Référence : règles d'imputation comptable pour les transactions des étudiants

Workday génère des écritures opérationnelles pour les transactions des étudiants suivant les règles d'imputation comptable. Ces tableaux décrivent les types de transaction utilisés par Workday pour lancer les règles d'imputation comptable.

La règle d'imputation comptable

Étudiants non facturés

n'est pas utilisée actuellement.

Transactions d'attribution d'aide financière

Type de transaction	Utilisations	Tâche	Source de l'écriture	Débit ou crédit	Règle d'imputation comptable
Enregistrement	Imputer l'aide financière des éléments de bourse étudiante à un compte Finances Étudiants.	Décaisser des paiements d'aide financière	Décaissement de l'attribution d'aide financière	Débit	Dépenses liées aux étudiants
Enregistrement		Décaisser des paiements d'aide financière	Décaissement de l'attribution d'aide financière	Crédit	Règlements étudiants non lettrés
Inviter à postuler	Appliquez les fonds d'aide financière aux frais ouverts en fonction de la règle de priorité de l'élément d'attribution. Lorsqu'il n'existe aucun frais ouvert, Workday lettre le montant sur Règlements en compte non lettrés .	Workday traite cette transaction dans le cadre de la tâche orchestration de nuit.	Décaissement de l'attribution d'aide financière	Débit	Règlements étudiants non lettrés
				Crédit	Créances des étudiants
				Crédit	Règlements étudiants en compte non lettrés

Lorsque les éléments attribution modifier/changer, Workday annule le lettrage des imputations initiales, impute les nouveaux enregistrements et crée les écritures suivantes :

Annuler le application initial des règlements.

Annuler les enregistrements d'origine.

Republier en tant que nouveaux dossiers.

Lettre les règlements pour le nouveau montant.

Transactions de contrat d'organisme de financement étudiants

Type de transaction	Utilisations	Tâche ou service web	Source de l'écriture	Débit ou crédit	Règle d'imputation comptable
Remboursement	Décaisser les fonds liés au contrat de organisme de financement . Lorsqu'il reste des fonds après le paiement : Des frais étudiants, Workday utilise la règle Règlements étudiants non lettrés en compte . Factures clients, Workday utilise la règle Règlements en compte non lettrés .	tâche Décaisser des contrats d'organisme de financement étudiant	Décaissement lié au contrat de l'organisme de financement étudiant	Débit	Factures clients à établir
				Crédit	Créances des étudiants
				Crédit	Règlements étudiants en compte non lettrés
Facture	Facturer les clients pour les contrats de organisme de financement .	Dans le menu des actions associées du champ Contrat de l'organisme de financement étudiant, sélectionnez Contrat de l'organisme de financement étudiant Créer une nouvelle facture .	Facture client	Débit	Comptes clients
Facture			Facture client	Crédit	Factures clients à établir
Paiement de l'organisme de financement	Enregistrer et lettrer les règlements de organisme de financement et créer un dépôt. Lorsque le compte inclut un plan restant après le paiement des frais étudiants, Workday applique le montant aux règlements en compte non lettrés . Lorsque les paiements et les dépôts sont des transactions distinctes, Workday utilise les règles Réceptions non déposées et Comptes clients.	tâche Record Student Sponsor Payment service web Import Student Sponsor Payment	Paiement des organismes de financement étudiant	Débit	Règlements comptabilisés non lettrés
				Débit	Règlements non déposés
				Crédit	Comptes clients
				Crédit	Règlements en compte non lettrés
Dépôt du règlement	Règlement du dépôt reçu de organisme de financement.	tâche Créer un dépôt étudiant service web Import Student Sponsor Payment service web Soumettre un dépôt étudiant	Dépôt de l'organisme de financement étudiant	Débit	Trésorerie
Dépôt du règlement	Règlement du dépôt reçu de organisme de financement.		Dépôt de l'organisme de financement étudiant	Crédit	Règlements comptabilisés non lettrés
Organisme de financement du remboursement	Rembourser organisme de financement pour un trop-perçu.	tâche Créer un remboursement d'organisme de financement étudiant en attente service web Soumettre un remboursement d'organisme de financement étudiant en attente	Remboursement de l'organisme de financement étudiant	Débit	Règlements en compte non lettrés
Organisme de financement du remboursement	Rembourser organisme de financement pour un trop-perçu.		Remboursement de l'organisme de financement étudiant	Crédit	Trésorerie
Paiement de remboursement de l'organisme de financement - élément de retour de paiement	Paiement de remboursement de l'organisme de financement renvoyé pour plusieurs raisons, telles que : Un compte bancaire non valide pour le paiement par chèque. erreur de création ou de distribution du chèque, ou les deux.	Dans le menu des actions associées du Paiement de remboursements étudiants, sélectionnez Retour de paiement	Remboursement de l'organisme de financement étudiant	Débit	Trésorerie
			Remboursement de l'organisme de financement étudiant	Crédit	Règlements en compte non lettrés
Paiement de remboursement de l'organisme de financement - Pièce en déshérence	L'organisme de financement n'encaisse jamais le chèque et l'État vous demande d'envoyer ces fonds en déshérence.	Dans le menu des actions associées du Paiement de remboursement étudiant, sélectionnez Mettre en déshérencedes paiements de remboursement étudiant	Pièce en déshérence	Débit	Trésorerie
			Pièce en déshérence	Crédit	Paiements en déshérence

