Éléments de définition : calendriers universitaires

Ce que c'est

Le calendrier universitaire fournit la structure temporelle de votre système Workday Student. La structure de base comprend des types de période universitaire, tels que Feuilles, Feuilles et Intermissions. Vous pouvez utiliser cette structure pour créer les années universitaires et les périodes universitaires qui constituent votre calendrier.

Exemple :

Calendrier universitaire : calendrier semestriel
.

Année universitaire : Semestre 2019 - 2020
.

Périodes universitaires : Semestre d'exercice 2019
et Semestre de classe 2020
.

Les règles de calendrier vous permettent d'affecter les composantes suivantes à une entité universitaire et un niveau ou à un programme d'études (POS) à une date d'effet :

Calendrier universitaire.

Année universitaire de début.

Modèle de participation standard.

Type d'unité pour suivre le crédit universitaire et l'aide financière de l'étudiant, comme les unités semestrielles ou les heures de pointage.

La règle de calendrier qui s'applique au poste d'un étudiant détermine tous les traitements et transactions liés à une date spécifique de l'étudiant.

Avantages pour l'entreprise

Les calendriers universitaires de Workday Student vous permettent de :

Mettre à jour les dossiers d'étudiant et les données d'aide financière avec précision.

Gérer efficacement les tâches et processus spécifiques à une date.

Générer des rapports sur les données des étudiants à un niveau détaillé.

Les règles de calendrier vous donnent la possibilité de :

Prendre en charge plusieurs calendriers universitaires dans un établissement.

Modifier le calendrier universitaire au fil du temps.

Définir des calendriers uniques pour répondre aux besoins de combinaisons de niveau d'unité universitaire ou de postes de travail spécifiques.

Permettre aux étudiants de modifier des POS dans les calendriers universitaires.

Permettre aux étudiants d'avoir plusieurs dossiers universitaires dans les calendriers universitaires.

Répondez à vos exigences gouvernementales uniques tout en préservant l'intégrité des données.

Définissez au moins un calendrier universitaire et une règle de calendrier pour utiliser Workday Student.

Cas d'utilisation

La plupart des traitements d'un établissement utilisent le calendrier universitaire. Exemples :

Générer automatiquement les années et les périodes nécessaires dans les plans universitaires pour les étudiants.

Suivez les statistiques des étudiants, telles que les crédits obtenus ou la moyenne générale, et la progression universitaire par période universitaire.

Définir et gérer des processus tels que la fenêtre d'inscription, la fenêtre d'évaluation ou la date d'attribution.

Vérifier que l'inscription des étudiants est dans les bonnes sections de cours et au bon moment.

Effectuer le suivi des données d'aide financière par période universitaire pour garantir le traitement correct de l'aide financière.

Définir des calendriers de décaissements et des conditionnements d'attributions pour l'aide financière.

