocher la case Traiter les contrats de l'organisme de financement étudiant dans la case à cocher de l' orchestration de l'emploi de nuit. Certains événements entraînent l'évaluation automatique des contrats organisme de financement étudiant . Voir Référence : réactions à Finances Étudiants .
Comment voulez-vous définir les montants des ligne de contrat ?	Vous pouvez définir les montants des ligne de contrat comme suit : Montants, lorsque l'utilisateur saisit un montant fixe. Calculs, lorsque le montant est calculé de manière dynamique en fonction d'une règle. Si vous utilisez des calculs, vous pouvez utiliser la grille Règles de montant de contrat dans la tâche Créer un contrat d'organisme de financement étudiant pour configurer un calcul fondé sur une règle qui vous permettra de répondre aux exigences de l'organisme de financement. Une fois la configuration effectuée, assurez-vous de cocher la case à cocher Calculer le montant dans la même tâche.
Quel processus utilisez-vous pour la facturation et les décaissements ?	Workday vous permet de créer le workflow qui correspond le mieux à votre organisation et aux accords de votre organisme de financement : Décaissez les règlements à l'étudiant, facture les organismes de financement, puis enregistrez les règlements des organisme de financement . Facturer les organismes de financement, enregistrer les règlements des organisme de financement , puis décaisser les règlements à l'étudiant.
Votre établissement utilise-t-il le modèle de facturation organisme de financement étudiant ?	Vous pouvez utiliser cette structure pour gérer la facturation des organisme de financement , les factures, les ajustements de crédit et les refacturations directement dans Workday Student. Ce modèle fonctionne indépendamment de la structure des comptes client de la Gestion financière, ce qui vous mettre à jour les enregistrements de facturation spécifiques des étudiants sans affecter les comptes client généraux.
Les organismes de financement exigent-ils une seule facturation pour plusieurs étudiants ou contrats ?	Vous pouvez regrouper plusieurs factures approuvées, non payées et partiellement payées d'un seul organisme de financement dans une facture consolidée afin de pouvoir imprimer ou envoyer par e-mail un seul document au lieu d'envoyer des factures individuelles.
Avez-vous besoin de documents de facture personnalisés ?	Vous utilisez des outils de business intelligence et de reporting (BIRT) pour créer des présentations personnalisées. Pour appliquer ces présentations, vous devez définir les règles de présentation des facture de organisme de financement étudiant et les règles de présentation des facture de organisme de financement étudiant consolidées pour associer les modèles BIRT au processus de facturation.
Comment voulez-vous formater vos numéros de facture ?	Vous configurez des générateurs de séquences d'identifiants uniques pour formater des factures individuelles, des refacturations, des ajustements de crédit et des factures consolidées. Vous pouvez définir ces séquences de manière globale dans la tâche Modifier la définition de l'environnement client - Étudiant , ou utiliser la tâche Modifier les définitions des codes d'une unité légale pour les définir au niveau de unité légale .
Comment comptez-vous générer un rapport sur le total des créances de organisme de financement ?	Vous devez générer des rapports sur les factures client et les factures d' organisme de financement étudiant séparément. Nous concevons ces domaines de facturation pour qu'ils fonctionnent de manière indépendante, afin qu'ils ne partage/partager pas les mêmes rapports. Pour afficher le total des créances, vous devez combiner les données des deux éléments suivants : Le rapport Rechercher des factures d'organismes de financement étudiants pour la facturation spécifique à un étudiant. Rapports de gestion financière pour la facturation standard des client .

Recommandations

Configurez les worktags de transaction pour les contrats organisme de financement étudiant . ConsulterConfigurer des worktags pour les transactions .

Actions requises

Configurez le. Workday exige que les unités légales soient associées à toutes les entités universitaires pour le traitement des transactions financières des étudiants.

Créer et gérer les profils organisme de financement à l'aide de la fonctionnalité Workday Financials Grant Management. ConsulterDéfinir et gérer les informations relatives à un organisme de financement .