Workday recommande de traiter :

Factures

Enregistrer des règlements

Décaissements

Lorsque les montants des contrats de organisme de financement modifier/changer, Workday contrepasse les transactions initiales et crée de nouvelles transactions pour le nouveau montant.

Transactions d'acceptation des étudiants

Type de transaction	Utilisations	Tâche ou service web	Source de l'écriture	Débit ou crédit	Règle d'imputation comptable
Paiement	Les étudiants paient les frais d'acceptation sur un site web externe.	tâche Enregistrer le paiement des frais d'acceptation service web Import Student Acceptation Fee Payments service web Soumettre le paiement des frais d'acceptation des étudiants	Frais d'acceptation des étudiants	Débit	Règlements non déposés
Paiement			Frais d'acceptation des étudiants	Crédit	Produits
Dépôt	Dépôt des règlements reçus des étudiants.	Sélectionnez l' option Type de dépôt étudiant dans la tâche Créer un dépôt étudiant . service web Soumettre un dépôt étudiant	Dépôt de règlements étudiants	Débit	Trésorerie
Dépôt	Dépôt des règlements reçus des étudiants.		Dépôt de règlements étudiants	Crédit	Règlements non déposés

Transactions de candidature d'étudiant

Type de transaction	Utilisations	Tâche ou service web	Source de l'écriture	Débit ou crédit	Règle d'imputation comptable
Paiement	Les étudiants paient les frais de application sur un site web externe.	tâche Créer un paiement des frais de candidature d'étudiant Services web Import Student Application Fee Payments ou Submit Student Application Fee Payment	Frais de candidature d'étudiant	Débit	Règlements non déposés
Paiement			Frais de candidature d'étudiant	Crédit	Produits
Dépôt	Dépôt des règlements reçus des étudiants.	Sélectionnez l' option Type de dépôt étudiant dans la tâche Créer un dépôt étudiant . service web Soumettre un dépôt étudiant	Dépôt de règlements étudiants	Débit	Trésorerie
Dépôt	Dépôt des règlements reçus des étudiants.		Dépôt de règlements étudiants	Crédit	Règlements non déposés