Questions à se poser

Objets	Questions	Éléments à prendre en compte
Structure universitaire	Quelle est la structure universitaire de votre établissement ? Votre structure universitaire prend-elle en charge des calendriers distincts par entité universitaire ou poste de travail ?	La hiérarchie des entités universitaires dans votre structure universitaire détermine l'héritage de la règle de calendrier. Si des entités universitaires subordonnées ou des postes nécessitent une règle différente, vous pouvez remplacer l'héritage en lui affectant directement une règle de calendrier différente. Pour mettre à jour un calendrier unique et restaurer l'héritage, vous pouvez réhériter de la règle de calendrier de l'entité universitaire supérieure. Voir Exemple : restaurer l'héritage de règles de calendrier depuis l'entité universitaire supérieure.
Types de période universitaire	Quels types de période universitaire votre établissement a-t-il ? Quels types de période sont associés à un calendrier spécifique ? Quel est l'ordre dans lequel les types de période apparaissent ? Quelles périodes constituent le terme d' été de l'aide financière ?	Vous pouvez utiliser des types de période universitaire dans plusieurs calendriers. Workday utilise le type de période avec le calendrier universitaire dans le traitement. Vous ne pouvez pas supprimer les types de période universitaire une fois qu'ils sont en cours d'utilisation. Vous pouvez les renommer et le changement s'appliquera à tous les calendriers universitaires qui les utilisent. Une fois que vous avez indiqué l'ordre des types de période dans un calendrier universitaire, Workday le conserve pour toutes les années universitaires du calendrier. Vous pouvez définir des règles de date pour les types de période universitaire par calendrier universitaire et nœud (compagnies du niveau de l'entité universitaire ou POS). Pour un traitement précis de l'aide financière, vous pouvez spécifier des types de période universitaire qui sont considérés comme étant en été pour l'aide financière fédérale.
Années universitaires	Quelles sont la date et la période de début de l'année universitaire ? Quelles sont la date et la période de fin de l'année universitaire ?	Préparez-vous avec ces informations pour gagner du temps et vous épargner de la peine lorsque vous configurez le calendrier universitaire dans Workday.
Périodes universitaires	Quelles sont les périodes universitaires de votre établissement ? Quelles sessions (Modules) plus petites utilisez-vous dans vos périodes universitaires standard ? Est-ce que des sessions (Modules) commencent pendant une période standard et se terminent dans une autre période standard ? Votre établissement utilise-t-il des périodes universitaires non standard ? Avez-vous des programmes qui nécessitent le traitement de l'aide financière non déterminée ? Combien de semaines de cours y a-t-il à chaque période universitaire ?	Les périodes standard représentent des fenêtres de reporting et ne peuvent pas se chevaucher. Les périodes non standard (modules) peuvent s'étendre sur des périodes standard, uniquement si vous avez activé l'option Indiquer un regroupement de périodes universitaires standard . Réfléchissez bien à la décision de couvrir des périodes universitaires car l'action s'étend à tout l'environnement client et est irréversible. Vous pouvez ajouter des périodes universitaires non standard à chaque année d'un calendrier universitaire existant, y compris les années passées. Vous pouvez configurer des types de période non standard pour les périodes universitaires afin de créer des enregistrements de période universitaire non standard. Lorsqu'un étudiant s'inscrit à une section de cours associée à une période non standard, Workday l'affiche comme un enregistrement de période distinct dans ses statistiques universitaires. Vous pouvez générer des rapports sur des périodes standard et non standard en fonction des dates de début ou de fin des périodes standard. Exemple : un rapport sur les sections de cours proposées pour le trimestre d'études peut inclure des sections de cours qui ont commencé au cours de la période mais se terminent à une autre période. Un rapport sur les cours évalués pour le semestre d'études peut inclure des sections de cours qui se sont terminées au cours de la période, mais qui ont commencé dans une autre période. Vous pouvez traiter l'aide financière pour les étudiants dans des modules ou des cours proposés pendant des périodes universitaires non standard. Workday utilise le total des semaines d'instruction des périodes universitaires pour les calculs de l'aide financière. Workday exclut du total des jours fériés et des pauses planifiées d'une durée égale ou supérieure à 7 jours, y compris les jours de week-end suivants. Pour plus d'informations, voir Concept : périodes universitaires standard et non standard.
Sections de cours d'une durée et d'une autre période	Avez-vous à la fois des sections de cours avec et sans fin ? Proposez-vous des sections de cours non terminées qui commencent dans une période standard et se terminent dans une autre période standard ?	Vous pouvez avoir des sections de cours qui : Ne commence pas et ne se termine pas par la période universitaire, mais tombe dans une période fixe. Couvrent des périodes universitaires standard. Les sections de cours liées à des périodes non standard sont incluses dans la période standard à laquelle elles commencent. Pour proposer des cours couvrant des périodes standard, exécutez la tâche Désigner la répartition d'une période universitaire standard . Si vous n'avez pas activé l'intervalle, Workday affiche un avertissement de validation indiquant que les sections de cours commencent et se terminent au cours d'une période universitaire standard. Si vous avez activé l'intervalle, Workday ne limite pas les sections de cours à une année universitaire ou à une autre période. Comme la période universitaire couvre l'ensemble de l'aide financière et de la gestion financière des étudiants, réfléchissez bien à la décision.
Plusieurs calendriers universitaires	Utilisez-vous plusieurs calendriers universitaires dans votre établissement ? Combien de programmes nécessitent un calendrier unique ?	Les règles de calendrier vous permettent d'avoir plusieurs calendriers universitaires dans votre établissement. Vous pouvez avoir une règle de calendrier unique pour une entité et un périmètre universitaire ou pour un poste. Pour garantir l'intégrité des données, veillez à limiter le nombre de calendriers universitaires de votre établissement. Créez un nouveau calendrier universitaire uniquement lorsque vous avez besoin d'un changement structurel. Exemples : Différents types de période universitaire. Modifier l'ordre des types de période universitaire. Modification des types de période standard. Les petites modifications apportées à la date, comme le changement de la date de début de l'année universitaire, ne nécessitent pas de nouveau calendrier universitaire.
Transactions liées au programme d'études	Les étudiants peuvent-ils avoir des postes qui utilisent des calendriers universitaires différents ?	Un étudiant peut avoir plusieurs postes à pourvoir qui utilisent des calendriers universitaires différents. Le calendrier utilisé par le poste principal contrôle les enregistrements de période universitaire et d'aide financière. Le dossier universitaire d'un étudiant peut avoir plusieurs calendriers universitaires lorsque : Elles modifient leur poste de travail principal dans les calendriers. La règle de calendrier pour leurs changements de poste. Pour tenir compte de la modification, Workday met à jour le plan universitaire pour afficher les années universitaires et les périodes en fonction du nouveau calendrier.
Modifications du calendrier universitaire	Est-il possible de modifier à tout moment le calendrier universitaire ?	Les règles de calendrier vous permettent de modifier le calendrier universitaire sans affecter les données transactionnelles. Un changement de règle ne peut avoir lieu qu'au début d'une année universitaire et ne peut pas comporter de interruptions ou de chevauchements. Les validations intégrées limitent les modifications apportées aux règles du calendrier lorsqu'il existe des transactions liées aux étudiants, telles que les candidatures ou les remboursements, pour l'année universitaire. Dans certains cas, vous pouvez modifier le modèle de participation standard ou le type d'unité. Pour configurer une règle de calendrier avant la première règle d'un nœud qui hérite de la première règle, créez une copie de la règle avec la même date d'effet. Vous pouvez ensuite effectuer la modification planifiée plus tôt.
Date d'effet	Quelle est l'importance d'une date d'effet pour le calendrier universitaire ? Jusqu'à quelle période devez-vous remonter pour dater le calendrier ?	Les dates d'effet de la règle de calendrier vous permettent de modifier le calendrier universitaire et de suivre les modifications au fil du temps. Workday applique automatiquement la date d'effet à une règle de calendrier pour garantir que les modifications n'ont lieu qu'au début de l'année universitaire. Assurez-vous que vos dates de règle de calendrier permettent de prendre en charge les premiers étudiants actifs avec des inscriptions.
Calendrier de jours fériés	Voulez-vous inclure un calendrier de jours fériés ou des jours fériés ou non formateurs (par exemple, la pause reprendre) dans votre calendrier universitaire ?	Pour indiquer des jours fériés et chômés pour votre calendrier universitaire, créez un calendrier de jours fériés dans la tâche Créer un calendrier de jours fériés .
Paiement des activités d'une période	Utilisez-vous des périodes universitaires pour payer les salariés pour les activités effectuées pendant la période ?	Pour les périodes universitaires utilisées pour le paiement des activités d'une période, indiquez Paiement des activités comme Type d'utilisation dans la tâche Mettre à jour l'utilisation des périodes universitaires . Vérifiez si vous avez besoin de périodes universitaires d'une durée différente de celle utilisée pour les activités universitaires dans Workday Student. Vous ne pouvez pas modifier une période universitaire pour laquelle vous avez déjà traité le paiement des activités d'une période.

