Éléments de définition : stocks
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la planification de la configuration et de l'utilisation de la fonctionnalité Workday Inventory. Elle explique :
- Pourquoi effectuer cette configuration.
- Comment cette configuration s'intègre dans Workday.
- Les impacts en aval, ainsi que les interactions entre produits.
- Les conditions requises en matière de sécurité et les configurations du processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant l'implémentation.
Reportez-vous aux autres éléments de définition pour plus d'informations sur des fonctionnalités spécifiques liées aux stocks et aux instructions liées aux tâches pour en savoir plus sur une configuration spécifique.
Présentation
Lorsque vous configurez Workday Inventory dans le cadre de la configuration de Workday Procurement, vous pouvez gérer l'ensemble du processus de la chaîne d'approvisionnement, depuis les demandes d'achat jusqu'au réapprovisionnement.
Vous pouvez configurer les fonctionnalités suivantes avec Workday Inventory :
- Rangement en stock.
- Exécution de demandes.
- Livraisons.
- Retours.
- Comptage.
- Réapprovisionnement.
- Rappels.
- Impression d'étiquettes.
- Stock de consommables.
Avantages pour l'entreprise
Avec Workday Inventory, vous pouvez :
- Améliorer la productivité en permettant aux employés d'effectuer des tâches de gestion des stocks sur mobile.
- Gagner en précision et réduire la saisie manuelle avec le calcul automatique des données de transaction de stocks.
- Minimiser les risques opérationnels en automatisant les processus de gestion des stocks, tels que le rangement en stock et le réapprovisionnement.
- Utiliser le reporting et les analyses pour comprendre comment les sites consomment les stocks afin de contrôler les coûts, limiter le gaspillage et planifier les futures commandes.
Cas d'utilisation
Vous pouvez utiliser Workday Inventory pour :
- Compter les articles pour rapprocher les niveaux de stock sur les sites.
- Garantir la conformité grâce à une piste d'audit complète de la comptabilisation des stocks.
- Générer des demandes de stocks et les exécuter avec des listes de prélèvement et des documents d'expédition.
- Mettre à jour le stock de consommables au niveau des emplacements de stock de consommables, tels que les chariots dans les hôpitaux.
- Effectuer des sorties express de commandes urgentes sans demande de stocks.
- Imprimer des étiquettes à joindre aux tickets de livraison et aux emplacements de stockage.
- Traiter les retours pour les articles endommagés et non utilisés.
- Réapprovisionner automatiquement les stocks lorsque les niveaux passent en dessous de seuils définis.
- Suivre les articles de la livraison avec le contrôle par lot et numéro série.
Questions à se poser
Questions | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comment prévoyez-vous de définir vos emplacements pour le stock ? | Vous pouvez définir les types d'emplacement suivants et les organiser en hiérarchies d'emplacements pour stocker les biens :
Exemple : vous définissez un entrepôt comme site de gestion des stocks et désignez une grande allée comme emplacement de stockage des marchandises. Vous divisez ensuite l'allée en zones, ce qui permet à plusieurs employés de prélever des articles sur plusieurs emplacements en même temps. Vous pouvez gérer l'espace disponible dans vos emplacements en :
|
Comment prévoyez-vous d'effectuer le suivi de votre stock ? | Vous pouvez effectuer le suivi de votre stock depuis la demande de stock jusqu'à la livraison finale en passant par le prélèvement et l'expédition.
Vous pouvez effectuer le suivi des éléments suivants :
|
Comment prévoyez-vous de gérer l'exécution des commandes ? |
Vous pouvez créer et exécuter des demandes de stocks :
Vous pouvez également :
Vous pouvez permettre aux employés d'effectuer les opérations suivantes :
|
Comment prévoyez-vous de réaliser l'inventaire physique ? | Vous pouvez effectuer les inventaires suivants :
Vous pouvez également configurer Workday pour générer automatiquement des feuilles de comptage afin de vous aider à planifier les prochains comptages. |
Comment prévoyez-vous de réapprovisionner les stocks ? | Vous pouvez réapprovisionner des articles et des biens en consignation en utilisant les demandes suivantes :
Vous pouvez utiliser les données historiques pour identifier des points de commande d’articles en stock, en fonction des éléments suivants :
Vous pouvez planifier le réapprovisionnement :
|
Voulez-vous imprimer des étiquettes pour votre stock ? | Vous pouvez utiliser des modèles d'intégration pour exporter des données vers des applications tierces pour imprimer des étiquettes pour les :
|
Comment prévoyez-vous de gérer les stocks de consommables ? |
Vous pouvez définir des emplacements de stock de consommables, tels que des armoires, des chariots et des réserves, pour entreposer les stocks de consommables.
Vous pouvez :
Vous pouvez également réapprovisionner les emplacements de stock de consommables en utilisant les options de comptage suivantes :
|
Recommandations
Nous vous recommandons d'effectuer les actions suivantes :
- Inclure les dates d'expiration sur les numéros de lot pour permettre aux employés d'identifier les articles à prélever en premier.
