Passer au contenu principal
Documentation
Documentation
Administrator Guide
Dernière mise à jour : 2026-03-13
Créer des éléments de bourse étudiante

Créer des éléments de bourse étudiante

Lorsqu'un étudiant est éligible à une aide financière, il peut accepter un package d'aide financière avec différentes attributions.
Les pièces d'attribution représentent les différents types d'aide financière accordées par votre établissement, comme une bourse étudiante ou un prêt fédéral. Pour regrouper l'aide financière, vous devez d'abord créer les différents éléments d'attribution qu'un étudiant peut recevoir. Pour chaque élément d'attribution, vous pouvez définir les détails suivants, notamment :
  • Le type d'attribution.
  • Critères d'éligibilité.
  • Calculs de l'attribution.
  • Règles de décaissement.
  1. Accédez à la tâche
    Créer un élément de bourse étudiante
     .
  2. Pour la section d'en-tête, tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Date d'effet
    Sélectionnez la date à laquelle l'élément d'attribution prend effet.
    Pour faire correspondre le début de l'année de l'attribution d'aide financière, saisissez 1er juillet comme mois et jour. La première date d'effet que vous pouvez saisir est
    le 01/07/1949
     .
    Plusieurs champs de cette tâche utilisent également la date d'effet que vous sélectionnez. Workday répertorie les champs gérés par date d'effet dans chaque en-tête de section.
    Si vous devez effectuer des modifications comptables, Workday recommande d'effectuer les opérations suivantes :
    • Création d'un nouvel élément d'attribution. La modification d'éléments d'attribution passés peut perturber les processus comptables actuels.
    • Vous n'apportez pas de modifications au milieu de l'année de l'attribution. Exemple : la modification de worktags a un impact significatif sur la comptabilité.
    Inactif
    Sélectionnez cette option pour empêcher Workday de regrouper l'attribution. Vous pouvez uniquement désactiver des éléments d'attribution s'ils ne sont utilisés dans aucun package d'aide financière actif.
    Type
    Sélectionnez le type d'article d'attribution. Workday affiche des champs supplémentaires en fonction du
    Type
     sélectionné.
    Paiements remboursables
    Désélectionnez la case si vous ne pouvez pas décaisser l'attribution. Exemple : vous ne pouvez pas décaisser les bourses de travail-études.
    Seules les attributions que vous pouvez décaisser s'affichent en tant que paiements d'aide financière anticipés.
    Identifiant de programme fédéral
    Sélectionnez une option dans cette invite lorsque la
    source
     de financement est
    fédérale
     .
    Workday fait référence au
    Type
     et
    au Identifiant de programme fédéral
     d'une attribution pour identifier les subventions Pell, les prêts directs fédéraux, les prêts PLUS et d'autres sources fédérales d'aide financière. Des champs supplémentaires s'affichent en fonction du
    Identifiant de programme fédéral
     que vous sélectionnez.
    Identifiant du programme d'état
    Utilisez ce champ sur les services web pour le reporting externe. Ce champ sert à des fins de reporting uniquement et n'affecte pas le traitement.
    Exemple : vous créez un élément de bourse étudiante pour la subvention du widget, une bourse fondée sur l'état pour les résidents du widget, avec le Identifiant de programme d'état
    WISC Grant
     . Workday stocke ces informations sur l'élément de bourse étudiante, mais ne traite pas ce champ à des fins d'aide financière.
    Code
    Utilisez ce champ pour indiquer d'autres codes d'attribution. Ce champ sert à des fins de reporting uniquement et n'affecte pas le traitement.
    Catégorie IPEDS
    Utilisez ce champ pour la génération de rapports sur le système de données d'enseignement supérieur intégré (IPEDS). Workday affiche des champs supplémentaires en fonction de la
    Source
     et
    du Type
     que vous sélectionnez.
  3. Pour l'onglet
    Package
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Annulation de la sous-traitance supplémentaire pour les refus parents PLUS
    Sélectionnez cette option pour charger automatiquement les étudiants pour des prêts non financés supplémentaires lorsque leur candidature de prêt Parent PLUS est refusée. VoirRésolution des problèmes : conditionnement des prêts pour des exigences supplémentaires.
    Cette case s'affiche uniquement lorsque l'élément d'attribution a un
    Identifiant de programme fédéral
     de
    prêt non subordonné direct
     .
    Ne pas inclure de package si le parent a des prêts par défaut
    Sélectionnez cette option pour empêcher Workday de regrouper l'attribution lorsque le parent qui fait la demande a des prêts par défaut.