Transactions de frais étudiants

Type de transaction	Utilisations	Tâche ou services web	Source de l'écriture	Débit ou crédit	Règle d'imputation comptable
Frais	Appliquer des frais à des comptes étudiants. Workday détermine la règle de crédit à utiliser en fonction de la case à cocher Produits constatés d'avance de l'élément de frais étudiants .	tâche Appliquer des frais étudiants Opération de service web Import Frais for Student	Frais étudiants	Débit	Créances des étudiants
				Crédit	Produits constatés d'avance
				Crédit	Revenus étudiants
Annulation des frais	Lettrez un ajustement pour que les frais et leurs ajustements précédents soient nuls. Workday détermine la règle de débit à utiliser en fonction de la case à cocher Produits constatés d'avance de l'élément de frais étudiants .	Dans le menu des actions associées des frais étudiants, sélectionnez Annuler . Opération de service web Import Mass Cancel Student Charges	Frais étudiants	Débit	Produits constatés d'avance
				Débit	Revenus étudiants
				Crédit	Créances des étudiants
Passage en pertes	Passer en pertes les frais étudiants.	tâche Passer en pertes des frais étudiants Opération de service web Soumettre des frais étudiants pour les passages en pertes	Passage en pertes des frais étudiants	Débit	Passage en pertes des frais étudiants
Passage en pertes	Passer en pertes les frais étudiants.		Passage en pertes des frais étudiants	Crédit	Créances des étudiants

Lorsque vous augmentez les frais via des ajustements ou que vous annulez des passages en pertes, Workday contrepasse les écritures initiales et crée des écritures comptables de contrepassation.

Transactions d'avoir étudiant

Type de transaction	Utilisations	Tâche ou service web	Source de l'écriture	Débit ou crédit	Règle d'imputation comptable
Avoir étudiant	Enregistrer des crédits ad hoc pour rembourser les étudiants. Généralement utilisé au cours du processus de conversion ou lorsque vous devez rembourser les étudiants de manière ad hoc. Workday utilise les éléments suivants : Revenus étudiants lorsque l' avoir des frais étudiants. Dépenses liées aux étudiants, lorsque l' avoir provient des décaissements des attribution .	Tâches Enregistrer un avoir étudiant ou Annuler un avoir étudiant service web Import Student Credit Memo	Avoir étudiant	Débit	Revenus étudiants
				Débit	Dépenses liées aux étudiants
				Crédit	Règlements étudiants en compte non lettrés

Lors de l'annulation des avoirs, Workday contrepasse les écritures initiales et crée des écritures comptables de contrepassation.

Transactions de règlements étudiants

Type de transaction	Utilisations	Tâche ou service web	Source de l'écriture	Débit ou crédit	Règle d'imputation comptable
Enregistrement Inviter à postuler	Les étudiants effectuent des paiements sur les frais restant dus et Workday les lettre automatiquement. Lorsqu'il reste des fonds après le paiement : Des frais étudiants, Workday utilise la règle Règlements étudiants non lettrés en compte. Factures clients, Workday utilise la règle Règlements en compte non lettrés.	tâche Enregistrer un règlement étudiant service web Import Student Payments service web Soumettre un règlement étudiant	Règlement étudiant	Débit	Règlements étudiants non déposés
				Crédit	Créances des étudiants
				Crédit	Règlements étudiants en compte non lettrés
Dépôt	Règlements de dépôt reçus des étudiants.	Sélectionnez l' option Dépôt étudiant Type de dépôt étudiant dans la tâche Créer un dépôt étudiant . service web Soumettre un dépôt étudiant	Dépôt de règlements étudiants	Débit	Trésorerie
Dépôt	Règlements de dépôt reçus des étudiants.		Dépôt de règlements étudiants	Crédit	Règlements étudiants non déposés
Retour	Règlement étudiant renvoyé en raison de : Un compte bancaire non valide pour le paiement par chèque. erreur de création ou de distribution du chèque, ou les deux.	Dans le menu des actions associées du Règlement étudiant, sélectionnez Règlement étudiant pour de frais le retour .	Règlement étudiant	Débit	Créances des étudiants
				Débit	Règlements étudiants en compte non lettrés
				Crédit	Règlements étudiants non déposés