Créez de nouveaux contrats organisme de financement pour chaque année attribution .

Limites

Les factures consolidées ne prennent en charge que les factures individuelles dont le statut est Approuvé
et dont le statut de paiement est Non payé
ou Partiellement payé
.

Vous ne pouvez pas utiliser de tâches ni de rapports de compte client pour les contrats organisme de financement étudiant .

Lorsque vous créez un contrat organisme de financement étudiant , vous pouvez saisir jusqu'à 9 999 lignes de contrat .

Vous pouvez créer jusqu'à 1 000 factures à la fois.

Définition de l'environnement client

Utilisez la tâche

Modifier la définition de l'environnement client - Étudiant

pour configurer des générateurs de séquences d'identifiants uniques pour les factures d'organisme de organisme de financement étudiant , la refacturation des facture de l'organisme de organisme de financement étudiant , les ajustements de crédit pour les facture de organisme de financement étudiant et les factures consolidées de organisme de financement étudiant . Vous pouvez également réviser les mappages de définitions d'identifiant pour les organismes de financement à l'aide de la tâche

Modifier les définitions des identifiants d'une unité légale

.

Sécurité

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Finances Étudiants :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Manage: Finances Étudiants	Permet de configurer et de gérer les transactions financières des étudiants.
Manage: Student Sponsor Contract Invoicing	Permet de configurer et de gérer les tâches liées à la facturation des contrats organisme de financement étudiant, telles que l'affichage du détail des facture , de gérer les remarques et les pièces jointes, et d'effectuer des tâches d'envoi comme l'impression et l'envoi par e-mail.
Manage: Student Sponsor Contracts Processing	Permet de créer, modifier et afficher des contrats organisme de financement étudiant .
Manage: Student Sponsor Deposit - Cancel	Permet d'annuler un dépôt organisme de financement étudiant .
Manage: Student Sponsor Payment - Cancel	Permet d'annuler le paiement d'un organisme de financement étudiant .
Manage: Student Sponsor Payment Payment	Permet de configurer et de gérer le traitement des paiements organisme de financement étudiant .
Manage: Student Sponsor Refund Processing	Permet de configurer et de gérer le traitement des remboursements de contrat organisme de financement étudiant .
Manage: Student Sponsor Refunds - Cancel	Permet d'annuler les remboursements organisme de financement étudiant en attente et les paiements de remboursements organisme de financement étudiant .
Process: Student Sponsor Refund Escheatment	Permet de mettre en déshérence des paiements de remboursements organisme de financement étudiant .
Process: Student Sponsor Refund/Settlement	Permet de configurer et de gérer le règlement des remboursements organisme de financement étudiant .
Reports: Student Sponsor Contracts	Permet d'afficher des rapports sur les contrats organisme de financement étudiant .
Reports: Student Sponsor Payments	Permet d'afficher des rapports sur les paiements organisme de financement étudiant .
Reports: Student Sponsor Refunds	Permet d'afficher des rapports sur les remboursements organisme de financement étudiant .
Set Up: Student Payments	Permet de configurer et de gérer les règlements étudiants.
Reports: Student Sponsor Invoicing	Donne accès aux données de reporting principales pour les factures individuelles et consolidées.
Process: Student Sponsor Invoices	Requis pour la génération automatisée de factures via la tâche en arrière-plan.
Manage: Student Sponsor Invoice - Cancel	Ce domaine permet d'annuler une facture organisme de financement étudiant .

Configurez le domaine de sécurité suivant dans le domaine fonctionnel Financial Aid :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Manage: Financial Aid	Permet de configurer et de gérer aide financière aux étudiants.
Reports: Financial Aid Period Records	Permet d'afficher des rapports sur les enregistrements de la période aide financière .
Set Up: Disbursements	Permet de configurer et de gérer les décaissements.