    Cette case s'affiche uniquement lorsque l'élément d'attribution a pour
    Identifiant de programme fédéral
     Workday
    PLUS Loan
     .
    Packager provisoirement
    Pour les attributions de prêt PLUS, sélectionnez cette option pour regrouper les étudiants uniquement s'ils ne sont pas associés à une candidature de prêt PLUS. Le statut provisoire a pour but de vous aider à identifier et à notifier les étudiants qui peuvent faire une demande de prêt PLUS. VoirConcept : prêts PLUS .
    Cette case s'affiche uniquement lorsque l'élément d'attribution a un
    Identifiant de programme fédéral
     de
    crédit d'échelon PLUS
     ou
    PLUS prêt
     .
    Package une fois
    Sélectionnez cette option pour verrouiller l'attribution après l'avoir packagé une fois par Workday.
    Sans arrondi
    Sélectionnez cette option pour empêcher Workday d'arrondir les montants des attributions lors du regroupement des aides financières. Si cette case n'est pas cochée, Workday arrondit le montant des attributions au nombre entier le plus proche et applique les écarts éventuels au décaissement final de l'attribution.
    Cette case s'affiche uniquement lorsque l'élément d'attribution a un
    Identifiant de programme fédéral
     différent de
    Prêt de diplôme PLUS, Prêt PLUS, Prêt subordonné direct
     ou
    Prêt non subventionné direct
     .
    Verrouiller des décaissements
    Sélectionnez cette option pour empêcher Workday de réduire le montant packagé d'une bourse décaisée en dessous du montant déjà décaissé, même si l'éligibilité à l'attribution de l'étudiant est modifiée lorsque vous relancez le regroupement. Exemple : l'étudiant était éligible à et a reçu un décaissement de prêt fédéral direct non subordonné. Il abandonne les cours et passe d'un étudiant à temps plein à un étudiant à mi-temps. Lorsque vous réorganisez l'aide financière de l'étudiant avec l'option
    Verrouiller les décaissements
     sélectionnée, Workday ne réduit pas l'attribution d'aide financière de l'étudiant en dessous du montant qui a déjà été décaissé, même si le réorganisation montre l'éligibilité à ce montant.
    Workday remplace votre configuration
    de Verrouiller les décaissements
     par toutes les modifications que vous apportez manuellement à une attribution et verrouillez via la tâche
    Modifier l'aide financière totale
     , des modifications apportées aux stratégies de conditionnement, etc.
    Dans la mesure où les décaissements de la subvention Pell peuvent varier en fonction de la
    date de nouveau calcul du Pell
     , Workday recommande de ne pas cocher cette case pour les éléments de l'attribution Pell Grant.
    Tri de l'attribution
    Identifiez l'ordre dans lequel vous souhaitez afficher les articles de l'attribution. Vous pouvez consulter l'ordre dans le rapport
    Rechercher des éléments de bourse étudiante
     .
    Vous pouvez utiliser jusqu'à 4 caractères. L'ordre est alphabétique. Exemple :
    a
     avant
    b
     ,
    ab
     avant
    b
     et
    aaa
     avant
    aab
     .
    Statut initial de l'attribution
    statut de l'attribution lorsque vous l'organisez pour la première fois. Le statut change si vous cochez la case
    Packager les attributions provisionnelles
     lorsque vous exécutez les tâches
    Package Merit Financial Aid
     ou
    Package Need Financial Aid
     .
    Si vous laissez le champ vide, le statut affichera automatiquement la valeur
    Accepté
     , sauf si le type d'élément d'attribution est
    Prêt
     ou
    Travail-études
     . Lorsque le type d'élément d'attribution est
    Prêt
     ou
    Travail-études
     , le statut affiche automatiquement
    Offre
     .
    Élément d'action
    Sélectionnez les éléments d'action que vous souhaitez affecter aux étudiants. Lorsque les étudiants reçoivent cette attribution dans un package d'aide financière, ils peuvent voir les éléments d'action sélectionnés dans Mes tâches.
    Méthode requise
    Sélectionnez une méthode de calcul du besoin à utiliser avec la stratégie de packages pour déterminer la façon dont l'attribution impacte les besoins non satisfaits et le coût de participation non satisfait de l'étudiant :
    • Remplacement de l'employeur aux avantages sociaux/SAI
       : cochez cette case lorsque l'attribution peut remplacer la contribution familiale attendue ou l'indice d'aide aux étudiants de l'étudiant après avoir couvert le besoin d'aide financière restant. Exemple : prêts directs non subventionnés, prêts PLUS.