Transactions de remboursement étudiant

Type de transaction	Utilisations	Tâche	Source de l'écriture	Débit ou crédit	Règle d'imputation comptable
Remboursement étudiant	Rembourser les soldes de crédit des comptes étudiants.	Créer un remboursement étudiant en attente Générer des remboursements étudiants en attente	Remboursement étudiant	Débit	Règlements étudiants en compte non lettrés
Remboursement étudiant	Rembourser les soldes de crédit des comptes étudiants.		Remboursement étudiant	Crédit	Trésorerie
Récupération des remboursements étudiants	Lorsque les fonds des attributions aide financière ou des contrat organisme de financement sont réduits, Workday: Tentatives de récupération de la différence via des frais étudiants existants. Applique les ajustements aux frais jusqu'au montant que l' attribution aide financière ou le contrat organisme de financement étudiant a appliqué aux frais. Lorsque le montant à récupérer dépasse ce que vous pouvez récupérer sur d'autres frais, Workday impute des frais de récupération du solde.	Workday génère automatiquement les frais de recouvrement du remboursement.	Frais étudiants	Débit	Créances des étudiants
				Crédit	Comptes clients , s'ils proviennent de contrats de l'organisme de financement.
				Crédit	Dépenses étudiantes , si l'attribution d'aide financière.
Règlement de remboursement étudiant - élément de retour	Règlement de remboursement étudiant renvoyé en raison de : Un compte bancaire non valide pour le paiement par chèque. erreur de création ou de distribution du chèque, ou les deux.	Dans le menu des actions associées du Paiement de remboursements étudiants, sélectionnez Retour de paiement .	Règlement de remboursement étudiant	Débit	Dépenses liées aux étudiants
Règlement de remboursement étudiant - élément de retour			Règlement de remboursement étudiant	Crédit	Règlements en compte non lettrés
Paiement de remboursement étudiant - pièce en déshérence	Workday Student n'encaisse jamais le chèque et l'État vous demande d'envoyer ces fonds en déshérence.	Dans le menu des action associée du paiement de remboursement étudiant, sélectionnez Mettre en déshérencedes paiements de remboursement étudiant .	Pièce en déshérence	Débit	Trésorerie
Paiement de remboursement étudiant - pièce en déshérence			Pièce en déshérence	Crédit	Paiements en déshérence

Types de transaction de refus et escomptes

Type de transaction	Utilisations	Tâche ou service web	Source de l'écriture	Débit ou crédit	Règle d'imputation comptable
Enregistrement	Enregistrer les exonérations sur les comptes étudiants.	tâche Enregistrer un exonération de frais étudiants service web Soumettre un exonération de frais étudiants service web Soumettre un ajustement de paiement pour une exonération de frais étudiants	Décaissement de l'exonération de frais étudiants	Débit	Dépenses liées aux étudiants
Enregistrement	Enregistrer les exonérations sur les comptes étudiants.		Décaissement de l'exonération de frais étudiants	Crédit	Règlements étudiants non lettrés
Application	Appliquer l'exonération aux frais ouverts en fonction de la règle de priorité de l'élément d'exonération des frais étudiants. Lorsque aucun frais en cours n'est disponible, Workday utilise la règle Règlements en compte non lettrés pour étudiants. Workday détermine la règle de crédit à utiliser en fonction de la case à cocher Produits constatés d'avance de l'élément de frais étudiants .	tâche Enregistrer un exonération de frais étudiants	Décaissement de l'exonération de frais étudiants	Débit	Règlements étudiants non lettrés
				Crédit	Créances des étudiants
				Crédit	Règlements étudiants en compte non lettrés

Lorsque les éléments de refus modifier/changer, Workday annule le lettrage des imputations initiales, impute les nouveaux enregistrements et crée les écritures suivantes :

Annuler le application initial du règlement.

Annuler l'enregistrement initial.

Lettrage du règlement du nouveau montant.