- Effectuer un comptage physique complet avant d'importer les soldes des stocks dans Workday, afin de garantir l'exactitude des niveaux de stock.
- Vérifier les articles d'achat existants pour déterminer si vous devez en créer d'autres pour Workday Inventory.
Actions requises
Préparez le matériel dont les employés ont besoin pour effectuer les tâches de gestion des stocks. Exemples :
- Appareils portables pour scanner les articles pendant le prélèvement.
- Matériel et logiciels tiers pour l'impression d'étiquettes.
Définissez Workday Procurement.
Limites
Nous ne prenons pas en charge les fonctions suivantes :
- Transbordement.
- Prélèvement par vague.
Vous ne pouvez pas utiliser Workday Inventory :
- Pour vendre du stock à des clients extérieurs à votre unité légale.
- Avec des méthodes de comptabilisation différentes de la méthode du coût moyen.
Définition de l'environnement client
Vous pouvez utiliser la tâche
Modifier la définition de l'environnement client - Finances
pour définir des générateurs de séquences d'identifiants pour les transactions de stocks.Sécurité
Accédez au rapport
Règles de sécurité des domaines par domaine fonctionnel
pour afficher tous les domaines de sécurité de Workday Inventory. Lorsque vous configurez la sécurité, tenez compte des éléments suivants :Domaines | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Manage: Inventory dans le domaine fonctionnel Inventory. | Permet de gérer et d'acheminer les éléments suivants :
Vous pouvez également utiliser ce rapport pour afficher les rapports associés. |
Manage: Item Inventory Site Attributes dans le domaine fonctionnel Inventory. | Permet de sécuriser l'accès aux attributs du site de gestion des stocks de vos articles d'achat, sans avoir accès aux tâches liées aux articles d'achat. |
Manage: Location dans le domaine fonctionnel Organizations and Roles. | Permet de créer des emplacements et des hiérarchies d'emplacements. |
Process: Goods Delivery dans les domaines fonctionnels Inventory et Procurement. | Permet de :
Vous sécurisez les règles de livraison de biens via le domaine Set Up: Inventory . |
Process: Inventory dans le domaine fonctionnel Inventory. | Permet d'accéder à la plupart des transactions de stocks. Vous pouvez gérer l'accès à votre stock actuel et afficher les rapports associés. |
Process: Inventory Count dans le domaine fonctionnel Inventory. | Permet de sécuriser l'accès aux informations sur les comptages des stocks et les rapports associés. Vous pouvez configurer des groupes de sécurité en fonction des rapports d'une même unité légale ou d'un même emplacement et affecter ces groupes de sécurité au sous-domaine Reports: Inventory Count . |
Process: Inventory Pick List dans le domaine fonctionnel Inventory. | Permet de sécuriser l'accès aux informations sur les listes de prélèvement de stocks et des rapports associés. Vous pouvez configurer des groupes de sécurité en fonction des rapports d'une même unité légale ou d'un seul emplacement et affecter ces groupes de sécurité au sous-domaine Reports: Inventory Pick List . |
Process: Inventory Shipment dans le domaine fonctionnel Inventory. | Permet de sécuriser l'accès aux informations sur les expéditions de stocks et les rapports associés. Vous pouvez configurer des groupes de sécurité en fonction des rapports d'une seule unité légale ou d'un seul emplacement et affecter ces groupes de sécurité au sous-domaine Reports: Inventory Shipment . |
Process: Inventory Stock Request dans le domaine fonctionnel Inventory. | Permet aux utilisateurs d'empêcher les employés d'exécuter des rapports sur les stocks au sein d'une seule unité légale ou d'un seul site. |
Reports: Inventory dans le domaine fonctionnel Inventory. | Permet d'afficher les rapports sur les stocks. |
Set Up: Inventory dans les domaines fonctionnels Inventory et Procurement. | Permet d'effectuer des tâches de gestion des stocks et d'afficher les rapports associés. |
Set up: Inventory Accounting dans le domaine fonctionnel Inventory. | Permet de :
|
Set Up: Tenant Setup - Financials dans le domaine fonctionnel System. | Permet de configurer les options à l'échelle de l'environnement client pour Workday Inventory. |
Set Up: Unit of Measure dans le domaine fonctionnel Common Financial Management. | Permet de gérer les unités de mesure des transactions de stocks et d'afficher les rapports associés. |
Processus de gestion
Processus de gestion | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Événement de demande de changement de facteur de conversion
| Permet de :
|
Demande de changement de la catégorie de dépense d'un article d'achat
| Permet d'acheminer les notifications pour l'approbation des demandes de changement de catégorie de dépense. |
Événement d'ajustement du stock
Événement d'ajustement de coût du stock | Ces processus de gestion vous permettent d'ajuster les éléments suivants :
|
Événement d'inventaire du stock
| Permet d'effectuer les comptages d'articles stockés. |
Événement de livraison de biens
Groupe de livraisons de biens Étape de livraison de biens | Ces processus de gestion vous permettent d'effectuer les opérations suivantes :
|