    • Impact requis
       : sélectionnez cette option lorsque l'attribution a une incidence sur les besoins d'aide financière de l'étudiant. Exemple : subventions de l'État, prêts octroyés directement.
    • Aucun impact sur les besoins
       : sélectionnez cette option lorsque l'attribution n'a pas d'impact sur les besoins d'aide financière de l'étudiant ou sur son éligibilité à d'autres formes d'aide.
    Pour une stratégie de conditionnement au mérite :
    • Remplacement de l'employeur aux avantages sociaux/SAI
       : cochez cette case lorsque l'attribution peut remplacer la contribution familiale attendue ou l'indice d'aide aux étudiants de l'étudiant après avoir couvert le besoin d'aide financière restant. Exemple : Prêts directs non subventionnés, Prêts PLUS.
    • Impact du besoin
       : cochez cette case pour réduire les besoins non satisfaits de l'étudiant et les frais de scolarité des étudiants non satisfaits. Lorsque vous sélectionnez
      Impact nécessaire
       , Workday vous recommande de regrouper manuellement l'attribution ou de configurer un calcul pour évaluer l'éligibilité de l'étudiant et déterminer le montant auquel il est éligible.
    • Aucun impact sur les besoins
       : cochez cette case pour réduire les frais de scolarité des étudiants non satisfaits, mais pas leurs besoins non satisfaits.
    Lorsque ces méthodes de besoins sont incluses dans une stratégie de package de rémunération au mérite et que vous cochez la case
    COA obligatoire
     , Workday limite le montant de l'attribution au COA non satisfait de l'étudiant. Si vous ne cochez pas la case
    COA obligatoire
     , le montant de l'attribution risque de dépasser le COA non atteint de l'étudiant.
    Dans le cas d'une stratégie de conditionnement des besoins :
    • Remplacement Effectif/SAI
       : sélectionnez cette option lorsque l'attribution réduit les besoins non satisfaits d'un étudiant et le coût de l'absence de longue durée non satisfait. Workday limite l'attribution au COA non satisfait de l'étudiant.
    • Impact sur le besoin
       : sélectionnez cette option lorsque l'attribution réduit les besoins non satisfaits d'un étudiant et le coût de l'intégration des absences non satisfaites. Workday limite l'attribution aux besoins non satisfaits de l'étudiant.
    • Aucun impact sur le besoin
       : cochez cette case lorsque l'attribution ne réduit pas le besoin non satisfait d'un étudiant, mais réduit le coût d'absence non satisfait d'un étudiant. Workday limite l'attribution aux besoins non satisfaits de l'étudiant.
    Action autorisée de l'étudiant
    Indiquez comment les étudiants peuvent répondre à l'offre d'attribution. Sélectionnez
    Accepter en partie
     si les étudiants peuvent accepter un montant inférieur au montant total de l'attribution.
    Affecter des éléments d'action pour les attributions acceptées uniquement
    Cochez la case pour n'affecter des éléments d'action pour l'attribution que si l'étudiant accepte l'attribution plutôt que lorsque l'attribution est packagée comme proposée.
  4. Pour l'onglet
    Calculs
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Éligibilité
    Calcul
     : sélectionnez ou créez un calcul qui évalue si un étudiant est éligible à l'attribution. Laissez le champ vide si tous les étudiants sont éligibles. Exemples : la moyenne générale est de 3,95 ou plus, ou l'entité universitaire = université de l'entreprise.
    Vérifiez la fréquence de l'article d'attribution si vous mettez à jour manuellement ce champ. Workday rétablit automatiquement la valeur
    de la Fréquence
     sur
    Exercice de l'attribution
     .
    Calcul intermédiaire
     : cochez cette case pour créer ou utiliser un calcul intermédiaire d'éligibilité. Les calculs intermédiaires d'éligibilité vous permettent de déterminer s'il convient d'inclure un élément d'attribution dans un package d'aide financière en fonction des éléments suivants :
    • Calculs de l'éligibilité.
    • Présence ou absence d'une autre aide financière dans le même package.
    Montant
    Calcul
     : sélectionnez ou créez un calcul pour calculer le montant de l'attribution. Cette règle de calcul renvoie le montant maximum que Workday peut attribuer à un étudiant pour la
    fréquence
     sélectionnée .
    Workday fournit des calculs pour certaines attributions afin que vous n'ayez pas à configurer les vôtres. Pour :
    • Pour Subventions Pell, sélectionnez
      Pell
       .
    • Des prêts directs fédéraux, sélectionnez
      Prêt direct fédéral
       .