Recommandations

Mappez la structure de votre calendrier universitaire, y compris les types de période universitaire, les années universitaires et les périodes universitaires pour faciliter la configuration.

Assurez-vous que vos périodes universitaires couvrent la durée de l'année entière d'attribution d'aide financière. Exemple : si l'année d'attribution 2023-2024 couvre du 01/07/2023 au 30/06/2024, configurez les périodes universitaires (Seuil été 2023, Semestre 2023, 2023 Semestre Winter, 2024 Semestre Semestre et 2024 Semestre été) qui couvrent cette période. fourchette de dates.

Pour les configurations complexes avec plusieurs calendriers universitaires, mappez votre structure universitaire et le calendrier universitaire requis par chaque nœud.

Lorsque vous remplacez l'héritage de la règle de calendrier, veillez à éviter toute modification par inadvertance des nœuds subordonnés.

Vérifiez l'exactitude de votre règle de calendrier avant d'associer des données transactionnelles, telles que les candidatures, les sections de cours et les décaissements.

Conditions

Le calendrier universitaire remplace les années et périodes universitaires utilisées dans les anciennes implémentations de Workday Student. Pour les années universitaires et les périodes de ce type sans calendrier, vous devez exécuter la tâche

Affecter des années à un calendrier universitaire

lors de la définition.

