Créer des événements de recrutement des étudiants

Administrator Guide

La campagne de recrutement est approuvée.

Créez des actions d'engagement que vous souhaitez envoyer en tant qu'invitation à un événement, confirmation de l'inscription ou communication de suivi.

Sécurité : dans le domaine fonctionnel Student Recruiting, configurez les

Processus de gestion Événement de recrutement des étudiants
et règle de sécurité associée.

Manage: Student Recruiting Event Communication Schedules
.

Créez un événement pour une campagne de recrutement des étudiants. Identifiez les dates, le type d'événement, le propriétaire, la campagne et d'autres informations. Vous pouvez configurer l'événement pour envoyer des éléments d'engagement, notamment :

Invitations.

Confirmations d'inscription.

Communications de suivi après l'événement.

Pour copier un événement approuvé, sélectionnez

événement de recrutement des étudiants

Copier l'

dans le menu des actions associées. Workday copie tout sauf les dates, heures et communications.

Calendrier des événements de recrutement des étudiants

(sécurisé via le domaine Manage: Recruiting Event Calendar
) constitue un autre moyen de créer rapidement des événements sans communication.

Accédez à la tâche

Créer un événement de recrutement des étudiants

Pour la tâche, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Nom	Le nom doit être unique pour la date et l'heure de début.
Date de début / Date de fin	Les dates de l'événement doivent se situer dans la fourchette de dates de la campagne.
Fuseau horaire	Fuseau horaire de l'événement.
Type	Sélectionnez une valeur définie par Workday.
Événement privé	Cochez la case pour empêcher l'événement de recrutement de s'afficher en externe ou dans un calendrier interne. Si vous téléchargez des événements avec un service web, vous pouvez identifier les événements destinés à un affichage externe.
Campagne	Vous pouvez sélectionner des campagnes approuvées pour votre entité universitaire. L'entité universitaire associée au cycle de recrutement pour la campagne détermine les éléments d'engagement que vous pouvez utiliser avec l'événement de recrutement. Vous pouvez utiliser des éléments pour l'entité universitaire du cycle de recrutement ou les entités universitaires subordonnées.

Lorsque vous saisissez les données

Site et Coordonnées

, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Propriétaire	L'invite affiche tous les conseillers aux admissions actifs. Vous pouvez également rechercher des événements de recrutement par propriétaire.
Hôte :	Le site qui héberge l'événement.
Contact hôte	Répertorie les représentants de l'établissement d'enseignement ou de l'association externe sélectionné(e) dans le champ Hôte :.
Limite de participation	Le nombre maximum de personnes pouvant participer à l'événement, y compris les invités. (Vous pouvez saisir le nombre d'invités d'un candidat potentiel lorsque vous enregistrez des candidats potentiels pour l'événement.)
Emplacement	Si vous souhaitez sélectionner un campus alors qu'une règle d'affectation de campus est en vigueur, vous pouvez sélectionner des sites de campus qui respectent cette règle. Sinon, vous pouvez sélectionner n'importe quel site ayant une utilisation de campus. Les conseillers aux admissions peuvent consulter l'adresse (et non l'adresse postale) de l'établissement d'enseignement lorsqu'ils révisent l'événement via un périphérique mobile. Pour ouvrir un worklet contenant des informations sur la participation et le coût d'événements précédents au même endroit, cliquez sur l'icône Afficher les informations associées dans la barre de titre.

(Facultatif) Pour les informations

de budgétisation

, tenez compte des éléments suivants :

Champ	Description
Budget	Si vous utilisez Workday Expenses ou Procurement, les conseillers aux admissions peuvent sélectionner le nom de l'événement comme worktag lorsqu'ils soumettent leurs notes de frais. Vous pouvez ensuite comparer les coûts budgétés aux coûts réels lorsque vous affichez l'événement.
Devise	La devise provient par défaut des préférences de l'utilisateur.

(Facultatif) Dans l'onglet

Critères d'invitation

, sélectionnez les conditions que les étudiants potentiels doivent remplir pour recevoir une invitation à l'événement.

Pour les critères, tenez compte des éléments suivants :

Option	Description
Entité universitaire du recrutement	Sélectionnez une entité universitaire associée à la campagne du cycle de recrutement ou une entité universitaire subordonnée.
Niveau universitaire du recrutement	L'invite indique les niveaux de l'entité universitaire sélectionnée configurés pour recruter des étudiants.
Règle d'éligibilité	Sélectionnez des règles pour engager des destinataires selon certains critères. Créez des règles à l'aide de la tâche Créer une règle d'éligibilité avant de les utiliser pour limiter les bénéficiaires.

