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Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2023-09-08
Étapes : définir les données d'étudiant

Étapes : définir les données d'étudiant

Configurez Workday pour les données personnelles et les coordonnées des étudiants, y compris leurs profils. Dans Workday, vous commencez par configurer les données d'étudiant de la même manière que les données de personne. Vous configurez ensuite des tâches, des processus de gestion et des domaines spécifiques pour les administrateurs et les utilisateurs des étudiants.
Cette rubrique permet aux administrateurs de configurer Workday Student. La rubrique vous guide dans certaines configurations de Workday Student dans le contexte de la définition des données personnelles dans Workday. Si vous utilisez HCM, assurez-vous que les configurations existantes pour la gestion des données personnelles ne sont pas impactées lorsque vous définissez Workday Student.
  1. Accédez à la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - global
     .
    Configurez les données personnelles de l'ensemble de l'environnement client. Voir Étapes : définir les champs de données personnelles.
  2. Configurez les données personnelles et les règles de sécurité associées au type de personne Étudiant.
  3. Accédez à la tâche
    Modifier la définition de l'environnement client - étudiant
     .
    Configurez les paramètres généraux de l'environnement client de l'étudiant. Voir Référence : modifier la définition de l'environnement client - étudiant.
  4. Configurez les données personnelles et les paramètres de localisation.
    Workday considère les étudiants comme le type de personne Employé. Configurez les paramètres de localisation de l'étudiant pour le type de personne Employé.
  5. (Facultatif) Accédez au rapport
    Mettre à jour les fonctionnalités à activer
     .
    Activez la fonctionnalité
    Correction de la sécurité par segment pour plusieurs types de personne
     .
    Lorsque vous activez cette option, Workday affiche les données personnelles des employés étudiants aux membres d'un groupe de sécurité par segment ayant accès au segment étudiant-employé.
    Sécurité : domaine
    Set Up: System
     dans le domaine fonctionnel System.
  6. Définissez la sécurité segmentée pour accéder aux données personnelles d'un étudiant. La sécurité par segment accorde la possibilité de consulter ces données dans le profil équivalent. Exemple : lorsque vous avez accès aux segments Étudiant et Candidat potentiel, mais pas au segment Employé, vous pouvez uniquement voir les données relatives à une personne dans les profils d'étudiant et de candidat potentiel.
  7. Définissez une sécurité par règle pour accorder aux étudiants un accès de sécurité en fonction de certains critères tels que le statut actif, l'affiliation à une génération, le statut de diplôme et l'établissement. Par exemple, vous pouvez créer un groupe de sécurité qui autorise uniquement les étudiants du programme de valeurs et de l'un des livres du secondaire.
  8. Configurez le processus de gestion
    Modification des données personnelles
     pour permettre aux administrateurs et aux étudiants de mettre à jour leurs données personnelles.
    Ce processus de gestion vous permet de gérer les modifications apportées aux données personnelles, notamment :
    • Identification comme aborigène/indigène
    • Citoyenneté
    • Date de naissance
    • Travailleurs handicapés
    • Origine ethnique
    • Sexe et identité de genre
    • Situation de famille
    • Service militaire
    • Pronom
    • Religion
    • Orientation sexuelle
  9. Configurez les domaines de données personnelles dans le domaine fonctionnel Student Core.
    Configurez :
    • Domaine Student Data afin de gérer les données personnelles spécifiques d'un étudiant.
    • Domaines Student Self-Service permettant aux étudiants d'ajouter ou de mettre à jour leurs données personnelles.
    Ajoutez Étudiants à la règle de sécurité des domaines pour leur permettre d'afficher et de modifier les tâches et les rapports sécurisés via ces domaines.
  10. Configurer des noms.
    Pour permettre aux administrateurs d'étudiants et aux étudiants d'ajouter ou de mettre à jour leurs propres données, configurez les domaines et processus de gestion suivants pour :
    • Person Data: Names
       et
      Self Service: Names
       .
    • Person Data: Name Pronunciation
       et
      Self-Service: Name Pronunciation
       .
    • Person Data: Preferred Names
       et
      Self Service: Preferred Names
       .
    • Person Data: Legal Names
       et
      Self Service: Legal Names
       .
    • Processus de gestion
      Événement de changement du nom légal
       et
      Événement de changement du nom d'usage
       .
  11. Configurez les identifiants.
    Configurez le domaine Person pour les données personnelles. Si vous souhaitez que les étudiants mettent à jour leurs données personnelles, configurez les domaines en libre-service correspondants. Exemple :
    • Person Data: Passports and Visas
       et
      Self-Service: Passports and Visas.
    • Person Data: Government IDs
       et
      Self-Service: Government IDs.
    Configurez les processus de gestion Person ID pour permettre la mise à jour des données des étudiants. Exemple :
    modification des passeports et des visas
    ,
    modifier les identifiants nationaux
    ,
    modifier les identifiants
    ,
    modifier d'autres identifiants
    ,
    modifier les permis
    .
  12. Configurez les coordonnées des étudiants.
    Configurez l'adresse et les numéros de téléphone, y compris les contacts institutionnels.
    Pour autoriser la modification des coordonnées personnelles, professionnelles et d'établissement de l'étudiant, configurez les processus de gestion suivants :
    • Événement de modification des coordonnées personnelles
    • Événement de modification des coordonnées professionnelles
    • Événement de modification des coordonnées institutionnelles
    Configurez les domaines de coordonnées des administrateurs et des étudiants si vous souhaitez que ces derniers mettent à jour leurs propres coordonnées. Exemple :
    Person Data: Home Contact Information
     et
    Self-Service: Home Contact Information
    .
  13. Configurez les informations du profil Étudiant.
    Vous avez la possibilité de configurer des profils d'étudiant dans les tâches suivantes avec du contenu prédéfini par Workday :
    • Configurer une synthèse de profil
    • Configurer un profil
    • Configurer un groupe de profil
    Vous pouvez également ajouter un rapport personnalisé à un profil d'étudiant. Voir Exemple : ajouter un rapport personnalisé à un profil d'étudiant.
Les administrateurs des étudiants et les étudiants peuvent afficher ou créer des données, ou les deux, en fonction des besoins de votre établissement. Selon la configuration, ils peuvent également mettre à jour les données des étudiants.
Définissez d'autres informations sur l'étudiant :
  • Répertoire des étudiants
  • Logement étudiant
  • Programme de résidence de l'étudiant
  • Informations sur l'activité physique
  • Coordonnées membres de la famille et des parents d'étudiants
  • Documents d'étudiants
  • Données d'étudiant étranger
Vous pouvez autoriser les étudiants à mettre à jour leurs propres informations en configurant les tâches en libre-service autorisées pour le groupe de sécurité
Étudiant (pour lui-même)
 dans les processus de gestion. Par exemple, dans le processus de gestion
Événement d'accueil et d'intégration des étudiants
 , pour que les étudiants puissent gérer les informations personnelles de leur répertoire, configurez les éléments suivants :
  • Tâche
    Gérer mes paramètres de confidentialité
     .
  • Groupe
     de sécurité
    Étudiant (pour lui-même)
    .
Vous pouvez également configurer les tâches de révision en libre-service. Ces tâches sont disponibles en tant qu'actions autorisées dans les processus de gestion
Événement d'accueil et d'intégration des étudiants
 et
Événement d'accueil et d'intégration de l'inscription continue des étudiants
 . Exemple :
  • Réviser mes enfants et ma famille
  • Réviser mes coordonnées personnelles
  • Réviser mon nom légal
  • Réviser les autorisations de mon fournisseur tiers