Événement de prélèvement de stocks
Événement d'expédition de stocks Événement de demande de stocks | Ces processus de gestion vous permettent d'effectuer les opérations suivantes :
|
Événement de mouvement de stocks
| Permet de déplacer des articles stockés entre différents emplacements d'un site. |
Sortie express
| Permet d'envoyer des articles sans demande de stocks. |
Événement de comptage de stock de consommables
Retrait du stock de consommables | Ces processus de gestion vous permettent de compter les articles de stock de consommables ou de retirer des articles des emplacements de stockage. |
Événement d'ajustement de rangement en stock
Événement de rangement en stock Événement de rangement des réceptions de stocks | Ces processus de gestion vous permettent d'effectuer les opérations suivantes :
|
Événement de retour
Événement de retour au fournisseur | Ces processus de gestion vous permettent d'effectuer les opérations suivantes :
|
Événement d'article d'achat
| Permet de créer et de router les demandes de nouveaux articles d'achat pour approbation. Vous pouvez ajouter des valeurs d'attribut aux articles d'achat si vous disposez des autorisations de révision et de modification. Ce processus de gestion vous permet de spécifier des étapes pour :
Le processus de gestion ne contrôle pas les mises à jour suivantes effectuées à partir du rapport Afficher un article d'achat :
|
Reporting
Vous pouvez utiliser les rapports
Workday Standard Reports
pour afficher tous les rapports liés à la gestion des stocks, notamment :Rapports | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Accrual Balance for Inventory Receipts
| Vous pouvez utiliser ce rapport pour identifier le niveau de vos soldes dans les catégories suivantes :
Le rapport affiche les lignes du bon de commande et leurs éléments associés suivants :
|
Impact comptable du changement de catégorie de dépense
| Workday capture les worktags et les montants au crédit et au débit dans ce rapport. Utilisez ce rapport pour vous aider à saisir les écritures, le cas échéant. |
Rechercher une demande de changement de la catégorie de dépense d'un article d'achat
| Permet d'afficher les demandes de changement de la catégorie de dépense que vous avez soumises. |
Livraisons nécessitant une attention particulière
Listes de prélèvement de stocks nécessitant une attention particulière Demandes de stock nécessitant une attention particulière | Permet d'afficher les éléments en attente, tels que :
Exemple : vous pouvez identifier s'il existe un goulot d'étranglement sur les sites de gestion des stocks pour hiérarchiser les demandes de stocks urgentes. |
Rechercher un solde de stocks
| Permet d'afficher les soldes de stocks et d'articles du lot, notamment les données suivantes :
|
Rechercher une feuille de comptage de stocks
Rechercher des ordres de retour au stock Rechercher des expéditions de stocks Rechercher une demande de stocks | Afficher les données de transaction de stocks pour prendre des décisions éclairées sur les éléments suivants :
Exemple : afficher les feuilles de comptage pour identifier les soldes de stocks restants que vous voulez compter. |
Expéditions en transit
Retours en transit | Afficher des informations sur les articles en transit à partir des expéditions et des retours, telles que :
|
Vous pouvez créer des rapports personnalisés à l'aide de sources de données de rapport, notamment :
- Inventory Stock Request Line, qui vous permet d'afficher les données des lignes de demande de stocks.
- Inventory Transactions, qui vous permet d'afficher toutes les transactions de stocks d'une unité légale.
Intégrations
Vous pouvez utiliser des services web pour télécharger des données pour les transactions de stocks, notamment :
- Put Inventory Location
- Put Inventory Location Attributes
- Put Inventory Par Bin
- Put Inventory Par Location
- Put Inventory Put-Away Rule
- Put Purchase Item
- Put Unit of Measure Set
Reportez-vous au site de Workday Community pour obtenir une liste plus complète des services web de la gestion des stocks.
Vous pouvez utiliser les modèles d'intégration prédéfinis par Workday pour exporter les données d'étiquette de stock vers des applications tierces, ce qui vous permet d'imprimer et de joindre des étiquettes sur les éléments suivants :
- Groupes de livraisons de biens.
- Tickets de livraison de biens.
- Emplacements de stockage.
- Sites.
- Emplacements de stock de consommables.
- Réceptions.
Relations et interactions
Fonctionnalités | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Comptabilité générale | Vous pouvez :
|
Gestion du capital humain (HCM) | Lorsque vous configurez des emplacements, vous pouvez autoriser les employés à effectuer les opérations suivantes :
|
Mobile | Vous pouvez effectuer les tâches de gestion des stocks suivantes sur Android, iPad et iPhone :
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Achats |
Vous pouvez mettre à jour les configurations d'achat suivantes à utiliser avec Workday Inventory :
Vous pouvez également :
|
Comptes fournisseurs |
Vous pouvez tenir compte des écarts de prix de la facture et de leur impact sur le coût moyen des articles stockés. |