Éléments de définition : packages d'aide financière
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation des packages d'aide financière. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux instructions détaillées des tâches pour avoir une vision exhaustive de la configuration.
Présentation
Le package d'aide financière est le processus d'affectation des articles d'attribution aux étudiants. Workday fonde le regroupement sur des périodes universitaires individuelles plutôt que sur l'ensemble de l'année de l'attribution. Vous pouvez regrouper plusieurs périodes sous la forme d'une seule période de conditionnement.
Avantages pour l'entreprise
Le regroupement dans Workday Student vous permet de :
- Respecter la conformité réglementaire lors de l'attribution d'une aide financière aux étudiants.
- Gagner du temps en créant des stratégies de conditionnement d'attribution pour affecter automatiquement les attributions aux étudiants.
Cas d'utilisation
Vous pouvez utiliser des packages d'aide financière pour :
- Affecter des attributions fondées sur la rémunération au mérite au début du cycle d'admission sans obliger les étudiants à remplir le formulaire FAFSA.
- Attribuer des attributions fondées sur les besoins, telles que des prêts fédéraux, sans impact sur les attributions fondées sur la rémunération au mérite d'un étudiant.
- Calculer les montants des attributions en fonction des données spécifiques de chaque période universitaire que vous packagez.
- Affectez des attributions pour les programmes d'études de l'année universitaire fondée sur un emprunteur (BBAY1 et BBDAY3).
- Réactions aux modifications qui affectent l'éligibilité d'un étudiant à l'aide financière pour une période universitaire spécifique. Par exemple, un étudiant suit les cours à temps plein l'automne et passe à un temps partiel au printemps.
- Réorganisez un étudiant pour toutes les périodes universitaires de l'année d'attribution si son ISIR est mise à jour ; ou ne les réorganisez que pour des périodes universitaires postérieures à un moment donné en cas de changement de leur résidence.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quel type de calendrier utilise votre établissement ? | Vous avez le choix entre plusieurs structures de calendrier pour plus de flexibilité. Exemples : termes standard, termes non standard, programmes d'heures de pointage. Les règles et les calculs à traiter varient en fonction du type d'attribution et de la structure de votre calendrier. Les structures de calendrier plus complexes ajoute à la complexité des packages d'aide financière automatiques et peuvent augmenter le recours à des intervenants manuels. |
Comment l'aide financière aux étudiants peut-elle varier selon la période universitaire ? | Lorsque des facteurs tels que le coût de participation des étudiants, l'indice d'aide aux étudiants (SAI) et les besoins non satisfaits diffèrent d'une période universitaire à l'autre, les montants des attributions peuvent varier. Cela peut vous obliger à expliquer les écarts aux étudiants. |
Recommandations
- Vous devez traiter les étudiants pour les packages dans le même ordre que pour l'orchestration de nuit :
- Coût de participation
- Package de rémunération au mérite
- Préparation requise
- Utilisez la structure de réactions pour évaluer automatiquement ce que les étudiants doivent être configurés et re packages, au lieu d'exécuter manuellement le package.
Actions requises
Définir vos configurations pour des processus tels que l'évaluation ISIR, le package et le décaissement. Voir Étapes : définir l'aide financière aux étudiants.
Limites
- Vous pouvez uniquement utiliser les packages pour affecter des articles de bourse étudiante. Vous ne pouvez pas affecter d'exonérations de frais ou de contrats de financement aux étudiants via le processus de regroupement.
- Workday n'attribue pas d'autres prêts ou attributions externes via le processus de regroupement. Workday nécessite des intégrations et des processus supplémentaires pour attribuer ces types d'attribution aux étudiants.
Définition de l'environnement client
Aucun impact
Sécurité
Domaines suivants dans le domaine fonctionnel Financial Aid :
Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Gérer le traitement des prêts
| Permet de remplacer les informations pour les attributions traitées via la génération et le décaissement communs (COD). |
Manage: NSLDS - USA
| Permet de remplacer les montants de prêt agrégés NSLDS (National Student Loan Data System) que Workday utilise dans les packages. |
Reports: Financial Aid Period Records
| Permet de regrouper manuellement l'aide financière pour les étudiants. |
Domaine Set Up: Package de rémunération au mérite
| Permet de définir des packages pour les attributions fondées sur la rémunération au mérite. |
Domaine Set Up: Need Package
| Permet de définir des packages pour les attributions fondées sur les besoins. |
Processus de gestion
Aucun impact.
Reporting
Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Rechercher des exécutions de tâche d'aide financière
| Permet d'afficher le détail des exécutions de la tâche de conditionnement des 30 derniers jours. |
Outil de configuration de package
| Pour une période universitaire, ce rapport vous permet d'afficher les données utilisées par Workday pour :
Vous pouvez accéder au rapport à l'aide du rapport Outil de configuration de l'aide financière . |
Total de l'aide financière
| Permet de :
|
Intégrations
Aucun impact.
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Éléments de bourse étudiante | Représentent les attributions individuelles accordées aux étudiants dans le cadre d'un package d'aide financière. |
Éléments d'action | Les étudiants doivent effectuer des éléments de vérification fédérale avant de pouvoir regrouper leur aide financière. |
Modèles de participation types | Déterminent les périodes qui apparaissent dans le Plan de participation d'un étudiant et le Statut de chargement de l'aide financière prévu en fonction desquels Workday packagera un étudiant. Les unités généralement inscrites ont un impact direct sur le statut de chargement prévu pour les plans de présence, et donc un impact sur le conditionnement. Si le statut de chargement est Non inscrit , un étudiant ne recevra pas de package pour cette période. |
Contrôles de la date de la période universitaire | La Date de début d'utilisation réelle de l'inscription (AEUSD) est la date à laquelle Workday cesse d'utiliser le statut de chargement prévu de l'étudiant et commence à utiliser son statut de chargement d'inscription réel pour le conditionnement. Si vous ne définissez pas cette date, Workday utilise la date de début standard de la période universitaire comme date de début de l'utilisation réelle de l'inscription. Workday réorganise automatiquement les étudiants à cette date pour mettre à jour les attributions en fonction de l'inscription réelle des étudiants. |
Politiques de classification des classes | Chaque classement de classe est associé à un niveau d'aide fédérale aux étudiants qui permet de déterminer l'éligibilité aux aides financières lors du regroupement. |
Workday propose un kit appelé Touchpoints Kit, qui rassemble plusieurs ressources pour vous aider à mieux comprendre les relations de configuration dans votre environnement client. Pour en savoir plus sur ce kit, visitez notre page Workday Touchpoints Kit sur le site Workday Community.