    Calcul intermédiaire
     : sélectionnez ou créez un calcul intermédiaire de montant. Les calculs intermédiaires de montant vous permettent de calculer un montant personnalisé pour l'article d'attribution. Le montant dépend du montant que l'étudiant a déjà reçu des éléments d'attribution précédents dans le même package. Workday calcule le montant en fonction d'une
    Fréquence
     correspondant à
    Période universitaire
     .
    Fréquence
    Indiquez si la règle de calcul renvoie le montant maximum de l'attribution pour une
    période universitaire
     ou une
    année d'attribution
     .
    Vous devez sélectionner la
    Fréquence
    Année de l'attribution
     pour les types d'attribution suivants :
    • Prêt subventionné direct.
    • Prêt direct non subventionné.
    Limite comptable
    Sélectionnez le montant maximum que votre établissement peut attribuer pour l'exercice d'attribution d'aide financière. La limite s'applique à toutes les attributions associées à la limite fiscale, pas uniquement à cette attribution.
    Workday applique la limite fiscale lors du regroupement des attributions, indépendamment des calculs qui pourraient vous entraîner à la dépasser.
    Vous pouvez utiliser une limite fiscale qui se situe uniquement dans la même entité universitaire ou dans un périmètre supérieur comme élément de bourse étudiante.
  5. (Facultatif) Pour la grille
    Limites d'attributions individuelles
     , tenez compte des éléments suivants :
    Un élément d'attribution peut être associé à jusqu'à six limites, chacune avec une fréquence différente. Si vous définissez plusieurs limites, le processus de conditionnement applique la plus stricte.
    Option Description
    Type de limite
    Sélectionnez le type de limite de l'attribution.
    • Montant maximum pour la période universitaire
       : définit le montant maximum de l'attribution qu'un étudiant peut recevoir dans une période universitaire.
    • Montant minimum pour la période universitaire
       : définit le montant minimum de l'attribution qu'un étudiant peut recevoir dans une période universitaire.
    • Montant maximum pour l'année de l'attribution d'aide financière
       : permet de définir une limite sur le montant qu'un étudiant peut recevoir au cours d'une année d'attribution d'aide financière.
    • Montant maximum à vie
       : fixe une limite sur le montant qu'un étudiant peut recevoir pour toutes ses années d'inscription à l'établissement.
    • Nombre maximum de périodes universitaires à vie
       : définit une limite sur le nombre de périodes universitaires pendant lesquelles un étudiant peut bénéficier de l'attribution pour toutes ses années d'inscription.
    • Nombre maximum de périodes universitaires pour chaque année d'attribution d'aide financière
       : définit une limite sur le nombre de périodes universitaires pendant lesquelles un étudiant peut bénéficier de l'attribution dans une année d'attribution d'aide financière.
    Minimum
    Saisissez le montant minimum que vous pouvez attribuer à l'étudiant. S'applique uniquement au type de limite
    Montant minimum de la période universitaire
     .
    Maximum
    Saisissez le montant maximum que vous pouvez attribuer à un étudiant. S'applique à tous les types de limite à l'exception
    du champ Montant minimum pour la période universitaire
     .
  6. Si le
    Type
     d'attribution est
    Prêt
     , saisissez le détail
    des frais du prêt
     .
    Créez des frais de prêt pour chaque année même s'ils n'ont pas changé par rapport à l'année précédente. Si vous ne configurez pas de frais de prêt pour l'année en cours, les frais de prêt s'élèveront peut-être à 0 % et affecteront le traitement du prêt.
    Vous pouvez utiliser des frais de prêt qui se situent uniquement dans la même unité universitaire ou dans un niveau supérieur comme élément d'attribution aux étudiants.
  7. Pour l'onglet
    Décaissement
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Groupe de priorité des paiements
    L'ordre dans lequel payer les frais étudiants.
    Exemple : si vous définissez l'ordre sur
    Frais de scolarité
     ,
    Logement
     et
    Fournitures
     , la emploi
    Décaissement des paiements
     paie les frais de cet ordre.
    Conditions d'éligibilité aux décaissements
    Sélectionnez les conditions d'éligibilité que les étudiants doivent remplir avant de pouvoir leur décaisser des fonds. VoirRéférence : conditions d'éligibilité aux décaissements .
    Si vous ne voulez pas qu'un élément d'attribution soit décaissé en raison d'un blocage en attente, sélectionnez
    Il existe un blocage sur le décaissement
     . En cas de blocage des décaissements, l'attribution ne sera pas décaissée tant que vous n'aurez pas résolu le problème.
    Calcul de l'éligibilité aux décaissements
    Sélectionnez ou créez un calcul qui évalue si un étudiant est éligible à un remboursement de l'attribution.