Configurez les domaines de sécurité suivants dans le domaine fonctionnel Banking and Settlement :

Domaine	Éléments à prendre en compte
Process: Payment Return	Permet de gérer les paiements renvoyés par la banque et d'afficher les rapports associés.
Process: Settlement	Permet de gérer les problèmes avec les paiements de remboursements organisme de financement étudiant .

Processus de gestion

Processus de gestion	Éléments à prendre en compte
Événement de remboursement d'organisme de financement étudiant en attente	Si l'étudiant est éligible à un remboursement, ce processus de gestion vous permet de rembourser l'étudiant une fois que vous avez effectué un lot de règlements.
Événement de dépôt étudiant	Permet de déposer des règlements étudiants.
Événement de paiement de décaissement étudiant	Permet de décaisser le paiement d'un contrat organisme de financement étudiant .
Événement de lettrage de paiement d'organisme de financement étudiant	Permet de lettrer le paiement d'un organisme de financement étudiant .
Événement lié aux factures de l'organisme de financement étudiant	Permet de générer des factures pour des lignes de contrat .

Reporting

Rapports	Éléments à prendre en compte
Rechercher des lignes de contrats d'organisme de financement étudiants nécessitant une refacturation	Rechercher des lignes de contrat à facture à nouveau lorsque les montants du contrat de organisme de financement modifier/changer.
Rechercher des contrats d'organisme de financement étudiants	Recherche des contrats d' organisme de financement étudiant en fonction d'attributs clés de contrat tels que le nom du contrat, l'entité universitaire, l'année d'attribution, la date du contrat et l'organisme de financement.
Rechercher des paiements d'organismes de financement étudiants	Rechercher le détail des règlements organisme de financement étudiant et lettrer ou annuler le lettrage des règlements avec des factures.
Rechercher des factures d'organismes de financement étudiants	Il s'agit de l'outil principal pour suivre le statut de facturation, l'historique des livraisons et les lettrages de règlements. Ce rapport fournit des données spécifiques au modèle de facturation organisme de financement étudiant. Il ne nécessite pas d'accès aux domaines de reporting Financial Management.
Rechercher des factures consolidées d'organisme de financement étudiant	Rechercher des factures consolidées d'organisme de financement étudiant pour gérer les enregistrements de facturation regroupées.
Détail du contrat de l'organisme de financement étudiant	Recherchez des contrats organisme de financement étudiant pour l'année attribution sélectionnée.
Utilisation du contrat de l'organisme de financement étudiant	Fournit une représentation visuelle de l'utilisation du contrat de organisme de financement étudiant par année attribution .
Rechercher des lots d'impressions de factures d'organismes de financement étudiants	Permet de surveiller et d'auditer la génération et la livraison en bloc des factures de organisme de financement individuel. Vous pouvez utiliser ce rapport pour : Suivre la progression des tâches de génération de PDF et de distribution des e-mails à grande échelle. Vérifier que chaque organisme de financement a bien reçu leurs factures. Révisez l'historique des cycles de facturation pour des entités universitaires ou des organismes de financement spécifiques.
Rechercher des lots d'impressions de factures d'organisme de financement étudiant consolidées	Permet de gérer le traitement et l'envoi en bloc des relevés de facturation unifiés. Vous pouvez utiliser ce rapport pour : Assurez-vous que plusieurs factures individuelles sont compilées avec succès dans des documents consolidés uniques. Coordonner l'envoi par e-mail en masse pour les organismes de financement qui exigent une facturation groupée. Rapprocher le nombre de documents générés et les événements d'envoi terminés avec succès.