Exécutez cette tâche pour les périodes universitaires créées dans Workday HCM (HCM) si vous souhaitez utiliser les mêmes périodes dans Workday Student.

Restrictions

Aucun impact.

Définition de l'environnement client

Aucun impact.

Sécurité

Domaine	Éléments à prendre en compte
Set Up: Academic Calendar dans le domaine fonctionnel Academic Foundation.	Permet de définir des calendriers universitaires et des règles de calendrier.
Set Up: Calendar dans le domaine fonctionnel System.	Permet de créer des calendriers de jours fériés.
Manage: Academic Calendar Updates dans le domaine fonctionnel Academic Foundation.	Permet de mettre à jour les calendriers universitaires, y compris les dates des périodes universitaires existantes.
Set Up: Course Section Calendar Options dans le domaine fonctionnel Student Records.	Permet de désigner la couverture de la période universitaire.
Set Up: Financial Aid Foundation dans le domaine fonctionnel Financial Aid.	Permet de désigner des types de période universitaire comme été pour l'aide financière fédérale.
Set Up: Type Attendance Pattern dans le domaine fonctionnel Academic Accounting.	Permet de créer, modifier et afficher des modèles de participation standard.

Processus de gestion

Aucun impact.

Reporting

Rapports	Éléments à prendre en compte
Afficher le calendrier universitaire	Permet de réviser le détail d'un calendrier universitaire.
Afficher les périodes universitaires	Permet d'afficher toutes les périodes universitaires qui ne font pas partie d'un calendrier universitaire.
Afficher les types de période universitaire	Permet d'afficher tous les types de période universitaire utilisés.
Afficher l'année universitaire	Permet de réviser le détail d'une année universitaire.
Afficher les jours ouvrables	Permet d'afficher les événements et les dates des jours non formateurs d'une année universitaire.

Workday fournit les sources de données de rapport suivantes, que vous pouvez utiliser pour créer des rapports personnalisés :

Calendriers universitaires

Fourchettes de dates universitaires

Périodes universitaires

Années universitaires

Intégrations

Aucun impact.

Relations et interactions

Fonctionnalités	Éléments à prendre en compte
Conseils universitaires	L'interaction entre le calendrier universitaire et les schémas de participation standard contrôle les années et les périodes affichées dans les plans universitaires des étudiants. Le rapport Progression universitaire sur le profil de l'étudiant utilise le type d'unité par défaut configuré dans la règle de calendrier.
Admissions	Utilise les périodes universitaires pour : Date de début prévue des candidats étudiants. Groupements de candidatures. Les applications en ligne configurables. Si vous mettez à jour les dates à l'aide de la tâche Modifier les dates d'une période universitaire , Workday met automatiquement à jour les dates des éléments suivants : Candidatures d'étudiants. Informations sur l'évaluation des candidatures. Données de recrutement des étudiants.
Aide financière	Les règles de calendrier universitaire affectent plusieurs processus d'aide financière, notamment : Plans de participation pour une aide financière. Calendriers de décaissements. Package de l'aide financière. En raison de l'impact élevé, Workday recommande d'inclure les parties prenantes du bureau d'aide financière dans les discussions sur la conception du calendrier.
Workday Student Core	Utilise les périodes universitaires pour : Affectations des équipes d'aptitudes. Données de résidence de l'étudiant. Si vous mettez à jour les dates de période universitaire à l'aide de la tâche Modifier les dates d'une période universitaire , Workday les met également automatiquement à jour.
Workday Student Financials	Les règles de calendrier universitaire affectent plusieurs processus de Workday Student Financials, notamment : Calcul des frais. Plan de paiement étudiant. Configurations de date d'échéance. En raison de l'impact élevé, Workday recommande d'inclure les parties prenantes de la gestion financière et du bureau du débit dans les discussions sur la conception du calendrier.
Recrutement des étudiants	Utilise des fourchettes de dates et des périodes universitaires pour des événements tels que : Campagnes de recrutement des étudiants. Cycles de recrutement des étudiants. Événements de recrutement des étudiants.
Dossiers d'étudiants	Le calendrier universitaire affecte de nombreux domaines, notamment : Enregistrements de période universitaire pour les étudiants. Inscriptions aux cours. Changements de programme d'études. En raison de l'impact élevé, Workday recommande d'inclure les parties prenantes du bureau du registre dans les discussions sur la conception du calendrier.
Workday HCM	Vous pouvez utiliser les périodes universitaires pour le paiement des activités d'une période en les affectant au paiement des activités .

Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.