    Exemple : créez un calcul qui vérifie le statut de l'inscription de l'étudiant avant le décaissement d'une subvention Pell.
    Règle d'échéancier de décaissement
    Contrôle le calendrier de décaissement à utiliser. Si plusieurs calendriers s'appliquent, cette règle spécifie les conditions d'utilisation de chacun.
    Vous pouvez utiliser une règle de calendrier de décaissement qui concerne uniquement la même entité universitaire ou un autre niveau comme élément de bourse étudiante.
    Règle de calcul au prorata des décaissements
    Indiquez comment calculer au prorata les attributions lorsque le statut de chargement des décaissements d'un étudiant diffère de statut de son chargement de package.
    Exemple : si un étudiant a un statut de chargement à temps plein pour le package mais un statut de chargement à mi-temps pour le décaissement, il peut recevoir un montant de l'attribution au prorata.
    Remboursable
    Autorisez Workday à générer un remboursement lorsque la bourse étudiante a un solde non lettré.
    Impact du formulaire 1098-T
    Indiquez les blocs du formulaire 1098-T sur lesquels l'attribution impacte, le cas échéant.
    Si vous devez modifier l'impact après avoir inclus l'attribution dans le traitement du formulaire 1098-T des années précédentes, Workday recommande de créer un nouvel élément d'attribution pour éviter d'avoir un impact sur les calculs précédents.
    Paiement prévu
    Cochez la case pour afficher le montant de l'attribution conformément à la
    règle d'affichage des paiements prévus
     .
    Règle d'affichage des paiements prévus
    Identifie les conditions d'affichage des paiements d'aide financière anticipés et la durée d'affichage.
    Si vous sélectionnez
    Paiement prévu
     et laissez ce champ vide, Workday affiche toujours le paiement anticipé.
    Vous pouvez utiliser une règle d'affichage des paiements anticipés qui se limite uniquement à la même entité universitaire ou au même niveau que l'élément d'attribution aux étudiants.
  8. Si le
    type
     d'attribution est
    Travail-études
     , saisissez le détail du travail-études dans l'onglet
    Travail-études
     :
    Option Description
    Conditions de paiement du programme travail-études
    Configurez les conditions d'éligibilité pour les paiements liés au Travail-études.
    Ensemble de répartitions travail-études
    Sélectionnez une répartition pour les paiements du programme travail-études.
    Limite du paiement
    Indiquez si Workday doit calculer les montants maximum restants du programme travail-études pour un étudiant par année d'attribution ou par période universitaire.
  9. Pour l'onglet
    Comptabilisation
     , tenez compte des éléments suivants :
    Option Description
    Catégorie de dépense
    Identifie des regroupements logiques pour simplifier la recherche et la génération de rapports. Associe également les articles d'attribution à leurs règles d'imputation comptable. Ces règles déterminent où les écritures sont imputées dans les comptes.
    S'applique lorsque le
    Type
     est
    Subvention
     et que la
    Source
     est
    Institutionnelle
     . Workday vous demande de sélectionner une option dans cette invite si vous avez coché la case Paiements
    remboursables
     dans la section d'en-tête.
    Remplacement de l'unité légale des dépenses
    (Facultatif) Payez des dépenses directes à une unité légale qui n'est pas associée à l'entité universitaire. Si vous ne sélectionnez pas d' unité légale de dépense de remplacement, Workday impute les dépenses à l' unité légale de l'entité universitaire.
    • Vous pouvez choisir parmi des unités légales appartenant à la même hiérarchie que l' unité légale de l'entité universitaire d'établissement.
    • Vous pouvez spécifier des unités légales de dépense de remplacement uniquement pour les éléments d'attribution associés à des entités universitaires universitaires.
    • Vous ne pouvez pas modifier ce champ une fois qu'il existe des transactions pour l'élément de bourse étudiante.
    Vous pouvez remplacer les unités légales de dépense uniquement pour les éléments d'attribution associés à des entités universitaires universitaires.
    Worktags associés
    Définissez les worktags associés pour cet objet à l'aide des types de worktag associé que vous configurez dans la tâche
    Mettre à jour l'utilisation des worktags associés
     . Workday renseigne automatiquement les transactions avec les valeurs de la colonne
    Worktag par défaut
     lorsque vous sélectionnez l'objet dans la transaction.
Les articles d'attribution sont désormais disponibles pour les packages d'aide financière.
Vous pouvez utiliser le rapport
Rechercher des éléments de bourse étudiante
 pour afficher et modifier des éléments d'attribution.
Affectez l'article d'attribution à une ou plusieurs stratégies de conditionnement d'attribution.