Intégrations

Intégrations ou services web	Éléments à prendre en compte
Bulk Import Put Student Sponsor Recalculation Schedule	Traite de manière asynchrone plusieurs instances du nouveau calcul de l'organisme de financement étudiant.
Get Pending Student Sponsor Refunds	Récupère les remboursements organisme de financement étudiant par code de référence. Si vous ne fournissez pas de codes de référence, le service web récupère tous les remboursements organisme de financement étudiant .
Get Student Sponsor Contracts Put Student Sponsor Contract	Récupère, crée ou met à jour un contrat organisme de financement étudiant . Si vous ne fournissez pas de codes de référence, le service web récupère tous les contrats organisme de financement étudiant .
Get Student Sponsor Invoices	Récupère les factures des organisme de financement étudiant . Si vous ne fournissez aucun critère de demande, le service web récupère toutes les transactions.
Get Student Sponsor Recalcul Schedules Put Student Sponsor Recalculation Schedule	Récupère, crée ou met à jour les planifications de recalcul nocturnes des contrat organisme de financement étudiant . Si vous ne fournissez pas de codes de référence, le service web récupère tous les plannings de recalculs nocturnes des contrat organisme de financement étudiant .
Import Student Sponsor Contract	Importe un seul contrat organisme de financement étudiant avec plusieurs lignes. Vous pouvez ajouter ou modifier des lignes par identifiant. Lorsque vous modifiez un contrat de organisme de financement , l'absence de lignes de contrat existantes ne les supprime pas du contrat.
Import Student Sponsor Payment	Importe les règlements organisme de financement étudiant avec un dépôt facultatif créé.
Import Total Financial Assistance	Crée de nouveaux packages aide financière avec les données de bourse étudiante fournies pour un étudiant, dépréciées par l' entité universitaire d'établissement . Les bourses étudiantes de la demande remplaceront toutes les attributions actuelles dans l' aide financière de l'étudiant . Tous les frais étudiants ou contrats organisme de financement étudiant figurant dans un package aide financière existant seront ajoutés au package nouvellement créé pour la même période universitaire.
Soumettre un remboursement d'organisme de financement étudiant en attente	Crée des remboursements d' organisme de financement étudiant en attente.
Soumettre une facture d'organisme de financement étudiant	Permet de créer des factures organisme de financement individuelles pour le traitement de petits volumes.
Get Student Sponsor Invoices	Permet de récupérer des données détaillées de facture , notamment le statut, les montants et les lignes de contrat associées.
Get Student Sponsor Invoice Business Form Layout Rules Put Student Sponsor Invoice Business Form Layout Rule	Permet de récupérer, de créer ou de mettre à jour les règles de présentation pour les factures imprimées. Vous pouvez définir ces règles pour associer des présentations spécifiques à des factures en fonction du type, de organisme de financement et de la devise. Il s'agit de services d'implémentation uniquement qui ne prennent pas en charge la fonctionnalité générateur d'interfaces Entreprise (EIB) .
Get Consolidated Student Sponsor Invoices Put Consolidated Student Sponsor Invoice	Permet de récupérer ou de créer des factures consolidées en fonction de critères tels que entité universitaire, organisme de financement ou le contrat. Permet d'afficher les données en fonction de votre profil de sécurité ; ne voyez que les données des établissements auxquels vous avez accès.
Bulk Import Submit Student Sponsor Invoice	Permet de créer en bloc des factures organisme de financement étudiant à partir de données importées. Vous utilisez ce service pour traiter plusieurs factures de manière asynchrone entre différents organismes de financement et contrats organisme de financement étudiant dans une seule demande. Nous lancer le processus de gestion Événement de facture d'organisme de financement étudiant pour chaque facture afin de générer la facture avec des codes de séquence et de référence configurés et de l'afficher dans l' interface utilisateur Workday .

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Aide financière	Vous utilisez l'aide financière pour configurer des échéanciers de décaissement. Les contrats des organismes de financement sont inclus dans les lignes du package d'aide financière.
Subventions	Vous configurez les organismes de financement étudiants dans Subventions.
Reporting et analyses	Vous configurez des présentations de formulaire pour les factures et les paiements organisme de financement étudiant avec Report Designer.

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.