Dans l'onglet

Communications

, sélectionnez l'un des éléments d'engagement définis pour l'entité universitaire et les entités universitaires subordonnées associées à la campagne. La catégorie de l'article détermine sa disponibilité dans les invites d'article d'engagement.

Option	Description
Envoyé à l'e-mail - priorité	Si le destinataire n'a pas le premier type d'e-mail, Workday envoie des e-mails au type suivant dans l'événement de recrutement. Pour utiliser le type d'e-mail Institutionnel , l'entité universitaire de la campagne ne peut pas être : Supérieure à un établissement. Subordonné à une entité universitaire qui n'est pas un établissement.
Élément à inviter	L'invitation à envoyer aux candidats potentiels entre la Date de début et la Date d'arrêt. Workday envoie l'élément à tous les candidats potentiels qui remplissent les conditions de l'onglet Critères d'invitation , à moins que leur préférence d'engagement soit Désactiver.
Détail de la confirmation de l'inscription	Workday envoie cet élément aux candidats potentiels qui s'inscrivent à l'événement, que leur préférence d'engagement soit Désactiver ou non.
Détail du suivi après événement	Workday envoie ces éléments de suivi à un grand nombre de candidats potentiels, y compris aux candidats potentiels marqués comme : Invité Enregistré A participé Non participé Exemple : pour envoyer un e-mail de suivi 5 jours après l'événement, saisissez : Envoyer après : 5 Intervalle de dates : jours

Dans l'onglet

Personnel

, sélectionnez d'autres conseillers aux admissions, employés ou candidats potentiels participant à l'événement.

Workday affiche son numéro de téléphone public principal et son adresse e-mail.

Si vous devez saisir le lieu, la date, l'heure ou le fuseau horaire ultérieurement, cliquez sur

Enregistrer pour plus tard

Pour que la modification de ces informations corresponde à un événement approuvé, une nouvelle planification est nécessaire.

Workday :

Rend l'événement disponible via les rapports

Rechercher des événements de recrutement des étudiants

Calendrier des événements de recrutement des étudiants

Route l'événement pour approbation en fonction de votre processus de gestion. Après approbation, Workday :

Notifie au propriétaire de l'événement et au personnel qu'ils ont été affectés à l'événement, si vous avez configuré le processus de gestion Événement de recrutement des étudiants
pour les approbations.

Envoie des invitations aux étudiants potentiels conformément à vos instructions et met à jour le groupe de profil Historique dans le profil du candidat potentiel.

Affiche le nombre d'éléments de détail pour

Invité

Enregistré

Présence prévue

(qui inclut les candidats et les candidats potentiels inscrits),

A participé

Conversations

en lien avec l'événement.

Affiche le champ

Coûts totaux

explorables, qui permet d'effectuer le suivi des dépenses saisies avec le worktag d'événement.

Saisissez les valeurs suivantes dans l'onglet

Critères d'invitation

pour envoyer des invitations aux candidats potentiels de la phase Demandeur qui :

Résident de la région Sud-Ouest ET

Ont un marqueur d'étudiant : La Croix - F ou La Croix - M.

Champ	Valeur
Phase de l'étudiant potentiel	Demandeur
Marqueur d'étudiant	La Croix - F La Croix - M
Région de recrutement	Région Sud-Ouest

Définissez un calendrier ou utilisez le calendrier à l'échelle de l'environnement client pour communiquer l'événement. Sélectionnez

Lancer/planifier des communications d'événement

dans le menu des actions associées d'un événement de recrutement.

Si vous sélectionnez

Exécuter maintenant

, Workday évalue immédiatement l'événement de recrutement. Workday la réévalue lors de l'exécution suivante de la planification de l'environnement client.

Si vous sélectionnez une

récurrence quotidienne

, Workday évalue l'événement en fonction de la planification que vous définissez.

L'utilisation d'une planification individuelle exclut l'événement de recrutement de la planification à l'échelle de l'environnement client. La définition d'un calendrier individuel offre également une plus grande flexibilité pour les communications d'événements ciblées correspondant au public étudiant.

Inscrivez des candidats potentiels pour l'événement.

Les conseillers aux admissions peuvent consulter le détail de leurs événements sur un appareil mobile ou sur l'application de bureau. Ils peuvent voir qui est invité et enregistrer les candidats potentiels. Un calendrier d'événements, qui affiche tous les événements de recrutement, est disponible sur les périphériques mobiles et les ordinateurs de bureau.

Annuler un événement de recrutement

FAQ : Invitations à un événement, inscription et participation

FAQ : Modifier des campagnes et des événements de recrutement des étudiants